- Arbeid med modulen
- Opprettelse av tilbud
- Konvertering av tilbud til ordre
- Opprettelse av forsendelse
- Opprettelse av faktura
Arbeid med modulen
Rackbeat gir deg fleksibiliteten til å håndtere salgsprosesser etter behov. Du trenger ikke å følge en fast sekvens (Tilbud → Ordre → Forsendelse → Faktura); du kan gå direkte til å opprette en ordre eller en faktura hvis du ønsker det.
Tips! Integrer Rackbeat til nettbutikken din for automatisk ordreopprettelse og effektiviser salget ditt.
Opprettelse av tilbud
I Rackbeat kan du opprette et tilbud som kan sendes til kundene dine og senere konverteres til en ordre eller faktura. Følg disse trinnene for å opprette et tilbud:
- Finn frem tilbudsoversikten ved å gå inn på 'Salg' og velg 'Tilbud'
- For å starte et nytt tilbud trykker du på 'Opprett nytt' øverst i høyre hjørne
- Velg en kunde og klikk på 'Opprett og rediger'. Du kan nå legge ved kundedetaljer på tilbudet, samt referanser og notater.
- Legg til produkter ved å klikke på '+ Produktlinje'. Her kan du legge ved alle nødvendige detaljer om produktene som inngår i tilbudet. Hvis du ønsker å legge ved en tekstlinje på tilbudet klikker du på '+ Tekstlinje'.
- Når du har lagt til alle produktene og fylt inn all nødvendig informasjon, kan du velge å enten bekrefte tilbudet med en gang eller lagre det som et utkast. Hvis kunden har akseptert tilbudet, klikker du på 'Bekreft'. Hvis du vil lagre det som et utkast, kan du enkelt gå tilbake til tilbudsoversikten.
Tips! Du trenger ikke å sende tilbudet til kunden din på mail for å kunne bekrefte det. Ønsker du ikke å sende det på mail via Rackbeat, skal du kun ta bort huket i boksen oppe i venstre side av vinduet du ser ovenfor.
Nedenfor finner du en interaktiv guide som du kan klikke deg rundt i. For å gjøre den fullskjerm, klikk på ikonet i øvre høyre hjørne.
Konverter et tilbud til en ordre
Når kunden har akseptert tilbudet ditt skal det konverteres til en salgsordre. Dette kan du gjøre på følgende måte:
- Finn tilbudet under 'Salg' > 'Tilbud'
- Hold musepekeren over de tre prikkene og klikk på 'Kunde har akseptert'
- Konverter tilbudet til en ordre og rediger den etter behov.
- Når du har rettet ordren din slik at den passer ditt behov, kan du bekrefte den ved å klikke på 'Akseptere og konvertere'.
- Du kan velge her om du vil sende ordrebekreftelsen til kunden din via mail eller ikke.
Nedenfor finner du en interaktiv guide som du kan klikke deg rundt i. For å gjøre den fullskjerm, klikk på ikonet i øvre høyre hjørne.
Hvis PDF-en din ser feil ut, kan det skyldes at riktig layout ikke er valgt.
Vi anbefaler derfor at du kontrollerer at du bruker riktig layout.
Opprettelse av forsendelse
- Finn ordren din under 'Salg' > 'Ordre'.
- Opprett en forsendelse direkte fra ordren ved å holde musepekeren over de tre prikkene og klikke på 'Opprett forsendelse'.
- Velg varene som skal avsendes og klikk på 'Plukk'.
- Klikk på 'Bekreft' for å sende varene ut fra lageret.
- Hvis datoen er forskjellig fra dagens dato, vil et popup-vindu be deg bekrefte at datoen er korrekt, eller endre den til dagens dato.
- Velg om en følgeseddel skal sendes til kunden på mail og om en faktura skal opprettes for de sendte linjene.
- Velger du å klikke på 'Opprett faktura for sendte linjer' vil du også få muligheten til å markere fakturaen som bokført, hvilket automatiserer det neste trinnet.
I Rackbeat kan du velge om lageret skal reguleres ved forsendelser og mottak, eller gjennom bokføring av fakturaer.
Hvis du ønsker at lageret skal reguleres basert på bokførte fakturaer, kan dette settes opp ved å gå til Firmainnstillinger → Generelt → Avansert og krysse av for "Lagerværdi forbundet med fakturering". Når dette feltet er krysset av, trenger du ikke å opprette mottak eller forsendelser.
Opprettelse av faktura
Du kan opprette en salgsfaktura ved å gå inn på 'Faktura' under 'Salg' og klikke på 'Opprett ny' øverst i høyre hjørne. Ellers har du også muligheten til å opprette salgsfakturaer direkte inne fra salgsordren. Det er den siste fremgangsmåten vi går gjennom i det følgende.
- Finn ordren din under 'Salg' > 'Ordre'.
- Opprett en faktura direkte fra ordren ved å holde musepekeren over de tre prikkene og klikke på 'Opprett faktura'.
- Rediger fakturaens informasjon, såfremt at det er behov for dette.
- Avslutt ved å bokføre og sende fakturaen til kunden.
- Du kan velge om den skal sendes med eller uten forsendelse, men dette er kun mulig hvis varene ikke allerede er sendt fra lageret ditt.
Vær oppmerksom! Hvis du fjerner en linje på fakturaen som kan finnes på ordren din, vil ordren være markert som delvist fakturert.
Ordren arkiveres derfor ikke, da den ikke er ferdig håndtert.
Løsning: Fakturer de resterende linjene på ordren for at ordren skal arkiveres. Hvis linjene ikke kan faktureres, kan du opprette en kreditnota og etterfølgende kreditere dem.
Det samme vil være gjeldende hvis du endrer enheten på fakturaen til noe annet enn hva den er på ordren.
Tips! Rackbeat genererer automatisk unike numre for ordre, som starter med 1001. Du kan tilpasse nummerserien under 'Virksomhetsinnstillinger' > 'Generelt' > 'Nummer'
Rackbeats salgsmodul er designet for å gi deg kontroll og effektivitet i din salgsprosess.
Eksperimenter med de forskjellige funksjonene for å finne den arbeidsflyten som passer best til din virksomhet, og ikke nøl med å kontakte supporten for ytterligere sparring omkring din arbeidsflyt.