Opsætning af e-conomic integrationen

Du kan integrere Rackbeat til din e-conomic aftale, og synkronisere data mellem de to systemer.

I denne guide, gennemgås e-conomic integrationen, samt opsætningen af denne op mod Rackbeat. 

1. Installering af Integrationen
2. Generelt
   
   1. Produkter og Grupper
   2. Layouts
   3. Lagerværdi overførsel
3. Leverandørfaktura
   1. Leverandørfakturaer
   2. Bogføring
4. Kundefaktura
5. Avancerede Indstillinger
   1. Tilladte valutaer
   2. E-conomic til Rackbeat Synkronisering
   3. Projektstyring
   4. Bloker brugerdefineret felt på ordre
   5. Bloker kundegrupper
   6. Tillad kun specifikke kundegrupper
6. Handlinger
7. Faktura Fejl

1. Installering af Integrationen

For at installere e-conomic integrationen på din Rackbeat konto, skal du: 

1. Logge ind på den e-conomic aftale, der skal sættes op med Rackbeat.
2. Find e-conomic integrationen i Rackbeat, og installer denne: 
   Du finde integrationen under virksomhedsinstillinger > app- sektionen i venstre side > installér.
3. Følg instruktionerne for at godkende og fuldføre installationen.

 

2. Generelt

For at få synkroniseret data fra e-conomic til Rackbeat, kan opstartssynkroniseringen anvendes. 

Opstartssynkroniseringen overføre varegrupper, kunder og leverandørdata fra e-conomic til Rackbeat. 

Produkter og grupper

I rubrikken "Brug faktisk kostpris" vælger du, om Rackbeat skal anvende produktets aktuelle kostpris fra Rackbeat når varen oprettes i e-conomic.

Er der ikke sat flueben i denne rubrik, vil Rackbeat overføre den foreslåede indkøbspris.

3. Leverandørfaktura

Aktiver kreditorintegrationen for at synkronisere leverandørdata og fakturaer.

Efter aktivering af kreditorintegratioen, skal der tages stilling til fælgende: 

Leverandørfakturaer

Automatisk bogføring

I feltet under “Automatisk bogføring af overførte fakturaer fra Rackbeat til e-conomic” skal der vælges, om leverandørfakturaer skal overføres til e-conomic som kladder i kassekladden, eller om de skal overføres som bogførte leverandørfakturaer.

Konto til leverandørgrupper

I feltet under “Konto for leverandørgrupper” skal der vælges, hvilken kreditor-samlekonto i e-conomic der skal bruges til leverandørerne.

Kassekladde

I feltet under “Kassekladde” skal der vælges, hvilken kassekladde i e-conomic-aftalen leverandørfakturaer skal overføres til.

Bogføring

Her skal der tages stilling til, hvordan bogføringen af leverandørfakturaer skal foregå.

I feltet ‘Vælg Standard’ vælges en standardkonto til varekøb. Ved at vælge en standardkonto, kan du undgå at gennemgå alle varegrupper for at tildele konti, hvis alt skal konteres på én konto.

For hver produktgruppe skal der vælges en konto i e-conomic, som posteringen skal bogføres på. Der skal vælges en konto for leverandører fra henholdsvis Indland, EU og Udland, for at sikre, at den korrekte momssats anvendes i forhold til de respektive momszoner.

4. Kundefaktura

• Vælg om debitorintegrationen skal aktiveres for at synkronisere kundefakturaer og kundedata fra Rackbeat til e-conomic.
  
  

Herefter skal i debitorintegrationsindstillingern , tages stilling til: 

Konto til kundegrupper

Her skal der vælges den debitorsamlekonto, som skal knyttes til kundegrupperne, når de oprettes i Rackbeat og derefter automatisk oprettes i e-conomic.

Standard til oprettelse af varegrupper i e-conomic

Her skal det besluttes, hvordan varegruppen skal oprettes i e-conomic, når en ny varegruppe oprettes i Rackbeat, som ikke allerede findes i e-conomic.

De konti, der skal vælges, er omsætningskonti, som du ønsker at kontere salget fra den nye varegruppe på, når fakturaen overføres til e-conomic.

