Kom igång med Rackbeat

Innan du börjar skapa dina leverantörer, kunder och produkter i systemet finns det några grundläggande inställningar och information som du kan fylla i först, eftersom dessa kommer att användas när du skapar dina produkter, leverantörer och kunder. Dessa kommer också att användas när du skapar din första beställning i systemet.

Dessa fyra enkla steg nedan hjälper dig att lägga grunden:

Första steget | Företagsinställningar
Andra steget | Skapa grundläggande information för fliken Produkt
Tredje steget | Skapa grundläggande information för fliken Köp
Fjärde steget | Skapa grundläggande information för fliken Försäljning

---

 

Första steget | Företagsinställningar

Du börjar med att granska dina företagsinställningar. Företagsinställningarna består av olika underkategorier, varav de mest relevanta kategorierna att ställa in innan du börjar använda Rackbeat är:

Almänt
Valuta
Medarbetare
Layouts
Betalingsvillkår
Språk
Användare

Nedan går vi igenom kategorierna.

 

Allmänt

Allmänt indelas i yttligare sju kategorier:

• Nummer

• Information

• Adresser

• Bank

• Standarder

• Fält

• Avancerat

 

Nummer

Här måste du välja vilken nummerserie du vill att Rackbeat ska följa vid inköp och försäljning.
Du kanske har en unik nummerserie på dina försäljningsfakturor och vill att Rackbeat ska följa denna nummerserie - då är det i den här kategorin du justerar detta.

Du kan ändra nummerserien genom att klicka på fältet och ändra numret.

• Allmänt startnummer

• Inköp

  • Nästa ordernummer: Nästa order skapas med detta nummer.
    Nästa fakturanummer: Nästa leverantörsfaktura skapas med detta nummer.
  • Nästa kvittonummer: Nästa varukvitto skapas med detta nummer.

• Sälj

  • Nästa ordernummer: Nästa försäljningsorder skapas med detta nummer.

  • Nästa fakturanummer: Nästa försäljningsfaktura skapas med detta nummer.

  • Nästa offertnummer: Nästa offert skapas med detta nummer.

 

---

Information

Här anger du din företagsinformation. Denna information lägger grunden för vad du vill visa av företagsinformation på de PDF-dokument som skickas ut när du skickar en orderbekräftelse eller en faktura till dina kunder.

E-postmeddelandet är också det du generellt får svar på när kunder svarar på de e-postmeddelanden som skickas från systemet.

• Namn: Företagsnamn. Namnet kommer att visas på PDF-filer som skickas från systemet.
• CVR-nr: Företagets CVR.
• EAN-nummer: Ange EAN-numret om du har ett.
• Gata: Företagets primära adress. Om du har flera adresser kan de skapas under Adresser.
• Gata 2: Eventuella ytterligare adressrad, t.ex. våning, avdelning eller c/o.
• Postnummer: Företagets postnummer.
• Ort: Den ort som företaget tillhör.
• Land: Det land där företaget är registrerat.
• Telefon: Företagets allmänna telefonnummer.
• E-post: Företagets allmänna e-postadress. Denna e-postadress är också den som du vanligtvis får svar på när kunder svarar på e-postmeddelanden som skickas från systemet.
• Webbplats: Företagets webbplats.

 

 

Adresser

Om du arbetar med mer än en adress, till exempel om du har flera distributionscentraler eller butiker, kan du ange adresserna här.

När adresserna har skapats kan de väljas under Beställningar från leverantör:

 

---

Bank

Här kan du ange ditt företags bankuppgifter.

Bankuppgifterna kan användas i dina layouter så att de visas längst ner i PDF-filerna som skickas till kunder – till exempel offerter, ordrar och fakturor.

För att visa bankuppgifterna i en PDF måste de först skapas här och sedan väljas i relevant layout.

Så här lägger du till banken i dina offerter, ordrar och fakturor:

1. Gå til Layouts.
2. Hitta layouten där du vill lägga till banken.
3. Håll muspekaren över de tre punkterna till höger och klicka på Redigera.
4. Hitta fältet Bankkonto och välj banken här.
5. Avsluta med "Spara ändringar".

---

 

Standarder

Här kan du välja om Rackbeat automatiskt ska föreslå värden i valda fält när nya artiklar, kunder och leverantörer skapas.

Standardvärdena är endast förslag och kan ändras manuellt för varje artikel, kund eller leverantör.

Produktstandarder

• Enhet: Välj den enhet som ska föreslås som standard när nya artiklar skapas.

• Artikelgrupp: Välj den artikelgrupp som nya artiklar ska placeras i som standard.

