Innkjøpsmodulen i Rackbeat

I innkjøpsfanen kan du opprette både leverandører og leverandørgrupper, samt håndtere innkjøpsordre, leverandørfakturaer og varemottak. Du står fritt til å tilpasse arbeidsprosessene slik det passer din virksomhet. I denne artikkelen guider vi deg gjennom hvordan du kan skreddersy din innkjøpsprosess – punkt for punkt.

Vi skal gå gjennom følgende:

• Arbeid med modulen
• Opprett en innkjøpsordre
• Opprett en varemottakelse
• Opprett en leverandørfaktura
• Ofte stilte spørsmål

Rackbeat har en stor mengde funksjonalitet i innkjøpsfanen. Vi oppfordrer deg derfor til å eksperimentere med Rackbeats funksjoner, oppsetninger og prosesser, slik at dere kan finne den arbeidsgangen som passer dere best.

Du kan alltid kontakte oss i supporten hvis du har behov for sparring omkring arbeidsprosessene dine.

Innkjøpsoversikten

I bestillingsoversikten kan du se eksisterende innkjøpsordrer opprette nye, utføre massehandlinger samt importere og eksportere order. La oss gå gjennom de ulike funksjonene.

Opprett en innkjøpsordre

• Du oppretter en bestilling ved å klikke på "Opprett ny". Velg deretter leverandøren og klikk på "Opprett og rediger" for å fortsette. Hvis du ikke har opprettet leverandøren ennå, anbefaler vi at du først oppretter leverandørgrupper og leverandører før du oppretter din første bestilling. Når bestillingen er opprettet, er det flere felter du kan fylle ut.

  • Leverandør

     

    • Faktura- og leveringsadresse: Her kan du redigere faktura- og/eller leveringsadressen for denne bestillingen. Endringer som gjøres her, påvirker kun denne bestillingen og ikke selve leverandøren.
    • Leverandørnotat: Hvis leverandøren har et notat, vises det her. Hvis det ikke finnes et notat, vil knappen ikke være synlig.

• • Referanser (Klikk på de to pilene for å utvide seksjonen.)

    • Vår referanse: Her kan du angi en intern referanse fra virksomheten din. Personen må være opprettet som medarbeider under Firmainnstillinger før vedkommende kan velges.

    • Deres referanse: Her kan du angi en kontaktperson hos leverandøren. Du kan opprette kontaktpersonen direkte her eller under leverandørens kontaktpersoner.

    • Annen referanse: Et fritekstfelt hvor du kan legge inn en ekstra referanse på bestillingen.

    • Valuta + kurs: Velg hvilken valuta bestillingen skal opprettes i. Det er viktig å velge valuta før du legger til produkter, ellers kan prisene bli feil.

    • Betalingsbetingelser: Her angir du betalingsbetingelsene som gjelder for bestillingen og den tilhørende fakturaen. Betalingsbetingelsene vises kun på PDF-en dersom du har krysset av for "Vis betalingsbetingelser"

    • Leveringsbetingelser: Her kan du angi leveringsbetingelsene for de bestilte varene. Feltet brukes ofte dersom det gjelder spesielle leveringsvilkår.

    • Momssone: Her velger du momssonen for bestillingen. Hvis ingen momssone velges, brukes leverandørens momssone.

    • Layout: Velg hvilket layout som skal brukes for bestillingen. Dette bestemmer hvilken PDF- og e-postmal som benyttes.

    • Prosjekt: Hvis du arbeider med prosjekter og prosjektstyring i Rackbeat og e-conomic, kan du knytte bestillingen til et prosjekt.

    • Kostnadstype: Bruker du prosjektstyring i e-conomic, kan du velge blant kostnadstypene du har opprettet der. Hvis du ikke bruker prosjektstyring, vises ikke dette feltet.

    • Legg ved PDF: Her kan du legge ved et PDF-dokument som blir inkludert sammen med bestillingens PDF.

    • Vis betalingsbetingelser: Velg om betalingsbetingelsene skal vises på PDF-en som Rackbeat oppretter. De vises ikke som standard på bestillingen, men vises automatisk på fakturaen.

  • Notater

    • Overskrift: Angi en overskrift som vises både på PDF-en og i bestillingsoversikten.

    • Ønsket leveringsdato: Her kan du angi når du ønsker å motta varene.

    • Bestillingsdato: Angi datoen for bestillingen. Som standard brukes datoen bestillingen opprettes.

    • Notat: Legg inn et notat som vises på PDF-en under overskriften.

• Legg til produkter eller tekstlinjer: Neste steg er å legge til produkter og/eller tekstlinjer på bestillingen. Dette gjør du ved å klikke på Produktlinje eller Tekstlinje.

• Da åpnes et popup-vindu hvor du velger produktet og eventuelt justerer informasjonen om produktet.

