Import af kunder og kundedata

Se denne guide til, hvordan du manuelt opretter kunder:
Sådan opretter du kunder

Guide til generel importopsætning i Rackbeat:
Import i Rackbeat

Indholdsfortegnelse

• Oprettelse af nye kunder
  
  • Hvad kan tilføjes/opdateres via import?
• Opdatering af eksisterende kunder
• Kundespecifikke priser
• Kontakter (referencer)
• Adresser

---

Oprettelse af nye kunder

Sådan opretter eller opdaterer du dine kunder via import.

1. Tryk på fanen "Salg" -> ''Kunder''.
2. Tryk "Importer / Eksporter" og vælg "Importer".
3. Tryk på "Vælg fil".
4. Tryk på den CSV-fil, der skal indlæses fra din computer. Tryk på "Åbn" og "Indlæs fil".
5. Før du kan indlæse din fil skal du matche kolonnerne i pop-uppen, med kolonnerne i din CSV fil. Se denne guide for vejledning til dette.
6. Afslut ved at trykke på "Import", og dine kunder bliver indlæst.

For at oprette nye kunder via import, er følgende info obligatorisk:

• Nummer: Her indtastes kundens unikke nummer.
• Firmanavn: Kundens navn.
• Gruppe: Nummeret på kundegruppen, som kunden tilhører.
• Momszone: Angiv momszonen for dine kunder. 1 (Indland), 2 (EU), 3 (Udland), 4 (Indland, uden moms).
  • Arbejder du med landespecifik moms (OSS), kan du angive landekoden i feltet her.
    Se vores guide på landespecifik moms

• • Gyldige landekoder for EU-lande:

    • Danmark: denmark, danmark, dk
    • Østrig: austria, østrig, at
    • Belgien: belgium, belgien, be
    • Bulgarien: bulgaria, bulgarien, bg
    • Cypern: cyprus, cypern, cy
    • Tjekkiet: czech republic, tjekkiet, cz
    • Tyskland: germany, tyskland, de
    • Estland: estonia, estland, ee
    • Spanien: spain, spanien, es
    • Finland: finland, fi
    • Frankrig: france, frankrig, fr
    • Grækenland: greece, grækenland, gr
    • Kroatien: croatia, kroatien, hr
    • Ungarn: hungary, ungarn, hu
    • Irland: ireland, irland, ie
    • Italien: italy, italien, it
    • Litauen: lithuania, litauen, lt
    • Luxembourg: luxembourg, lu
    • Letland: latvia, letland, lv
    • Malta: malta, mt
    • Holland: netherlands, holland, nl
    • Polen: poland, polen, pl
    • Portugal: portugal, pt
    • Rumænien: romania, rumænien, ro
    • Sverige: sweden, sverige, se
    • Slovenien: slovenia, slovenien, si
    • Slovakiet: slovakia, slovakiet, sk
    • Nordirland: north ireland, nordirland, gb-nir

• Betalingsbetingelser: Angiv hvilken betalingsbetingelse der som udgangspunkt er aftalt med kunden - brug nummeret på betalingsbetingelsen.
• Valuta: Angiv valutaen på din kunde, ved at bruge valutakoden (DKK, EUR, USD..). Se disser koder under Virksomhedsindstillinger - Valuta.
• Sprogkode: Angiv sproget på din kunde, ved at bruge sprogkoden som f.eks: DA eller EN.
• Layout: Angiv hvilket layout du ønsker at bruge til din kunde, ved at bruge layoutnummeret.

Udover det, kan du opdatere disse felter via import:

• Adresse1: Her indtaster du informationerne for vejen på din kunde i forbindelse med faktureringsadressen.
• Adresse2: Her indtaster du informationerne for vej2 på din kunde i forbindelse med faktureringsadressen.
• Postnummer: Her indtaster du postnummeret på din kunde i forbindelse med faktureringsadressen.
• By: Her indtaster du bynavnet på din kunde i forbindelse med faktureringsadressen.
• Land: Her indtaster du landet på din kunde i forbindelse med faktureringsadressen.
• CVR: Her indtaster du CVR nummeret på din kunde.
• Mail: Her indtaster du kontaktmailen på din kunde.
• Telefon: Her indtaster du kontaktnummeret på din kunde.
• EAN: Her indtaster du EAN nummeret på din kunde.
• Maks Kredit: Her indtaster du Maks kreditten på din kunde.
• General Rabat: Her indtaster du den generelle rabat som denne kunde skal have.
• Leveringsbetingelser: Her kan du indtaste nummeret på den leveringsbetingelse som skal være gældende for kunden.
• Tilbud email: Her kan du indtaste den mail som skal have tilsendt tilbud.
• Ordre email: Her kan du indtaste den mail som skal have tilsendt ordrer.
• Faktura email: Her kan du indtaste den mail som skal have tilsendt faktura.
• Spærret: Her kan du angive om kunden skal være spærret eller aktiv. Tast "1" for at oprette kunden som en spærret kunde, eller "0" for at oprette kunden som en aktiv kunde. Efterlades feltet blankt, vil kunden oprettes som aktiv.
• Samme som faktureringsadresse: Her kan du vælge om leveringsadressen skal være den samme som faktureringsadressen. Du skal blot taste "1" for at angive at den skal benytte informationerne fra faktureringsadressen som leveringsinformationer.
• Levering navn: Her kan du indtaste navnet på lokationen for leveringsadressen.
• Levering telefon: Her kan du indtaste telefonnummeret på kunden for leveringsadressen.
• Levering email: Her kan du e-mailen telefonnummeret på kunden for leveringsadressen.
• Levering vej: Her kan du indtaste adressen på leveringsadressen.
• Levering vej2: Her kan du indtaste adresse2 på leveringsadressen.
• Levering postnummer: Her kan du indtaste postnummeret på leveringsadressen.
• Levering by: Her kan du indtaste byen på leveringsadressen.
• Levering land: Her kan du indtaste landet på leveringsadressen.
• Att.: Her kan du indtaste den kontaktperson der skal være "Att." på kunden.
• Deres reference: Her kan du indtaste den kontaktperson der skal være registreret som "Deres reference" hver gang et tilbud/ordre/faktura oprettes på kunden i Rackbeat.
• Vores reference: Her kan du angive hvilken af dine medarbejdere der skal være registreret som "Vores reference", hver gang et tilbud/ordre/faktura oprettes på kunden i Rackbeat. 

