I vår kundimport kan du både importera helt nya kunder och uppdatera befintliga kunder. Det kan spara mycket tid om du önskar skapa eller uppdatera många kunder samtidigt. Nedan går vi igenom steg för steg hur du uppdaterar kunddata via en import.
Vi rekommenderar att du först exporterar den kunddata som du för tillfället har i systemet. På så sätt har du en säkerhetskopia om det skulle uppkomma några problem med importen. Om du vill ha hjälp med hur du exporterar kunddata kan du läsa vår artikel: "Så exporterar du din kunddata".
Kanske har du redan en Excel-fil med din kunddata. Du kan använda den om den innehåller de obligatoriska kolumnerna som beskrivs nedan i guiden. Vi rekommenderar dock att du använder vår exempelfil då den visar hur en korrekt ordnad importfil ska se ut. Exempelfilen laddas ner till Rackbeat (beskrivs vidare i guiden nedan).
Oavsett om du använder din egen fil eller vår exempelfil är det viktigt att formatet som importeras är av typ . CSV (CSV UTF-8 (kommaseparerad))
Importera uppdaterande kunddata
- Klicka på fliken "Försäljning" högst upp
- Klicka på "Kunder" i menyn
- Klicka på "Importera" i det övre högra hörnet
- Du har nu möjlighet att antingen välja din egen Excel-fil eller ladda ner en exempelfil genom att klicka på texten "Förhandsgranska fil"
Vi rekommenderar att du laddar ned exempelfilen och använder den för att se till att du får rätt data som ingår i importen
Den data som ska importeras måste uppfylla följande kriterier:
- Obligatorisk information är följande: Kundnummer, kundnamn, kundgrupp, momszon, layout, betalningsvillkor och språk.
- Kundnumret får vara högst 9 tecken.
- Kundnamnet får vara högst 255 tecken.
- Momszonen är skriven med siffror. Inrikes (1), EU (2), Utomlands (3) och Inrikes, undantagna (4).
Se här en förklaring av kolumnerna som det är möjligt att ladda upp. Obligatoriska kolumner är markerade med fetstil.
|
Kolumn |
Förklaring |
|
Kundnr |
Kundens nummer. Max 9 tecken. |
|
Namn |
Kundens namn. Max 255 tecken. |
|
Grupp |
Kundens grupp. Gruppens nummer, och inte namn ska skrivas in i denna kolumn. |
|
Adress1 |
Kundens första adress. |
|
Adrese2 |
Kundens andra adress. |
|
Postnummer |
Kundens postnummer. |
|
Ort |
Kundens ort. |
|
Land |
Kundens land. |
|
MomsZon
|
Kundens momzon. Följande kan anges: |
|
Betalningsvillkor |
Här väljs kundens betalningsvillkor. Det måste upprättas i förväg. Betalningsvillkorets nummer, inte namn, ska anges i den här kolumnen. |
|
VAT-nr. |
Kundens VAT-nummer. |
|
|
Kundens mailadress. |
|
Telefon |
Kundens telefonnummer |
|
Valuta |
Kundens primära valuta. Måste anges med valutakod på 3 tecken. Svenska kr. (SEK) euro (EUR) etc. Du kan se valutakoden under valutafliken i företagsinställningarna. Här kan du också lägga till alla valutor som företaget använder sig av. |
|
Språk |
Kundens språk. Nya språk läggs till under fliken språk i företagsinställningarna. |
|
EAN |
Kundens EAN-nummer, om detta är relevant. |
|
Layout |
Kundens layout. Detta måste skapas i förväg. Se hur här. |
|
Max kredit |
Om det finns högst en kredit kunden kan ha så ska detta anges här. |
|
Anpassade fält |
Om du har skapat anpassade fält på kunden kan dessa anges här. Varje fält måste anges med fältets ID. Om ett fält har ID 1 måste kolumnen matchas med "fält 1" etc. |
5. Fyll i din fil med den relevanta informationen och spara den som en . CSV UTF-8-fil (kommaseparerad)
6. Klicka på "Välj fil" för att ladda upp filen
7. Markera rutan "Uppdatera befintlig" längst upp till vänster
8. Du har nu möjlighet att anpassa importen och säkerställa en överenskommelse mellan filens kolumner och den data som ska importeras till Rackbeat. Om du inte är säker på hur det här steget fungerar så kommer här är en förklaring:
Högst upp i fönstret ser du din Excel-fil. Under den ser du några rubriker i fetstil - det är "namnet" på datafälten för kunderna i Rackbeat. Kolumnerna i excelfilen måste paras ihop med datafälten i Rackbeat. De kommer att finnas via rutan under rubriken. Rutan under rubriken bör därför innehålla namnet på den aktuella kolumnen i din Excel-fil. Om du använder förhandsgranskningsfilen har den redan automatiskt parkopplat de matchande kolumnerna.
Om det finns kolumner i din Excel-fil som du inte vill importera data från kan du ta bort dem genom att klicka på "X" i den aktuella rutan.
Om en ruta inte har parats ihop (lämnas tom) kan du dra namnet på kolumnen i Excel-filen som du vill para ihop datafältet med ned till den rutan.
OBS! Du behöver inte para ihop alla fält – det kan finnas tomma rutor om den datan inte är relevanta för dig eller om den datan inte behöver uppdateras.
9. Du kan nu importera filen
Huvudorsaker till att importfilen inte kan laddas upp i Rackbeat:
- Tomma celler i obligatoriska kolumner
- Det valda språket finns inte redan i Rackbeat
- Den valda layouten finns inte redan i Rackbeat
- Det valda betalningsvillkoret finns inte redan i Rackbeat
- En angiven kundgrupp finns inte redan i Rackbeat/en maskinskriven grupp skrivs med namn istället för nummer
- Kundnumret är över 9 tecken
- Kundens namn är över 255 tecken