Layouts i Rackbeat

I Rackbeat kan du enkelt tilpasse og opprette forskjellige Layouts. Det er under layouts at du tilpasser malene for PDF-filer og mails som skal sendes ut av Rackbeat. I denne artikkelen går vi gjennom mulighetene.

Det er mange muligheter for å sette opp layoutsene dine etter virksomhetens behov. Ved å skreddersy layouts, sørger du for at kundene og leverandørene dine for akkurat den informasjonen som virksomheten ønsker å gi dem.

Denne artikkelen introduserer de sentrale måtene å opprette og redigere layouts - og hvordan du knytter dem til spesifikke kunder og leverandører. 

Følg denne guiden og kom godt i gang. 

Trinn 1 | Opprett et nytt layout

Under Virksomhetsinnstillinger > Layouts kan du opprette de layputsene som er relevante for deg og din virksomhet. Det kan være at du trenger forskjellige språk elelr virksomhetsprofiler. Dette kan du løse ved å ha flere forskjellige layouts.

Gå til Virksomhetsinnstillinger > Layouts:

  1. Trykk på 'Opprett ny'
  2. Gi layoutet ditt et navn
  3. Velg hvilket språk som skal brukes på dette layoutet (Dansk, Engelsk, Svensk eller Norsk). Språket styrer overskrifter og titler på PDF - velger du for eksempel engelsk, brukes begrepene 'Invoice', 'Headline', 'Delivery address', osv.
  4. Velg hvlken bankkonto som skal knyttes til dette layoutet (bankkonto kan opprettes under Virksomhetsinnstillinger > Generelt > Bank)
  5. Velg hvilken skriftstørrelse som skal brukes på PDF-filene (for eksempel ordrebekreftelser, kundefaktura, bestillinger, osv.)
  6. Legg til logo i layoutet og bestem hvor på PDF-en den skal plasseres
  7. Du har mulighet til å legge til bilder av en underskrift som vil vises i layoutet
  8. Til slutt trykker du 'Opprett og rediger'

Hvert layout inneholder maler for de ni forskjellige PDF-filene som kan genereres i systemet. Når du har opprettet layoutet har du mulighet til å redigere innholdet i de enkelte malene - dette gjennomgår vi nedenfor.

Trinn 2 | Rediger innstillinger for et layout

Hvert layout inneholder maler for ni forskjellige funksjoner/PDF-filer: 

  • Kreditnota
  • Kundefaktura
  • Leverandørfaktura
  • Plukkliste
  • Følgeseddel
  • Ordre
  • Bestilling
  • Tilbud
  • Produksjonsbestilling

For hver PDF mal kan du velge hvilke opplysninger som skal inkluderes. La oss for eksempel ta utgangspunkt i malen for 'Kundefaktura' - denne PDF-en og mailmalen kan du redigere ved å trykke på 'Rediger'.

  1. Velg hvilke opplysninger som skal inkluderes på kundefakturaen opprettet med dette layoutet - du kan for eksempel huke av i boksene 'Signatur' og 'Beskrivelse av betalingsbetingelser' slik at disse indkluderes.
  2. Tilpass mailmalen - her kan du redigere i mailen som sendes til kunden (hvor PDF filen er vedheftet)
  3. Tilpass PDF-malen - her kan du endre i oppsettingen av betalingsbetingelsene og i bunnteksten på PDF-filen. Følgende muligheter kan brukes til å formatere teksten på PDF-filen: 
    1. *kursiv*
    2. **fet**
    3. ***kursiv og fet***
  4. Velg hvilke kolonner som skal vises på PDF-filen - det er for eksempel 'Nummer', 'Tekst', 'Stk. Pris' også videre. Huk av i boksen ved de du ønsker å inkludere. Du kan enkelt endre på rekkefølgen på kolonnene via de små pilene på høyre side. 
  5. I bunnen av redigeringssiden kan du se en prosentsats - den representerer bredden av en A4 side (PDF). Prosentsatsen skal derfor alltid ramme 100% før systemet tillater å lagre layoutet ditt. Du oppnår 100% ved å redigere i bredden på de forskjellige kolonnene.
  6. Klikk på 'Lagre endringer'.
  7. I oversikten over malene kan du danne en eksempelfil med demodata for å se hvordan kundefakturaen vil se ut som en PDF-fil med utgangspunkt i innstillingene dine. 

Tips! Du kan opprette dine egne brukerdefinerte felter som også vises på PDF-filer. Når du oppretter/redigerer feltene skal du huke av i boksen 'Tilgjengelig i layouts'.

Les mer om brukerdefinerte felter og hvordan du oppretter dem her: 

Brukerdefinerte felter i Rackbeat.

Trinn 3 | Forbind layouts til spesifikke kunder

Når du er fornøyd med layoutet ditt kan du knytte det til kunder og leverandører - det gjør du inne på den spesifikke kunden/leverandøren. På denne måten vil layoutet allerede være valgt når du oppretter en ny ordre/bestilling/faktura. Smart!

Layout kan også velges/endres på selve tilbudet/ordren/bestillingen/fakturaen.

OBS! Du må være oppmerksom på at hvis det ikke blir valgt et layout så vil systemet bruke en demo layout som ikke inneholder all den relevante informasjonen.

Det er derfor en god ide å sørge for at det er valgt et standardlayout på alle kunder/leverandører, slik at du unngår at ordre/bestillinger/fakturaer blir opprettet uten layout ved en feil.

 

Tips! Du kan oppdatere layouts på kundene og leverandørene dine via en import - slik at du slipper å gjøre det enkeltvis. Se følgende artikler for å finne ut hvordan du gjør dette: 

Slik oppdaterer du leverandørdata via import. 

Slik oppdaterer du kundedata via import. 

Tips! Få systemet til å automatisk knytte seg til et spesifikt layout neste gang du oppretter en ny kunde/leverandør. Gå til: Virksomhetsinnstillinger > Generelt > Standarder > Kunde-/Leverandørstandarder > Layout