For å gjøre det lettere for deg å teste funksjonaliteten til Rackbeat, har vi samlet en rekke artikler som hjelper deg med å utforske både de grunnleggende og mer avanserte funksjonene i systemet.
I denne artikkelen skal vi gjennom følgende:
- Varegrupper og produkter
- Leverandørgrupper og leverandører
- Kundegrupper og kunder
- Innkjøps- og salgsmodulen
- Andre funksjoner
- Premium avtale
- Kontakt support
Hvis du har opprettet demoavtalen din med demodata, er du allerede godt i gang og kan nå opprette innkjøps- og salgsordrer. Det kan fortsatt være nyttig å gå gjennom alle punktene, da vi dekker artikler som er relevante for opprettelse av varer, leverandører og kunder.
Varegrupper og produkter
Vi befinner oss nå i 'Varer'-fanen, under 'Produkter' og 'Varegrupper'.
Varegrupper
Når du skal opprette produkter i Rackbeat, må de tilhøre en varegruppe - start derfor med å opprette en varegruppe og tilpasse den etter produktene som skal inkluderes.
Varegrupper hjelper deg med å kategorisere og skille mellom ulike varetyper. Dette lar deg organisere produktene dine basert på utseende, egenskaper, funksjoner eller andre faktorer. De er spesielt nyttige hvis du vil skille mellom produkter etter deres mva-verdier og mva-områder.
For å lære mer om hvordan du oppretter og bruker varegrupper i Rackbeat, kan du lese denne guiden: Slik oppretter du varegrupper.
Tips! Hvis du vil lære mer om hvordan mva fungerer i Rackbeat og hvordan du kan tilpasse mva-satser etter behov, kan du lese denne artikkelen: Merverdiavgift i Rackbeat.
Produkter
Etter opprettelsen av varegrupper er du klar til å opprette produktene dine i Rackbeat. Det er mulig å legge ved omfattende informasjon på produktet ved opprettelsen. Navn, Nummer og Varegruppe er de feltene som er obligatoriske. Det kan også være lurt å legge til et lagerantall og en eventuell lokasjon for å optimalisere testingen av systemet.
Legg ved den informasjonen du finner nødvendig og lagre den. Etter du har opprettet produktet ditt, kan du redigere det og legge ved enda mer tilleggsinformasjon om ønskelig.
For en detaljert gjennomgang av prosessen med å opprette produkter i Rackbeat, kan du lese følgende artikkel: Slik oppretter du varer.
Leverandørgrupper og leverandører
Vi befinner oss nå i 'Innkjøp'-fanen under 'Leverandører' og 'Leverandørgrupper'. Det er i innkjøpsfanen at du kommer til å foreta bestillinger og fakturering til leverandører, samt mottakelse av varer.
Leverandørgrupper
Leverandørgrupper er effektive verktøy for å kategorisere leverandørene dine. De kan enkelt opprettes ved å gi hver gruppe et navn og et nummer.
Hvis du vil ha en gjennomgang av hele prosessen kan du lese denne artikkelen: Slik oppretter du en leverandørgruppe.
Leverandører
Etter at du har opprettet en leverandørgruppe, kan du tilknytte leverandører du ønsker å ha i denne gruppen. Du har muligheten til å legge til detaljert informasjon om leverandøren, der alle feltene merket med rød stjerne er obligatoriske.
Denne artikkelen tar deg gjennom hele prosessen: Slik oppretter du en ny leverandør.
Kundegrupper og kunder
Vi beveger oss videre til 'Salg'-fanen, under 'Kundegrupper' og 'Kunder'. I Salgsfanen kan du håndtere tilbud, salgsordre, forsendelser og fakturering til kundene dine.
OBS! Når du har Rackbeat integrert med et regnskapssystem, sender du som oftest fakturaer til kunder fra regnskapssystemet.
