Salgsmodulen: Fra tilbud til Faktura - vi gjennomgår hele prosessen i denne artikkelen

Rackbeat har en innebygd salgsmodul. I denne artikkelen går vi gjennom hele salgsprosessen - fra Tilbud til Faktura - slik at du får et innblikk i hvordan du håndterer salg i Rackbeat.

Vi har laget en video som gjennomgår salgsprosessen i Rackbeat - så du enkelt og raskt kan få et innblikk i hvordan du kan håndtere salgsprosessene i Rackbeat. 

Hvis du foretrekker en skriftlig gjennomgang har vi også inkludert det her i artikkelen. Den finner du under videoen. 

I denne artikkelen gjennomgår vi arbeidsgangen i salgsfanen i Rackbeat. Salgsfanen inneholder: 

• Tilbud
• Ordre
• Forsendelse
• Faktura

Det er ikke et krav at du skal gjennom alle trinnene hver gang (Tilbud → Ordre → Faktura), du kan også godt opprette en direkte ordre eller faktura, men i denne artikkelen gjennomgår vi arbeidsprosessen hele veien fra Tilbud til Faktura. 

Opprett et Tilbud

I Rackbeat kan du opprette et Tilbud til en kunde, som du senere kan konvertere til en Ordre, hvis kunden aksepterer tilbudet. Under viser vi deg hvordan du oppretter et tilbud. 

1. Velg fanen 'Salg' øverst 
2. Klikk på 'Tilbud' i menyen
3. Klikk på knappen 'Opprett ny' øverst i høyre hjørne
4. Velg en kunde fra listen (har du mange kunder kan du trykke på 'Vis flere resultater' for å få hele kundelisten vist eller søk etter kundenavnet/kundenummeret ved å skrive direkte i feltet).
5. Klikk på 'Opprett og rediger'
6. Angi relevant informasjon om tilbudet (Overskrift, Note, Leveringsdato og hvor lenge tilbudet er gyldig)
7. Tilføy varer til tilbudet ved å klikke på 'Opprett ny' / 'Legg til varesamling'
8. Velg varen/varesamlingen, angi antall og annen relevant informasjon
9. Klikk deretter på 'Lagre' eller 'Lagre og ny' (hvis du øsnker å legge til flere varer til tilbudet)
10. Du har mulighet til å legge ved en PDF-fil til tilbudet - det gjøres i høyre side av tilbudskladden i feltet 'Vedlagt PDF' 
11. Klikk på 'Send til kunde' for å avslutte. Hvis tilbudet skal sendes til kunden på e-mail, markeres dette

Konverter Tilbud til en Ordre

Hvis du har sendt et tilbud til en kunde og kunden har akseptert kan du konvertere det til en salgsordre. På den måten trenger du ikke å opprette en ordre fra bunnen av. Nedenfor viser vi deg hvordan du konverterer et tilbud til en salgsordre. 

1. Velg fanen 'Salg' øverst
2. Klikk på 'Tilbud' i menyen
3. Finn det tilbudet i overblikket som du ønsker å konvertere til en salgsordre
4. Klikk på de 3 små prikkene i høyre side av tilbudslinjen
5. Velg alternativet i midten 'Kunden har akseptert' 
   
6. Deretter kommer det opp en boks hvor du kan velge å konvertere tilbudet til en salgsordre (eller til en faktura). Velg konverter til 'Ordre' og trykk 'Aksepter og konverter' 
7. Tilbudet er nå konvertert til en ordre som du kan redigere
8. Klikk 'Send til kunde' for å avslutte ordren - du kan nå sende ordrebekreftelsen til kunden via mail, eller la det være
9. Trykk 'Send' - ordren vil deretter bli registrert som 'Sendt' (/bekreftet) i systemet

Opprett en forsendelse til ordren

Når salgsordren din er klar til å bli sendt kan du opprette en forsendelse ut fra selve ordren og på denne måten spare tid. Det kan gjøres på to måter. Under viser vi deg begge fremgangsmåter. 

