Denne guide beskriver, hvordan du selv kan foretage overflytningen fra e-conomics lager til Rackbeat
Herunder gennemgås en ‘standard opsætning’ af Rackbeat, hvor indkøb og salg foretages fra Rackbeat og overføres til e-conomic som bogførte poster , der tages også udgangspunkt i e-conomics standard kontoplan.
Del 1: Installation fra e-conomic Market
- Installér Lager af Rackbeat fra e-conomic Market.
- Udfyld dine virksomhedsoplysninger, acceptér betingelser og klik “Færdiggør onboarding i Lager af Rackbeat”
- Verificer dine oplysninger for at oprette din Rackbeat konto og klik 'næste'.
- Vælg hvilken pakke du ønsker og klik “Næste” for at gå videre.
- På denne side skal der tages stilling til følgende indstillinger:
- Opstartssynkronisering af kunder, varer og leverandører: Her skal du tage stilling til om du ønsker at synkronisere dine kunder, varer og leverandører fra e-conomic til Rackbeat.
- Overfør åbne ordrer fra e-conomic til Rackbeat: Vælg om du ønsker at overføre de åbne ordrer fra e-conomic til Rackbeat. Du skal være opmærksom på at opstartssynkroniseringen skal være slået til før dette virker.
- Kassekladde til overførsel af leverandørfakturaer: Her skal du vælge hvilken kassekladde du ønsker dine leverandørfaktura bliver overført til.
- Lagerprincip: Hvis du har valgt en Premium konto, skal du vælge hvilket lagerprincip du ønsker at benytte dig af. Her kan du vælge imellem Gennemsnitlig kostpris og FiFO. (Du kan læse mere om begge lagerprincipper her: Gennemsnitlig kostpris vs. FIFO).
- Lagerværdi forbundet med fakturering: Vælg om du ønsker at lagerværdien først påvirkes når du fakturerer, fremfor når du laver en modtagelse og afsendelse.
- Opstartssynkronisering af kunder, varer og leverandører: Her skal du tage stilling til om du ønsker at synkronisere dine kunder, varer og leverandører fra e-conomic til Rackbeat.
- Når indstillingerne er valgt, skal du klikke “Sammenlign sprog” for at fortsætte.
- Hvis der anvendes “Sproglag” i e-conomic, vælges de korrekte sprog i menuen herunder, ellers klik på “Færdiggør opsætning”:
- Data bliver nu flyttet fra e-conomic til Rackbeat. Overførelsen af data kan tage lang tid, hvis I har mange varer/kunder/leverandører.
(En overførsel af 1000 kunder, 1800 produkter og 20 leverandører tager ca. 15 minutter).
Efter synkroniseringen, skal e-conomic integrationen opsættes.
- Hvis der anvendes “Sproglag” i e-conomic, vælges de korrekte sprog i menuen herunder, ellers klik på “Færdiggør opsætning”:
Del 2: Opsætning af Rackbeat konto
- Fjern “Har lager?” fra de varegrupper, som ikke skal repræsentere en værdi på jeres lager (kan ses her i e-conomic):
- Opsæt jeres nummerserier i Rackbeat. Hvis I ønsker at fortsætte med numrene fra e-conomic, kan I se her, hvad I er nået til.
- Opsæt jeres bankkonti i Rackbeat (Der overføres automatisk én bankkonto fra e-conomic).
- Gå til Layout og tilvælg sprog, bankkonto og logo på jeres Rackbeat layouts. Gentag dette for alle jeres layouts.
Del 3: Opsætning af indstillinger for integration
Gå til Indstillinger → Apps → e-conomic → Indstillinger og konfigurer integrationen mellem e-conomic og Rackbeat.
Gå til denne artikel for at gennemgå integrationen og hvordan man sætter den op: Opsætning af e-conomic integrationen.
Del 4: Indlæsning af lagerbeholdninger
- Gå til e-conomic → Rapporter → Finanslagerværdi → Start med at klikke på knappen “Ryd”, udfyld derefter den ønskede skæringsdato og klik “OK”.
