Årsafslutning - Rackbeat til e-conomic

Indholdsfortegnelse 

• Introduktion
• Kend dine indstillinger i Rackbeat
• Find din nye lagerværdi
  • Rackbeat
  • e-conomic
• Ens værdier i begge systemer – sådan gør du

---

Introduktion

Dine indstillinger i Rackbeat og e-conomic kan have indflydelse på, hvordan du arbejder med årsafslutning, og hvordan du læser din lagerværdi.

Formålet med status er at sørge for det fysiske lager stemmer overens med dit lager i systemet.

Vi vil derfor gennemgå hvordan du undgår:

Åbne ordre/bestillinger, der efter årsafslutning bagudrettet kan påvirke dit lager

Lagerværdi i Rackbeat, og hvilke indstillinger der påvirker den

---

Kend dine indstillinger i Rackbeat

Inden du går i gang med optælling af lagerværdi og afslutning af regnskabsåret i Rackbeat er det super vigtigt at du ved hvordan lige præcis jeres indstillinger er sat mod e-conomic.

Vi har derfor kaldt første step for “Kend dine indstillinger i Rackbeat”.

Hvorfor er det vigtigt? 

• De indstillinger man har valgt er afgørende for hvordan lagerværdien overføres og hvilke værdier der inkluderes i overførelsen.

Der er overordnet 2 steder i Rackbeat man skal tjekke.

1. Integrationsindstillingerne med e-conomic i Rackbeat

Gå til virksomhedsindstillinger - Integrationer - e-conomic.

1. Tag stilling til om Rackbeat skal overføre lagerværdi automatisk.
   1. Overførslen vil altid ske fremadrettet. Hvis ikke den er aktiveret, må du selv postere din lagerværdi.
2. Tag stilling til om varer med negativ antal/kostpris værdi skal indgå i den samlede lagerværdi overførsel.
   1. Er indstillingen aktiveret, må du medtage varer med negativ værdi, når du trækker lagerværdi rapporten i Rackbeat:
      
3. Tag stilling til om regulering skal over som kladde eller bogføres automatisk
   1. Det er vigtigt, at der ikke ligger nogle åbne reguleringer i kassekladden, inden du afstemmer. I så fald må de åbne reguleringer slettes fra kassekladden, for at undgå dobbeltbogføring.
4. Tjek hvor ofte du får overført lagerværdi. 
   1. Mindre relevant ved årsafslutning, hvor posteringen formentlig må laves manuelt.
5. Tjek hvilken kassekladde du anvender (kun relevant hvis det ikke bogføres automatisk).
6. Tjek hvilken varelager konto du bruger. Det er denne konto du må læse saldo fra, og eventuelt overføre din lagerværdi til.
7. Tjek hvilken vareforbrugskonto du bruger. Det er din modkonto til varelager, og ligger i driften.

 

2. Lagerværdi forbundet med fakturering.
“Generelle indstillinger → Regnskab”

Kun relevant hvis du har åbne ordre og bestillinger.

Tag stilling til, om lagerværdien i Rackbeat er forbundet med fakturering. Det har betydning for hvordan lagerværdien i Rackbeat vises, og dermed overføres til e-conomic.

• Hvis indstillingen ikke er aktiv:
  • Hvis en ordre eller bestilling er “afsendt” eller “modtaget” og den samtidigt IKKE er faktureret endnu. Så vil den lagerværdi man har i Rackbeat være blevet påvirket af den ordre/bestilling. 
• Hvis indstillingen er aktiv:
  
  • Hvis ordre eller bestillinger er “afsendt” eller “modtaget”, men ikke faktureret, vil de IKKE have indflydelse på lagerværdien.
    Fakturer derfor INDEN status, for at sikre lagerværdien er klar til årsafslutning.

Eksempel på ordre:

Eksempel på bestillinger:

 

---

Find din nye lagerværdi (efter status)

Efter du har lavet din optælling, har gennemgået dine indstillinger, og sikret at der ikke er flere åbenstående ordre eller bestillinger, kan du nu trække din nye lagerværdi.

Det er denne, der må afspejle sig på dato for årsafslutning i e-conomic.

Find din lagerværdi i Rackbeat:

• I Rackbeat, gå til rapportering - Lagerværdi.
• Sæt din ultimo dato, og dine filtrer baseret på dine indstillinger.
• Tag totalen fra rapporten. Det er denne lagerværdi der må afspejles på varelager i e-conomic.
  

Find din saldo på varelagerkonto i e-conomic:

• I e-conomic, gå til Rapporter - Balance (kan findes flere steder)
• Sæt dato fra og til den sidste dag på året, eller hvornår i trækker værdien.
• Se saldoen på din varelagerkonto. Er du i tvivl om hvilken konto det er, se trin 6.

---

Ens værdier i begge systemer – sådan gør du

Du må nu sørge for, at din lagerværdi i Rackbeat, og varelager saldo i e-conomic er ens.

Det vil formentlig være nødvendigt med en manuel postering, for at udligne differencen.

Se vores artikel på Difference på lagerværdi i E-conomic og Rackbeat, for forklaring af årsager til forskel.
Difference på lagerværdi i E-conomic og Rackbeat

Udlign differencen i e-conomic:

• Gå til kassekladden, hvor din lagerværdi posteringer overføres til.
• Opret ny postering på differencen mellem lagerværdi i Rackbeat, og varelagerkonto i e-conomic, med modkonto sat til vareforbrug.