Integrationen til Visma e-conomic kan indstilles, så den passer med din arbejdsgang. Nedenfor gennemgår vi mulighederne og hvad du skal tage stilling til.
Tilgå integrationsindstillingerne
- Hold musen over dit navn øverst til højre og vælg "Brugerindstillinger"
- Klik på "Apps" i menuen til venstre
- Klik på "Indstillinger" ud for din Visma e-conomic integration
Gennemgang af indstillinger
Øverst i dine indstillinger er der fire faner. Vi gennemgår fanerne kronologisk neden for.
Generelle indstillinger
Leverandørfakturaer
Du kan vælge, om du ønsker at aktivere kreditorintegrationen.
Siger du "ja" til dette, vil leverandører, leverandørfakturaer, bestillinger m.m. blive synkroniseret.
Derefter skal du tage stilling til følgende:
I feltet under "Konto for leverandørgrupper" skal du vælge, hvilken kreditor samlekonto i e-conomic du vil bruge til dine leverandører.
I feltet under "Kassekladde" skal du vælge, hvilken kassekladde i din e-conomic aftale du ønsker at få leverandørfakturaer overført til.
Bogføring
I feltet under "Standard konto hvis ingen fundet" skal du vælge en standard konto for varekøb.
I matrixen ud for produktgrupperne og under momszonerne, vælger du de specifikke konti for varekøb. Her skal du være opmærksom på at vælge de korrekte konti i forhold til at få opløftet den korrekte moms for de respektive momszoner. Du vælger konti, som er i din kontoplan i e-conomic.
Kundefakturaer
Her kan du vælge, om du ønsker at aktivere debitorintegrationen.
Siger du "ja" til dette, vil kunder, kundefakturaer, modtagelser m.m. blive synkroniseret - dvs. overført fra Rackbeat til e-conomic.
Derefter skal du tage stilling til følgende:
I rubrikken "Brug faktisk antal ved oprettelse", vælger du, om du ønsker, at det faktiske antal (varens pris/antal) skal overføres til e-conomic.
Siger du "ja" til dette, vil kundefakturaer anvende det faktiske antal på linjerne.
I rubrikken "Bogfør fakturaer i e-conomic ved bogføring i Rackbeat", vælger du, om du ønsker, at fakturaer bogført i Rackbeat skal overføres til e-conomic som allerede bogførte fakturaer og dermed lægges i "arkiv" i e-conomic eller om de skal overføres som kladder i e-conomic.
Siger du "ja" til dette, vil kundefakturaer ikke blive oprettet som kladder i e-conomic.
Lader du omvendt rubrikken stå tom, vil kundefakturaer bogført i Rackbeat blive overført som kladder i e-conomic.
Rubrikken "Bogfør aldrig EAN fakturaer" vælges, hvis du har behov for at sende EAN-fakturaer til dine kunder.
I rubrikken "Marker fakturaer som afsendt ved bogføring i e-conomic", vælger du, om fakturaer skal markeres som "afsendt" i Rackbeat, når du bogfører i e-conomic.
Feltet "Varenr. til tomme e-conomic varelinjer" anvendes, hvis du har en varelinje i e-conomic uden en vare tilknyttet. I Rackbeat skal der nemlig altid være varer tilknyttet varelinjer.
Angiv i feltet det varenummer, som varelinjer uden tilknyttede varer i e-conomic skal knyttes til.
Ved "Aktiver One Stop Moms" har du mulighed for at vælge, om One Stop Moms reglerne skal anvendes ved overførsel af kunder fra Rackbeat til e-conomic.
Produkter og grupper
Layouts
Det er på de enkelte kunders stamoplysninger, du vælger, hvilket layout der skal være tilknyttet dem.