• Standardplats: Välj den plats som ska föreslås som standard för nya artiklar.

• Primärleverantör: Välj den leverantör som ska föreslås som standard som primärleverantör för nya artiklar.

• Föreslå nästa nummer: Välj om Rackbeat automatiskt ska föreslå nästa artikelnummer när en ny artikel skapas.

Kundstandarder

• Valuta: Välj den valuta som ska föreslås som standard för nya kunder.

• Grupp: Välj den kundgrupp som nya kunder ska placeras i som standard.

• Land: Välj det land som ska föreslås som standard för nya kunder.

• Språk: Välj det språk som ska användas som standard för nya kunder.

• Layout: Välj den layout som ska användas som standard för dokument för nya kunder.

• Leveransvillkor: Välj de leveransvillkor som ska föreslås som standard för nya kunder.

• Betalningsvillkor: Välj det betalningsvillkor som ska föreslås som standard för nya kunder.

• Momszon: Välj det momszon som ska föreslås som standard för nya kunder.

• Föreslå nästa nummer: Välj om Rackbeat automatiskt ska föreslå nästa kundnummer när en ny kund skapas.

Leverantörsstandarder

• Valuta: Välj den valuta som ska föreslås som standard för nya leverantörer.

• Grupp: Välj den leverantörsgrupp som nya leverantörer ska placeras i som standard.

• Land: Välj det land som ska föreslås som standard för nya leverantörer.

• Språk: Välj det språk som ska användas som standard för nya leverantörer.

• Layout: Välj den layout som ska användas som standard på dokument för nya leverantörer.

• Leveransvillkor: Välj de leveransvillkor som ska föreslås som standard för nya leverantörer.

• Betalningsvillkor: Välj det betalningsvillkor som ska föreslås som standard för nya leverantörer.

• Momszon: Välj den momszon som ska föreslås som standard för nya leverantörer.

• Föreslå nästa nummer: Välj om Rackbeat automatiskt ska föreslå nästa leverantörsnummer när en ny leverantör skapas.

---

 

Fält

Den här kategorin är endast relevant om du använder en Premium- eller Premium+-prenumeration.

Läs mer om de olika planerna här:

Prenumerationer och priser

Här har du möjlighet att skapa dina egna fält. Fälten kan användas som informationsfält, inkluderas i dina PDF-filer och läggas till i dina översiktsbilder, till exempel kan de läggas till i produkt- och orderöversikten.

Se vår fullständiga guide till fält här

---

Bokföring

På fliken Redovisning kan du visa och hantera inställningar som påverkar självkostnadspriser och lagervärde.

Du kan se följande:

• Princip för kontraktskostnad

• Lagervärde kopplat till fakturering

• Negativt kvantitetsvärde

Självkostnadsprincip

Här kan du se vilken kostnadsprincip som valdes när avtalet startades.
Kostnadsprincipen är låst när avtalet skapas och kan inte ändras i efterhand.

Lagervärde kopplat till fakturering

Här kan du aktivera eller inaktivera funktionenLagervärde kopplat till fakturering.
  Funktionen styr om lagervärdet ska kopplas till faktureringsflödet.

Värdet på negativt tal

Här kan du välja hur värdet på negativa tal ska beräknas i systemet.
Valet kan bara göras en gång och kan inte ändras i efterhand.
Läs mer här: Negativa värden i Rackbeat

---

 

Avancerat

Den här kategorin kan göra olika saker – vi kommer att granska dessa nedan:

Decimaler:

Här anger du hur många decimaler du vill använda i "Priser" respektive "Kvantitet", avgränsare för decimaler och tusental. 
Det lägsta antalet decimaler du kan arbeta med i Rackbeat är två.

Datumformat:

Här anger du hur datumformatet ska vara i Rackbeat, och om din kalender ska börja med måndag först.

 

 

Avancerade kontoinställningar

• Uppdatera leverantörspriser automatiskt från leverantörsfakturor
• Denna inställning uppdaterar automatiskt dina leverantörers priser när du bokför en leverantörsfaktura.
  • Tillåt redigering av stycklistor i produktion
• Om du aktiverar detta kommer du att kunna redigera rader på stycklistor, även om de ingår i en aktiv produktionsorder.
  • Inkludera beskrivning på nya försäljningsrader
• Om du aktiverar detta kommer försäljningsrader att inkludera produktbeskrivningen i radbeskrivningen.
  • Ge support åtkomst till avtal
• Om du aktiverar detta ger du vårt supportteam åtkomst till ditt avtal och dina data.
  • Du kan alltid inaktivera detta igen.
• Logotyp
  • Här kan du ladda upp din företagslogotyp. Logotypen kommer att visas i e-postmeddelandena som skickas till dina kunder. Därför är det inte logotypen som används på PDF-filer, utan tvärtom används den i e-postmeddelandet som skickas ut.

