Helpdesk

VEJLEDNINGER

Import

Importering i Rackbeat

Følg disse detaljerede trin, for at sikre korrekt dataimportering.

Når du skal importere data ind i Rackbeat, er det vigtigt at sikre, at alt data er korrekt og at du anvender det rigtige format. I denne artikel gennemgår vi arbejdsgangen for importeringen af forskellige typer data i Rackbeat.

Introduktion til import

Når du skal til at importere data ind i Rackbeat, er det vigtigt at man har styr på for at få data ført korrekt ind i Rackbeat - her er det formatet af filen der bestemmer om filen kan uploades eller ikke.

Formatet som du skal bruge til dine importfiler, det skal være "CSV UTF-8" formatet.

Gemmes filen ikke i dette format, risikere du at importering fejler og at dataen ikke overføres til Rackbeat.

Udover at sikre at filens format er korrekt, skal du også sikre dig at det der importeres er sat op på den korrekte måde - dette gennemgår vi herunder:

Opsætning af din fil

Opsætningen af filerne afhænger af hvad der specifikt skal importeres. Denne artikel er delt op i kategorier, således at du nemt og hurtigt kan danne dig et klar overblik over hvad du skal have styr på ved de forskellige importtyper.

En god huskeregel i forhold til importering er, at Rackbeat mapper elementer på det specifikke nummer elementet der skal importeres har. Dette kan omfatte blandt andet varer, kunder, leverandører, lokationer, layouts, betalingsbetingelser og mere.

i importfiler er det derfor vigtigt at skrive nummeret på kunden, lokationen og varen i stedet for navnet.

I sådanne tilfælde, skal du bruge det unikke nummer og ikke navnet. (Det kan være f.eks: Kundenummer, varenummer, lokationsnummer eller andet)

Eksempel filen i Rackbeat

Alle de steder hvor du kan importere data ind i Rackbeat, vil du finde muligheden for at hente en eksempel fil ned, som viser hvordan man kan sætte denne import op.

Du skal blot klikke på "importer" og herefter på "Eksempel fil"

Denne fil kan du nemt bruge som fundament til at bygge din import korrekt op og den indeholder de nødvendige kolonner for at kunne komme i gang.

Er der kolonner som du ikke skal bruge, kan disse blot fjernes, såfremt de ikke er vigtige for importen. (Se på de enkelte punkter for at finde ud af hvilke kolonner der er vigtige)

Det er ikke altid at denne eksempel fil er i det korrekte format, en god huskeregel vil være at gemme det som det korrekte format.

Sådan matcher du felterne korrekt

Når du har uploadet din fil til Rackbeat, vil du få vist et overblik over de forskellige kolonner og hvilke felter der indgår i din fil.

Hos Rackbeat kalder vi dette at 'mappe' felterne til de korrekte kasser.

Du kan opleve at Rackbeat ikke kan genkende navnet korrekt og derfor ikke har matchet det automatisk, vil du selv skulle trække feltet ned til den korrekte kasse.

Hvis feltet ikke er matchet korrekt, skal du selv sørge for at det er matchet korrekt op ved at fjerne matchet og herefter trække feltet ned til den korrekte kasse.

Hvad skal du gøre hvis din import den fejler?

Oplever du at Rackbeat fortæller dig at din import fejler, er det næste trin at prøve at finde ud hvor fejlen opstår. Her vil Rackbeat ofte fortælle dig hvad der er årsagen til at filen fejler.

I denne artikel kan du læse mere om, hvad du kan gøre hvis din import fejler.

OBS! Det er ikke muligt at slette informationer igennem en import i Rackbeat, dette vil være noget som du manuelt skal gøre i systemet.

Indholdsfortegnelse

Introduktion til import
Import i Varefanen
1. Varegrupper
2. Varer
3. Styklister
4. Styklistelinjer
5. Lokationer
  1. Underlokationer
6. Varesamlinger
  1. Varesamlingslinjer
7. Reguleringer
  1. Lagerbeholdning
  2. Kostpris
8. Lagerflyt
Import i Indkøbsfanen
Import i Salgsfanen

Import i Varefanen

Varegrupper

Før du kan oprette eller importere varer ind i Rackbeat, skal du have oprettet varegrupper.

