EAN-fakturering i Rackbeat kræver integration med e-conomic og er kun tilgængelig for virksomheder med dansk CVR-nummer.
Opsætning af din virksomhedsdata
For at anvende EAN-fakturering:
- Virksomhedsdata i Rackbeat: Sikr, at dansk CVR-nummer er korrekt indtastet og landet er sat til Danmark.
- Tilsvarende Data i e-conomic: Tjek at CVR og land også er korrekt opsat i e-conomic.
Kundeopsætning i Rackbeat
På kundens kort i Rackbeat skal følgende være udfyldt:
- EAN-nummer: 13 cifre uden mellemrum.
- Deres Reference: En kontaktperson skal være valgt.
TIP! Hvis EAN nummeret ikke er langt nok, så vil Rackbeat fortælle dig det.
E-conomic integrationsopsætning i Rackbeat
I integrationen mellem e-conomic og Rackbeat skal dine indstillinger se således ud:
Du skal sørge for at have aktiveret funktionen: "Bogfør fakturaer i e-conomic ved bogføring i integrationen mellem e-conomic og Rackbeat.
Funktionerne som "Bogfør og send fakturaen fra e-conomic", "Bogfør aldrig EAN fakturaer" og "Marker fakturaer som afsendt ved bogføring i e-conomic." skal være deaktiveret.
Den sidste funktion med fluebenet "Aktiver overførsel af ordrenummer til anden reference på faktura" er valgfrit om du vil bruge eller ej.
Når du har sat indstillingerne korrekt op, så vil du kunne arbejde med EAN fakturering i Rackbeat.
Så vil det se sådan her ud når du bogfører din faktura i Rackbeat, altså du vil få muligheden for at sende fakturaen som en EAN faktura:
Hvis du mangler at opfylde nogle krav, så vil Rackbeat ikke tillade at du kan sende fakturaen som en EAN faktura og teksten vil være rød. Det vil se sådan her ud:
Oplever du at kravene ikke er opfyldt, så sørg for at sikre følgende:
- EAN nummeret er 13 cifre langt og er indtastet på kunden og fakturaen.
- Deres reference er valgt på kunden og fakturaen.
- CVR nummeret i dine virksomhedsindstillinger i Rackbeat kun er cifre og ikke f.eks: DK0000000.
- CVR nummeret i dine virksomhedsindstillinger i e-conomic kun er cifre og ikke f.eks: DK0000000.
- Dine integrationsindstillinger er korrekt sat op.
EAN-fakturering Proces
Når ovenstående er konfigureret, kan fakturaer bogføres i Rackbeat og automatisk overføres til e-conomic med EAN-funktionen:
- Bogføring af Salgsfaktura: Når 'Bogfør' vælges, sendes fakturaen som bogført til e-conomic og afsendes via EAN.
Rackbeat får ikke en sendt status retur, så hvis du skal have et overblik over om den er sendt eller ej, så skal du se i "Sendt" under Salg i e-conomic.
Ændring af EAN-nummer på Ordre/Faktura
For at ændre EAN-nummeret på en eksisterende ordre eller faktura:
- Find din Ordre/Faktura: Klik så du kan redigere ordren/fakturaen.
- Rediger Adresse detaljer: Klik på 'Rediger' i adresse boksen.
- Ændre EAN-nummer: Skriv det nye EAN-nummer i feltet under 'EAN-fakturering'.
Ændringer af EAN-nummeret på en ordre/faktura ændrer ikke EAN-nummeret tilknyttet kunden i systemet generelt.