Avancerade integrationsalternativ

• Aktivera lagringsdelning

  • Den här funktionen skapar en unik länk per artikelnummer som du kan koda in på din webbplats för att visa artikelns lagersaldo.

• Meddelanden om integrationsfel via e-post:
  
  • Den här funktionen skickar ett e-postmeddelande dagligen till dig om en synkronisering till en annan integration, till exempel e-conomic, misslyckas. Detta e-postmeddelande skickas till den e-postadress som anges i informationsfliken.

Följande kategorier som diskuteras nedan finns i menyn till vänster när du är i dina företagsinställningar.

---

 

Valuta

I den här fliken har du möjlighet att ändra växelkursen till en fast kurs, skapa nya valutor, ta bort befintliga och se aktuell växelkurs.
Vi använder programmet fixer.io för att uppdatera växelkursen. I Rackbeat uppdateras växelkursen en gång i timmen.

Du kan ställa in en fast kurs genom att ändra kursen och klicka på Enter-knappen efter att du har angett den fasta kurs du vill ha.
Om du behöver ändra tillbaka till den aktuella kursen klickar du på ikonen som visas till höger om rutan om en fast växelkurs har angetts.

---

 

Medarbetare

Här har du möjlighet att skapa medarbetare som kan vara referenser för ordrar, kvitton, leveranser, produktioner och fakturor i Rackbeat.

 

---

Layouts

I Rackbeat är det enkelt att skapa och anpassa dina layouter. Här kan du anpassa mallarna för PDF-filerna och e-postmeddelandena som skickas från Rackbeat.

Layouten anger hur PDF-filen du skickar till kunden ser ut.

Vi rekommenderar att du tar dig tid att granska och ställa in dina layouter korrekt.

Läs mer om det här: Layouter i Rackbeat

 

 

---

Betalningsvillkor

Här kan du skapa och redigera dina betalningsvillkor, vilka kommer att visas i PDF-filen för kunden.

Du kan läsa mer om dina betalningsvillkor här: Hur man skapar betalningsvillkor.

 

 

---

Språk

Här kan du skapa de språklager och språkkoder som du vill specificera för specifika kunder.

Genom detta kommer du att kunna översätta beskrivningar och produktnamn till de skapade språken. På så sätt kan du ge kunderna en upplevelse med personliga produktnamn baserat på deras språk.

Läs mer om språk och översättningar här: Språk i Rackbeat

 

 

---

Användare

För att fler ska kunna få tillgång till Rackbeat måste en användarlicens skapas.

Här kan du skapa användarlicenser för de av dina kollegor som behöver tillgång till Rackbeat.

---

Andra Steget |Skapa grundläggande information för fliken Produkt

På produktfliken måste du skapa de saker som är relevanta för dina produkter. Dessa inkluderar:

Enheter
Produktgrupper
Platser

Informationen granskas nedan:

 

Enheter

Här kan du skapa de enheter du använder för dina produkter. Till exempel kan dessa vara enheterna: kg, liter, pall, ram, etc.

Enheter är inte ett krav för att kunna skapa en order eller en faktura i Rackbeat. Enheterna kan vara till stor hjälp för att förstå mängden produkter eller i samband med vår enhetsomvandlare.

 

 

Produktgrupper

När du börjar använda Rackbeat är ett av de första stegen att skapa produktgrupper. Detta hjälper dig att organisera dina produkter effektivt. Här är en steg-för-steg-guide för att skapa och förstå produktgrupper:

1. Vad är en produktgrupp? En produktgrupp är en kategori där du kan placera dina produkter. Detta kan inkludera olika typer som:

   • Fysiska varor.
   • Tjänster.
   • Frakt och skatter.

   Du kan skapa en produktgrupp för varje produktkategori du har, och det är helt upp till dig att bestämma hur de ska organiseras.

2. Ange moms Produktgrupper spelar en central roll i hanteringen av moms. När du skapar en produktgrupp måste du ange den momssats som gäller för försäljning av produkter i denna grupp. Rackbeat arbetar med fyra momszoner: Inrikes, EU, Internationell och Inrikes utan moms.

3. Lageravdrag Det är viktigt att ange om produkterna i produktgruppen ska ha lageravdrag. Till exempel kommer en produktgrupp för "tjänster" vanligtvis inte att ha lageravdrag. Detta måste anges när den skapas.