Du kan læse mere om varegrupper her: Sådan opretter du varegrupper

Du finder varegrupperne ved at gå til "varer" og vælge "varegrupper" i menuen i toppen af Rackbeat.

Når du skal importere varegrupper i Rackbeat, skal du sikre dig, at følgende kolonner fremgå i filen.

Navn: Navnet på varegruppen.
Nummer: Varegruppens unikke nummer. Dette skal bruges, når du skal importere varer ind i denne bestemte varegruppe og angives i heltal.
Har lager: Angiv om det er en varegruppe med lagertræk (tast 1 hvor at angive at varegruppen har lager. Tast 0 for at angive at varegruppen ikke har lager). En varegruppe uden lagertræk bruges ofte til ydelser.
Moms Indland: Momssats for indenlandsk handel. Angives i heltal uden procenttegn, fx "12". Hvis feltet er tomt, importeres det som "0".
Moms EU: Momssats for handel inden for EU. Angives i heltal uden procenttegn, fx "12". Hvis feltet er tomt, importeres det som "0".
Moms Udland: Momssats for handel uden for EU. Angives i heltal uden procenttegn, fx "12". Hvis du lader feltet stå tomt, importeres det som "0".
Moms Indland (momsfri): Momssats for indenlandsk handel uden moms. Angives i heltal uden procenttegn, fx "12". Hvis feltet er tomt, importeres det som "0".
Kan sælges: Angiv om varerne i denne varegruppe kan sælges. Brug "1" til at indikere, at varerne kan sælges. Hvis feltet er tomt, registreres det som "Nej".

Kan sælges funktionen bruges til at angive om de varer som er en del af varegruppen kan sælges i dine ordrer og kundefaktura. Hvis varegruppen ikke er markeret med at varerne kan sælges,vil de ikke komme frem i din oversigt.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Nu skal du sørg for, at kolonnerne er korrekte mappet. Herefter kan du importere ved at klikke på "Import".

Herefter vil Rackbeat fortælle dig om importen er godkendt eller om der er blevet registreret nogle fejl.

Nu kan du genopfriske siden og se at din varegruppe er blevet importeret ind i Rackbeat.

Du kan opdatere dine varegrupper ved at lave rettelser i din fil og importere det igen, husk at sætte flueben i feltet "Opdater eksisterende".

OBS: Du kan ikke importere opdateringer på eksisterende varegrupper og nye varegrupper i samme fil. Dette skal derfor gøres i to separate filer og importeringer.

Bemærk, at du ikke kan ændre en varegruppe fra at have lagertræk til ikke at have lagertræk og omvendt, hvis der har været transaktioner på varerne i varegruppen.

Transaktioner kan være faktura, ordrer, indkøb eller reguleringer.

I sådan et tilfælde skal du oprette en ny varegruppe og spærre den gamle.

Varer

Efter du har oprettet dine varegrupper i Rackbeat, kan du importere dine varer ind.

Du kan læse mere om varer her: Sådan opretter du varer

For at se din vareoversigt, skal du klikke på "Varer", herefter "produkter" i menuen i toppen af Rackbeat.

For at importere nye varer eller ændringer til eksisterende varer skal følgende kolonner udfyldes:

Varenummer: Her indtastes varens unikke nummer, som bruges til at identificere den specifikke vare.
Varenavn: Her indtastes varens navn.
Varegruppe: Her indtastes varegruppens nummer for den varegruppe som varen skal høre til- dette kan du se i varegruppernes oversigt.
Salgspris: Her indtastes den pris som varen som standard sælges til.
Foreslået indkøbspris: Her indtastes den pris som du forventer at købe din vare ind til.

Bruger du også kolonnen "Lagerantal" i din import, vil foreslået indkøbspris blive registreret som den aktuelle kostpris for varerne.

