Massehandlinger i Rackbeat

I Rackbeat har du mulighet til å utføre massehandlinger, slik at du kan behandle flere poster samtidig. Det sparer både tid og ressurser.

I denne artikkelen går vi gjennom alle modulene der massehandlinger er tilgjengelige, og gir en detaljert forklaring på hvordan hver funksjon fungerer. Vi inkluderer også praktiske eksempler som viser hvilken verdi massehandlinger kan gi i hverdagen.

Produkter

I Produkter administrerer du varelinjene dine. Med massehandlinger kan du raskt oppdatere varestatus, opprette innkjøpsordrer som utkast, generere salgsordrer og fjerne ubrukte varer – uten å måtte redigere hvert produkt enkeltvis.

For å utføre massehandlinger på varelinjene, gå til produktoversikten og marker de varene du vil behandle. Øverst i høyre hjørne vil du se en knapp der det står 'Massehandlinger', som vil gi deg følgende alternativer:

Marker som sperretDenne handlingen endrer statusen på varene fra 'Åpen' til 'Sperret'. På denne måten vil det ikke være lenger mulig å bruke varene, men denne statusen kan alltid endres tilbake.
Marker som åpen
Hvis du ønsker å endre statusen til varene fra 'Sperret' til 'Åpen' igjen, slik at varene kan brukes igjen, velger du denne handlingen.
Bestill produkter
Denne handlingen åpner et pop-up vindu der du kan bestemme innkjøpskvanitet og leverandør, slik at du kan direkte opprette et utkast av en innkjøpsordrer for de valgte produktene.
Opprett ordrer
Denne handlingen åpner et popup-vindu hvor du kan velge kunde og antall, som deretter spesifiserer et utkast til en salgsordre.
Opprett tilbud
Denne handlingen er lik som 'Opprett ordrer', men oppretter et utkast til et salgstilbud og ikke en ordrer.
Slett
Denne handlingen vil forsøke å slette de markerte varene. Dette lykkes kun hvis det ikke finnes noen transaksjoner på varene, eller hvis de er markert som sperret.

Produksjoner

I Produksjoner får du full kontroll over både fremstillings- og samlingsprosesser. Med massehandlinger blir det enklere å kombinere produksjonsprosesser (strukturvarer) og effektivisere produksjonsflyten.

I produksjonsoversikten velger du flere produksjonsordrer (basert på strukturvarer) og klikker på 'Merge to production' for å:

Slå sammen alle produksjonene til én
Kombiner alle de valgte produksjonsordrene til en enkelt ordre for registrering, sporing og behandling.

Justeringer

I Justeringer kan du gjennomføre manuelle lagerjusteringer. Massehandlingene i denne modulen gir deg muligheten til å behandle flere reguleringsutkast på en gang.

I justeringsoversikten markerer du et eller flere utkast for å:

Bokføre alle justeringeneAvslutt alle de valgte justeringsutkastene og oppdater lagreantall med det samme.
Slett alle
Fjern alle de valgte justeringsutkastene fra systemet.

Lagerbevegelser

I Lagerbevegelser kan du registrere interne overføringer og endringer av lokasjoner. Med massehandlinger kan du effektivt behandle flere bevegelsesutkast samtidig.

I oversikten over lagerbevegelser markerer du en eller flere utkast for å:

Bokfør alleAvslutte alle de valgte bevegelsesutkastene og utføre de planlgate overføringene.
Slett alle
Fjern alle de valgte kladdene.

Varetelling

I Varetelling kan du verifisere fysiske beholdninger mot systemdata. Massehandlinger gjør det mulig å raskt kunne godkjenne flere varetellingsutkast.

Marker en eller flere varetellingsutkast i oversikten for å:

Bokfør alle
Avslutt alle de valgte varetellingskladdene samtidig, og oppdater systemet med de bekreftede antallene (masse-sletting er ikke tilgjengelig i denne funksjonen).

Innkjøpsordrer

I Innkjøpsordrer kan du administrere ordrene fra dine leverandører. Massehandlinger i denne modulen hjelper deg med å opprette utkast til varemottakelser og fakturaer for flere ordrer på en gang.

I innkjøpsoversikten markerer du de innkjøpsordrene du ønsker, for å:

Slå sammen innkjøpsordre til et varemottak
Denne handlingen samler alle varemottakelser i ett enkelt utkast – forutsatt at alle ordrene kommer fra samme leverandør og ennå ikke er registrert som mottatt.
Opprett 'X' varemottak
Denne handlingen gjør det mulig å generere et utkast til varemottak per innkjøpsordre
Slå sammen innkjøpsordre til én faktura
Denne handlingen oppretter et fakturautkast for alle de valgte ordrene - forutsatt at ordrene kommer fra samme leverandør og enda ikke er blitt fakturert.
Opprett 'X' faktura(er)
Denne handlingen gjør det mulig å generere et fakturautkast per innkjøpsordre.
Slett
Denne handlingen sletter de valgte ordrene, men kun hvis de er i 'kladd'-status; ellers er de nødt til å fullføres, og deretter krediteres og justeres i lagerbeholdning.

