Inställning av Visma e-conomic-integrationen

Du kan integrera Rackbeat i ditt e-conomic-avtal så att data från Rackbeat överförs till e-conomic. Nedan guidar vi dig genom hur du ställer in integrationen mellan Rackbeat och e-conomic.


 

Om du vill veta mer om integrationen mellan Rackbeat och e-conomic (t.ex. vilken data som överförs) innan du startar installationen kan du läsa vår artikel "Om Visma e-conomic integrationen".

 Du kan antingen installera integrationen mellan Rackbeat och e-conomic via ditt Rackbeat-avtal eller via e-conomic Market. I den här artikeln går vi igenom hur du installerar integration genom ditt Rackbeat-avtal. 

Om du istället ville lära dig hur du installerar integrationen via e-conomic Market har vi gjort artikeln "Rackbeat via e-conomic Market" åt dig.

Installera integrationen

  1. Integrationen mellan Rackbeat och e-conomic finns i Rackbeat App Section, som du hittar under "User Settings" (högra hörnet högst upp) och sedan "Apps" i menyn till vänster
  2. När du ställer in integrationen måste du vara inloggad på ditt e-conomic-avtal, så om du inte redan är det, logga in nu
  3. Hitta e-conomic i appöversikten och tryck på "Installera"

4. Gå till ditt e-conomic möte. Här kommer du att bli ombedd att lägga till och därmed acceptera integrationen

5. Du kommer sedan till inställningarna för själva integrationen. Vi går igenom dem nedan.

Inställningar

Vi börjar från början: Längst ner på sidan för dina integrationsinställningar. Här har du möjlighet att välja att göra en startup-synkronisering, det vill säga att du kan överföra data från ditt e-conomic-avtal till Rackbeat. Du kommer att överföras följande: 

  • Varugrupper och råvaror
  • Kundgrupper och kunder
  • Leverantörsgrupper och leverantörer
  • Layouter

Checka in rutan "Startup-synkronisering" om du vill ha start-up-synkronisering.

OBS! Startup-synkronisering är bara möjlig att göra en gång!
Om du vill överföra data från ditt e-conomic-avtal till Rackbeat är det därför viktigt att du utför synkroniseringen i samband med installationen av integrationen. 

 

Nu när du har bestämt dig för det viktigaste kan du bläddra upp igen. Sedan i det följande går vi igenom installationen av inställningarna steg för steg.

Leverantörsfakturor

Du kan välja om du vill aktivera leverantörsintegreringen.
Om du säger "ja" till detta kommer leverantörer, leverantörsfakturor, beställningar etc. att synkroniseras.

Tänk sedan på följande:

I fältet under "Leverantörsgruppskonto" väljer du vilket leverantörskonsolideringskonto i e-conomic du vill använda för dina leverantörer.

I fältet under "Journal" måste du välja vilken journal i ditt e-conomic-avtal du vill ha leverantörsfakturor överförda till.

Vi rekommenderar att du skapar en separat utkastruta för leverantörsfakturor från Rackbeat.

Redovisning

I fältet under "Standardkonto om inget annat hittades" väljer du ett standardkonto för artikelköp.

I matrisen bredvid produktgrupperna och under skattezonerna väljer du de specifika artikelköpskontona. Här bör du vara medveten om att välja rätt konton i förhållande till att få rätt moms för respektive momszon. Du väljer konton som finns i din kontoplan i e-conomic.

Kundfakturor

Här kan du välja om du vill aktivera kundintegrationen.
Om du säger "ja" till detta kommer kunder, kundfakturor, kvitton etc. att synkroniseras.

Därefter måste du bestämma följande: 

I rutan "Använd faktisk kvantitet när du skapar" väljer du om du vill att den faktiska kvantiteten (pris/kvantitet på artikeln) ska överföras till e-conomic.
Om du säger "ja" till detta kommer kundfakturor att tillämpa den faktiska kvantiteten på raderna. 

OBS! Om du använder mer än 2 decimaler i Rackbeat bör du vara medveten om att "Använd faktisk kvantitet när du skapar" kan orsaka problem i värdet.

