Innkjøpsmodulen: Fra Bestilling til Faktura - vi gjennomgår hele prosessen i denne artikkelen

Rackbeat har en innkjøpsmodul 'innebygget' og klar til bruk. Det er en enkel og effektiv måte å holde styr på ditt inngående lager og sikre korrekte kostpriser på produktene dine.

Vi har laget en video der vi raskt går gjennom innkjøps-prosessen i Rackbeat - slik at du raskt og enkelt kan få et innblikk i hvordan du kan håndtere innkjøp i Rackbeat. 

Hvis du foretrekker en skriftlig gjennomgang har vi inkludert det her i artikkelen. Den finner du under videoen. 

I denne artikkelen gjennomgår vi arbeidsprosessen i innkjøpsfanen i Rackbeat. Innkjøpsfanen inneholder: 

• Bestilling 
• Mottakelser
• Faktura

Det er ikke et krav at du skal gå gjennom alle trinnene hver gang (Bestilling → Mottakelse → Faktura). DU kan også opprette en direkte faktura, men i denne artikkelen gjennomgår vi arbeidsgangen hele veien fra Bestilling til Faktura. 

Trinn 1 | Opprett en Bestilling

Det er flere måter å opprette bestillinger (innkjøpsordre) på i Rackbeat - i denne artikkelen bruker vi den manuelle bestillingen. 

1. I fanen Innkjøp under Bestilling klikker du på '+ Opprett ny' og velger en leverandør.
2. Fyll ut de nødvendige og relevante opplysningene. Velg '+ Opprett ny' i innkjøpsordren for å legge til de produktene du ønsker å bestille. 
3. Når alle produktene er lagt til, klikk på 'Send til leverandør'. Du vil nå få muligheten til å sende bestillingene til leverandøren via mail, eller å bokføre bestillingen uten egentlig å sende den - kanskje bestiller du over telefon eller via en innkjøpsportal, men du har stadig bruk for å registrere innkjøpsordren i Rackbeat for å sikre den korrekte varebeholdnignen og kostpriser - i så fall kan muligheten for å fravelge å sende mail til leverandøren din gir mening.
4. Bestillingen er nå opprettet!

De neste trinnene er å motta varene og å registrere leverandørfakturaen i Rackbeat. Dette kan gjøres i den rekekfølgen som gir best mening for din arbeidsflyt - det er ingen fasit på hvordan eller rekkefølgen å gjøre det på. I denne guiden vil vi først motta bestillingen og deretter registrere leverandørfakturaen, men det kan også gjøres omvendt. 

Trinn 2 | Opprett en Mottakelse

Mottakelser er trinner hvor du registrerer hva du mottar på lageret ditt. 

1. Det er to måter å opprette en Mottakelseskladd på. 
   1. I innkjøpsfanen, under Bestillinger, skal du holde markøren over de tre prikkene ved orderen og klikke på 'Klar til mottak'. 
   2. Åpne Bestillingen (ved å klikke på Bestillingsnummeret i oversikten) og klikk på 'Opprett ny Mottakelse' 
2. Når du har opprettet en ny mottakelseskladd vil den bli opprettet i fanen 'Mottakelser' (hvis du har en lagerbruker vil den nå også være tilgjengelig her). 
3. For å registrere mottakelsen skal du åpne kladden og taste inn hvor mange varer du har mottatt. Standard vil alltid være det fulle antallet som er bestilt, men du ajr mulighet for å endre dette antallet hvis du kun har mottatt noe av bestillingen. Du kan endre mengdene på de enkelte produktlinjene. 
4. Klikk på 'Motta' for å registrere at du har mottatt varene fra leverandøren din. 
5. Hvis du mottar mindre enn det totale antallet vil statusen for bestillingen, som er synlig i bestillingsoversikten, være 'Delvis mottatt'. For å momtta de resterende varene må du opprette en ny mottakelse. Dette kan gjøres så mange ganger det er nødvendig, frem til hele bestillingen er levert. 

Trinn 3 | Registrering av Faktura

Faktura er trinnet der du registrerer leverandørfakturaen i Rackbeat. 

Den fakturaen du registrerer i Rackbeat skal alltid matche den du har mottatt fra leverandøren din. Derfor har du også mulighet til å rette i den fakturakladden som opprettes ut fra bestillingen din i tilfelle prisene har endret seg eller det er blitt lagt til/fjernet linjer. 

1. Du kan opprette fakturakladden din ut fra en eksisterende innkjøpsordre på to måter: 
   1. Gå til fanen Innkjøp under Bestillinger, hold markøren over de tre prikkene ved bestillingen og klikk på 'Opprett faktura'.
   2. Åpne Bestillingen (ved å klikke på bestillingsnummeret i oversikten) og klikk på 'Opprett faktura'. 
2. Når du har opprettet en fakturakladd, plasseres den under fanen 'Fakturaer'.
3. Du har mulighet til å redigere fakturakladden: 
   1. Mengder: Hvis du kun har mottatt en del av bestillingen, kan du redigere mengdene på fakturaen. Innkjøpsordren får statusen 'Delvis fakturert'. Når du mottar fakturaen for den resterende ordren, oppretter du en ny fakturakladd. Det nye utkastet vil kun inneholde de varene som enda ikke er registrert som fakturert. Dette kan gjøres så mange ganger som det er nødvendig, inntill bestillingen er registrert som totalt fakturert. 
   2. Priser: Hvis det har skjedd endringer i priser. Det er vitkig å oppdatere fakturaen med de korrekte prisene for å sikre korrekt beregning av kostpris. 
4. Når du er klar til å registrere fakturaen, klikk på 'Bokfør'.

Rackbeat har en masse funksjonalitet i innkjøpsmodulen - denne artikkelen får ikke gått gjennom alt. Vi oppfordrer deg til å selv gå inn og eksprimentere med funksjonene, slik at du kan finne den arbeidsgangen som passer deg og din virksomhet best. Du kan alltid kontakte oss i supporten, hvis du er interessert i sparring rundt dine arbeidsprosesser.