Indkøbsmodulet i Rackbeat

Med indkøbsmodul kan du let og enkelt holde styr på det indgående lager samt, sikre korrekte kostpriser på produkter.

I denne artikel kommer vi til at gennemgå et fuldt indkøbsflow i Rackbeat, samt hvordan vores indkøbsmodul ser ud og hvad man kan gøre i dette modul. 

Indkøbsmodulet i Rackbeat giver dig mulighed for at kunne håndtere dine indkøbsordrer som vi i Rackbeat kalder bestillinger, modtagelse af dine bestilte varer samt leverandører og dertilhørende leverandørfaktura. 

Hvis du klikker på fanen "Indkøb" så vil du blive ført direkte til din bestillingsoversigt.

Indkøbsmodulet i Rackbeat: En Komplet Guide

I indkøbsfanen, får du en komplet oversigt over indkøb og leverandører. Fanen tillader sig, at arbejde med: 

• Bestillingsoversigten
• Modtagelse af varer
• Leverandørfaktura
• Leverandører og leverandørgrupper

Bestillingsoversigten

På bestillingsoversigten vil du have mulighed for at kunne tilgå dine eksisterende bestillinger, oprette nye, lave massehandlinger, importere og eksportere dine bestillinger. Lad os gennemgå disse handlinger sammen: 

Opret en bestilling:

1. Du kan oprette en bestilling ved at klikke på "Opret ny", herefter skal du vælge din leverandør og klikke på "Opret og rediger" for at gå videre. Har du ikke oprettet din leverandør endnu, så anbefaler vi at du opretter leverandørgrupper og leverandører før du opretter din første bestilling. Når du har oprettet din bestilling, så er der en del forskellige kasser som du skal tage stilling til, dem gennemgår vi nedenfor: 
   1. Leverandør
      1. Faktura og leveringsadresse: Her kan du vælge om du vil redigere fakturerings- og/eller leveringsadressen for din bestilling. Ændrer du det her, så vil du ikke ændre noget på selve leverandøren, blot informationerne for denne specifikke bestilling.
      2. Leverandør note: Hvis leverandøren har en note på sig, så vil du kunne se det her. Har leverandøren ikke en note på sig, så vil den knap ikke være synlig.
   2. Referencer (Klik på de 2 pile for at udvide sektionen og se de resterende felter)
      1. Vores reference: Her har du mulighed for at angive en reference fra din egen virksomhed på denne bestilling. Før du kan tilføje dem som referencer, så skal de være oprettet som medarbejdere inde i dine virksomhedsindstillinger. 
      2. Deres reference: Her har du mulighed for at angive en reference fra din leverandør på denne bestilling. Du kan oprette dem herfra eller oprette dem inde fra din leverandør under kontaktpersoner. 
      3. Anden reference: Dette felt er et fritekstfelt og giver dig mulighed for at angive en ekstra reference på bestillingen.
      4. Valuta + Kurs = Her kan du angive hvilken valuta din bestilling skal være i. Det er vigtigt at du vælger din valuta før du tilføjer dine varer til bestillingen, da du kan risikere at have forkerte priser hvis det gøres omvendt. 
      5. Betalingsbetingelser:  Her kan du angive hvilke betalingsbetingelser der er gældende for denne bestilling og dertilhørende faktura. Dette kommer ikke frem på PDF'en medmindre du i bunden af sektionen har sat flueben i feltet "Vis betalingsbetingelser" 
      6. Leveringsbetingelser: Her kan du angive betingelserne for levering af de bestilte varer, dette felt bruges ofte hvis man har specielle betingelser der omhandler levering af varene.
      7. Momszone: Her kan du angive momszonen for denne bestilling, angives der ikke en momszone i selve bestillingen, så vil den bruge leverandørens momszone.
      8. Layout: Her kan du angive hvilket layout der bruges på bestillingen. Det har en betydning for den PDF og e-mail skabelon der benyttes.  
      9. Projekt: Arbejder du med projekter og projektstyring i Rackbeat og e-conomic, så kan du bruge dette felt til at vælge hvilket projekt denne bestilling skal forbindes til.
      10. Omkostningstype: Arbejder du med projektstyring i e-conomic, så kan du vælge de omkostningstyper som du har oprettet ovre i e-conomic. Arbejder du ikke med projektstyring, så vil dette felt ikke komme frem.
      11. Vedhæft PDF: Her kan du vedhæfte et PDF dokument som bliver tilføjet til bestillings pdf'en der oprettes igennem Rackbeat.
      12. Vis betalingsbetingelser: Her kan du vælge om du ønsker at vise betalingsbetingelserne på den PDF fil som oprettes af Rackbeat. Dette vises som standard ikke på selve bestillingen, derfor skal man aktivt vælge at få den på. Det vises automatisk på fakturaen.
   3. Noter
      1. Overskrift: Her kan du angive en overskrift som er synlig på din PDF og i din bestillingsoversigt.
      2. Ønsket leveringsdato: Her kan du angive en dato hvor du ønsker dine varer leveret.
      3. Bestillingsdato: Her kan du angive datoen for bestillingen, som standard sættes den til den dag som bestillingen oprettes på. 
      4. Note: Her kan du angive en note som er synlig på din PDF under din overskrift.
2. Det næste trin er at få tilføjet dine produkter og/eller tekstlinjer til din ordre, for at gøre det, så skal du klikke på "Produktlinje" eller "Tekstlinje" knappen. 
3. Her vil der komme et pop-up vindue op hvor du skal vælge dit produkt, samtidigt får du mulighed for at justere i nogle informationer omkring produktet. Start med at vælge dit produkt.
   
