Rackbeat har et indkøbsmodul indbygget og klar til brug. Det er en enkel og effektiv måde, at holde styr på dit indgående lager samt, at sikre korrekte kostpriser på dine produkter.
Indkøbsmodulet i Rackbeat: En Komplet Guide
I indkøbsfanen, får du en komplet oversigt over indkøb og leverandører. Fanen tillader sig, at arbejde med:
TIP! Du behøver ikke, at følge alle trin hver gang. Du kan springe direkte til oprettelsen af en faktura, hvis det er nødvendigt.
I denne guide gennemgår flowet fra oprettelse af en bestilling til bogføring af fakturaen.
Trin 1: Oprettelse af Bestilling
I Rackbeat har du mulighed for, at oprette bestillinger på flere måder. I denne artikel gennemgår vi, hvordan du manuelt opretter en bestilling gennem bestillingsfanen.
Du kan se her hvordan du opretter en bestilling:
- Klik på fanebladet "Indkøb" og vælg "Bestilling".
- Klik på "Opret ny" for, at oprette din bestilling - her skal du vælge hvilken leverandør du ønsker at oprette en bestilling hos.
- Når du har oprettet bestillingskladden, skal du udfylde de nødvendige informationer til bestillingen, efterfølgende tilføjes varelinjerne, som ønsker at bestille fra leverandøren.
- Når du er klar til at sende din bestilling, klikker du på "Send til Leverandør", hvorefter vil du blive mødt af et pop-up vindue. I vinduet kan vælge, om der skal sendes en mail til leverandøren eller ej.
- Bestillingen er nu oprettet!
TIP! Rackbeat opretter unikke numre for alle bestillinger. Nummerserien starter automatisk med nummer 1001.
Hvis du ønsker, at fortsætte med en anden nummerserie, kan du selv definere denne under: Virksomhedsindstillinger > Generelt > Numre.
Du kan læse mere om de generelle indstillinger for numrene her: Virksomhedsindstillinger
De næste trin omhandle: Modtagelse af varer og at oprette leverandørfakturaer.
Modtagelsen og oprettelsen af leverandørfakturaer, kan gøres i den rækkefølge, der giver bedst mening for Jeres arbejdsgang.
I denne guide gennemgåes modtagelsen på en bestilling, og herefter oprettelsen af leverandørfakturaen ud fra bestillingen- dette kan også gøres omvendt.
Trin 2: Modtagelse af varer
Når du skal modtage varerne fra bestillingen:
I Rackbeat er der to måder, at oprette en modtagelseskladde på:
- Gå til bestillingsoversigten, og hold musen over de 3 prikker på bestillingen. Her kan du klikke på "Opret modtagelse".
- Åben bestillingen (klik bestillingsnummeret i oversigten) og klik på "Opret ny modtagelse".
Når modtagelseskladden er oprettet, vil modtagelsen være til at finde inde under fanen "modtagelser". Benytter I jer af en lager/mobilbruger, så vil den også være til at finde i mobilappen.
For at modtage dine vare, skal du åbne kladden og indtaste hvor mange varer du har modtaget. Som udgangspunkt vil den automatisk vælge det fulde antal der er bestilt. Du har mulighed for at ændre antallet, hvis du fx kun har modtaget noget af bestillingen.
Når du er klar til at modtage dine vare, skal du klikke på "modtag" og så vil varernes lagerbeholdning blive justeret.
Hvis du modtager mindre end det fulde antal, vil status for bestillingen i bestillingsoversigten være 'Delvist modtaget'.
For at modtage de resterende varer, skal du modtage det resterende gennem bestillingen (handlinger > modtag resterende). Dette kan gøres så mange gange som nødvendigt, indtil bestillingen er fuldt leveret.
Trin 3: Registrering af leverandørfaktura
Fakturaen som du bogfører, skal altid matche det der er modtaget fra fra din leverandør.
Dette er årsagen til, at du også mulighed for at rette i den fakturakladde som oprettes ud fra din bestilling - herved har du mulighed for at ændre i fakturaen, hvis der har været prisændringer, eller ændringer til vare/linjer.
Du kan oprette din fakturakladde ud fra bestillingen på to måder:- Gå til bestillingsoversigten og hold musen over de 3 prikker på bestillingen. Klik herefter på "Opret faktura".
- Åben bestillingen ved at klikke på bestillingsnummeret i oversigten. Herefter klikkes der på "Opret faktura".
Når du har oprettet en fakturakladde, kan du se den i fanen "Fakturaer".
Så længe at fakturaen ligger som en kladde, har du har mulighed for, at redigere fakturakladden, således at den passer fakturaen du har modtaget fra din leverandør.
Du kan redigere i:
- Mængder
- Hvis du kun har modtaget en del af bestillingen, kan du redigere mængderne på fakturaen. Indkøbsordren får herefter statussen 'Delvis faktureret'.
Når du gerne vil modtage det resterende, skal du oprette en ny fakturakladde. Det nye udkast vil kun indeholde de varer, der endnu ikke registreret som faktureret. Dette kan gøres så mange gange som nødvendigt, indtil bestillingen er registreret som fuldt faktureret.
- Hvis du kun har modtaget en del af bestillingen, kan du redigere mængderne på fakturaen. Indkøbsordren får herefter statussen 'Delvis faktureret'.
- Priser
- Hvis der er sket ændringer i priser, er det vigtigt at opdatere fakturaen med de korrekte priser således, at der sikres en korrekt beregning af kostpris.
Kontakt support
Rackbeat har en masse funktionalitet i indkøbsmodulet . Vi opfordrer jer derfor til selv at eksperimentere Rackbeats funktioner, opsætninger og flows, således at I kan finde den arbejdsgang, der passer Jeres virksomhed bedst.
Du kan altid kontakte os i supporten, hvis du er interesseret i sparring omkring dine arbejdsgange.