Denne guide beskriver, hvordan du selv kan foretage overflytningen fra Lager (i e-conomic) til det nye Lager af Rackbeat.
Vi har i guiden defineret en ‘standard opsætning’ af Rackbeat, hvor indkøb og salg foretages fra Rackbeat og overføres til e-conomic som bogførte poster , der tages også udgangspunkt i e-conomics standard kontoplan.
Del 1: Installation fra e-conomic Market
- Installér Lager af Rackbeat fra e-conomic Market.
- Udfyld dine virksomhedsoplysninger, acceptér betingelser og klik “Næste”
- Vælg hvilken pakke du ønsker og klik “Næste”
- Vi anbefaler disse valg i overførsel af data:
- Når indstillinger er valgt, klik “Sammenlign sprog”
- Hvis i bruger “Sproglag” i e-conomic, vælg de korrekt sprog i menuen her, ellers klik på “Færdiggør opsætning”:
- Data bliver nu flyttet fra e-conomic til Rackbeat, det kan godt tage lang tid, hvis I har mange varer/kunder/leverandører.
(En overførsel af 1000 kunder, 1800 produkter og 20 leverandører tager ca. 15 minutter)
Del 2: Opsætning af Rackbeat konto
- Fjern “Har lager?” på de varegrupper, som ikke skal repræsentere en værdi på jeres lager (kan ses her i e-conomic):
- Opsæt jeres nummerserier i Rackbeat. Hvis I ønsker at fortsætte med numrene fra e-conomic, kan I se her, hvad i er nået til.
- Opsæt jeres bankkonti i Rackbeat (Der overføres automatisk én bankkonto fra e-conomic)
- Vælg lagerprincip og tilføj logo til Rackbeat under Virksomhedsindstillinger → Avanceret
- Gå til Layout og tilvælg sprog, bankkonto og logo på jeres Rackbeat layouts. Gentag dette for alle jeres layouts.
Del 3: Opsætning af indstillinger for integration
Gå til Indstillinger → Apps → e-conomic → Indstillinger og konfigurer integrationen mellem e-conomic og Rackbeat. Bemærk at her bliver opsat vores standard, sådan at alle ordrer og fakturaer fremadrettet skal laves i Rackbeat (der tages udgangspunkt i en e-conomic standard kontoplan).
- Fanen “Kundefaktura”, opsættes således:
- Fanen “Leverandørfaktura”, opsættes således:
Klik på “Aktiver integration”-knappen i bunden. - Gå tilbage under Apps → Indstillinger → Fanen “Generelle Indstillinger”:
Klik på “Gem indstillinger”
Del 4: Indlæsning af lagerbeholdninger
- Gå til e-conomic → Rapporter → Finanslagerværdi → Start med at klikke på knappen “Ryd”, udfyld derefter den ønskede skæringsdato og klik “OK”
- Download filen til Excel og foretage de fornødne tilpasninger, så den kan matche Rackbeat import formatet, gem filen i formatet CSV UTF-8.
NB! Der skal laves to filer, én til import af lagerantal og én til import af kostpriser.
Se video her (13 min.) - Importer først filen med “Antal” til Rackbeat.
- Importer herefter filen med “Kostpris” til Rackbeat.
- Når alle poster er importeret og bogført, gå til Rapporter i Rackbeat → Finanslagerværdi → Udfyld samme dato som blev brugt til Finanslagerværdi i e-conomic, klik “Søg” → Kontrollér at det totale Antal og Værdi stemmer overens med rapporten fra e-conomic.
Vigtig info vedr. lagerbeholdninger og åbne ordrer: Lagerbeholdningerne i rapporten Finanslagerværdi i e-conomic er ekskl. alle salgs- og indkøbsordrer i e-conomic som ikke er faktureret, dvs. har du en salgsordre i e-conomic som er fuldt leveret, men ikke faktureret, så vil varerne på denne ordre ikke være trukket ud af lageret på jeres Finanslagerværdi rapport. Det vil derfor være nødvendigt, at I også foretager en afsendelse af disse varer i Rackbeat, når ordren skal faktureres.
Del 5: Fjern Lager-modulet fra e-conomic
- Dette er meget vigtigt, at gøre inden i tager Rackbeat i brug, da Rackbeat nu er opsat til at bogføre vareforbrug/reguleringer af lageret automatisk i e-conomic. Hvis Lager ikke fjernes i e-conomic, vil vareforbrug blive bogført dobbelt.
- Det er måske nødvendigt, at i sletter eller afslutter åbne salgsordrer i e-conomic før Lager kan fjernes.
I dette tilfælde skal i sikre, at disse 4 ordrer er overført til Rackbeat og så skal de både afsendes/faktureres i begge systemer.
Se video her (6 min.) - Slet modulet ved at følge linket her, klik “Fjern”
Del 6: Data som ikke overføres automatisk
- Salg → Kunder, her overflyttes ikke automatisk de valgte “Deres reference”, “Vores reference” og “Attention” på kunden i e-conomic til kunden i Rackbeat. Der kan foretages en eksport fra e-conomic, som kan importeres direkte til Rackbeat.
- Hvis ‘standard layout’ for kunder i e-conomic følger kundegruppens layout, skal dette manuelt importeres til Rackbeat.
- Leverandør kontaktpersoner importeres ikke automatisk til Rackbeat. De skal eksporteres fra e-conomic og importeres til Rackbeat.
- Faste valutakurser i e-conomic flyttes ikke automatisk til Rackbeat. Kan opdateres her.
- Åbne indkøbsordrer overflyttes ikke automatisk, kan eksporteres fra e-conomic og importeres til Rackbeat.
- Hvis man arbejder med flere lokationer i e-conomic, bliver beholdningerne ikke automatisk tildelt til hver lokation i Rackbeat. Derfor skal man i Del 4 tage tallene fra rapporten Lageroptælling i e-conomic med flueben i feltet “Fordel pr. lokation”.
- Hvis man ikke anvender “Varerabatgrupper”, men har registreret linje rabatter direkte under “Rabatgrupper” i e-conomic, så skal disse rabatter tilknyttes til kunderne i Rackbeat via en import.
- Varesamlinger flyttes ikke automatisk fra e-conomic til Rackbeat. De skal eksporteres fra e-conomic og importeres til Rackbeat.
- Kategorier (variationer) flyttes ikke automatisk fra e-conomic til Rackbeat. De skal tastes manuelt i Rackbeat og tilknyttes til produkter via import.
- Leverandør varenumre flyttes ikke automatisk fra e-conomic til Rackbeat, de skal eksporteres fra e-conomic og importeres til Rackbeat. Kan findes i e-conomic under Lager → Leverandører → Klik flere ud for en leverandør → Varenumre.
- Prisgrupper (særpriser) overflyttes ikke automatisk fra e-conomic til Rackbeat, de skal eksporteres fra e-conomic og importeres til Rackbeat.