Rackbeat har en innkjøpsmodul 'innebygget' og klar til bruk. Det er en enkel og effektiv måte å holde styr på ditt inngående lager og sikre korrekte kostpriser på produktene dine.
Innkjøpsmodulen i Rackbeat: en komplett guide
Innkjøpsfanen i Rackbeat inneholder en komplett oversikt over innkjøpene og leverandørene dine, her får du muligheten til å jobbe med:
- Bestillinger
- Mottakelse av varer
- Leverandørfaktura
- Leverandører og leverandørgrupper
TIPS! Du trenger ikke å følge alle trinnene hver gang - du kan hoppe direkte til å opprette en faktura hvis det er nødvendig. Men for fullstendig forståelse vil vi gå gjennom hele prosessen fra bestilling til faktura.
Trinn 1 | Opprett en Bestilling
Det er flere måter å opprette bestillinger (innkjøpsordre) på i Rackbeat - i denne artikkelen bruker vi den manuelle bestillingen.
- Klikk på fanen 'Innkjøp' og dermed på 'Bestilling'
- Klikk på 'Opprett ny' for å opprettebestillingen, og velg den leverandøren du ønsker å bestille fra.
- Nå har du opprettet en bestilling - så du kan fokusere på å fylle ut den nødvendige informasjonen i bestillingen og legge til de varene du ønsker å bestille fra leverandøren din.
- Når du er klar til å sende bestillingen din kan du trykke på 'Send til leverandør'. Du vil nå få opp et pop-up vindu, og her kan du velge om det skal sendes en mail til leverandøren eller ikke.
- Man vil vanligvis ikke sende bestillingen fra Rackbeat til leverandøren hvis man allerede har sendt den fra andre steder
- Bestillingen er nå opprettet!
Tips! Rackbeat oppretter unike numre for alle bestillinger. Den starter automatisk med nummer 1001.
Hvis du ønsker å fortsette med en annen nummerserie, kan du definere hva neste bestillingsnummer skal være.
Gå til Virksomhetsinnstillinger > Generelt > Nummer
Du kan lese mer om de generelle innstillingene for numre her:
De neste trinnene er å motta varene og å registrere leverandørfakturaen i Rackbeat. Dette kan gjøres i den rekekfølgen som gir best mening for din arbeidsflyt - det er ingen fasit på hvordan eller rekkefølgen å gjøre det på.
I denne guiden vil vi først motta bestillingen og deretter registrere leverandørfakturaen, men det kan også gjøres omvendt.
Trinn 2 | Opprett en Mottakelse
Nå skal vi motta de varene vi har bestilt fra leverandøren vår.
I Rackbeat er det 2 måter å opprette en mottakelseskladd på:
- Gå til bestillingsoversikten og hold musen over de 3 prikkene på bestillingen. Her kan du klikke på 'Klar til mottak'.
- Åpne bestillingen (ved å klikke på bestillingsnummeret i oversikten) og klikk på 'Opprett nytt varemottak'
Når du har opprettet mottakelseskladden din, vil den kunne finnes under fanen 'mottakelser' (Hvis dere buruker en lager-/mobilbruker, kan den også finnes her inne)
For å registrere mottakelsen, åpner du kladden og taster inn hvor mange varer du har mottatt. (Som utgangspunkt vil den automatisk velge det totale antallet som er bestilt, men du har mulighet til å endre antallet, hvis du for eksempel kun har mottatt noe av bestillingen.)
Når du er klar til å registrere mottakelsen trykker du på 'motta', og varenes lagerbeholdning vil med dette bli justert.
Hvis du mottar mindre enn det totale antallet, vil statusen for bestillingen, som er synlig i bestillingsoversikten, være 'Delvist mottatt'.
For å motta det resterende antallet varer, skal du opprette en ny mottakelse. Dette kan gjøres så mange ganger det er nødvendig, frem til bestillingen er fullt levert.
Trinn 3 | Registrering av Leverandørfaktura
Nå er det på tide å opprette leverandørfakturaen i Rackbeat.
Den fakturaen du bokfører skal alltid matche den du mottar fra leverandøren din.
Derfor har du også mulighet for å rette opp i fakturakladder som opprettes fra bestillingen din.
Grunnen til at du vil endre en faktura kan være at prisene har endret seg, eller at det har vært en endring i hvilke varer/produklinjer som er blitt sendt.
Du kan opprette fakturakladder fra bestillingen din på to måter:
- Gå til bestilligsoversikten og hold musen over de 3 prikkene på bestillingen. Her kan du klikke på "Opprett faktura"
- Åpne bestillingen (ved å klikke på bestillingsnummeret i oversikten) og klikk på "Opprett faktura"
Når du har opprettet en fakturakladd, vil den kunne finnes i fanen 'Fakturaer'.
Du har mulighet til å redigere fakturakladden slik at den passer til den fakturaen du har mottatt fra din leverandør.
Du kan redigere i:
- Mengder
- Hvis du kun har mottatt en del av bestillingen kan du redigere mengdene på fakturaen. Innkjøpsordren får statusen 'Delvis fakturert'. Når du mottar fakturaen for den resterende mengden, oppretter du en ny fakturakladd. Det nye utkastet vil kun inneholde de varene som enda ikke er registrert som fakturert. Dette kan gjøres så mange ganger det er nødvendig, frem til bestillingen er registrert som fult fakturert.
- Priser
- Hvis det skjer endringer i priser. Det er viktig å oppdatere fakturaen med de korrekte prisene for å sikre en korrekt beregning av kostprisen.
Når du er klar til å bokføre fakturaen kan du klikke på 'Bokfør'.
Kontakt Supporten
Rackbeat har masse funksjonalitet i innkjøpsmodulen - denne artikkelen får ikke forklart alt. Vi oppfordrer deg til å selv eksprimentere med funksjonene, slik at du kan finne den arbeidsflyten i Rackbeat som passer deg best.
Du kan alltid kontakte oss i supporten, hvis du trenger sparring rundt din arbeidsflyt.