   1. Produkt: I dette felt vælger du dit produkt ud fra dit varekartotek. 
   2. Leverandørens varenummer: Har produktet et unikt varenummer hos denne specifikke leverandør, så vil det vises her. Her vil du også kunne vælge eller søge efter varen hvis du ønsker at søge på leverandørens varenummer.
   3. Lokation: Her kan du vælge hvilken lokation produktet skal leveres til. åbnes denne dropdown menu, så vil du kunne se et overblik over dine lokationer og hvor mange af dine lokationer der har denne vare på lager. 
   4. Tekst: Her kan du se varens navn, det er det navn som vil fremgå af varelinjen. Du har mulighed for at justere i dette felt såfremt du ønsker at ændre i navnet.
   5. Antal: Her kan du angive hvor mange antal denne varelinje skal indeholde.
   6. Enhed: Her kan du angive enheden for varelinjen.
   7. Pris pr. enhed: Her kan du angive hvor meget varelinjens salgspris pr. enhed. 
   8. Rabat: Her kan du angive varelinjens rabatsats, såfremt du ønsker en specifik rabatsats for varene på denne linje. Holder du musen over spørgsmålstegn ikonet ovenover, så vil du kunne se hvor meget du sparer. 
   9. Leveringsdato: Her kan du angive en ønsket modtagelsesdato for denne specifikke varelinje. 
4. Når du er færdig med at tilføje dine varelinjer og tekstlinjer til din bestilling og ønsker at oprette den eller oprette og sende den, så kan du klikke på "Bekræft bestilling". 
5. her vil du have 2 muligheder, henholdsvis at vælge om du vil sende bestillingen til din leverandør på mail og om du vil oprette en modtagelses kladde af de varer du har bestilt. 
   1. Vælger du at du gerne vil sende bestillingen til din leverandør, så skal du blot sætte flueben og udfylde felterne som er relevante ift. modtagelse af mailen og den pdf der sendes med. 
6. Når du er klar til at færdiggøre din bestilling, så kan du klikke på "Send".
7. Det næste trin vil være at håndtere din leverandørfaktura og modtagelse af dine varer til dit lager. 

De næste trin omhandle: Modtagelse af varer og at oprette leverandørfakturaer. 

Modtagelsen og oprettelsen af leverandørfakturaer, kan gøres i den rækkefølge, der giver bedst mening for jeres arbejdsgang.

I denne guide gennemgåes modtagelsen på en bestilling, og herefter oprettelsen af leverandørfakturaen ud fra bestillingen- dette kan også gøres omvendt.

Opret modtagelse af varer

Når du skal modtage varerne fra bestillingen: 

I Rackbeat er der to måder, at oprette en modtagelseskladde på:

1. Gå til bestillingsoversigten, og hold musen over de 3 prikker på bestillingen. Her kan du klikke på "Opret modtagelse".
2. Åben bestillingen (klik bestillingsnummeret i oversigten) og klik på "Handlinger" herefter på "Opret modtagelse".

Når modtagelseskladden er oprettet,  vil modtagelsen være til at finde inde under fanen "modtagelser" hvis du ikke automatisk er blevet ført til den. Benytter I jer af en lager/mobilbruger, så vil den også være til at finde i mobilappen.

For at modtage dine vare, skal du åbne kladden og indtaste hvor mange varer du har modtaget. Som udgangspunkt vil den automatisk vælge det fulde antal der er bestilt. Du har mulighed for at ændre antallet, hvis du fx kun har modtaget noget af bestillingen.

Når du er klar til at modtage dine vare, skal du klikke på "modtag" og så vil varernes lagerbeholdning blive justeret. 

Bogfør din leverandørfaktura

Fakturaen som du bogfører, skal altid matche det der er modtaget fra fra din leverandør.

Dette er årsagen til, at du også mulighed for at rette i den fakturakladde som oprettes ud fra din bestilling - herved har du mulighed for at ændre i fakturaen, hvis der har været prisændringer, eller ændringer til vare/linjer. 

Du kan oprette din fakturakladde ud fra bestillingen på to måder:

1. Gå til bestillingsoversigten og hold musen over de 3 prikker på bestillingen. Klik herefter på "Opret faktura".
2. Åben bestillingen ved at klikke på bestillingsnummeret i oversigten. Herefter klikkes der på "Handlinger" og "Opret faktura".

Når du har oprettet en fakturakladde, kan du se den i fanen "Fakturaer".

Så længe at fakturaen ligger som en kladde, har du har mulighed for, at redigere fakturakladden, således at den passer fakturaen du har modtaget fra din leverandør.

Du kan redigere i:

• Mængder
  • Hvis du kun har modtaget en del af bestillingen, kan du redigere mængderne på fakturaen. Indkøbsordren får herefter statussen 'Delvis faktureret'.
    Når du gerne vil modtage det resterende, skal du oprette en ny fakturakladde fra din bestilling. Det nye udkast vil kun indeholde de varer, der endnu ikke registreret som faktureret. Dette kan gøres så mange gange som nødvendigt, indtil bestillingen er registreret som fuldt faktureret.
• Priser
  • Hvis der er sket ændringer i priser, er det vigtigt at opdatere fakturaen med de korrekte priser således, at der sikres en korrekt beregning af kostpris.

Når fakturaen klar til at bogføring, klikkes der "Bogfør".

Kontakt support

Rackbeat har en masse funktionalitet i indkøbsmodulet . Vi opfordrer jer derfor til selv at eksperimentere Rackbeats funktioner, opsætninger og flows, således at I kan finde den arbejdsgang, der passer  Jeres virksomhed bedst.

Du kan altid kontakte os i supporten, hvis du er interesseret i sparring omkring dine arbejdsgange.