  • Produkt: Velg produktet fra varekartoteket.

  • Leverandørens varenummer: Hvis produktet har et eget varenummer hos denne leverandøren, vises det her. Du kan også søke etter produkter ved hjelp av leverandørens varenummer.

  • Lokasjon: Velg hvilken lokasjon produktet skal leveres til. Når du åpner listen, får du en oversikt over lokasjonene dine og hvor mange som har varen på lager.

  • Tekst: Viser produktnavnet som kommer på varelinjen. Du kan endre teksten dersom du ønsker et annet navn.

  • Antall: Angi hvor mange enheter som skal bestilles.

  • Enhet: Velg enheten som skal brukes på varelinjen.

  • Pris per enhet: Angi prisen per enhet.

  • Rabatt: Angi en eventuell rabatt for varelinjen. Holder du musepekeren over spørsmålstegnet, kan du se hvor mye rabatten utgjør.

  • Leveringsdato: Her kan du angi ønsket mottaksdato for denne varelinjen.

• Bekreft bestillingen: Når du har lagt til alle varelinjer og tekstlinjer og ønsker å opprette bestillingen, klikker du på "Bekreft bestilling".

• Du får da to valg: om bestillingen skal sendes til leverandøren på e-post eller om det samtidig skal opprettes et mottakskladde for de bestilte varene.

  • Hvis du velger å sende bestillingen på e-post, krysser du av for dette og fyller ut de relevante feltene for e-posten og PDF-en som skal sendes.

• Når alt er klart, klikker du på "Send".

• Neste steg er å håndtere leverandørfakturaen og registrere mottak av varene på lager.

Arbeid med modulen

I Rackbeat har du frihet til å håndtere innkjøp på den måten som passer best for din bedrift. Det finnes ingen standardmal for hvordan en innkjøpsprosess skal se ut – du velger selv om du ønsker å starte med en innkjøpsordre eller direkte med en leverandørfaktura.

I innkjøpsoversikten vil du ha muligheten til å se dine eksisterende innkjøpsordre, opprette nye, utføre massehandlinger, samt importere og eksportere innkjøpsordrene dine. Disse handlingene skal vi gå gjennom i denne artikkelen.

Opprett en innkjøpsordre

Du kan opprette en innkjøpsordre, som senere kan konverteres til en leverandørfaktura og benyttes ved registrering av varemottak. Følg disse trinnene for å opprette en innkjøpsordre:

1. Finn frem innkjøpsoversikten ved å gå inn på 'Innkjøp' og klikke på 'Innkjøpsordrer' i menyen.

2. Opprett en ny innkjøpsordre ved å klikke på 'Opprett ny'. Deretter velger du leverandør og klikker på 'Opprett og rediger' for å legge til ordreinformasjon.

3. For å legge til vare- og tekstlinjer på ordren klikker du på 'Produktlinje' eller 'Tekstlinje'-knappen.
4. Det kommer nå opp et pop-up vindu hvor du skal velge produktene du ønsker å bestille. Du får også muligheten til å justere informasjon rundt produktet dersom det er nødvendig.
5. Når du er ferdig med å legge til vare- og tekstlinjene dine, klikker du på 'Bekreft bestilling'.
6. Du får nå to valgmuligheter: Du kan sende bestillingen til leverandøren din via e-post, og opprette en mottakelseskladd for de varene du har bestilt.
7. Klikk på 'Send' for å ferdigstille opprettelsen.

Nedenfor finner du en interaktiv guide som du kan klikke deg rundt i. For å gjøre den fullskjerm, klikk på ikonet i øvre høyre hjørne.

Opprett en varemottakelse

Mottak av varer og bokføring av leverandørfaktura kan gjøres i den rekkefølgen som passer best for dere.

I denne guiden begynner vi med mottak av innkjøpsordren, før vi går videre til opprettelsen av leverandørfakturaen, men det er fullt mulig å gjennomføre prosessen i motsatt rekkefølge. Følg disse trinnene for å motta varene dine på lager: 

1. Opprett et utkast av en varemottakelse: Det kan gjøres på to forskjellige måter:
   1. Via innkjøpsoversikten: Hold musepekeren over de tre prikkene ved siden av innkjøpsordren, og klikk deretter på 'Opprett mottakelse'.
   2. Fra innkjøpsordren: Klikk på ordrenummeret i oversikten for å åpne ordren. Gå til 'Handlinger', og velg 'Opprett mottakelse'.
2. Utkastet til varemottak finner du under 'Varemottak' i menyen til venstre. Klikk på mottaksnummeret for å åpne og administrere mottaket.
3. Kontroller og rediger varemottakelsen: Sørg for at all informasjon i mottaket er korrekt. Du kan også legge til detaljer som mottaksdato og merknader knyttet til kvalitetssikring. Videre har du følgende alternativer:
   • Hvis du ikke mottar hele antallet varer fra innkjøpsordren med en gang, kan du justere antallet som skal mottas nå. Mottar du færre varer enn angitt, får ordren statusen 'Delvis mottatt'.
   • Ønsker du å fjerne enkelte varelinjer fra mottaket, kan dette gjøres ved å klikke på krysset til høyre for linjen.
4. Fullfør varemottaket: Når all nødvendig informasjon er registrert og detaljene er korrekte, klikker du på 'Motta' øverst til høyre for å fullføre varemottaket.

