I Rackbeat har du mulighet til å legge til både kunder og leverandører. Dette gjør det enklere og raskere å opprette salgsordre, innkjøpsordre, tilbud og fakturaer, ettersom kontaktpersonene kan brukes som referanse og automatisk legges til i relevante dokumenter og e-poster.
Kontaktpersonene kan:
- Angis som 'Deres referanse' på ordre, tilbud og fakturaer
- Vises som 'Att' på PDF-er
- Legges ved som CC/BCC på mails sendt fra Rackbeat
- Settes opp som standard kontakt hos en kunde eller leverandør
Denne artikkelen er delt i to deler: kontaktpersoner hos leverandører og kontaktpersoner hos kunder.
Kontaktpersoner hos leverandører
Slik oppretter du en kontaktperson:
- Gå til Innkjøps-modulen og velg 'Leverandører'
- Finn den leverandøren du ønsker å legge til en kontaktperosn på og klikk på leverandørnummeret
- Klikk på fanen 'Kontakter' i leverandørens informasjonsside
- Fyll ut følgende felter:
- Navn
- E-post
- Telefon
- Stillingstittel
- Klikk på 'Opprett kontaktperson', som vist nedenfor:
Hvor i innkjøpsprosessen blir kontaktpersonene brukt?
-
Som "Deres referanse" på bestillinger
-
Som CC/BCC på bestillingsmails
-
På leverandørfakturaer og kreditnotaer
-
Som standard referanse for leverandøren
Kontaktpersoner hos kunder
Slik oppretter du en kontaktperson
- Gå til Salg-modulen og velg 'Kunder'
- Finn den kunden du ønsker å redigere og klikk på kundenummeret
- Klikk på fanen 'Kontaktpersoner' i kundeinformasjonsmenyen
- Fyll ut følgende felter:
- Navn
- E-post
- Telefon
- Stillingstittel
- Marker hvilke dokumenter kontaktpersonen skal motta som standard (Ordre, Tilbud, Faktura, Følgesedler)
- Klikk på 'Opprett kontaktperson', som vist nedenfor:
Hvor i salgsprosessen blir kontaktpersonene brukt?
-
Som "Deres referanse" eller "Att" på bestillinger
-
Som CC/BCC på:
- Tilbudsmails
- Ordremails
- Forsendelsesmails og følgesedler
- Fakturamails
-
På leverandørfakturaer og kreditnotaer
-
Som standard referanse for kunden
Tips! Hvis du skal opprette mange kontaktpersoner samtidig, kan dette gjøres gjennom en import. Dette gjør du ved å klikke på 'Importer/Eksporter' på kontaktpersonsfanen:
Hvis du trenger hjelp til å gjennomføre importen kan du sjekke ut denne artikkelen for kontaktpersoner hos leverandør, og denne artikkelen for kontaktpersoner hos kunder.