Hvis ikke disse obligatoriske kolonner er udfyldt, vil importen fejle.

Som du kan se på screenshottet herover, er der en del ekstra kolonner som kan udfyldes. Det anbefales at have udfyldt disse kolonner, alt den nødvendige data er udfyldt på varerne når de oprettes i Rackbeat.

OBS! Det er ikke muligt at opdatere varenumrene på varene i Rackbeat via en import. Dette er grundet at varenummeret på varen er unikt og bruges til at identificere den specifikke varer.

Er der nogle felter som du ikke ønsker at bruge, kan disse fjernes fra din fil ved at fjerne kolonnen helt.

Du kan tilføje følgende igennem importen:

Ekstra kost: Her kan du angive hvis der er en procentvis ekstra kost på varen ved modtagelser og produktioner. Du skal angive det i heltal uden procenttegn.
Enhed: Her kan du angive hvis varen skal være en specifik enhed, det kan f.eks: være "Stk." (OBS: for at angive en enhed på produktet, skal disse først være oprettet i systemet - dette gøres ved at holde musen over "vare" og klikke på "enheder".)
Lagerantal: Hvis varen skal oprettes med et bestemt antal på lageret, kan du tilføje det her (Vær opmærksom på at varen ikke kan slettes efter oprettelse da der så er bevægelser på varen).
Beskrivelse: Her kan du indtaste varens beskrivelse.
Min. lagerbeholdning: Her kan du vælge hvad der minimum skal være af lagerbeholdning før Rackbeat anbefaler du bestiller denne vare hjem for at fylde din lagerbeholdning op igen.
Min. solgt antal: Her kan du vælge hvor mange stk. der som minimum skal sælges af denne vare når den sælges.
Min. bestilt antal: Her kan du vælge hvor mange stk. der som minimum skal bestilles hjem af gangen når denne vare skal bestilles hjem.
Stregkode: Hvis der er en tilknyttet stregkode til denne vare, vil du kunne indtaste den her.
Standard Lokation: Her kan du knytte en standard lokation til varen, altså hvor Rackbeat automatisk vil forsøge at tilføje varen til når du køber varen hjem eller hvor den som standard vil trække varen fra ved salg. Her er det vigtigt at være opmærksom på at du skal indtaste lokationsnummeret og ikke lokationsnavnet.
Variant: Skal denne vare følge en bestemt varianttype, kan du indtaste variantnummeret her for at angive at varen bruger varianttypen. (OBS: varianter skal være oprettet i systemet først - dette gøres ved at holde musen over "produkter" og klikke på "varianter". )
Vægt: Her kan du indtaste vægten på varen.
Vægt enhed: Her kan du indtaste vægt enheden på varen, det kan være g/kg/t.
Bredde: Her kan du indtaste bredden på varen.
Højde: Her kan du indtaste højden på varen.
Dybde: Her kan du indtaste dybden på varen.
Størrelse enhed: Her kan du vælge hvilken enhed der skal bruges på varen i forhold til bredde, højde og dybden. Det kan være mm/cm/m.
Primær leverandør (nummer): Her kan du indtaste leverandørnummeret såfremt denne vare primært bestilles fra én specifik leverandør.
Spærret: Her kan du vælge om varen skal være registreret som spærret eller ej. Hvis varen er spærret, vil den ikke kunne bruges i hverken bestillinger, ordrer, produktioner eller andet. Tast 1 for spærret eller 0 for åbent. Efterlades feltet blankt, vil varen oprettes som åben.
Rabatgruppe ID: Her kan du angive hvis varen er en del af en specifik rabatgruppe. Du skal bruge rabatgruppens nummer i denne kolonne.
Billede URL: Her kan du tilføje en billede URL såfremt at Rackbeat skal bruge et billede af denne vare fra et andet sted.
Har batchstyring: Arbejder du med vores batchstyringsmodulet i Rackbeat og skal inkludere denne vare som en del af det modul, kan du taste 1 i dette felt.
Har serienumre: Arbejder du med vores serienummer modul i Rackbeat og skal inkludere denne vare som en del af det modul, kan du taste 1 i dette felt.
Vejl. Pris: Har denne vare en vejledende pris, kan du angive prisen her.

