Du kan integrere Rackbeat til 24SevenOffice avtalen din, slik at dataen din overføres mellom de to systemene. I denne artikkelen viser vi deg hvordan du setter opp integrasjonen mellom 24SevenOffice og Rackbeat.
Du kan installere integrasjonen selv. Vi anbefaler at du kontakter vårt support team som kan garantere en korrekt konfigurasjon av integrasjonen. Rackbeat kommer ikke til å gi gratis support for integrasjonen dersom du har valgt bort konfigurasjonsstøtte fra Rackbeat.
- Dette er en offentlig integrajson og kan installeres fra Rackbeat App Section
- Integrasjonen kan settes opp ved hjelp av den følgende guiden, men vi anbefaler å kontakte vårt Rackbeat Support som vil sikre deg en korerkt konfigurasjon av integrasjonen. Rackbeat gir ikke gratis support til integrasjonen hvis du har valgt bort en konfigurering gjennom Rackbeat.
- Når integrasjonen er satt opp må du angi 24SevenOffice-id, velge identiteten til det ønskede firma og gå gjennom integrasjonen.
- Integrasjonen er cron- og webhook-basert, som gjør at når det opprettes en ny ordre i 24SevenOffice, vil den bli synkronisert innen 15 minutter. Produkter, kunder, leverandører og fakturaer opprettet i Rackbeat vil umiddelbart bli synkronisert med 24SevenOffice.
- Rackbeat understøtter kun 25-siffrede produktnumre. Produkter som har mer enn 25 sifre vil ikke bli synkronisert.
Generell set-up
Kunder, leverandører og produkter kan bli synkronisert begge veier mellom Rackbeat og 24SevenOffice. Dette bestemmes i konfigurasjonen. I 24SevenOffice er produktene, kundene og leverandørene identifisert av en unik id, men et "alternativt nummer" er også også tilgjengelig for alle enheter. Dette nummeret trenger ikke være unikt - men Rackbeat fungerer kun når det er ett enkelt nummer for hver vare, kunde og leverandør, så det må gjøres kartlegging.
Sett opp "brukerdefinerte felter" i Rackbeat for å lagre vare-id, rad-id, kunde-id og leverandør-id fra 24SO.
Opprett et nytt "produktfelt" av typen "tekstfelt", kall den "24SO Produkt-id" og klikk "Opprett felt".
Gjenta dette og opprett ett nytt "Produktfelt" av typen "tekstfelt", kall den "24SO rad-id" og klikk "Opprett felt".
Opprett ett nytt "Kundefelt" av typen "tekstfelt", kall den "kunde-id" og klikk "Opprett felt".
Opprett ett nytt "Leverandørfelt" av typen "tekstfelt", kall den "leverandør-id" og klikk "Opprett felt".
De egendefinerte feltene dine burde nå se slik ut:
Produkt-, kunde- og leverandør-id felter vil automatisk bli oppdatert i synkroniseringen og opprettelsen av nye objekter. Vi anbefaler sterkt å ikke manuelt endre innholdet i disse "id feltene".
Oppsetting av integrasjonen
Før du setter opp integrasjonen må du forsikre deg om at din Rackbeat-avtale har minst en betalingsbetingelse, kundegruppe, leverandørgruppe og et brukerdefinert felt for 24SevenOffice produkt-id.
- Opprett en ny leverandørgruppe med nummeret "1" og navnet "Leverandører"
- Opprett en ny kundegruppe med nummeret "1" og navnet "Kunder"
- Opprett et nytt "produktfelt" for lagring av 24SevenOffice id. Se beskrivelsen over med overskriften Produkter
- Opprett en ny betalingsbetingelse, du kan velge hvilket som helst navn og type
Nå kan integrasjonen bli installert fra Rackbeat App Section, klikk "Installer" på 24SevenOffice ERP appen.
Logg inn med innloggingsinformasjon fra 24SevenOffice
Velg "Identitet"
Hvis du har tilgang til flere virksomheter i 24SevenOffice burde du velge den virksomheten der Rackbeat skal installeres.
Konfigurer den "Innledende synkroniseringen"
Når du setter opp integrajsonen er det mulig å overføre kunder, leverandører, produktkategorier og produktinformasjon fra 24SevenOffice til Rackbeat. Alle varer vil bli synkronisert når integrasjonen er aktivert- det er en 3 minutters forsinkelse på synkroniseringen av proukter, så vennligst vær tålmodig.
Produktinnstillinger
Velg hvor du vil opprette og vedlikeholde produktene dine.
Brukerdefinerte felter burde settes opp som dette:
Kundeinnstillinger
Velg hvor du ønsker å opprette og vedlikeholde kundene dine. Hvis "Rackbeat" eller "Begge veier" velges, vil "Valuta" og "Språk" bli brukt på de nye kundene opprettet i Rackbeat. Vi anbefaler å velge "NOK" og "Norsk".
Feltet burde bli seende ut slik:
Leverandørinnstillinger
Velg hvor du ønsker å opprette og vedlikeholde leverandørene dine.
Feltet burde bli seende ut slik:
Ordreinnstillinger
Velg hvor du ønsker å starte ordreflyten din. Se beskrivelsen under med overskriften "Salgsordreflyt"
Manuell GET 24SevenOffice ordre
Denne valgmuligheten er kun for å manuelt overføre ordre fra 24SO til Rackbeat hvis integrasjonen ikke har klart å gjøre det.
Ikke klikk på "GET"-knappen flere ganger. Da vil orderene dupliseres.
Salgsordreflyt
- I konfigurasjonen av integrajsonen kan du velge hvilken status orderen skal ha ved overføring fra 24SO til Rackbeat.
Alternativene er: Akseptert, Produksjon, Pakket.
Når en ordre når den valgte status vil den bli overført til Rackbeat for å fullføres. - I konfigurasjonen av integrasjonen kan du velge hvilken ordrestatus en ny ordre i 24SO skal ha i Rackbeat.
Alternativene er: Kladd, Bokført, Bokført og Klar til sending - Når orderen er markert som "Sendt" i Rackbeat vil den umiddelbart oppdateres til statusen "Sendt" i 24SO.
Det er ofte en forsinkelse på 1 minutt for "lager.endret"-webhook, for å unngå dobbel regulering av forsendelser. - Integrasjonen understøtter synkronisering av "oppdaterte" ordre i Rackbeat, men dette vil kun fungere hvis orderen ble orginalt opprettet i 24SO og synkronisert til Rackbeat.
- Eksempel: En ordre blir opprettet av en salgsleder i 24SO og synkronisert til Rackbeat. Lageransvarlig finner ut at kun 3 av de 5 bestilte produktene er på lager, så de gjenåpner orderen i Rackbeat og endrer kvantiteten til 3 enheter. Når orderen er markert som "Bokført" i Rackbeat vil den umiddelbart oppdatere orderen i 24SO til 3 enheter av den varen.
- Dette fungerer for å oppdatere kvantiteten på enkeltprodukter, slette produkter og legge til nye produkter i Rackbeat.
Når orderen er blirr oppdatert i 24SO vil den gå tilbake til statusen "Akseptert".
Troubleshooting
Hvis integrasjonen ikke klarer å overføre ordre fra 24SevenOffice til Rackbeat, er det mulig å manuelt tvinge Rackbeat til å overføre ordre fra 24SevenOffice til Rackbeat. Denne funksjonen vil ignorere alle andre filtre, som betyr at ordre av alle statuser kan overføres.
Vi anbefaler at du bruker denne funksjonen forsiktig, ettersom ordrene kan dupliseres. Derfor anbefaler vi å kun trykke på "GET"-knappen én gang.