Du kan opprette en forsendelse ut fra en salgsordre, ved enten å: 

1. Velg fanen 'Salg' øverst
2. Klikk på 'Ordre' i menyen
3. Finn den ordren i overblikket som du ønsker å opprette forsendelsen til
4. Hold musen over de tre små prikkene i høyre side av ordrelinjen og velg 'Opprett forsendelse'.
   
5. Plukk de varene som skal sendes. Dersom samtlige varer skal sendes kan du klikke på 'Plukk alle' 
6. Klikk på 'Send' øverst i høyre hjørne - du får deretter mulighet til å velge om du vil sende en følgeseddel til kunden på mail
7. Klikk 'Send' igjen for å avslutte

Eller: 

1. Velg fanen 'Salg' øverst på siden
2. Klikk på 'Ordre' i menyen
3. Finn den ordren i overblikket som du ønsker å opprette forsendelsen ut fra
4. Klikk på ordrenummeret - slik at du kommer inn på selve orderen
5. Klikk på ikonet 'Opprett forsendelse' øverst i høyre hjørne 
   
6. Klikk på ikonet 'Rediger'
7. Plukk alle de varene som skal sendes. Dersom samtlige varer skal sendes kan du klikke på 'Plukk alle' 
8. Klikk på 'Send' øverst i høyre hjørne - du får deretter mulighet til å velge om du vil sende en følgeseddel med til kunden over mail
9. Klikk 'Send' for å avslutte

Opprett en Faktura ut fra Ordren

Når du har en salgsordre i systemet kan du opprette fakturaen ut fra den. På den måten sparer du tid og klikk. Nedenfor guider vi deg gjennom hvordan du gjør dette. 

Du kan enten: 

1. Velge fanen 'Salg' øverst på siden
2. Klikk på 'Ordre' i menyen
3. Finn den salgsordren du ønsker å opprette fakturaen ut fra
4. Hold musen over de 3 små prikkene til høyre på den aktuelle ordrelinjen og klikk 'Opprett faktura'
   
5. Du kan nå opprette en faktura på enten alle varelinjene eller opprette en delvis faktura på kun de avsendte varelinjene (hvis du ikke har sendt/ikke ønsker å sende alt på en gang)
6. Fakturaen er nå opprettet og du kan redigere den
7. Klikk på 'Send til kunde' for å avslutte fakturaen
   • Deretter får du muligheten til å velge å sende fakturaen til kunden på mail eller la det være
   • Du kan også velge å opprette en forsendelse i forbindelse med fakturaen og i så fall om ordren skal markeres som avsendt og;
   • om varen(e) skal trekkes fra lageret på fakturadatoen i stedet for dags dato
8. Trykk 'Send' - fakturaen vil deretter bli registrert som 'Bokførst' i systemet

Eller:

1. Velg fanen 'Salg' øverst på siden
2. Klikk på 'Ordre' i menyen
3. Finn den salgsordren du ønsker å opprette en faktura ut fra
4. Klikk på ordrenummeret til venstre på ordrelinjen for å gå inn på den aktuelle ordren
5. Klikk på 'Opprett faktura' øverst i høyre side
6. Du kan nå opprette en faktura på enten alle varelinjene, eller opprette en delvis faktura kun på de avsendte varelinjene (hvis du ikke har sendt/ikke ønsker å sende alt på en gang)
7. Fakturaen er nå opprettet og du kan redigere den
8. Klikk 'Send til kunde' for å avslutte fakturaen
   1. Deretter får du muligheten til å kunne velge å sende fakturaen til kunden på mail eller la det være
   2. Du kan også velge å opprette en forsendelse i forbindelse med fakturaen og i så fall om ordren skal markeres som avsendt og; 
   3. om varen(e) skal trekkes fra lageret på fakturadatoen i stedet for dags dato
9. Trykk 'Send' - fakturaen vil deretter bli registrert som 'Bokført' i systemet

Rackbeat har masse funksjonalitet i slagsmodulen - denne artikkelen dekker ikke alt. Vi oppfordrer deg til å selv eksprimentere med disse funksjonene, slik at du kan finne den arbeidsflyten som passer deg og din virksomhet best. Du kan alltid kontakte oss i supporten hvis du er interresert i sparring omkring dine arbeidsprosesser.