På screenshottet ses også 2 felter som hedder "Status" og "Afgift 1", disse er brugerdefinerede felter som er blevet oprettet på denne konto og er blevet navngivet således.

Du kan importere informationer ind i brugerdefinerede felter, men disse felter er ikke standard i Rackbeat.

Brugerdefinerede felter er en del af premium abonnementet i Rackbeat, og kan oprettes ved at holde musen over dit navn, klikke på "brugerindstillinger". Herefter skal du klikke "generelt" i højre side, efterfulgt af "felter".

Du kan læse mere om vores abonnementstyper her: Abonnementer i Rackbeat

Når du er klar til at importere dine varer ind i Rackbeat, kan du blot klikke på "Importer" knappen og lade importen arbejde.

Genopfrisk siden og så vil du opleve at dine varer er ført ind i Rackbeat.

Opdatering af varer

For at opdatere eksisterende vare gennem en import, skal du hakke feltet "opdater eksisterende" af. Ved opdatering af eksisterende vare, skal filen indeholde kolonnen for varenumrene samt én kolonne for hvert felt, du opdaterer.

Det er ikke muligt at opdatere eksisterende og oprette nye varer i samme ark, det skal gøres separat. Forsøger man med dette, vil importen fejle og der vil ikke blive foretaget nogle ændringer.

Eksempel: hvis du vil opdatere salgsprisen på flere varer, skal du bruge følgende kolonner:

Varenummer
Salgspris

Varenummeret er den konstant som du altid skal have med når du skal importere opdateringer ind på eksisterende varer.

Når du importerer dit ark ind i Rackbeat, skal du huske at sætte flueben i "Opdater eksisterende". Efter at have klikket "importer", opdateres dine eksisterende produkter.

Oversættelser

For at importere sprogoversættelser, skal du finde varen som du vil oversætte sprog på. Her kan du under fanen "oversættelser" importere oversættelser til en eller flere vare på samme tid.

Skal du importere denne information til en stykliste, er arbejdsgangen den samme.

Herefter skal følgende kolonner udfyldes:

Nummer: Varenummeret på de varer/styklisten, som du skal importere dine oversættelser til (Det er muligt at importere dine oversættelser på flere varer/styklister af gangen).
Sprogkode: Sprogkoden som oversættelsen skal gælde for. her er det er vigtigt, at sprogkoden er oprettet i dine virksomhedsindstillinger inden.
Navn: Varenavnet i det pågældende sprog.
Beskrivelse: Beskrivelsen af varen på det pågældende sprog.

Ovenfor kan du se at der er to forskellige produkter med tilhørende oversættelser.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Genopfrisk siden og så vil du opleve at dine oversættelser er ført ind på vareren eller styklisten.

SKAL DU OPDATERE DINE OVERSÆTTELSER?

Så skal du blot justere i din fil og importere det ind i Rackbeat igen.

Hvis der ikke findes et felt hvor du kan sætte flueben i "opdater eksisterende", så skal du blot justere informationerne i din fil og importere det ind i Rackbeat igen for at opdatere dine eksisterende informationer.

Det er vigtigt at nævne at såfremt feltet er der, skal de benyttes for at kunne opdatere dine eksisterende informationer.

Hvad har det af betydning?

Når du har importeret en oversættelse af en vare, som vi lige har gjort ovenfor, vil den automatisk vise oversættelsen på det sprog når varen tilføjes til en ordre/faktura/bestilling.

Se eksempel nedenfor hvor varen "Solcelle 5x5" tilføjes til en ordre og herefter automatisk ændres til den engelske oversættelse da kunden benytter engelsk som sprog.

Priser i anden valuta

Hvis du skal importere priser i andre valutaer til dine varer i Rackbeat, skal du starte med at finde den vare som skal have opdateret priser i andre valutaer.