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Har du brugt overskrifterne ovenfor, vil kolonnerne automatisk mappes korrekt op før import.

Eksempel

 

---

Opdatering af eksisterende kunder

For at opdatere eksisterende kunder gennem en import, skal du sætte flueben i "opdater eksisterende" efter import af filen. Ved opdatering af eksisterende kunder, skal filen indeholde kolonnen for kundenumrene, samt én kolonne for hvert felt du opdaterer.

Kundenummeret er den konstant som du altid skal have, med når du skal importere opdateringer ind på eksisterende kunder. 

Eksempel: Hvis du vil opdatere layout på kunder, skal du bruge følgende kolonner: 

• Kundenummer
• Layout

---

Kundespecifikke priser

Har dine enkelte kunder unikke priser eller rabatter, kan det også importeres.

Se vores guide på Rabatter og unikke priser

1. Klik på "Salg" i fanen øverst
2. Klik på "Kunder" i menuen
3. Åben en vilkårlig kunde - det er importfilen der definerer hvilke kunder der opdateres.
4. Vælg fanen "Priser og rabatter" inde på kundens stamdata.
   

For at importere unikke priser og rabatter på kunder, udfyldes følgende kolonner i din fil:
Obligatoriske felter er markeret med *

• *Kundenr: Leverandørens unikke nummer.
• *Produktnr: Det specifikke varenummer som linjen skal være gældende for. 
• Salgspris: Kundens særpris.
• Rabat: Rabat i % der skal gives på varen.

For at importere rabatniveauer på kunder, udfyldes følgende kolonner i din fil:
Obligatoriske felter er markeret med *

• *Produktnr: Varens nummer (inkludere også styklister).
• *Kundenr: Kundenummeret.
• Salgspris: Salgspris der skal aktiveres når mængden rammes.
• Rabat: Rabatten i % der aktiveres når mængden rammes.
• Min. antal: Antal solgt af varen før rabatten aktiveres.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Eksempel

 

---

Noter

Du kan importere interne noter til dine kunder.

1. Klik på "Salg" i fanen øverst
2. Klik på "Kunder" i menuen
3. Åben en vilkårlig kunde - det er importfilen der definerer hvilken leverandør der opdateres.
4. Vælg fanen "Noter" inde på kundens stamdata.

For at importere kundenoter, udfyldes følgende kolonner i din fil:

• Kundenr: Kundens unikke nummer.
• Note: Angiv den note, der er relevant at have på din kunde i Rackbeat.

---

Kontakter

Du kan kontaktpersoner til dine kunder, som kan benyttes som ''deres reference''.

1. Klik på "Salg" i fanen øverst
2. Klik på "Kunder" i menuen
3. Åben en vilkårlig kunde - det er importfilen der definerer, hvilken kunde der opdateres.
4. Vælg fanen "Kontakter" inde på kundens stamdata.

For at importere leverandørnoter, udfyldes følgende kolonner i din fil:
Obligatoriske felter er markeret med *

• *Kundenr: Kundens unikke nummer, dette er et obligatorisk felt.
• *KontaktNr: Det unikke nummer på kontaktpersonen på kunden. Angiver du ikke et nummer, vælger Rackbeat automatisk et.
• *Navn: Navnet på kontaktpersonen.
• Mail: E-mailen på kontaktpersonen.
• Telefon: Telefonnummeret på kontaktpersonen.
• Job: Stillingen som personen har.
• Kopier ordre: Angiv om kontaktpersonen skal have en kopi af ordre bekræftelsen (1 for ja).
• Kopier tilbud: Angiv om kontaktpersonen skal have en kopi af tilbuddet (1 for ja).
• Kopier faktura: Angiv om kontaktpersonen skal have en kopi af fakturaen (1 for ja).

Opdatering af kundekontakter

Har du brug for at opdatere eksisterende kontakter, har du brug for Kundenr + KontaktNr.

Matcher kunde og kontaktnummer, vil den specifikke kontaktperson opdateres.

Husk at sætte flueben ved mapping, for at opdatere eksisterende:

---

Adresser

Du kan importere forskellige faktureringsadresser til kunden, som efterfølgende kan vælges fra oversigten inde på Tilbud, Ordre og Faktura.

Du kan sagtens lave importen for flere kunder samtidigt, man skal blot importere det ind på én kunde.

For at importere kundeadresser, udfyld følgende kolonner i din fil:
Obligatoriske felter er markeret med *

• *Kundenr: Her indtaster du det unikke kundenummer.
• *Type: Her skal du angive hvilken slags type adressen er, om det er en leverings, fakturerings adresse eller om det er begge. (any/billing/delivery).
• *Navn: Her skal du angive navnet på adressen.
• Vej: Her angiver du vejen på adressen.
• Vej2: Her angiver du "Vej2" på adressen.
• Postnummer: Her angiver du postnummeret på adressen.
• By: Her angiver du bynavnet på adressen.
• Land: Her angiver du landet på adressen.
• Telefon: Her angiver du telefonnummeret på adressen.
• Mail: Her kan du angive en e-mailadresse som er knyttet til denne adresse.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.