Leverandører

I Leverandører har du en oversikt over de ulike leverandørene dine. Med massehandlinger kan du gjennomføre raske statusoppdateringer og rydde opp i oversikten.

I leverandøroversikten markerer du en eller flere leverandører for å:

Marker som sperretSkift statusen på leverandøren fra 'Åpen' til 'Sperret', slik at leverandøren ikke kan brukes lenger. Du kan alltid endre statusen til leverandøren tilbake, hvis det er nødvendig.
Marker som åpen
Motsatt kan du også endre statusen på leverandøren fra 'Sperret' til 'Åpen'.
Slett
Denne handlingen fjerner leverandører, hvis de ikke har noen transaksjoner på seg; ellers er det også en mulighet å sperre leverandørene før du sletter dem.

Salgsordrer

I Salgsordrer kan du håndtere kundene dine sine ordre fra opprettelse til levering. Massehandlinger i denne modulen omfatter forsendelser, fakturering, resordrer og mye mer.

I salgsoversikten markerer du en eller flere salgsordre for å:

Slå sammen til 'X' forsendelse(r)Denne handlingen samler alle salgsordre til 'X' antall forsendelser - der antallet bestemmes av hvor mange kunder massehandlingen gjelder. Hvis du forsøker å opprette flere forsendelser enn antall kunder, oppretter systemet en per kunde.
Konverter til 'X' forsendelse(r)
Opprett en forsendelse per valgte ordre, uansett hvilken kunde det er snakk om (f.eks. 5 ordrer → 5 forsendelser). Det eneste kravet er at det ikke er blitt opprettet forsendelser på salgsordrene tidligere.
Opprett restordre
Systemet kansellerer alle uleverte ordrelinjer for én kunde og oppretter én ny restordre som samler disse linjene.
Konverter til 'X' faktura(er)
Opprett én faktura per valgt ordre – på tvers av kunder – og fakturer enten hele eller kun de ubetalte restlinjene.
Opprett 'X' innkjøpsordreutkast
Denne handlingen åpner et popup-vindu som viser alle varelinjene fra de valgte ordrene. Du kan justere antall, leverandør eller lokasjon – eller fjerne linjer ved behov.
Slå sammen ordrer til én faktura
Kombiner de valgte ordrene til ett fakturautkast – forutsatt at de tilhører samme kunde – og fakturer enten hele beløpet eller kun det som gjenstår.
Slett
Denne handlingen sletter de valgte ordrene, men kun dersom de fortsatt er i utkaststatus. Alternativt kan ordrene ferdigstilles før de eventuelt justeres og krediteres.

Forsendelser

I Forsendelser kan du administrere utgående forsendelser og dokumentasjon. Massehandlinger hjelper med å forberede fraktmaterialer.

I forsendelsesoversikten markerer du en eller flere forsendelser for å:

Last ned plukklisterDenne handlingen genererer en PDF med plukklister for hver valgt forsendelse – klar for utskrift eller distribusjon.

Kunder

I Kunder ligger all din kundedata. Massehandlinger gjør det enkelt å oppdatere statusen på kundene dine eller rydde opp i ubrukte kunder.

I kundeoversikten markerer du en eller flere kunder for å:

Marker som sperretSkift statusen til kundene fra 'Åpen' til 'Sperret', slik at det ikke er mulig å opprette nye ordre på kundene.
Marker som åpen
Skift statusen tilbake til 'Åpen' fra 'Sperret', for å kunne bruke kundene på ordrer igjen.
Slett
Denne handlingen fjerner kunder uten transaksjoner. Det er også mulig å markere kundene som sperret, rydde opp i transaksjonene, for så å slette dem.

Funksjoner uten massehandlinger

Noen områder i Rackbeat understøtter ikke massehandlinger, derav:

Strukturvarer
Interne lagerbevegelser
Mottakelser
Leverandørfakturaer
Leverandørgrupper
Tilbud
Kundefakturaer
Kundegrupper

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg slette flere produkter eller leverandører som allerede har transaksjoner?

Nei. Du må først forsikre deg om at det ikke finnes transaksjoner knyttet til produktene eller leverandørene. Hvis det gjør det, kan du markere dem som sperret og vente til transaksjonene er ryddet før de kan slettes.

Hva skjer hvis jeg forsøker å slå sammen poster fra forskjellige kunder eller leverandører?

Systemet tillater ikke sammenslåingen. Du kan kun kombinere poster som tilhører samme kunde eller leverandør.

Hvordan håndteres delvist fakturerte eller delvist mottatte ordrer i massehandlinger?

Ved konvertering opprettes fakturaer eller mottakelser kun for de gjenværende, ubehandlede linjene – én post per ordre, med mindre sammenslåingsfunksjonen benyttes for samme kunde eller leverandør.