Det er muligt at importere disse ændringer ind på flere varer på samme tid, dette gøres igennem fanen inde på én af de specifikke varer.

Skal du importere denne information til en stykliste, fungerer det på nøjagtigt samme måde, du skal blot finde styklisten frem.

Skal du opdatere flere varer på samme tid, skal du blot følge samme proces.

Valutaen skal være oprettet inde i dine indstillinger før du kan importere ændringer ind.

Har du ikke oprettet valutaen endnu, kan du gøre det ved at gå til dine virksomhedsindstillinger og vælge "Valuta" ude i venstre side.

Når du har fundet varen, skal du klikke på "Priser" for at komme til siden hvor du kan lave dine opdateringer eller foretage din import.

Herinde kan man manuelt ændre det for denne specifikke vare og importere ændringerne for samme og flere varer på samme tid.

I det her eksempel, vil vi gerne ændre valutaen for Euro og Svenske kroner på denne vare og en anden.

For at importere priser i anden valuta, udfyld følgende kolonner i din fil:

Produktnr: Varenummeret på de varer, hvor du skal importere dine priser på.
Valuta: Valutakoden som priserne skal gælde for. Det er vigtigt, at valutaen er oprettet i dine virksomhedsindstillinger.
Kostpris: Foreslået indkøbspris i den gældende valuta.
Salgspris: Salgsprisen i den gældende valuta.
Vejl. Pris: Vejledende pris i den gældende valuta.

Det er et krav at have alle felterne i filen, hvis disse ikke har en specifik valuta, så kan du blot efterlade feltet tomt, nedenfor vil du kunne se et eksempel på en godkendt import.

Efter import, ser det sådan her ud:

I billedet herover kan du se at jeg har 2 forskellige varer, som har fået opdateret priserne. Disse priser skal vi nu have importeret ind i Rackbeat.

Gem din fil som CSV UTF-8 og klik på "Importer" knappen i Rackbeat, her skal vi tilføje arket og sikre at kolonnerne står rigtigt.

Når du er klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Genopfrisk siden og så vil du opleve at dine priser er ført ind i Rackbeat.

SKAL DU OPDATERE DINE PRISER I ANDEN VALUTA?

Så skal du blot justere i din fil og importere det ind i Rackbeat igen.

Det er vigtigt at nævne at såfremt feltet er der, skal de benyttes for at kunne opdatere dine eksisterende informationer.

Hvad har det af betydning?

Når du har importeret dine nye priser ind, vil det have en effekt når du tilføjer denne vare til et indkøb eller et salg, hvor varen vil automatisk justeres til den givne pris - med undtagelsen, at der er indtastet en specifik pris på leverandøren/kunden.

Lokationsdata

Hvis du skal importere kriterier til lagerbeholdning på dine vares lokationer i Rackbeat, skal du starte med, at finde varen som skal have opdateret informationen. Skal du opdatere flere vares lokationer på samme tid, skal du følge samme proces som der beskrives herunder.

Skal du importere informationen til en stykliste, fungerer det på nøjagtigt samme måde. Her skal du skal blot finde styklisten frem.

Når du har fundet varen, skal du klikke på "Lokationer" for at komme til siden hvor du kan lave dine opdateringer eller foretage din import.

For at importere lokationsdata, udfyldes følgende kolonner:

Produktnr: Varenummeret på de varer, som du skal importere dine priser på.
Lokation: Lokationsnummeret på den lokation, som linjen skal være gældende for. (Lokationsnummeret findes ved at gå til dine oprettede lokationer).
Min. Lagerbeholdning: Minimums lagerbeholdning for lokationen. Rammes dette kriterie, foreslår Rackbeat at du skal genbestille varer til denne lokation.
Min. bestilt antal: Minimums antal der skal bestilles til denne lokation, for den specifikke vare.

