Innkjøpsmodulen i Rackbeat

Med innkjøpsmodulen kan du enkelt holde styr på inngående varer, samt sikre korrekte kostpriser på produktene dine.

I denne artikkelen vil vi gjennomgå hele innkjøpsprosessen i Rackbeat, inkludert hvordan innkjøpsmodulen ser ut og hvilke funksjoner du kan benytte i denne modulen.

Innkjøpsmodulen i Rackbeat gir deg mulighet til å håndtere innkjøpsordrene dine, samt mottak av de bestilte varene, og administrasjon av leverandører og tilhørende leverandørfakturaer.

Når du klikker på fanen "Innkjøp," vil du bli ført direkte til innkjøpsoversikten. 

Innkjøpsmodulen i Rackbeat: En komplett guide

I innkjøpsfanen får du en komplett oversikt over innkjøp og leverandører. Fanen gir deg mulighet til å arbeide med:

• Innkjøpsoversikten
• Mottakelse av varer
• Leverandørfaktura
• Leverandører og leverandørgrupper

Innkjøpsoversikten

I innkjøpsoversikten vil du ha muligheten til å se dine eksisterende innkjøpsordre, opprette nye, utføre massehandlinger, samt importere og eksportere innkjøpsordrene dine. La oss gå gjennom disse handlingene sammen.

Opprett en innkjøpsordre

1. Du kan opprette en innkjøpsordre ved å klikke på "Opprett ny". Deretter velger du leverandør og klikker på "Opprett og rediger" for å legge til ordreinformasjon.

   OBS! Hvis du ikke har opprettet leverandøren enda, anbefaler vi at du oppretter leverandørgrupper og leverandører før du oppretter innkjøpsordre.

   Når du har opprettet en innkjøpsordre, er det flere ulike felter du må ta stilling til. La oss gå gjennom dem her:

   1. Leverandør
      1. Faktura- og leveringsadresse: Her kan du velge om du vil redigere fakturerings- og/eller leveringsadressen for innkjøpsordren din. Endringer gjort på adressene vil ikke påvirke leverandørens opplysninger, men gjelder kun for denne spesifikke innkjøpsordren.
      2. Leverandørnotat: Hvis leverandøren har et notat, vil dette være synlig her. Hvis leverandøren ikke har noe notat, vil feltet ikke være synlig.
   2. Referanser (Klikk på de 2 pilene for å utvide seksjonen og se de resterende feltene)
      1. Vår referanse: Her kan du legge til en referanse fra din egen virksomhet for denne innkjøpsordren. For å kunne legge dem til som referanser, må de være opprettet som medarbeidere under firmainnstillingene.
      2. Deres referanse: Her kan du angi en referanse fra leverandøren din for denne innkjøpsordren. Du kan opprette referansen her eller legge den til under kontaktpersoner i leverandørens profil.
      3. Annen referanse: Dette er et fritekstfelt, og du får muligheten til å angi en ekstra referanse på innkjøpsordren. 
      4. Valuta + kurs: Her kan du angi hvilken valuta innkjøpsordren skal være i. Det er viktig at du velger valuta før du legger til varer i innkjøpsordren, da du risikerer at prisene blir feil hvis du gjør det omvendt.
      5. Betalingsbetingelser: Her kan du angi hvilke betalingsbetingelser som gjelder for denne innkjøpsordren og den tilhørende fakturaen. Disse vises ikke på PDF-en med mindre du har krysset av for "Vis betalingsbetingelser" nederst i seksjonen.
      6. Leveringsbetingelser: Her kan du angi betingelsene for levering av de bestilte varene. Dette feltet er nyttig hvis du har spesifikke betingelser knyttet til leveringen.
      7. MVA-område: Her kan du angi MVA-området for innkjøpsordren. Hvis du ikke velger et område, vil leverandørens MVA-område automatisk bli brukt.
      8. Layout: Her kan du angi hvilket layout innkjøpsordren skal ha. Det har betydning for PDF-en og e-postmalen som brukes.
      9. Prosjekt: Hvis du arbeider med prosjekter og prosjektstyring i Rackbeat og Tripletex, kan du bruke dette feltet til å velge hvilket prosjekt innkjøpsordren skal knyttes til.
      10. Vedlagt PDF: Her kan du legge ved en PDF-fil som vil bli inkludert i innkjøpsordrens PDF generert gjennom Rackbeat.
      11. Vis betalingsbetingelser: Her kan du velge om betalingsbetingelsene skal vises på PDF-en som genereres i Rackbeat. Som standard vises ikke dette på innkjøpsordren, og må derfor velges. Betalingsbetingelsene vises automatisk på fakturaen.
   3. Notater
      1. Overskrift: Her kan du angi en overskrift som er synlig på PDF-en og i innkjøpsoversikten.
      2. Ønsket leveringsdato: Her kan du angi hvilken dato du ønsker at varene skal leveres.
      3. Bestillingsdato: Her kan du angi datoen for bestillingen. Som standard settes datoen automatisk til dagen innkjøpsordren opprettes.
      4. Notat: Her kan du legge inn et notat, som vil være synlig på PDF-en under overskriften.
2. Det neste trinnet er å legge til produktene dine og/eller tekstlinjer til ordren. For å gjøre dette trykker du på 'Produktlinje' eller 'Tekstlinje'-knappen.
3. Det kommer nå opp et pop-up vindu hvor du skal velge produktene du ønsker å bestille. Du får også muligheten til å justere informasjon rundt produktet dersom det er nødvendig. Start med å velge et produkt.
   1. Produkt: I dette feltet velger du et produkt ut fra varekortet.
   2. Leverandørens varenummer: Hvis produktet har et unikt varenummer hos denne spesifikke leverandøren, vil det vises her. Her vil du også kunne velge eller søke etter varen, hvis du ønsker å bruke leverandørens varenummer.
   3. Lokasjon: Her kan du velge hvilken lokasjon produktet skal leveres til. I drop-down menyen kan du se en oversikt over alle lokasjonene dine, og hvor mange av de som har varen på lager.
   4. Tekst: Her kan du se varens navn, dette er navnet som vil fremgå på varelinjen. Du har mulighet til å justere dette feltet hvis du ønsker å endre navnet.
   5. Antall: Her kan du angi antallet som denne varelinjen skal inneholde. 
   6. Enhet: Her kan du angi enheten for varelinjen.
   7. Enhetspris: Her kan du angi varelinjens salgspris pr. enhet.
   8. Rabatt: Her kan du angi varelinjens rabattsats, dersom du ønsker at det skal være en spesifikk rabattsats for varene på denne linjen. Hvis du holder musepekeren over spørsmålstegnikonet, kan du se hvor mye du sparer.
   9. Leveringsdato: Her kan du angi en ønsket mottakelsesdato for denne spesifikke varelinjen.
4. Når du er ferdig med å legge til vare- og tekstlinjene dine, er neste steg å ferdigstille opprettelsen, og eventuelt sende den til leverandøren din. Dette gjør du ved å klikke på 'Bekreft bestilling'.
5. Du får nå to valgmuligheter: Du kan sende bestillingen til leverandøren din via e-post, og opprette en mottakelseskladd for de varene du har bestilt.
   1. Hvis du velger å sende bestillingen til leverandøren din, krysser du av for dette og fyller inn relevant informasjon for mottakeren av e-posten og PDF-en som legges ved.
6. Når du er klar til å ferdigstille innkjøpsordren din, kan du klikke på 'Send'.
7. Neste trinn vil være å håndtere leverandørfakturaen og mottakelse av varene dine på lageret.