Overførsels indstillinger

Der er 7 yderligere felter, som der skal tages stilling til, når integrationen opsættes.

1. Bogfør og send fakturaen fra e-conomic
   • Hvis der sættes flueben i dette punkt, så vil pkt. 3 ,4 og 5 blive gjort inaktive og denne funktion vil beslutte hvordan fakturaen håndteres.
   • Funktionen gør det muligt at bogføre og sende fakturaen i Rackbeat, hvor den så automatisk sendes via e-conomic fremfor Rackbeat. Dette kan med fordel anvendes, hvis det ønskes, at anvende e-conomics layouts. 
2. Brug faktisk antal ved oprettelse
   • Her vil kundefaktura bruge det præcise antal og værdi som der er angivet på hver linje. 
     Dette ser eksempelvis således ud: 
     • MED FLUEBEN
       
     • UDEN FLUEBEN
       
3. Bogfør fakturaer i e-conomic ved bogføring i Rackbeat
   

   • Her kan der vælges, om fakturaen skal overføres til e-conomic som en bogført faktura eller som en kladde. Sættes der flueben, vil fakturaen blive overført som en bogført faktura og følge Rackbeats nummerserie.

4. Bogfør aldrig EAN fakturaer
   

   • Denne mulighed er relevant, hvis pkt. 3 er aktiveret, og der er kunder, der skal modtage EAN-fakturaer, som ikke sendes fra Rackbeat. Hvis EAN-fakturaerne skal overføres til e-conomic som kladder, kan der sættes flueben ved dette punkt.

   • Denne funktion forudsætter, at salgsfakturaer oprettes i e-conomic. Funktionen giver mulighed for, at når en faktura oprettes i e-conomic, vil den automatisk blive oprettet i Rackbeat, markeres som bogført, og lageret justeres.

5. Marker fakturaer som afsendt ved bogføring i e-conomic

   • Hvis denne funktion aktiveres, må salgsfakturaer ikke længere oprettes i Rackbeat. Disse skal oprettes i e-conomic. Indkøb skal håndteres i Rackbeat.

   • Funktionen gør således at salgsfaktura skal bogføres i e-conomic og når din salgsfaktura bliver bogført i e-conomic, så bliver der oprettet en faktura og forsendelse i Rackbeat som bogføres og automatisk justerer lageret.
6. Aktiver overførsel af ordrenummer til anden reference på faktura
   • Tidligere blev ordrenummeret, som fakturaen var oprettet ud fra, overført til feltet “Øvrig reference” i e-conomic, og det sker stadig, hvis denne funktion er aktiveret.
     Funktionen er dog mulig at deaktivere funktionen således, at ordrenummeret ikke længere indsættes i feltet “Øvrig reference” foran det, der er indtastet i “Anden reference” feltet i Rackbeat. Se eksempel nedenfor:
     
     Ordrenummeret bliver altid overført til "eksternt ID" feltet i e-conomic, uafhængigt af denne indstilling.
7. Felt til kundenummer
   • Hvis der arbejdes med projekter i e-conomic, kan det vælges, om kundenummeret på fakturaen skal erstattes med projektets ID, når fakturaen overføres til e-conomic.
     Hvis der ikke arbejdes med projekter i e-conomic, vil der ikke være noget valg i drop-down menuen.

5. Avancerede Indstillinger

I disse indstillinger, er der mulighed for at aktivere, redigere og deaktivere avancerede funktioner i e-conomic integrationen. 

Disse indstillinger gennemgås herunder: 

Tilladte valutaer

Denne funktion giver mulighed for at vælge og tillade specifikke valutaer i forbindelse med overførslen af fakturaer til e-conomic.

Som vist i eksemplet ovenfor, vil en faktura med svensk valuta blive afvist, hvis denne valuta ikke er blevet tilladt.

Hvis der ikke er valgt nogen valutaer, vil alle valutaer være tilladt ved overførslen.

E-conomic til Rackbeat Synkronisering

Det er muligt at få e-conomic til at synkronisere visse data med Rackbeat.

Nedenfor gennemgås indstillingerne for at opsætte denne synkronisering.