- Download filen til Excel og foretage de fornødne tilpasninger, så den kan matche Rackbeat import formatet, gem filen i formatet "CSV UTF-8".
NB! Der skal laves to filer, én til import af lagerantal og én til import af kostpriser.
Se video her (13 min.) - Importer først filen med “Antal” til Rackbeat.
- Importer herefter filen med “Kostpris” til Rackbeat.
- Når alle poster er importeret og bogført, gå til Rapporter i Rackbeat → Finanslagerværdi → Udfyld samme dato som blev brugt til Finanslagerværdi i e-conomic, klik “Søg” → Kontrollér, at det totale antal og værdi stemmer overens med rapporten fra e-conomic.
Vigtig info vedr. lagerbeholdninger og åbne ordrer: Lagerbeholdningerne i rapporten 'Finanslagerværdi' i e-conomic er ekskl. alle salgs- og indkøbsordrer i e-conomic som ikke er faktureret. Dvs. har du en salgsordre i e-conomic, som er fuldt leveret, men ikke faktureret, vil varerne på denne ordre ikke være trukket ud af lageret på jeres finanslagerværdi rapport. Det vil derfor være nødvendigt, at I også foretager en afsendelse af disse varer i Rackbeat, når ordren skal faktureres.
Del 5: Fjern Lager-modulet fra e-conomic
- Dette er meget vigtigt, at gøre inden i tager Rackbeat i brug, da Rackbeat nu er opsat til at bogføre vareforbrug/reguleringer af lageret automatisk i e-conomic. Hvis Lager ikke fjernes i e-conomic, vil vareforbrug blive bogført dobbelt.
- Det er måske nødvendigt, at i sletter eller afslutter åbne salgsordrer i e-conomic før Lager kan fjernes.
I dette tilfælde skal i sikre, at disse 4 ordrer er overført til Rackbeat og så skal de både afsendes/faktureres i begge systemer.
Se video her (6 min.) - Slet modulet ved at følge linket her, klik “Fjern”.
Del 6: Data som ikke overføres automatisk
- Salg → Kunder, her overflyttes ikke automatisk de valgte “Deres reference”, “Vores reference” og “Attention” på kunden i e-conomic til kunden i Rackbeat. Der kan foretages en eksport fra e-conomic, som kan importeres direkte til Rackbeat.
- Hvis ‘standard layout’ for kunder i e-conomic følger kundegruppens layout, skal dette manuelt importeres til Rackbeat.
- Leverandør kontaktpersoner importeres ikke automatisk til Rackbeat. De skal eksporteres fra e-conomic og importeres til Rackbeat.
- Faste valutakurser i e-conomic flyttes ikke automatisk til Rackbeat. Kan opdateres her.
- Åbne indkøbsordrer overflyttes ikke automatisk, kan eksporteres fra e-conomic og importeres til Rackbeat.
- Hvis man arbejder med flere lokationer i e-conomic, bliver beholdningerne ikke automatisk tildelt til hver lokation i Rackbeat. Derfor skal man i Del 4 tage tallene fra rapporten Lageroptælling i e-conomic med flueben i feltet “Fordel pr. lokation”.
- Hvis man ikke anvender “Varerabatgrupper”, men har registreret linje rabatter direkte under “Rabatgrupper” i e-conomic, skal disse rabatter tilknyttes til kunderne i Rackbeat via en import.
- Varesamlinger flyttes ikke automatisk fra e-conomic til Rackbeat. De skal eksporteres fra e-conomic og importeres til Rackbeat.
- Kategorier (variationer) flyttes ikke automatisk fra e-conomic til Rackbeat. De skal tastes manuelt i Rackbeat og tilknyttes til produkter via import.
- Leverandør varenumre flyttes ikke automatisk fra e-conomic til Rackbeat, de skal eksporteres fra e-conomic og importeres til Rackbeat. Disse kan findes i e-conomic, under Lager → Leverandører → Klik flere ud for en leverandør → Varenumre.
- Prisgrupper (særpriser) overflyttes ikke automatisk fra e-conomic til Rackbeat, de skal eksporteres fra e-conomic og importeres til Rackbeat.