Import av salgsordre

Ønsker du heller å opprette produktene manuelt, kan du ta en titt på denne guiden som forklarer fremgangsmåten steg for steg.

Har du spørsmål om generell import i Rackbeat, finner du mer informasjon i denne guiden.

Innholdsfortegnelse

• Opprettelse av nye ordre via import
  • Import av ordrelinjer
• Hvilke data kan importeres?

 

 

---

Opprettelse av en ny ordre via import

Dersom du skal opprette mange salgsordre samtidig, kan dette gjøres via import. Ordrene opprettes først i systemet, og deretter kan du legge til varer på dem.

Vi går først gjennom hvordan salgsordrene opprettes, og så hvordan du importerer varelinjer på ordrene.

Slik importerer du salgsordrer

• Klikk på fanen ‘Salg’ → ‘Ordrer’
• Klikk på ‘Importer/Eksporter’ og velg ‘Importer’
• Klikk på ‘Velg fil’
• Finn CSV-filen på PC-en din, og klikk på ‘Åpne’ for å laste den opp i systemet.
• Før du importerer dataene, må du kontrollere at alle kolonnene i pop-up-vinduet samsvarer med kolonnene i CSV-filen. Dette kalles mapping. Du kan lese mer om dette i denne guiden.
• Avslutt med å klikke på ‘Importer’, så vil produktene dine bli lest inn i systemet.

For å opprette nye salgsordrer via en import må følgende opplysninger være med i importfilen: 

• Ordrenumer
• Kundenummer

Dersom ett eller flere av disse obligatoriske feltene mangler, vil importen mislykkes.

Hvis importen feiler selv om alle obligatoriske felt er inkludert i filen, kan du feilsøke ved hjelp av denne artikkelen.

Et eksempel på en importfil kan se slik ut: 

Slik importerer du ordrelinjer

Når du har opprettet eller importert ordrene dine, kan du importere ordrelinjer. Følgende kolonner er obligatoriske i importfilen for denne typen import:

• Ordrenummer: Ordrenummeret på ordren i Rackbeat.
• VareNr: Varenummeret på varen som skal legges til på ordren.
• Antall: Antallet av den aktuelle varen som skal legges til på ordren.
• LinjeNr: Rekkefølgenummeret som angir hvor linjen skal plasseres på ordren.

Vi anbefaler å fylle ut så mange av de resterende kolonnene som mulig for å unngå feil eller ekstraarbeid.

Felter du ikke ønsker å bruke, kan du fjerne ved å slette hele kolonnen fra filen.

Du har også mulighet til å legge til følgende valgfrie felter:

• Navn: Varenavnet som skal vises på linjen. Dersom feltet er tomt, importeres linjen uten navn.
• Linjepris: Salgsprisen på produktet. Verdien må være 0 eller høyere.
  Merk at prisen ikke hentes fra produktets standard salgspris.
• Rabattprosent: Rabattsatsen i prosent, dersom kunden skal ha en spesifikk rabatt på denne varelinjen.
• Enhet: Enheten som skal vises på denne linjen. Du kan finne oversikten over dine enheter her.

Når du har fylt ut filen, lagrer du den som en CSV UTF-8-fil og laster den opp i Rackbeat.

Et eksempel på en importfil for å importere ordrelinjer kan se slik ut: 

---

Hvilke data kan importeres?

Følgende data kan legges til i importen:

• Ordrenummer: Ordrenummeret. Det er viktig at dette ikke allerede er i bruk i Rackbeat.

• Kundenummer: Kundens unike nummer.

• Leveringsdato: Forventet leveringsdato, angitt i formatet DD-MM-YYYY.

• Ordredato: Datoen ordren er mottatt, angitt i formatet DD-MM-YYYY.

• Vår referanse: Navnet på intern referanse som skal brukes på ordren.

• Vær obs: Kommentar eller spesiell bemerkning på ordren.

• Annen referanse: Eventuell ekstra referanse.

• Deres referanse: Kundens referanse.

• Overskrift: Overskrift som vises på ordren.

• Valuta: Valutaen som skal brukes, angitt med valutakode (for eksempel DKK eller EUR).

• Notat: Notat på ordren som vises på ordrebekreftelsen.

• Faktureringsnavn: Navnet på faktureringsadressen.

• Faktureringsland: Landet faktureringsadressen tilhører.

• Faktureringsby: Byen der faktureringsadressen befinner seg.

• Faktureringsvei: Gateadresse for fakturering.

• Faktureringsvei2: Eventuell tilleggsadresse.

• Faktureringspostnummer: Postnummeret til faktureringsadressen.

• Faktureringse-post: E-postadressen til faktureringsadressen.

• Faktureringstelefon: Telefonnummeret til faktureringsadressen.

• Leveringsnavn: Navnet på leveringsadressen.

• Leveringsvei: Gateadresse for levering.

• Leveringsvei2: Eventuell tilleggsadresse.

• Leveringspostnummer: Postnummeret til leveringsadressen.

• Leveringsland: Landet leveringsadressen befinner seg i.

• Leveringsby: Byen leveringsadressen befinner seg i.

• Leveringse-post: E-postadressen til leveringsadressen.

• Leveringstelefon: Telefonnummeret til leveringsadressen.

Når du har fylt ut filen, lagrer du den som en CSV UTF-8-fil og laster den opp i Rackbeat.