1. Synkronisering af ordrer
   

   1. Der er mulighed for at synkronisere ordrer fra e-conomic til Rackbeat. Hvis denne mulighed vælges, skal det også bestemmes, hvornår ordren skal synkroniseres. Her kan der vælges mellem sendte/bogførte ordrer eller kladdeordrer.

2. Synkronisering af faktura
   

   1. Du kan vælge at synkronisere bogførte salgsfakturaer fra e-conomic til Rackbeat. Når dette flueben sættes, vil synkroniseringen ske hvert 5. minut. Det er vigtigt at bemærke, at denne synkronisering ikke vil justere lagerbeholdningen.

   2. Det er ligeledes muligt, at aktivere en webhook, som selv skal oprettes i e-conomic. Hvis dette gøres, vil fakturaer kunne overføres i realtid.

3. Synkronisering af kunder

   1. Du kan vælge at synkronisere kunder og kundedata fra e-conomic til Rackbeat. Når dette flueben sættes, vil synkroniseringen ske hver time.

   2. Det er ligeledes muligt, at aktivere en webhook, som du selv skal oprette i e-conomic. Hvis du gør dette, vil kundedata kunne overføres i realtid.

4. Synkronisering af produkter

   1. Du kan vælge at synkronisere kunder og varedata fra e-conomic til Rackbeat. Når dette flueben sættes, vil synkroniseringen ske hver time.

   2. Det er ligeledes muligt, at aktivere en webhook, som du selv skal oprette i e-conomic. Hvis du gør dette, vil varedata kunne overføres i realtid.

5. Afdelinger
   

   1. Hvis der arbejdes med afdelinger i e-conomic, skal denne funktion aktiveres for at sikre, at Rackbeat og e-conomic samarbejder sammen omkring afdelingerne. Det er vigtigt, at tillægsmodulet for afdelinger er aktiveret i e-conomic, hvis der sættes flueben ved dette punkt.

Projektstyring

Hvis der arbejdes med projektstyring i e-conomic, og det ønskes, at Rackbeat forbinder fakturaerne med de specifikke projekter, skal projektstyring aktiveres ved dette punkt.

Når fluebenet er sat, er det vigtigt, at projektnummeret indtastes som tal i fakturaens overskrift for at sikre, at systemerne kommunikerer korrekt.

Bloker brugerdefineret felt på ordre

Det er muligt at konfigurere integrationen mellem e-conomic og Rackbeat, til at blokere overførslen af fakturaer, ved at indtaste et specifikt, brugerdefineret felt på fakturaen.

Start med at vælge, hvilket brugerdefineret felt integrationen skal overvåge. Herefter vælges den værdi, der skal fremgå, for at overførslen aktivt blokeres. Det kan se sådan ud:

Bloker kundegrupper

Her er det muligt at vælge og blokere specifikke kundegrupper i Rackbeat, hvilket vil betyde, at fakturaer fra kunder i disse grupper ikke overføres til e-conomic.

Tillad kun specifikke kundegrupper

Her er der mulighed for at vælge og tillade specifikke kundegrupper i Rackbeat. Dette vil betyde, at KUN fakturaer fra kunder i disse grupper kan overføres til e-conomic.

6. Handlinger

I fanen “Handlinger” er der mulighed for manuelt at overføre en faktura eller ordre til både e-conomic og Rackbeat.

Dette gøres ved at indtaste et fakturanummer og klikke på “send”. Det er også muligt at indtaste flere fakturanumre adskilt af et komma.

Se eksempler nedenfor:

Dette værktøj bruges, hvis en faktura ikke er blevet overført, eller hvis der er behov for at forsøge at tvinge en faktura over til den anden platform igen.

7. Faktura Fejl

I denne fane er det muligt at få et overblik over de seneste 100 fakturafejl, som integrationen har registreret. Dette er et nyttigt værktøj til at identificere fejl, hvis der er opstået problemer, eller hvis en eller flere fakturaer mangler i e-conomic.

 

8. Gem integrationsindstillingerne

Når disse trin er fulgt og indstillingerne er gemt, vil integrationen mellem Rackbeat og e-conomic være fuldt opsat og klar til brug.

Husk, at det altid er muligt at vende tilbage og justere indstillingerne efter behov.