Inställning av Visma eEkonomi-integration

Integrationen till Visma eEkonomi kan ställas in så att den passar just ditt arbetsflöde. Nedan granskar vi alternativen som finns och vad du behöver bestämma dig för.

Gå till integrationsinställningarna

  1. Håll datamusen över ditt namn längst upp till höger och välj "Användarinställningar"
  2. Klicka på "Appar" i menyn till vänster
  3. Klicka på "Inställningar" bredvid Visma e-conomic-integrationen

Kontrollera din inställningar

Högst upp i dina inställningar finns det fyra flikar. Vi går igenom flikarna en efter en kronologiskt nedan.


Allmänna inställningar

Leverantörsfakturor

Du kan välja om du vill aktivera leverantörsintegreringen.

Om du säger "ja" till detta kommer leverantörer, leverantörsfakturor, beställningar etc. att synkroniseras.

Därefter måste du bestämma följande:

I fältet under "Leverantörsgruppskonto" väljer du vilket leverantörskonsolideringskonto i e-conomic du vill använda för dina leverantörer.

I fältet under "Journal" måste du välja vilken journal i ditt e-conomic-avtal du vill ha leverantörsfakturor överförda till.

Vi rekommenderar att du skapar en separat utkastruta för leverantörsfakturor från Rackbeat.

Redovisning

I fältet under "Standardkonto" väljer du ett standardkonto för dina köp av artiklar och produkter.

I matrisen bredvid varugrupperna och under momzonerna väljer du de specifika kontorna för köp av artiklar och prudukter.  Här bör du vara medveten om att välja rätt konton i förhållande till att få rätt moms för respektive momszon. Du måsta välja konton som finns i din kontoplan i e-conomic.

Kundfakturor

Här kan du välja om du vill aktivera kundintegrationen.

Om du säger "ja" till detta kommer kunder, kundfakturor, kvitton etc. att synkroniseras - dvs. överföras från Rackbeat till eEkonomi.

Därefter måste du bestämma följande:

I rutan "Använd det faktiska antalet" så väljer du om du vill att det faktiska antalet (pris/antal artiklar) ska överföras till eEkonomi.

Om du säger "ja" till detta kommer kundfakturor att tillämpa det faktiska antalet 

OBS! Om du använder mer än 2 decimaler i Rackbeat bör du vara medveten om att det kan uppkomma problem med värdet vid användning av  "Använd det faktiska antalet".

I rutan "Bokför fakturor i eEkonomi vid bokföring i Rackbeat" så väljer du om du vill att fakturor bokförda i Rackbeat ska överföras till eEkonomi som redan bokförda fakturor och därmed läggas i "arkiv" i eEkonomi eller om de ska överföras som utkast i eEkonomi.

Om du säger "ja" till detta så kommer inte kundfakturor skaps som utkast i eEkonomi.
Däremot, om du lämnar rutan tom, kommer kundfakturor som bokförts i Rackbeat att överföras som utkast i eEkonomi.

Rubriken "Bokför aldrig EAN-fakturor" väljer om du behöver skicka EAN-fakturor till dina kunder.

Om du säger "ja" till detta bokför vi aldrig EAN-fakturor. De kommer att hamna i eEkonomi som utkast och du kommer att kunna skicka dem från eEkonomi därefter (detta är inte möjligt att göra via Rackbeat). 

OBS! Om du väljer "Bokför aldrig EAN-fakturor" är det viktigt att du även har kryssat i "Bokför fakturor i eEkonomi vid bokföring i Rackbeat" - annars så fungerar inte inställningen.

I rutan "Markera fakturor som skickade vid bokföring i eEkonomi" väljer du om fakturor ska markeras som "levererade" i Rackbeat när du har bokfört dem i eEkonomi.

Om du säger "ja" till detta kommer kundfakturor att markeras som fullständiga när de bokförs utan motsvarande order.

Fältet "Varunr. att tömma eEkonomi varurader" används om du har en varurad i eEkonomi utan att en vara är associerad med den. I Rackbeat måste det alltid finnas varor som är förknippade med en varulinjer.

Vi rekommenderar att du skapar en vara i Rackbeat som inte finns på lager (t.ex en tjänst)  som kan associeras med varuraderna i eEkonomi utan tillhörande varor.

I fältet anger du det varunummer som varuraderna utan tillhörande varor i eEkonomi ska associeras med.

På "Aktivera One Stop moms" har du möjlighet att välja om One Stop moms-reglerna ska tillämpas vid överföring av kunder från Rackbeat till eEkonomi.

Varor & Grupper

Under rubriken "Använd faktiskt självkostnadspris" väljer du om vi ska använda varans "självkostnadspris" från Rackbeat istället för det "rekommenderade inköpspriset".

Om du är osäker på skillnaden mellan självkostnadspris och rekommenderat inköpspris kan du läsa mer om det här.

Layouter

Här kan du välja vilka layouter i eEkonomi som ska matchas med layouterna i Rackbeat.
Layouterna syns på kundernas huvudinformation och du väljer vilken layout som ska visas för vilken kund. 

Daglig uppdatering av lagervärdet

I rutan "Aktivera synkronisering av lagervärdet" kan du välja du om du vill att lagervärdet ska överföras från Rackbeat till eEkonomi till konton du kan välja själv (du väljer kontona längre ner).

