Rackbeat har et indkøbsmodul ’indbygget’ og klar til brug. Det er en enkel og effektiv måde at holde styr på dit indgående lager og sikre korrekte kostpriser på dine produkter.
Indkøbsmodulet i Rackbeat: En Komplet Guide
Indkøbsfanen i Rackbeat indeholder en komplet oversigt over dine indkøb og leverandører, her får du mulighed for at arbejde med:
TIP! Du behøver ikke følge alle trin hver gang - du kan springe direkte til at oprette en faktura, hvis det er nødvendigt. Men for en komplet forståelse vil vi gennemgå hele processen fra bestilling til faktura.
Trin 1: Oprettelse af Bestilling
I Rackbeat kan du oprette bestillinger på flere måder - i denne artikel, der bruger vi den manuelle bestilling.
Du kan se her hvordan du opretter en bestilling:
- Klik på fanebladet "Indkøb" og vælg "Bestilling".
- Klik på "Opret ny" for at oprette din bestilling - her skal du vælge hvilken leverandør du ønsker at oprette en bestilling hos.
- Nu har du oprettet en bestilling - så skal du fokusere på at udfylde de nødvendige informationer til bestillingen og tilføje de varer du ønsker at bestille fra din leverandør.
- Når du er klar til at sende din bestilling afsted, så kan du klikke på "Send til Leverandør". Så vil du blive mødt af et pop-up vindue, her kan du vælge om der skal sendes en mail afsted til leverandøren eller ej.
- Man vil normalt undlade at sende bestillingen fra Rackbeat til leverandøren hvis man allerede har sendt den af andre veje.
- Bestillingen er nu oprettet!
TIP! Rackbeat opretter unikke numre for alle bestillinger. Den starter automatisk med nummer 1001.
Hvis du ønsker at fortsætte en anden nummerserie, har du mulighed for at definere, hvad det næste bestillingsnummer skal være.
Gå til Virksomhedsindstillinger > Generelt > Numre
Du kan læse mere om de generelle indstillinger for numrene her: Virksomhedsindstillinger
De næste trin er at modtage varerne og at registrere leverandørfakturaen i Rackbeat. Dette kan gøres i den rækkefølge, der giver mening i din arbejdsgang – der er ingen fast måde eller rækkefølge at gøre det på.
I denne guide vil vi først modtage bestillingen og derefter registrere leverandørfakturaen, men det kan også gøres omvendt.
Trin 2: Modtagelse af varer
Nu skal vi til at modtage de varer som vi har bestilt fra vores leverandør.
I Rackbeat er der 2 måder at oprette en modtagelseskladde på:
- Gå til bestillingsoversigten og hold musen over de 3 prikker på bestillingen. Her kan du klikke på "Opret modtagelse".
- Åben bestillingen (Ved at klikke på bestillingsnummeret i oversigten) og klik på "Opret ny modtagelse".
Når du så har oprettet din modtagelseskladde, så vil den være til at finde inde under fanen "modtagelser" (Benytter I jer af en lager/mobilbruger, så vil den også være til at finde herinde)
For at registrere modtagelsen, så skal du åbne kladden og indtaste hvor mange varer du har modtaget. (Som udgangspunkt vil den automatisk vælge det fulde antal der er bestilt, men du har mulighed for at ændre antallet, hvis du f.eks: kun har modtaget noget af bestillingen.)
Når du er klar til at registrere din modtagelse, så skal du blot klikke på "modtag" og så vil varernes lagerbeholdning blive justeret.
Hvis du modtager mindre end det fulde antal, vil status for bestillingen, som er synlig i bestillingsoversigten, være 'Delvist modtaget'.
For at modtage de resterende varer, skal du oprette en ny modtagelse. Dette kan gøres så mange gange som nødvendigt, indtil bestillingen er fuldt leveret.
Trin 3: Registrering af leverandørfaktura
Nu er det på tide at oprette leverandørfakturaen i Rackbeat.
Den faktura som du bogfører, den skal altid matche den som du har modtaget fra din leverandør.
Derfor har du også mulighed for at rette i den fakturakladde som der oprettes ud fra din bestilling.
Grunden til det kan f.eks: være at priserne har ændret sig, eller der har været en ændring i hvilke varer/linjer der er blevet sendt.
Du kan oprette din fakturakladde ud fra din bestilling på to måder:- Gå til bestillingsoversigten og hold musen over de 3 prikker på bestillingen. Her kan du klikke på "Opret faktura".
- Åben bestillingen (Ved at klikke på bestillingsnummeret i oversigten) og klik på "Opret faktura".
Når du har oprettet en fakturakladde, placeres den i fanen "Fakturaer".
Du har mulighed for at redigere fakturakladden, så den passer til den faktura du har modtaget fra din leverandør.
Du kan redigere i:
- Mængder
- Hvis du kun har modtaget en del af bestillingen, kan du redigere mængderne på fakturaen. Indkøbsordren får status 'Delvis faktureret'. Når du modtager fakturaen for den resterende, skal du oprette en ny fakturakladde. Det nye udkast vil kun indeholde de varer, der endnu ikke registreret som faktureret. Dette kan gøres så mange gange som nødvendigt, indtil bestillingen er registreret som fuldt faktureret.
- Priser
- Hvis der er sket ændringer i priser. Det er vigtigt at opdatere fakturaen med de korrekte priser for at sikre en korrekt beregning af kostpris.
Kontakt support
Rackbeat har en masse funktionalitet i indkøbsmodulet - denne artikel kommer ikke omkring det hele. Vi opfordrer dig til selv at eksperimentere med disse funktioner, så du kan finde den arbejdsgang, der passer dig og din virksomhed bedst.
Du kan altid kontakte os i supporten, hvis du er interesseret i sparring omkring dine arbejdsgange.