Billedet ovenfor viser, at jeg har to forskellige varer, som har fået opdateret "min. beholdnings" kriterierne på to forskellige lokationer. Dette skal vi nu have importeret ind i Rackbeat.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Når du er klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker siden, vil du kunne se at den nye data er importeret ind i Rackbeat.

SKAL DU OPDATERE DINE LOKATIONSDATA PÅ VAREN?

Hvis du skal opdatere lokationen på varen, skal du bare lave en justering i filen, og importere dette ind i Rackbeat igen.

Findes der ikke et felt hvor du kan sætte flueben i "opdater eksisterende", skal du bare justere informationerne i din fil og importere det ind i Rackbeat igen. På denne måde opdatere du de allerede eksisterende informationer.

OBS: hvis feltet "opdater eksisterende" fremgår, skal dette benyttes for at opdatere de eksisterende informationer.

Hvad har denne ændring af betydning?

Når du har importeret dine nye data ind i Rackbeat, vil det have en effekt ved genbestilling af nye varer - her vil Rackbeat anbefale dig at foretage indkøb for at få din lagerbeholdning til at leve op til de kriterier du har angivet.

Enheder

Dette er en premium feature i Rackbeat. Du kan læse mere om vores unit converter her.

Hvis du gerne vil importere enhedskonverteringer ind på dine produkter, skal du sørge for at din Rackbeat aftale en premium aftale. Herefter kan du oprette enhedskonverteringerne ved at trykke dig ind på produktet, klikke på fanen "enheder" og herefter "importer".

Hvis du skal importere flere på samme tid, kan du nemt gøre det ved blot at indtaste flere varenumre i filen du importere på produktet.

Du skal sikre dig, at der er blevet angivet en standard enhed på varen inden du kan importere dine enhedskonverteringer. Dette skyldes ,at Rackbeat konverterer den standard enhed fra produktet til de valgte konverteringer.

EKSEMPEL:

Varen RB01 i Rackbeat har 'Kilogram' som standard enhed. Vi vil gerne oprette en linje der konvertere 'Kilogram' til 'Gram' da varen sælges i gram.

Dette sættes op på følgende måde:

Nu er konverteringen opsat til at standardenheden "Kilogram", konvertere 1 kilogram til 1000 gram.

Ved at taste "1" i 'Standard salgsenhed' angiver du, at Rackbeat automatisk skal bruge 1000 gram som den enhed du som standard skal sælge.

For at importere konverteringer til Rackbeat, skal du udfylde følgende kolonner:

Nummer: Her angiver du varenummeret på den vare, som du ønsker at konverteringen skal være gældende for.
Enhed: Her angiver du den enhed, som skal være gældende for linjen, altså hvad varens standard enhed skal omregnes til.
Antal: Her angiver du hvad din standard enhed skal konverteres til, i den valgte enhed.
Salgspris: Her angiver du salgsprisen for det antallet på enheden.
Kostpris: Her angiver du den forventede kostpris, for det antal i din enhed.
Stregkode: Her kan du angive en stregkode for denne enhed.
Standard salgsenhed: Her kan du vælge om Rackbeat skal bruge denne konvertering, som din standard salgsenhed. Hvis du ønsker det, skal du taste "1" i dette felt.
Standard indkøbsenhed: Her kan du vælge om Rackbeat skal bruge denne konvertering som din standard indkøbsenhed. Hvis du ønsker det, skal du blot taste "1" i dette felt.

Når du importerer din fil ind i Rackbeat, skal du sikre at kolonnerne er korrekt mappet. Herefter kan du importere filen ved at klikke på "Import".

Når du genopfrisker siden, vil du kunne se at dine nye enhedskonverteringer på styklister og vare, er importeret ind på din aftale.

OBS: Det er ikke nødvendigt at indtaste en stregkode, såfremt du ikke ønsker at tilknytte en stregkode til denne konvertering.

Hvis du ikke ønsker en stregkode til enhedskonverteringen, skal du efterlade feltet tomt eller fjerne kolonnen helt.

SKAL DU OPDATERE DINE ENHEDSKONVERTERINGER?

