Kom godt i gang med Unit Converter

Unit Converteren er gratis - det eneste den krever er at du har en Premium Rackbeat-avtale. 

I denne artikkelen går vi gjennom basisfunksjonene til Unit Converteren, og vi tar utgangspunkt i et eksempel der det handles med epler.

 

Konfigurer Unit Converteren

Følg disse 3 trinnene for å sette opp Unit Converteren:

1. Opprett enheter

Det første trinnet er å oprette de enhetene du ønsker å arbeide med.

Dette gjør du ved å gå inn på Enheter under Varer, og klikker på 'Opprett ny'. Fyll inn den nødvendige informasjonen og klikk på 'Lagre enhet' for å opprette enheten. 

I eksempelet under har vi opprettet enhetene 'Kasse', 'Pose' og 'Pall', samt standardenheten 'stk':

 

2. Velg standardenheten for produktet

Finn frem produktet du ønsker å bruke Unit Converteren på og angi en standardenhet - i dette tilfellet er 'stk' standardenheten vår. 

Når du har lagret endringene på produktet vil det dukke opp en ny fane når du redigerer produktet, som heter 'Enheter'.

 

3. Legg til og definer ulike enheter på produkter

Nå kan du legge til flere enheter eplene kan handles i. Dette gjør du ved å klikke deg inn på 'Enheter'-fanen på redigeringssiden av produktet.

Her kan du legge til og definere de enhetene som du tidligere har opprettet - det gjøres via knappen '+ Opprett ny'. I dette tilfellet tilføyes følgende enheter: 

Pose (6 stk.)

Kasse (30 stk.)

Pall (100 stk.)

I matrisen over kan du definere: 

• Antall - her angir du hvor mange standardenheter som tilsvarer én alternativ enhet.
• Salgspris - kan defineres fritt (OBS! Salgspris i Rackbeat må alltid angis ekskl. moms)
• Kostpris - kan defineres fritt. Denne kostprisen brukes ved innkjøp av varen. Ved salg av varen tas det alltid utgangspunkt i  'den faktiske' kostprisen for standardenheten (som kan ses i produktoversikten).
• Strekkode - her kan du sette inn strekkode for enheten.  
• Standard salgsenhet - her kan du velge om enheten skal være standardenheten ved salg. Det er alltid mulig å endre på en spesifikk ordre/faktura, men hvis du setter ✔️ her, vil systemet automatisk foreslå denne enheten ved salg av varen. 
• Standard innkjøpsenhet - her kan du velge om enheten skal være standardenheten ved innkjøp. Det er alltid mulig å endre på en spesifikk bestilling/faktura, men hvis du setter ✔️ her, vil systemet automatisk foreslå denne enheten ved innkjøp av varen. 

Nå er du klar til å bruke Unit Converteren!

 

Slik bruker du Unit Converteren i innkjøpsordrer

Når vi konfigurerte Unit Converter for eplene, satte vi ‘Pall’ som standard innkjøpsenhet. Denne innstillingen trer i kraft når vi senere oppretter innkjøpsordrer – systemet vil da automatisk foreslå å kjøpe inn eplene i ‘Paller’.

Du kan se dette i praksis ved å opprette en ny innkjøpsordre som vanlig via innkjøpsfanen. Når du legger til eplene i bestillingen, vil enheten automatisk vises som ‘Pall’. I tillegg vil det totale bestilte antallet vises i feltet under, kalt ‘Antall i standardenhet’.

I bunnen av skjermbildet over kan du se hvor mange epler du har 'På lager', 'Til rådighet', 'I ordre' og 'Bestilt' - denne informasjonen tar utgangspunkt i den valgte enheten. Dermed er det altså 6 paller epler, og totalt 600 individuelle epler på lager (6 paller * 100 stk. = 600 epler på lager).

På de ulike PDF-filene du genererer i Rackbeat (bestillinger/levering/faktura osv.) er det i utgangspunktet kun den valgte enheten som fremgår. Du har mulighet til å tilføye 'Antall (i standard enhet)' ved å inkludere dette feltet i layouts-innstillingene.

En PDF kan da for eksempel se ut som følger:

 

Slik bruker du Unit Converteren i salgsordre

Når vi konfigurerte Unit Converter for eplene, satte vi ‘Pose’ som standard salgssenhet. Denne innstillingen trer i kraft når vi senere oppretter salgssordrer – systemet vil da automatisk foreslå å selge eplene i ‘Poser’.

Du opretter salgsordrene dine som normalt. Når du legger til eplene i orderen vil du se at systemet automatisk foreslår at det handles i 'Poser', som vi tidligere valgte som vår 'Standard salgsenhet' - du kan alltid endre dette på orderen. 

I bunnen av ordrevinduet kan du se hvor mange epler du har 'På lager' og 'Til rådighet'. Denne informasjonen tar utgangspunkt i den valgte enheten. I dette tilfellet er det altså 100 poser på lager (100 poser * 6 stk = 600 epler på lager).

På de ulike PDF-filene du genererer i Rackbeat (bestillinger/levering/faktura osv.) er det i utgangspunktet kun den valgte enheten som fremgår. Du har mulighet til å tilføye 'Antall (i standard enhet)' ved å inkludere dette feltet i layouts-innstillingene.