Daglig lagerværdi opdatering
I rubrikken "Aktiver lagerværdi-synkronisering" vælger du, om du ønsker, at der bliver overført lagerværdi fra Rackbeat til e-conomic på valgte konti (du vælger selv konti længere nede).- Dagligt
- Ugentligt
- Månedligt
I feltet "Varelager konto" vælger du den varelagerkonto i e-conomic, der skal anvendes ved overførelsen af lagerværdien fra Rackbeat til e-conomic. Er du i tvivl om, hvilken konto i din kontoplan du skal bruge her, anbefaler vi, at du rådfører dig med din bogholder og/eller revisor.
Avancerede Indstillinger
I den anden fane for oven finder du de avancerede indstillinger. Vi gennemgår disse kronologisk nedenfor.
Tilladte valutaer
Hvis du arbejder med flere valuta, men kun ønsker, at kundefakturaer med specifikke valuta overføres fra Racbeat til e-conomic, kan du benytte denne indstilling.
Sætter du f.eks. flueben ud for "DKK", overfører vi kun kundefakturaer med valuta "DKK" til e-conomic.
e-conomic til Rackbeat synkronisering
Hvis du ønsker, at der skal overføres salgsordrer, kunde- og/eller varedata fra e-conomic til Rackbeat, kan du vælge det her.
- Ordrer overføres hvert 5. minut
- Kunder overføres/opdateres hver time
- Varer overføres/opdateres hver time
Projektstyring
Hvis du benytter projektstyring i e-conomic, har du her mulighed for at aktivere projektstyring på fakturaer.
Bloker brugerdefineret felt på ordre
Hvis du har kundefakturaer, som du ikke ønsker overført til e-conomic fra Rackbeat, kan du aktivere denne funktion og sætte en bestemt "værdi" ind i et brugerdefineret felt på fakturaens ordre.
1. Vælg hvilket felt på ordren, værdien skal angives i
2. Angiv værdien (f.eks. "e-conomic 1")
Bloker fakturaer fra kunder i kundegrupper
Hvis du har en/få kundegrupper, hvor du ønsker, at fakturaer ikke skal overføres fra Rackbeat til e-conomic, kan du benytte denne indstilling.
Sæt flueben i boksen "Blokeret" til højre for den/de kundegruppe(r), hvor fakturaer skal blokeres.
Hermed vil kundefakturaer knyttet til netop denne kundegruppe altid blive blokeret, så de aldrig overføres til e-conomic, men blot forbliver i Rackbeat.
Tillad kun fakturaer fra kunder i kundegrupper
Hvis du har mange kundegrupper, hvor du ønsker, at fakturaer ikke skal overføres fra Rackbeat til e-conomic, kan du benytte denne indstilling.
Sæt flueben i boksen "Tilladt" til højre for den/de kundegruppe(r), hvor fakturaer skal overføres til e-conomic.
Hermed vil kundefakturaer knyttet til netop denne kundegruppe altid blive overført fra Rackbeat til e-conomic, mens de resterende (uden flueben) ikke bliver overført - de forbliver blot i Rackbeat.
OBS! Vi anbefaler, at du ikke kombinerer brug af denne funktion med ovenstående funktion "Bloker fakturaer fra kunder i kundegrupper".
Handlinger
I den tredje fane øverst finder du "Handlinger". Denne fane giver mulighed for manuelt at overføre fakturaer til e-conomic fra Rackbeat - f.eks. hvis en bogført kundefaktura i Rackbeat ikke er blevet overført til e-conomic.
Indtast fakturanummeret på den faktura, du ønsker at overføre og klik "send"
OBS! Man skal være opmærksom på, at denne funktion kan skabe problemer med fakturaer, som overføres flere gange og derfor anbefaler vi, at du tager kontakt til vores Support team, inden du bruger denne mulighed.
Faktura fejl
I fjerde og sidste fane kan du få se, om der er noget, som er fejlet i overførsel af fakturaer fra Rackbeat til e-conomic. Du vil kunne se fakturanummer, tidspunktet for den mislykkedes overførsel og årsagen til, at overførslen har slået fejl.
Hvis du er i tvivl om, hvad årsagen betyder, kan du altid række ud til vores Support team.