Hvis du gerne vil opdatere dine enhedskonverteringer, skal du bare justere i din fil og importere det ind på din aftale igen.

Hvis der ikke findes et felt hvor du kan sætte flueben i "opdater eksisterende", skal du justere informationerne i din fil og importere det ind på din aftale igen, for at opdatere dine eksisterende informationer.

OBS: såfremt feltet "opdater eksisterende" er der, skal dette hakkes af for at kunne opdatere de eksisterende enheder.

Salgsbudgetter

Hvis du skal importere dine salgsbudgetter på dine varer i Rackbeat, skal du starte med at finde varen som skal have opdateret denne information, skal du opdatere flere på samme tid, skal du blot følge samme proces.

Skal du importere denne information til en stykliste, fungerer det på nøjagtigt samme måde, du skal blot finde styklisten frem.

Når du har fundet varen, skal du klikke på "Salgsbudgetter" for at komme til siden hvor du kan lave dine opdateringer eller foretage en import.

For at importere salgsbudgetter, skal følgende kolonner være udfyldt:

Vare: Varenummeret på de varer, som du ønsker at importere priser på.
Måned: Måneden det skal være gældende for, i formatet YYYY-MM (fx "2024-06" for juni måned 2024).
Forventet salg: Antallet, du forventer at sælge inden for den måned.

I billedet ovenfor kan du se, at jeg har to forskellige varer, som jeg gerne vil oprette salgsbudgetter for. Her har jeg angivet året og måneden, samt hvor meget jeg forventer at sælge i denne periode. Nu skal vi have importeret salgsbudgettet ind på aftalen.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og importere det.

Når du er klar, klikker du på "Importer" for at starte din importering.

Når du genopfrisker siden, vil du kunne se, at dine salgsbudgetter er importeret ind på din aftale.

SKAL DU OPDATERE DINE SALGSBUDGETTER?

Hvis du gerne vil opdatere dine salgsbudgetter, skal du blot justere i din fil og importere det ind på din aftale igen.

Hvis feltet "opdater eksisterende" ikke findes, skal du blot justere informationerne i din fil og importere det ind på din aftale igen for at opdatere din eksisterende informationer.

OBS: Det er vigtigt at nævne, at såfremt feltet er der, skal dette hakkes af for at kunne opdatere dine eksisterende salgsbudgetter.

Hvad har det af betydning?

Når du har importeret dine salgsbudgetter ind på din Rackbeat aftale, vil du kunne se det på dine varer og i rapporten salgsbudgetter.

Styklister

For at komme frem til dit styklisteoverblik, skal du holde musen over "vare", og efterfølgende trykke dig ind på "styklister".

Hvis du ikke kan finde styklisteoversigten, tyder dette på at din aftale ikke understøtter styklister. For at få adgang til styklister kan du opgradere din aftale til et premium abonnement.

Du kan læse mere om dette her: Abonnementer i Rackbeat

Når du skal importere styklister ind i Rackbeat, skal du sikre dig, at følgende kolonner er på plads i din fil:

Styklistenummer: Det unikke nummer, der identificerer din vare, eller i dette tilfælde styklisten.
Styklistenavn: Navnet på din stykliste i Rackbeat.
Varegruppe: Varegruppen som styklisten er en del af.
Salgspris: Prisen som du forventer at sælge styklisten til.
Foreslået indkøbspris: Prisen som du forventer at købe styklisten til, hvis du køber den.

På billedet herover, ser du et eksempel på hvordan oprettelsen af to styklister i Rackbeat kan se ud, når de to obligatoriske felter er udfyldt

Hvis du henter eksempelfilen ned, vil alle felter der er mulige at importere ind fremgå. Er der andre felter udover de obligatoriske, som du ikke ønsker at importere, kan du lade disse stå tomme, eller slette kolonnen helt i filen.

