I vår leverandørimport kan du både importere helt nye leverandører og oppdatere eksisterende. Det sparer deg tid hvis du skal opprette eller oppdatere mange leverandører. I denne artikkelen viser vi deg hvordan du importerer leverandørdata.
Hvis du ønsker å oppdatere eksisterende leverandører i systemet, anbefaler vi, at du først lager en eksport på den relevante dataen. På denne måten har du en backup hvis det skulle oppstå problemer med importen. Har du bruk for hjelp til hvordan du eksporterer leverandørdata, kan du gå til artikkelen “Slik eksporterer du leverandørdata".
Kanskje du allerede har en excel-fil med den oppdaterte leverandørdataen din. Den kan du godt bruke hvis den inneholder det eksisterende Leverandørnummeret. Vi anbefaler at du bruker eksempel-filen vår (lastes ned i Rackbeat som beskrevet nedenfor), som viser hvordan en korrekt oppstilt importfil skal se ut.
Uansett om du bruker din egen fil eller vår, er det viktig at formatet som importeres er av typen .CSV (CSV UTF-8 (kommasepareret)).
Før du går i gang, må følgende være opprettet i Rackbeat:
- Leverandørgrupper
Se hvordan du oppretter leverandørgrupper her. - Betalingsbetingelser
Se hvordan du oppretter betalingsbetingelser her. - Layouts
Se hvordan du oppretter layouts her.
Den dataen du ønsker å importere må oppfylle følgende kriterier:
- Obligatorisk informasjon er følgende: Leverandørnummer, leverandørgruppe, leverandørnavn, momssone, layout, betalingsbetingelser og språk.
- Leverandørnummeret må maksimum bestå av 9 tegn
- Leverandørnavnet må maksimum bestå av 255 tegn
Her er en forklaring på de kolonnene det er mulig å innelse. Obligatoriske kolonner er markert med fet tekst.
|
Kolonne |
Forklaring |
|
Leverandørnummer |
Leverandørens nummer. Maksimum 9 tegn |
|
Leverandørgruppe |
Leverandørens gruppe. Gruppens nummer, og ikke navn, skal tastes inn i denne kolonnen. |
|
Leverandørnavn |
Leverandørens navn. Maksimum 255 tegn. |
|
Adresse 1 |
Leverandørens første adresse. |
|
Adresse 2 |
Leverandørens andre adrese. |
|
Postnummer |
Leverandørens postnummer. |
|
By |
Leverandørens by. |
|
Land |
Leverandørens land. |
|
Momssone |
Kundens momssone. Følgende kan angis i importarket: Innland: 1, domestic, indland EU: 2, eu, europe, europa Utland/Abroad: 3, abroad, udland Innland (u.moms): 4, domestic_exempt, domestic (exempt) |
|
Betalingsbetingelser |
Her velges leverandørens betalingsbetingelser. Skal være opprettet på forhånd. Betalingsbetingelsens nummer og ikke navn skal inntastes i denne kolonnen. |
|
CVR |
Leverandørens CVR-nummer |
|
|
Leverandørens mailadresse. |
|
Telefon |
Leverandørens telefonnummer |
|
Valuta |
Leverandørens primære valuta. Skal angis med valutakode på 3 tegn. Danske kr. (DKK), euro (EUR)etc. Du kan se valutakoden under valutafanen i virkosmhetsinnstillingene. Her kan du også legge til alle de valutaene virksomheten har bruk for. |
|
Språk |
Leverandørens språk. Nye språk legges til under språkfanen i virksomhetsinnstillingene. |
|
Layout |
Leverandørens layout. Skal opprettes på forhånd. Se hvordan her. |
|
Brukerdefinerte felter |
Hvis du har opprettet brukerdefinerte felter på leverandøren kan disse opprettes her. Hvert felt skal angis med feltets ID. Hvis et felt har ID 1, skal kolonnen matches med 'field 1' etc. |
Importering av leverandørdata
- Klikk på fanen "Innkjøp" øverst på siden
- Klikk på "Leverandør" i menyen
- Klikk på "Importer" øverst i høyre hjørne
- Du kan nå enten velge å bruke din egen excel-fil eller å laste ned eksempel-filen ved då klikke på teksten "Eksempel fil"
Vi anbefaler, at du laster ned eksempel-filen of bruker denne for å sikre at du får den riktige dataen med i importen - Fyll ut filen din med den relevante dataen og lagre den som en .CSV UTF-8 (kommasepareret) fil
- Klikk på "Velg fil" for å laste opp filen
- Nå har du muligheten til å tilpasse importen og sikre at kolonnene og dataen som skal importeres til Rackbeat stemmer overens. Hvis du er i tvil om hvordan dette trinnet fungerer, kommer det en nærmere forklaring her:
Øverst i vinduet kan du se excel-filen din. Under ser du noen overskrifter i fet teskt - det er "navnet" på datafeltene for kunder i Rackbeat. Kolonnene i excel-filen din skal parres med datafeltene i Rackbeat- Det blir de via boksen under overskriften. Boksen under overskriften skal altså inneholde navnet på den aktuelle kolonnen i excel-filen din. Hvis du bruker eksempel-filen har den allerede parret de matchende kolonnene.
Hvis det er kolonner i excel-filen din du ikke ønsker å importere data fra, kan du slette dem ved å klikke på "X" i den aktuelle boksen.
Hvis en boks ikke er blitt parret (står tom) kan du trekke navnet på kolonnen i excel-filen du ønsker å parre datafeltene med, ned i boksen.
OBS! Du trenger ikke parre alle feltene - det må gjerne være tomme bokser hvis denne dataen ikke er relevant for deg. - Du kan nå importere filen.
Primære årsaker til at importfilen ikke kan bli lest i Rackbeat:
- Tomme celler i obligatoriske kolonner
- Et inntastet språk finnes ikke i Rackbeat i forveien
- Et inntastet layout finnes ikke i Rackbeat i forveien
- Et inntastet betalingsbetingelsene finnes ikke i Rackbeat i forveien
- En inntastet leverandørgruppe finnes ikke i Rackbeat i forveien/en inntastet gruppe skrives med navn i stedet for nummer
- Leverandørnummer er over 9 tegn
- Leverandørnavn er over 255 tegn
- Valuta er ikke skrevet med korrekt tresiffer kode