Sådan opdaterer du varedata via import

I vores vareimport kan du opdatere varer, der allerede er oprettet i systemet. Det sparer dig tid, hvis du skal opdatere mange. Nedenfor guider vi dig igennem, hvordan du opdaterer data på eksisterende varer via import.

Vi anbefaler, at du først laver en eksport at den varedata, du på nuværende tidspunkt har i systemet. På den måde har du en backup, hvis der skulle opstå problemer med importen. Har du brug for hjælp til, hvordan du eksporterer varedata, kan du gå til vores artikel: "Sådan eksporterer du varedata". 

Måske har du allerede en excel-fil med data på dine varer. Den kan du godt anvende, hvis den indeholder produktnummer (og så selvfølgende den data, der skal opdateres). Vi anbefaler dog, at du anvender vores eksempel-fil, der viser, hvordan en korrekt opstillet importfil kan se ud. Eksempel-filen hentes ned i Rackbeat (beskrevet i nedenstående guide). 

Uanset om du anvender din egen fil eller vores, er det vigtigt, at formatet, der importeres, er af typen .CSV (CSV UTF-8 (kommasepareret))

Importering af redigeret produktdata

  1. Klik på fanen “Varer” øverst
  2. Klik på “Produkter” i menuen
  3. Klik “Importer” øverst i højre hjørne
  4. Du har nu mulighed for enten at vælge din egen excel-fil eller at downloade en eksempel-fil ved at klikke på teksten "Eksempel fil"
    Vi anbefaler, at du downloader eksempel-filen 
    og benytter denne for at sikre, at du får den korrekte data med i importen

    Den data, der ønskes importeret, skal opfylde følgende kriterier:

    • Varenummeret må maksimum bestå af 25 tegn inklusiv eventuelle mellemrum
    • Varenavnet må maksimum bestå af 255 tegn inklusiv eventuelle mellemrum
    • Salgs- og kostpriser skal være ekskl. moms

      Se her forklaring på de kolonner, det er muligt at indlæse.

      Kolonne

      Forklaring

      Varenr.

      Varens nummer. Maksimum 25 tegn.

      Gruppe

      Varens gruppe. Gruppens nummer, og ikke navn, skal indtastet i denne kolonne.

      Varenavn

      Varens navn. Maksimum 255 tegn.

      Kostpris

      Varens kostpris. Skal være ekskl. moms

      Salgspris

      Varens salgspris. Skal være ekskl. moms

      Enhed

      Varens enhed. F.eks. stk. Samtlige enheder du ønsker at gøre brug af, skal først oprettes i systemet.

      Antal lager

      Hvis du ved hvor mange enheder af varen du har på lager, kan dette angives her. Denne kolonne bruges kun ved oprettelse af produkter. Hvis du efterfølgende skal have rettet din lagerbeholdning til, skal det ske via en regulering.

      Beskrivelse

      Her kan du skrive en beskrivelse af din vare. Maks.

      Min. lagerbeholdning

      Her angives minimumlagerbeholdning for varen, før der skal genbestilles.

      Min. antal ordre

      Her angives minimum ordrestørrelse. Når et indkøb laves, skal ordren minimum lyde på dette antal.

      Stregkode

      Har varen har en stregkode, indtastes denne her.

      Lokation

      Har varen en primær lokation, indtastes denne her.

      Variant

      Er der en variation tilknyttet varen, kan denne indtastes her.

      Vægt

      Her kan du angive varens vægt.

      Vægtenhed

      Her kan du angive vægtenhed. F.eks. ’kilo’.

      Bredde

      Her kan du angive varens bredde

      Højde

      Her kan du angive varens højde

      Dybde

      Her kan du angive varens dybde.

      Størrelse

      Her kan du angive varens enhedsstørrelse. F.eks. ’centimeter’.

      Leverandørnr.

      Har du en primær leverandør du indkøber varen hos, kan dennes leverandørnummer indtastes her.

      Brugerdefinerede felter

      Hvis du har oprettet brugerdefinerede felter på varen, kan disse oprettes her. Hvert felt skal angives med feltets ID. Hvis et felt har ID 1, skal kolonnen matches med ’field 1’ etc.

    • Udfyld din fil med den relevante data og gem den som en .CSV UTF-8 (kommasepareret) fil
    • Klik på "Vælg fil" for at uploade filen
    • Sæt flueben i "Opdater eksisterende" i venstre hjørne
    • Du har nu mulighed for at tilpasse importen og sikre overensstemmelse mellem filens kolonner og den data, der skal importeres til Rackbeat. Hvis du er i tvivl om, hvordan dette trin fungerer, kommer her en forklaring:

      Øverst i vinduet får du vist din excel-fil. Nedenunder ser du nogle overskrifter i fed - det er "navnet" på datafelterne for kunder i Rackbeat. Kolonnerne i din excel-fil skal parres med datafelterne i Rackbeat. Det bliver de via boksen under overskriften. Boksen under overskriften skal altså indeholde navnet på den aktuelle kolonne i din excel-fil. Hvis du bruger eksempel-filen har den allerede automatisk  parret de matchende kolonner. 

      Hvis der er kolonner i din excel-fil, du ikke ønsker at importere data fra, kan du slette dem ved at klikke på "X" i den aktuelle boks. 

      Hvis en boks ikke er blevet parret (står tom) kan du trække navnet på den kolonne i excel-filen, du ønsker at parre datafeltet med, ned til boksen.

      OBS! Du behøver ikke parre alle felterne - der må gerne være tomme bokse, hvis den data ikke er relevant for dig. 
    • Du kan nu importere filen

    Primære årsager til, at importfilen ikke kan blive indlæst i Rackbeat:

    • Blanke celler i CSV-filen
    • En indtastet gruppe findes ikke i Rackbeat i forvejen
    • En indtastet enhed findes ikke i Rackbeat i forvejen
    • En indtastet lokation findes ikke i Rackbeat i forvejen
    • Et indtastes leverandørnummer findes ikke i Rackbeat i forvejen
    • Varenummer der indtastes, er over 25 tegn
    • Varenavn der indtastes, er over 255 tegn