I rutan "Bokför fakturor i e-conomic vid bokföring i Rackbeat" väljer du om du vill att fakturor bokförda i Rackbeat ska överföras till e-conomic som redan bokförda fakturor och därmed läggas i "arkiv" i e-conomic eller om de ska överföras som utkast i e-conomic.

Om du säger "ja" till detta skapas inte kundfakturor som utkast i e-conomic.
Omvänt, om du lämnar rutan tom, kommer kundfakturor som bokförts i Rackbeat att överföras som utkast i e-conomic.

Rubriken "Bokför aldrig EAN-fakturor" är vald om du behöver skicka EAN-fakturor till dina kunder.
Om du säger "ja" till detta bokför vi aldrig EAN-fakturor. De kommer att ange e-conomic som utkast, och du kommer att kunna skicka dem från e-conomic (detta är inte möjligt att göra via Rackbeat).

OBS! Om du väljer "Bokför aldrig EAN-fakturor" är det viktigt att du även har kryssat i "Bokför fakturor i e-conomic vid bokföring i Rackbeat" - annars fungerar inte inställningen.

I rutan "Markera fakturor som skickade vid bokföring i e-conomic" väljer du om fakturor ska markeras som "levererade" i Rackbeat när du bokför i e-conomic.
Om du säger "ja" till detta kommer kundfakturor att markeras som kompletta när de bokförs utan motsvarande order.

Fältet "Artikel nr. att tömma e-conomic artikelrader" används om du har en artikelrad i e-conomic utan att en artikel är associerad med den. I Rackbeat måste det alltid finnas varor som är förknippade med produktlinjer.

Vi rekommenderar att du skapar en artikel i Rackbeat utan lager som kan associeras med artikelraderna i e-conomic utan tillhörande artikel.

I fältet anger du det artikelnummer som artikelrader utan tillhörande artiklar i e-conomic ska associeras med.

På "Aktivera One Stop VAT" har du möjlighet att välja om One Stop moms-reglerna ska tillämpas vid överföring av kunder från Rackbeat till e-conomic. 

Produkter & Grupper 

Under rubriken "Använd faktiskt självkostnadspris" väljer du om vi ska använda produktens "självkostnadspris" från Rackbeat när vi skapar istället för "rekommenderat inköpspris".


Om du är osäker på skillnaden mellan självkostnadspris och rekommenderat inköpspris kan du läsa mer här.

Layouts

Här kan du välja vilka layouter i e-conomic som ska matchas med layouter i Rackbeat.
Det är på de enskilda kundernas huvudinformation som du väljer vilken layout som ska associeras med dem.

Daglig uppdatering av lagervärde

I rutan "Aktivera synkronisering av lagervärde" väljer du om du vill att lagervärdet ska överföras från Rackbeat till e-conomic i valda konton (du väljer konton längre ner).

Om du säger "ja" för att aktivera synkronisering av lagervärde bör du tänka på följande:

I fältet "Frekvens" väljer du hur ofta du vill att lagervärdet ska överföras till e-conomic. Här kan du välja mellan:
  • Varje dag
  • En gång i veckan
  • Varje månad 

I fältet "Journal" väljer du den journal som lagervärdet ska överföras till. Du kan välja mellan utkast i ditt e-conomic-avtal.

Det är viktigt att du ser till att det är en kassajournal som kan hantera "finansiella dokument".

I fältet "Lagerkonto" väljer du det e-conomic lagerkonto som ska användas vid överföring av lagervärdet från Rackbeat till e-conomic. Om du är osäker på vilket konto i din kontoplan du ska använda här rekommenderar vi att du rådgör med din revisor.

I fältet "Motkonto" väljer du det e-conomic-motpartskonto som ska användas vid överföring av artikelförbrukning från Rackbeat till e-conomic. Om du är osäker på vilket konto i din kontoplan du ska använda här rekommenderar vi att du rådgör med din revisor.

Det var inställningarna!
Klicka på "Aktivera integration" för att avsluta.

Du kan alltid återgå till inställningarna och anpassa om du behöver.