4. Försäljningsalternativ När du skapar en produktgrupp kan du välja om produkterna i gruppen ska kunna säljas. Detta är användbart om du har komponenter som endast är avsedda för internt bruk - till exempel i produktion och inte ska säljas.

5. Kostnadsprisjusteringar Om en produktgrupp saknar lageravdrag kan du välja hur priset på produkterna i denna grupp ska hanteras vid mottagandet. Om du till exempel vill fördela fraktkostnaderna över de mottagna produkterna kan du välja att göra detta baserat på värde eller kvantitet.

 

Lokationer

Här kan du skapa de platser där dina varor kan/ska lagras – det kan vara så att du har flera butiker, lagerhallar eller andra platser där varorna lagras. Om så är fallet kan du skapa dem här.

Om du bara använder en plats kan du naturligtvis helt enkelt byta namn på "Huvudlager" till önskat namn för platsen och använda det.

Om du använder vår Premium-prenumeration har du möjlighet att skapa underplatser på dina platser. På så sätt kan du gå djupare.
Ett exempel på detta kan vara:

• Hall 1
  • Rad 15
    • Hyllplan 2

---

 

Tredje steget | Skapa grundläggande information för fliken Inköp

Det här steget fokuserar på att skapa dina leverantörsgrupper. Dessa är relevanta för de leverantörer du har.
Vi behöver göra detta eftersom det är ett krav för att skapa leverantörer att de är kopplade till en leverantörsgrupp – och även för att ge dig möjlighet att kategorisera dina leverantörer i olika grupper.

Du kan se hur du skapar dina leverantörsgrupper här:

1. Välj fliken ”Inköp” högst upp.
2. Klicka på ”Leverantörsgrupper” i menyn.
3. Klicka på ”Skapa ny” i det övre högra hörnet.
4. Ange namn och (valfritt) nummer på leverantörsgruppen.
5. OBS! Om du lämnar fältet ”Nummer” tomt genererar Rackbeat automatiskt ett nummer. Klicka på ”Skapa ny leverantörsgrupp” för att avsluta.

Därefter måste dina leverantörer skapas, så här gör du:

1. Välj fliken ”Inköp” högst upp.
2. Klicka på ”Leverantörer” i menyn.
3. Klicka på ”Skapa ny” i det övre högra hörnet.
4. Ange information om leverantören.
5. Klicka på ”Skapa leverantör” för att avsluta.

Om du vill importera dina leverantörer till Rackbeat kan du följa länken nedan för att se hur du gör det.

Se hur du importerar dina leverantörer här.

---

 

Fjärde steget | Skapa grundläggande information för fliken Försäljning

Det här steget fokuserar på att skapa dina kundgrupper – dessa är relevanta för de kunder du har.
Vi behöver göra detta eftersom det är ett krav för att skapa kunder att de är kopplade till en kundgrupp och för att ge dig möjlighet att kategorisera dina kunder i olika grupper.

Manuell skapande av kundgrupper

Du kan se hur du skapar dina kundgrupper här:

1. Klicka på fliken ”Försäljning” högst upp.
2. Klicka på ”Kunder” i menyn.
3. Klicka på knappen ”Skapa ny” längst upp till höger.
4. Fyll i den allmänna informationen om kunden.
5. Om du inte fyller i ett kundnummer genererar Rackbeat automatiskt ett unikt nummer.
6. Klicka på ”Skapa kund” för att avsluta eller tryck på ”Skapa och ny” (för att automatiskt förbereda för att skapa ytterligare en ny kund).

Manuellt skapande av kunder

1. Klicka på fliken ”Försäljning” högst upp
2. Klicka på ”Kunder” i menyn.
3. Klicka på knappen ”Skapa ny” längst upp till höger.
4. Fyll i den allmänna informationen om kunden.
5. Om du inte fyller i ett kundnummer genererar Rackbeat automatiskt ett unikt nummer.
6. Klicka på ”Skapa kund” för att avsluta eller tryck på ”Skapa och ny” (för att automatiskt förbereda för att skapa ytterligare en ny kund).

Om du vill importera dina kunder till Rackbeat kan du följa länken nedan för att se hur du gör det.

Se hur du importerar dina kunder här.

---

---

 

Skapa dina produkter

Se hur du skapar dina produkter manuellt här och eventuella stycklistor här.
Se hur du importerar produkter och/eller stycklistor här.

Det var allt! Ditt Rackbeat-avtal är upprättat och du är nu redo att skapa din första beställning, köpa, fakturera och utforska alla andra funktioner som finns tillgängliga i Rackbeat.