Om du säger "ja" för att aktivera synkronisering av lagervärdet bör du tänka på följande:

I fältet "Frekvens" väljer du hur ofta du vill att lagervärdet ska överföras till eEkonomi. Du kan välja mellan följande: 

  • En gång om dagen 
  • En gång i veckan 
  • En gång i månaden

I fältet "Journal" väljer du den journal som lagervärdet ska överföras till. Du kan välja mellan olika utkast i ditt eEkonomi-avtal.

Det är viktigt att du ser till att det är en kassajournal som kan hantera "finansiella dokument".

I fältet "Lagerkonto" väljer du det eEkonomiska lagerkonto som ska användas vid överföring av lagervärdet från Rackbeat till eEkonomi. Om du är osäker på vilket konto du ska använda här rekommenderar vi att du rådgör med din revisor.

I fältet "Motkonto" väljer du det eEkonomi-motpartskonto som ska användas vid överföring av artikelförbrukning från Rackbeat till eEkonomi. Om du är osäker på vilket konto du ska använda här rekommenderar vi att du rådgör med din revisor. 


 Avancerade inställningar

På den andra fliken ovan hittar du de avancerade inställningarna. Vi går igenom dessa en efter en i kronologisk ordning nedan.

Tillåtna valutor

Om du arbetar med flera valutor men bara vill att kundfakturor med specifika valutor ska överföras från Rackbeat till eEkonomi kan du använda det här alternativet.

Om du till exempel markerar "SEK" överför vi endast kundfakturor med valutan "SEK" till eEkonomi.

eEkonomi till Rackbeat-synkronisering

Om du vill att försäljningsordrer, kunder- och/eller varudata ska överföras från eEkonomi till Rackbeat kan du välja mellan följande:

  • Beställningar kan överföras var 5: e minut
  • Kunder kan överföras/uppdateras varje timme
  • Varor kan överföras/uppdateras varje timme

Projektledning

Om du använder projektledning i eEkonomi har du möjlighet att aktivera projektledning på fakturor.

Projektnummer måste anges på Rackbeat-fakturan under "Rubrik" som siffror (inga bokstäver, mellanslag eller specialtecken).

Skærmbillede 2022-07-07 122954

Blockera anpassade fält på en beställning

Om du har kundfakturor som du inte vill överföra till eEkonomi från Rackbeat kan du aktivera den här funktionen och skriva in ett specifikt "värde" i ett anpassat fält på fakturaordern.

1. Välj vilket fält i den ordning som värdet ska anges i 

2. Ange värdet (t.ex. "eEkonomi 1")

Blockera fakturor från kunder i specifika kundgrupper

Denna och den efterföljande inställningen är ganska lika varandra. Båda är relevanta om du har kundgrupper där du aldrig vill att kundfakturor ska överföras från Rackbeat till eEkonomi. Skillnaden mellan dem är om du har få eller många sådana kundgrupper.

Om du har en/ett fåtal kundgrupper där du inte vill att fakturor ska överföras från Rackbeat till eEkonomi kan du använda det här alternativet.

Markera rutan som "Blockerad" till höger om den eller de kundgrupper där fakturor ska blockeras.

Nu kommer kundfakturor som är kopplade till just denna kundgrupp alltid att blockeras så att de aldrig överförs till eEkonomi, utan helt enkelt förblir i Rackbeat.

OBS! Vi rekommenderar att du inte kombinerar användningen av den här funktionen med funktionen "Tillåt endast fakturor från kunder i specifika kundgrupper" nedan.

Tillåt endast fakturor från kunder i specifika kundgrupper

Om du har många kundgrupper där du vill att fakturor inte ska överföras från Rackbeat till eEkonomi kan du använda det här alternativet.

Markera rutan "Tillåtet" till höger om den eller de kundgrupper där fakturor ska överföras till eEkonomi.

Nu kommer kundfakturor som är associerade med den här kundgruppen alltid att överföras från Rackbeat till eEkonomi, medan de återstående (utan bockar) inte kommer att överföras - de förblir helt enkelt i Rackbeat.

OBS! Vi rekommenderar att du inte kombinerar med den här funktionen med ovanstående funktion "Blockera fakturor från kunder i specifika kundgrupper".


Åtgärder

På den tredje fliken högst upp hittar du "Åtgärder". Den här fliken ger dig möjligheten att manuellt överföra fakturor till eEkonomi från Rackbeat - till exempel om en bokförd kundfaktura i Rackbeat inte har överförts till eEkonomi. 

Ange fakturanumret på fakturan du vill överföra och klicka på "skicka"

OBS! Du bör vara medveten om att den här funktionen kan orsaka problem med fakturor som överförs flera gånger och därför rekommenderar vi att du kontaktar vårt supportteam innan du använder det här alternativet. 


Fakturafel

På den fjärde och sista fliken kan du se om något har misslyckats med överföringen av fakturor från Rackbeat till eEkonomi. Du kommer att kunna se fakturanumret och tidpunkten för den misslyckade överföringen och orsaken till att misslyckandet. 

Om du är osäker på vad orsaken är kan du alltid kontakta vårt supportteam.