Indkøbsmodulet: Fra Bestilling til Faktura - vi gennemgår hele flowet i denne artikel

Rackbeat har et indkøbsmodul ’indbygget’ og klar til brug. Det er en enkel og effektiv måde at holde styr på dit indgående lager og sikre korrekte kostpriser på dine produkter.

Vi har lavet en video, der gennemgår indkøbsflowet i Rackbeat - så du nemt og hurtigt kan få et indblik i, hvordan du kan håndtere indkøb i Rackbeat.

Hvis du foretrækker en skriftlig gennemgang, har vi også inkluderet det her i artiklen. Den finder du under videoen.

I denne artikel gennemgår vi arbejdsgangen i indkøbsfanen i Rackbeat. Indkøbsfanen indeholder:

• Bestilling
• Modtagelser
• Faktura

Det er ikke et krav, at du skal alle trinnene igennem hver gang (Bestilling → Modtagelse →  Faktura). Du kan sagtens oprette en direkte faktura, men i denne artikel gennemgår vi arbejdsgangen hele vejen fra Bestilling til Faktura. 

Trin 1 | Opret en Bestilling

Der er flere måder at oprette bestillinger (indkøbsordrer) på i Rackbeat - i denne artikel bruger vi den manuelle bestilling.

1. I fanebladet Indkøb under Bestilling skal klikke '+ Opret ny' og vælge en leverandør.
2. Udfyld de nødvendige og relevante oplysninger. Vælg '+ Opret ny' i indkøbsordren for at tilføje de produkter, du vil bestille.
3. Når alle produkter er tilføjet, klik på 'Send til leverandør'.
   Du vil få muligheden for at sende bestillingen til leverandøren via en e-mail, eller for at bogføre bestillingen uden egentlig at sende den - måske bestiller du over telefonen eller via en indkøbsportal, men du har stadig brug for at registrere indkøbsordren i Rackbeat for at sikre den korrekte varebeholdning og kostpriser - i så fald kan muligheden for at fravælge at sende en mail til din leverandør give mening.
4. Bestillingen er nu oprettet!

De næste trin er at modtage varerne og at registrere leverandørfakturaen i Rackbeat. Dette kan gøres i den rækkefølge, der giver mening i din arbejdsgang – der er ingen fast måde eller rækkefølge at gøre det på. I denne guide vil vi først modtage bestillingen og derefter registrere leverandørfakturaen, men det kan også gøres omvendt.

Trin 2 | Opret en Modtagelse

Modtagelser er trinnet, hvor du registrerer, hvad du modtager på dit lager.

1. Der er to måder at oprette en Modtagelseskladde på.
   1. I Indkøbsfanen, under Bestillinger, skal du holde markøren over de tre prikker ud for ordren og klikke på 'Klar til at modtage'.
   2. Åbn Bestillingen (ved at klikke på Bestillingsnummeret i oversigten) og klik på 'Opret ny Modtagelse'
2. Når du har oprettet en modtagelseskladde, vil den blive oprettet i fanen 'Modtagelser' (hvis du har en lagerbruger vil den nu også være tilgængelig her).
3. For at registrere modtagelsen skal du åbne kladden og indtaste, hvor mange varer du har modtaget. Standard vil altid være det fulde antal, der er bestilt, men du har mulighed for at ændre dette antal, hvis du kun har modtaget noget af bestillingen. Du kan ændre mængderne på de enkelte produktlinjer.
4. Klik på 'Modtag' for at registrere, at du har modtaget varerne fra din leverandør.
5. Hvis du modtager mindre end det fulde antal, vil status for bestillingen, som er synlig i bestillingsoversigten, være 'Delvist modtaget'. For at modtage de resterende varer, skal du oprette en ny modtagelse. Dette kan gøres så mange gange som nødvendigt, indtil bestillingen er fuldt leveret.

Trin 3 | Registrering af Faktura

Faktura er trinnet, hvor du registrerer leverandørfakturaen i Rackbeat.

Den faktura du registrerer i Rackbeat skal altid matche den, du har modtaget fra din leverandør. Derfor har du også mulighed for at rette i den fakturakladde, der oprettes ud fra din bestilling i tilfælde af, at priserne har ændret sig, eller der er blevet tilføjet/fjernet linjer. 

1. Du kan oprette din fakturakladde ud fra en eksisterende indkøbsordre på to måder:
   1. Gå til fanen Indkøb, under Bestillinger, hold markøren over de tre prikker ud for bestillingen og klik på 'Opret faktura'.
   2. Åbn Bestillingen (ved at klikke på bestillingsnummeret i oversigten) og klik på 'Opret faktura'
2. Når du har oprettet en fakturakladde, placeres den i fanen 'Fakturaer'.
3. Du har mulighed for at redigere fakturakladden:
   1. Mængder: Hvis du kun har modtaget en del af bestillingen, kan du redigere mængderne på fakturaen. Indkøbsordren får status 'Delvis faktureret'. Når du modtager fakturaen for den resterende, skal du oprette en ny fakturakladde. Det nye udkast vil kun indeholde de varer, der endnu ikke registreret som faktureret. Dette kan gøres så mange gange som nødvendigt, indtil bestillingen er registreret som fuldt faktureret.
   2. Priser: Hvis der er sket ændringer i priser. Det er vigtigt at opdatere fakturaen med de korrekte priser for at sikre en korrekt beregning af kostpris.
4. Når du er klar til at registrere fakturaen, klik på 'Bogfør'.

Rackbeat har en masse funktionalitet i indkøbsmodulet - denne artikel kommer ikke omkring det hele. Vi opfordrer dig til selv at eksperimentere med disse funktioner, så du kan finde den arbejdsgang, der passer dig og din virksomhed bedst. Du kan altid kontakte os i supporten, hvis du er interesseret i sparring omkring dine arbejdsgange.