Nedenfor finner du en interaktiv guide som du kan klikke deg rundt i. For å gjøre den fullskjerm, klikk på ikonet i øvre høyre hjørne.

Opprett en leverandørfaktura

Fakturaen du bokfører må samsvare med det som faktisk er mottatt fra leverandøren. Derfor har du mulighet til å justere antall og verdier i utkastet til leverandørfakturaen, som opprettes basert på innkjøpsordren. På denne måten kan du sikre at fakturaen gjenspeiler eventuelle prisendringer eller andre avvik i varelinjene.

Følg disse trinnene for å opprette en leverandørfaktura:

1. Opprett et fakturautkast: Du kan opprette et fakturautkast på to forskjellige måter:
   1. Gå til innkjøpsoversikten og hold musepekeren over de 3 prikkene på ordren, og klikk på 'Opprett faktura'.
   2. Åpne innkjøpsordren ved å klikke på ordrenummeret i oversikten. Klikk deretter på 'Handlinger' og 'Opprett faktura'.
2. Du finner utkastet du opprettet under fanen 'Fakturaer'.
3. Kontroller og rediger leverandørfakturaen: Så lenge fakturaen ligger som et utkast, kan du redigere den slik at den samsvarer med fakturaen du har mottatt fra leverandøren.

   Du kan blant annet justere følgende felter:

   • Antall
     Dersom du ikke skal fakturere hele innkjøpsordren med én gang, kan du redigere mengden som skal faktureres nå. Hvis du fakturerer færre varer enn det som er angitt i innkjøpsordren, vil ordren få statusen 'Delvis fakturert'.
   • Priser
     Hvis det har skjedd en prisendring er det viktig å oppdatere fakturaen med de riktige prisene, slik at beregningen av kostprisen er korrekt.
4. Nå fakturaen din er klar, klikker du på 'Bokfør' for å avslutte

Nedenfor finner du en interaktiv guide som du kan klikke deg rundt i. For å gjøre den fullskjerm, klikk på ikonet i øvre høyre hjørne.

Ofte stilte spørsmål

Hva gjør jeg hvis jeg ikke mottar alle varene fra innkjøpsordren?

Hvis du mottar mindre enn det totale antallet, kan du registrere dette i systemet slik at innkjøpsordren vil få statusen 'Delvis mottatt'.

Du kan motta de resterende varene ved å gå inn på innkjøpsordren og klikke på 'Handlinger' > 'Motta resterende'. Denne prosessen kan gjentas så mange ganger det ønskes, frem til hele innkjøpsordren er mottatt.

Hvis du vil ha en mer detaljert gjennomgang av hvordan du kan opprette og administrere delvis mottakelser av innkjøpsordrer, kan du sjekke ut denne artikkelen: Delvis mottakelse av en bestilling.

Kan jeg registrere et varemottak på flere varer enn det som er angitt i innkjøpsordren?

Det er ikke mulig å motta et høyere antall enn det som er bestilt i innkjøpsordren. Dersom det oppstår en situajson der dere mottar flere varer enn dere bestilte, skal dette registreres i systemet med en justering. Se hvordan du kan gjøre dette her: Slik gjør du en justering i Rackbeat.

PDF-en min ser ikke korrekt ut, hva gjør jeg?

Hvis du opplever at PDF-en din ser feil ut, kan det skyldes at det ikke er valgt korrekt layout. Vi anbefaler derfor at du sikrer deg at du bruker riktig layout. Dette gjelder både for innkjøpsordre og leverandørfakturaer.

Hvis du trenger hjelp med å justere og bruke dine layouts korrekt, kan du sjekke ut denne artikkelen: Layouts i Rackbeat.

Hvordan håndterer jeg en 'delvis fakturert' leverandørfaktura?

Dersom leverandørfakturaen din har statusen 'delvis fakturert' kan du opprette et nytt fakturautkast fra samme innkjøpsordre når du er klar til å fakturere de resterende varene. Det nye utkastet vil kun inneholde de varelinjene som ennå ikke er fakturert.

Denne prosessen kan gjentas så mange ganger du ønsker, frem til ordren er registrert som 'Totalt fakturert'.