Kundegrupper
Kundene dine må plasseres i kundegrupper når de opprettes, så start prosessen med å opprette en gruppe. Når gruppene opprettes, kan du legge til et navn, nummer og eventuelt en fast rabattsats.
Kundegrupper kan også brukes til å gi kundene spesifikke rabatter på bestemte varer.
For en fullstendig gjennomgang av hele opprettelsesprosessen kan du lese denne artikkelen: Slik oppretter du en ny kundegruppe.
Kunder
Deretter kan du legge til kunder i gruppene dine. Du har muligheten til å legge til detaljert informasjon om kundene, der feltene merket med rød stjerne er obligatoriske.
Når du redigerer kunden kan du legge til enda flere detaljer hvis ønskelig.
Denne artikkelen guider deg gjennom opprettelsen og de ulike feltene: Slik oppretter du en ny kunde.
Innkjøp- og salgsmodulen
Nå som du har opprettet produkter, leverandører og kunder i avtalen din, er du klar til å opprette innkjøps- og salgsordrer. Du kan skreddersy prosessene i de to modulene etter dine preferanser, men vi har også utarbeidet noen forslag til hvordan det kan se ut.
Innkjøpsmodulen
I innkjøpsmodulen kan du håndtere alle bestillinger av produkter fra leverandørene dine. Du kan opprette innkjøpsordrer, fakturaer og gjennomføre varemottak. Rekkefølgen du velger for denne prosessen er helt opp til deg.
For å lære mer om mulighetene du har i innkjøpsmodulen kan du lese denne artikkelen: Innkjøpsmodulen
Salgsmodulen
I salgsmodulen håndterer du alle salgsaktiviteter med kundene dine. Du kan opprette tilbud, salgsordrer og fakturaer, samt utføre forsendelser til kundene. Hvordan du velger å strukturere prosessen og håndtere kundene dine er opp til deg.
For å utvikle den beste prosessen for bedriften din, kan du lese denne artikkelen som guider deg gjennom alle fanene i salgsmodulen: Salgsmodulen
Andre funksjoner
Rackbeat har et stort utvalg gode funksjoner som du kan bruke for å gjøre arbeidet ditt enklere, her er noen av dem:
Import
Det kan ofte virke tungvint å opprette hver kunde, leverandør og produkt manuelt, én etter én. Hvis du trenger å opprette store mengder data i Rackbeat, kan du gjøre dette samtidig gjennom en import.
Du kan importere et bredt spekter av informasjon og data til Rackbeat i alle faner. Kravet er at du bruker et passende filformat og inkluderer de obligatoriske kolonnene.
For å lære hvordan du overfører store mengder data til Rackbeat, kan du lese denne artikkelen: Importering i Rackbeat.
Tilpass oversiktene dine
I Rackbeat kan du tilpasse de ulike oversiktene for å fremheve informasjonen som er mest relevant for din bedrift. På denne måten blir statuser på transaksjoner og annen viktig informasjon lett tilgjengelig og synlig.
For å tilpasse oversikten, naviger til den ønskede oversikten, klikk på tannhjulet øverst til høyre, og velg hvilke kolonner du vil gjøre synlige.
For eksempel, i innkjøpsfanens ordreoversikt, vil følgende bli synlig når man klikker på tannhjulet:
Her kan du velge hva som skal være synlig, og oversikten vil tilpasses etter dine preferanser.
I tillegg til kolonnevisningen, har du muligheten til å filtrere oversiktene basert på ulike faktorer og kriterier. Dette kan for eksempel være nyttig hvis du vil skjule ferdigstilte ordrer i oversikten.
Filtrering kan gjøres på samme måte som kolonnevalg. For å filtrere, gå til den ønskede oversikten og klikk på 'Filter' i venstre hjørne.
I eksempelet med innkjøpsoversikten, vil følgende valgmuligheter være tilgjengelige:
Hvis du vil at filtreringen skal være standard når du åpner oversikten, kan du klikke på 'Husk' til høyre på siden for å lagre filtreringene.
