I vår leverantörsimport kan du både importera helt nya leverantörer och uppdatera befintliga. Det sparar tid om du måste skapa eller uppdatera många leverantörer. Nedan guidar vi dig genom hur du importerar leverantörsdata.
Om du vill uppdatera befintliga leverantörer i systemet rekommenderar vi att du först exporterar relevant data. På så sätt har du en säkerhetskopia om det skulle uppkomma några problem med importen. Om du behöver hjälp med hur du exporterar leverantörsdata, gå till vår artikel: "Så exporterar man leverantörsdata".
Kanske har du redan en Excel-fil med din leverantörsdata. Du kan använda den om den innehåller de obligatoriska kolumnerna som beskrivs nedan i guiden. Vi rekommenderar dock att du använder vår exempelfil, som visar hur en korrekt ordnad importfil ska se ut.
Oavsett om du använder din egen fil eller vår är det viktigt att formatet som importeras är av typ . CSV (CSV UTF-8 (kommaseparerad))
Innan du börjar måste följande skapas i Rackbeat:
- Leverantörsgrupper
Lär dig hur du skapar leverantörsgrupper här. - Betalningsvillkor
Läs om hur du ställer in betalningsvillkor här. - Layouter
Lär dig hur du skapar layouter här.
Den data som ska importeras måste uppfylla följande kriterier:
- Obligatoriska uppgifter är följande: Leverantörsnummer, leverantörsnamn, leverantörsgrupp, momszon, layout, betalningsvillkor och språk.
- Det maximala leverantörsnumret måste vara 9 tecken långt.
- Det maximala antalet leverantörer får vara 255 tecken långt.
Se här förklaring av de kolumner som det är möjligt att ladda ner. De obligatoriska kolumnerna är markerade med fetstil.
|
Kolumn |
Förklaring |
|
LeverantörNr |
Leverantörens nummer. Max 9 tecken. |
|
Namn |
Leverantörens namn. Max 255 tecken. |
|
Grupp |
Leverantörens grupp. Gruppnumret, inte namnet, ska anges i den här kolumnen. |
|
Adress1 |
Leverantörens första adress. |
|
Adress2 |
Leverantörens övriga adress. |
|
Postnummer |
Leverantörens postnummer. |
|
Ort |
Leverantörens ort. |
|
Land |
Leverantörens land. |
|
MomsZon
|
Kundens momszon. Följande kan anges: Inrikes: 1, inrikes, inlandet EU: 2, eu, europa, europa Utomlands/utomlands: 3, utomlands, utomlands Inrikes (u. moms): 4, domestic_exempt, inhemsk (undantagen) |
|
Betalningsvillkor |
Här väljs leverantörens betalningsvillkor. Måste ställas in i förväg. Betalningsvillkorets nummer, inte namn, måste anges i den här kolumnen. |
|
CVR |
Leverantörens CVR-nummer |
|
|
Leverantörens mailadress. |
|
Telefon |
Leverantörens telefonnummer |
|
Valuta |
Leverantörens primära valuta. Måste anges med valutakod på 3 tecken. Svenska kr. (SEK) euro (EUR) etc. Du kan se valutakoden under valutafliken i företagsinställningarna. Här kan du också lägga till alla valutor som företaget använder sig av. |
|
Språk |
Leverantörens språk. Nya språk läggs till under fliken språk i företagsinställningarna. |
|
Layout |
Leverantörens layout. Måste skapas i förväg. Se hur här. |
|
Anpassade fält |
Om du har skapat anpassade fält på leverantören kan dessa skrivas in här. Varje fält måste anges med fältets ID. Om ett fält har ID 1 måste kolumnen matchas med "fält 1" etc. |
-
Klicka på fliken "Inköp" högst upp
- Klicka på "Leverantör" i menyn
- Klicka på "Importera" i det övre högra hörnet
- Du har nu möjlighet att antingen välja din egen Excel-fil eller ladda ner en exempelfil genom att klicka på texten "Förhandsgranska fil"
Vi rekommenderar att du laddar ned exempelfilen och använder den för att se till att du får rätt data som ingår i importen - Fyll i din fil med lämpliga data och spara den som en . CSV UTF-8-fil (kommaseparerad)
- Klicka på "Välj fil" för att ladda upp filen
- Du har nu möjlighet att anpassa importen och säkerställa en överenskommelse mellan filens kolumner och den data som ska importeras till Rackbeat. Om du inte är säker på hur det här steget fungerar så kommer här är en förklaring:
Högst upp i fönstret ser du din Excel-fil. Under den ser du några rubriker i fetstil - det är "namnet" på datafälten för kunder i Rackbeat. Kolumnerna i excelfilen måste paras ihop med datafälten i Rackbeat. De kommer att finnas via rutan under rubriken. Rutan under rubriken bör därför innehålla namnet på den aktuella kolumnen i din Excel-fil. Om du använder förhandsgranskningsfilen har den redan automatiskt parkopplat de matchande kolumnerna.
Om det finns kolumner i din Excel-fil som du inte vill importera data från kan du ta bort dem genom att klicka på "X" i den aktuella rutan.
Om en ruta inte har parats ihop (lämnas tom) kan du dra namnet på kolumnen i Excel-filen som du vill para ihop datafältet med ned till rutan.
OBS! Du behöver inte para ihop alla fält – det kan finnas tomma rutor om dessa data inte är relevanta för dig. - Du kan nu importera filen
Huvudskälen till att importfilen inte kan laddas upp i Rackbeat:
- Tomma celler i obligatoriska kolumner
- Ett inmatat språk finns inte redan i Rackbeat
- Den valda layouten finns inte redan i Rackbeat
- Ett inmatat betalningsvillkor finns inte redan i Rackbeat
- En angiven leverantörsgrupp finns inte i Rackbeat i förväg/en inmatad grupp skrivs med namn istället för nummer
- Leverantörsnumret är över 9 tecken
- Leverantörens namn är över 255 tecken
- Valutan skrivs inte med korrekt tresiffrig kod