Det nesten trinnet handler om mottakelse av varer og å opprette leverandørfakturaer. 

Mottakelsen og opprettelsen av leverandørfakturaer kan gjøres i den rekkefølgen som gir mest mening for deres arbeidsprosess. 

I denne guiden går vi først gjennom mottakelse av en innkjøpsordre, for så å gå videre på opprettelsen av leverandørfakturaen - men det er også mulig å gjøre prosessen omvendt.

Opprett mottakelse av varer

I Rackbeat har er det to forskjellige måter å motta varer på:

1. Gå til innkjøpsoversikten, og hold musepekeren over de 3 prikkene på innkjøpsordren. Her kan du klikke på 'Opprett mottakelse'.
2. Åpne innkjøpsordren (klikk på ordrenummeret i oversikten) og klikk på 'Handlinger', deretter på 'Opprett mottakelse'

Når utkastet av mottakelsen er opprettet, kan du finne den under 'Mottakelser'. Hvis du bruker en lager/mobilbruker kan du finne utkastet i mobilappen.

For å motta varene dine kan du åpne utkastet og legge inn hvor mange varer du har mottatt. Som utgangspunkt vil den automatisk velge det totale antallet som er bestilt. Du får muligheten for å endre antallet, hvis du for eksempel kun har mottatt noe av innkjøpsordren. 

Når du er klar til å motta varene dine, klikker du på 'Motta', som vil sende gjennom en justering av varebeholdningen i systemet.

Bokfør leverandørfakturaen

Fakturaen du bokfører må samsvare det som er mottatt fra leverandøren din.

Derfor får du også muligheten til å rette opp antallet i utkastet av leverandørfakturaen som opprettes ut fra din leverandørfaktura - på denne måten kan du forsikre deg om at verdiene er riktige, i tilfeller der det har skjedd prisendringer eller andre endringer i varelinjene på ordren.

Du kan opprette et fakturautkast på to forskjellige måter:

1. Få til innkjøpsoversikten og hold musepekeren over de 3 prikkene på ordren, og klikk på 'Opprett faktura'.
2. Åpne innkjøpsordren ved å klikke på ordrenummeret i oversikten. Klikk deretter på 'Handlinger' og 'Opprett faktura'.

Du finner utkastet du opprettet i fanen 'Fakturaer'.

Så lenge fakturaen ligger som et utkast, har du mulighet for å redigere fakturautkastet slik at den passer fakturaen du har mottatt fra leverandøren din.

Følgende felter kan du redigere:

• Mengde
  • Hvis du kun har mottatt en del av innkjøpsordren, kan du redigere mengden på fakturaen. Dette gjør at innkjøpsordren får statusen 'Delvis fakturert'.
    Når du skal motta de resterende varene, oppretter du et nytt fakturautkast fra innkjøpsordren din. Det nye utkastet vil kun inneholde de varene som ikke er blitt registrert som fakturert enda. Denne prosessen kan gjentas så mange ganger det ønskes, frem til bestillingen er registrert som total fakturert.
• Priser
  • Hvis det har skjedd en prisendring er det viktig å oppdatere fakturaen med de riktige prisene, slik at beregningen av kostprisen er korrekt.

Når fakturaen er klar til å bli bokført, kan du klikke på 'Bokfør'.

Kontakt support

Rackbeat har en stor mengde funksjonalitet i innkjøpsfanen. Vi oppfordrer deg derfor til å eksperimentere med Rackbeats funksjoner, oppsetninger og prosesser, slik at dere kan finne den arbeidsgangen som passer dere best.

Du kan alltid kontakte oss i supporten hvis du har behov for sparring omkring arbeidsprosessene dine.