Sådan importerer du leverandørdata

I vores leverandørimport kan du både importere helt nye leverandører og opdatere eksisterende. Det sparer dig tid, hvis du skal oprette eller opdatere mange leverandører. Nedenfor guider vi dig igennem, hvordan du importerer leverandørdata.

Hvis du ønsker at opdatere eksisterende leverandører i systemet, anbefaler vi, at du først laver en eksport at den relevante data. På den måde har du en backup, hvis der skulle opstå problemer med importen. Har du brug for hjælp til, hvordan du eksporterer leverandørdata, kan du gå til vores artikel: “Sådan eksporterer du leverandørdata".

Måske har du allerede en excel-fil med din leverandørdata. Den kan du godt anvende, hvis den indeholder de obligatoriske kolonner, der gennemgås nedenfor i guiden. Vi anbefaler dog, at du anvender vores eksempel-fil, der viser, hvordan en korrekt opstillet importfil kan se ud. 

Uanset om du anvender din egen fil eller vores, er det vigtigt, at formatet, der importeres, er af typen .CSV (CSV UTF-8 (kommasepareret))

Før du går i gang, skal følgende være oprettet i Rackbeat:

  • Leverandørgrupper
    Se, hvordan du opretter leverandørgrupper her.
  • Betalingsbetingelser
    Se, hvordan du opretter betalingsbetingelser her.
  • Layouts
    Se, hvordan du opretter layouts her.

Den data der ønskes importeret, skal opfylde følgende kriterier:

  • Obligatorisk information er følgende: Leverandørnummer, leverandørnavn, leverandørgruppe, momszone, layout, betalingsbetingelser samt sprog.
  • Leverandørnummeret må maksimum bestå af 9 tegn.
  • Leverandørnummeret må maksimum bestå af 255 tegn.

    Se her forklaring på de kolonner det er muligt at indlæse. Obligatoriske kolonner markeret med fed.

    Kolonne

    Forklaring

    LeverandoerNr

    Leverandørens nummer. Maksimum 9 tegn.

    Navn

    Leverandørens navn. Maksimum 255 tegn.

    Gruppe

    Leverandørens gruppe. Gruppens nummer, og ikke navn, skal indtastet i denne kolonne.

    Adresse1

    Leverandørens første adresse.

    Adresse2

    Leverandørens anden adresse.

    Postnummer

     

    Leverandørens postnummer.

    By

    Leverandørens by.

    Land

    Leverandørens land.

    MomsZone

     

    Kundens momzone. Følgende kan angives i importarket: 
    Indland: 1, domestic, indland
    EU: 2, eu, europe, europa
    Udland/Abroad: 3, abroad, udland
    Indland (u. moms): 4, domestic_exempt, domestic (exempt)

    Betalingsbetingelser

    Her vælges leverandørens betalingsbetingelser. Skal være oprettet på forhånd. Betalingsbetingelsens nummer, og ikke navn, skal indtaste i denne kolonne.

    CVR

    Leverandørens CVR-nummer

    Mail

    Leverandørens mailadresse.

    Telefon

    Leverandørens telefonnummer

    Valuta

    Leverandørens primære valuta. Skal angives med valutakode på 3 tegn. Danske kr. (DKK) euro (EUR) etc. Du kan se valutakoden under valutafanen i virksomhedsindstillingerne. Her kan du ligeledes tilføje alle de valutaer virksomheden gør brug af. 

    Sprog

    Leverandørens sprog. Nye sprog tilføjes under sprogfanen i virksomhedsindstillingerne.

    Layout

    Leverandørens layout. Skal oprettes på forhånd. Se hvordan her.

    Brugerdefinerede felter

    Hvis du har oprettet brugerdefinerede felter på leverandøren, kan disse oprettes her. Hvert felt skal angives med feltets ID. Hvis et felt har ID 1, skal kolonnen matches med ’field 1’ etc. Se mere om brugerdefinerede felter, og hvor du finder deres ID her.

    Importering af leverandørdata

    1. Klik på fanen “Indkøb” øverst
    2. Klik på “Leverandør” i menuen 
    3. Klik “Importer” øverst i højre hjørne
    4. Du har nu mulighed for enten at vælge din egen excel-fil eller at downloade en eksempel-fil ved at klikke på teksten "Eksempel fil"
      Vi anbefaler, at du downloader eksempel-filen og benytter denne for at sikre, at du får den korrekte data med i importen
    5. Udfyld din fil med den relevante data og gem den som en .CSV UTF-8 (kommasepareret) fil
    6. Klik på "Vælg fil" for at uploade filen
    7. Du har nu mulighed for at tilpasse importen og sikre overensstemmelse mellem filens kolonner og den data, der skal importeres til Rackbeat. Hvis du er i tvivl om, hvordan dette trin fungerer, kommer her en forklaring:

      Øverst i vinduet får du vist din excel-fil. Nedenunder ser du nogle overskrifter i fed - det er "navnet" på datafelterne for kunder i Rackbeat. Kolonnerne i din excel-fil skal parres med datafelterne i Rackbeat. Det bliver de via boksen under overskriften. Boksen under overskriften skal altså indeholde navnet på den aktuelle kolonne i din excel-fil. Hvis du bruger eksempel-filen har den allerede automatisk  parret de matchende kolonner. 

      Hvis der er kolonner i din excel-fil, du ikke ønsker at importere data fra, kan du slette dem ved at klikke på "X" i den aktuelle boks. 

      Hvis en boks ikke er blevet parret (står tom) kan du trække navnet på den kolonne i excel-filen, du ønsker at parre datafeltet med, ned til boksen.

      OBS! Du behøver ikke parre alle felterne - der må gerne være tomme bokse, hvis den data ikke er relevant for dig. 
    8. Du kan nu importere filen

    Primære årsager til, at importfilen ikke kan blive indlæst i Rackbeat:

    • Tomme celler i obligatoriske kolonner
    • Et indtastet sprog findes ikke i Rackbeat i forvejen
    • Et indtastet layout findes ikke i Rackbeat i forvejen
    • En indtastet betalingsbetingelse findes ikke i Rackbeat i forvejen
    • En indtastet leverandørgruppe findes ikke i Rackbeat i forvejen/en indtastet gruppe skrives med navn i stedet for nummer
    • Leverandørnummer er over 9 tegn
    • Leverandørnavn er over 255 tegn
    • Valuta er ikke skrevet med korrekt trecifrede kode