Tips! Hvis du lurer på hva de forskjellige statusene betyr, kan du lese denne guiden: Ordrestatus i Rackbeat.
Layouts
Layouts er forskjellige maler du bruker for PDF-ene som opprettes og sendes fra Rackbeat. De tilpasser hva som skal vises, hvilket språk PDF-en skal være på, og mye mer.
For å justere layouts, gå til firmainnstillingene og klikk på 'Layouts'. Du vil se en oversikt over de forskjellige layoutene, og ved å klikke på navnet til en av dem, vil du få opp en side med PDF-ene du kan lage layout for. For å redigere dem, klikker du på redigeringsikonet til høyre.
For å sette opp og bruke layoutene etter dine behov, kan du følge denne guiden: Layouts i Rackbeat.
Rapportering
Den siste fanen er Rapportering, hvor du har muligheten til å generere en rekke ulike rapporter. Disse kan du justere til ditt behov, og laste ned som en csv- eller Excel- fil.
Det kan være en god ide å bli kjent med disse funksjonene, og teste ut hva slags rapporter din bedrift kan dra nytte av.
Du har muligheten til å dra et stort utvalg av rapporter, og det er mange artikler du kan lese for å lære mer om hvordan man oppretter rapporter. Du kan finne dem her: Rapportering i Rackbeat.
Premium konto
Hvis du har opprettet en premiumkonto i Rackbeat, får du tilgang til flere ekstra funksjoner, som vi vil gjennomgå nedenfor.
Rackbeat tilbyr to abonnementstyper: Basis og Premium. For å finne ut mer om forskjellene mellom disse alternativene, og avgjøre hvilket abonnement som best dekker dine behov, kan du lese videre her: Abonnementer i Rackbeat.
Strukturvarer
Strukturvarer refererer til en samling av individuelle komponenter som sammen danner et komplett produkt. For eksempel, når du skal selge en sykkel, vil denne bestå av komponenter som to hjul, en kjede, et styre, bremser, og så videre. I Rackbeat kan du registrere alle komponentene som inngår i sykkelen, og opprette en produksjonsordre for å samle disse til en ferdig strukturvare.
Du kan lese mer om hvordan du oppretter og administrerer strukturvarer i Rackbeat her: Slik oppretter du strukturvarer i Rackbeat.
Produksjon
Med et premiumabonnement får du tilgang til produksjonsstyring, som hjelper deg med å håndtere strukturvarene dine. Dette gjør det mulig for deg å spore hvilke komponenter som trekkes fra lageret når du produserer en strukturvare.
For mer informasjon om hvordan du oppretter produksjonsordre, kan du lese denne artikkelen: Slik oppretter du en produksjonsordre i Rackbeat.
Unit Converter
Unit converteren i Rackbeat går ut på at du kan tilpasse hvilke enheter du ønsker å bruke på de forskjellige transaksjonene. Du kan for eksempel kjøpe varene dine inn i en enhet, men selge dem til kundene dine i en annen. For å lære hvordan du oppretter enheter og bruker Rackbeats unit converter kan du lese denne artikkelen: Slik bruker du Rackbeats Unit Converter.
Brukerdefinerte felter
Brukerdefinerte felter i Rackbeat sørger for at du kan skreddersy avtalen din etter dine helt spesifikke behov. Dette er felter du selv oppretter, som kan vise alt fra a-å, og kan brukes som informasjonsfelter som kan vises i de ulike oversiktene dine og på de ulike PDF-ene du sender ut til kunder og leverandører.
For å lese mer om hvordan brukerdefinerte felter fungerer, og hvordan du kan bruke dem for å skreddersy din avtale, kan du lese denne artikkelen: Brukerdefinerte felter i Rackbeat.
Kontakt Supporten
Hvis du trenger hjelp eller vil diskutere arbeidsprosessene dine, er du alltid velkommen til å kontakte supporten vår, for veiledning og rådgivning.