Enhed: Her kan du angive hvis styklisten skal have en specifik enhed - det kan f.eks: være "Stk.".
Lagerantal: Hvis styklisten skal oprettes med et bestemt antal på lageret, tilføjer du dette her (Vi anbefaler at vente med at tilføje en lagerbeholdning på styklisten indtil du har fået alle detaljer såsom linjer og yderligere information på plads inden).
Min. lager: Her kan du vælge hvad der minimum skal være af lagerbeholdning, før Rackbeat vil anbefale at varen skal bestilles hjem.
Min Solgt antal: Her kan du vælge hvor mange stk. der som minimum skal sælges af denne vare når den sælges.
Min. Bestilt antal: Her kan du vælge hvor mange stk. der som minimum skal bestilles hjem ad gangen når denne vare skal bestilles hjem.
Stregkode: Hvis der er en tilknyttet stregkode til denne vare, vil du kunne indtaste den her.
Standard lokation: Her kan du knytte en standard lokation til varen. Altså den lokation som Rackbeat automatisk vil tilføje eller trække vare på varen på som standard. Her er det vigtigt at være opmærksom på, at det er lokationsnummeret der skal indtastes i filen.
Vægt: Her kan du indtaste vægten på varen.
Vægt enhed: Her kan du indtaste vægt enheden på varen, det kan være g/kg/t.
Bredde: Her kan du indtaste bredden på varen.
Højde: Her kan du indtaste højden på varen.
Dybde: Her kan du indtaste dybden på varen.
Størrelse enhed: Her kan du vælge hvilken enhed der skal bruges på varen i forhold til bredde, højde og dybden. Det kan være mm/cm/m.
Spærret: Her kan du vælge om varen skal være registreret som spærret eller åben. Hvis varen er spærret, vil den ikke kunne bruges i hverken bestillinger, ordrer, produktioner eller andet. Tast "1" i filen for spærret eller "0" for åben.
OBS: Efterlades feltet blankt, vil varen oprettes som åben.
Juster negativ mængde til nul?: Her kan du angive om funktionen "Juster negativ mængde til nul" på din stykliste, skal være aktiveret eller ikke. Funktionen gør at styklisten ikke kan få en lagerbeholdning på under 0 - men i stedet vil justere komponenterne af styklisten ved et salg. Tast "1" for aktiveret eller "0" for ikke aktiveret.
OBS: Efterlades feltet blankt, vil varen oprettes med feltet som ikke aktiveret.
Rabatgruppe ID: Her kan du angive hvis styklisten er en del af en specifik rabatgruppe. Du skal bruge rabatgruppens nummer i denne kolonne.
Har batchstyring: Arbejder du med batchstyringsmodullet i Rackbeat og skal inkludere denne stykliste som en del af dette modul, kan du taste "1" i feltet.
Har serienumre: Arbejder du med serienummermodullet i Rackbeat og vil inkludere denne stykliste som en del af dette modul, kan du taste "1" i dette felt.
Vejl. Pris: Har denne stykliste en vejledende pris, kan du angive denne pris her.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme den som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Når fin fil er klar, skal du klikke på "Importer" for at starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du kunne se at dine styklister er uploadet ind på din Rackbeat aftale.

Opdatering af Styklister

Når du skal opdatere styklister i Rackbeat, fungerer det på samme måde som når du skal importere nye styklister ind på aftalen. Dog er der ved importen af ændringer til eksisterende styklister, et par små forskelle som man skal være opmærksom på, Disse gennemgås her:

Din fil må ikke indeholde eksisterende styklister (som skal opdateres) og nye styklister(som skal oprettes) på samme tid, er det tilfældet, vil importen fejle.
Når du uploader din fil til Rackbeat, skal du huske at sætte flueben i "Opdater eksisterende", ellers vil Rackbeat antage at du forsøger at oprette nye styklister.

Styklistelinjer

Når du skal importere linjer til dine styklister, er det vigtigt at du har oprettet dine styklister på forhånd, ellers ved Rackbeat ikke hvor den skal importere dem hen.

For at importere styklistelinjer, udfyld følgende kolonner i dit ark:

Styklistenummer: Det unikke nummer, der identificerer din vare, eller i dette tilfælde styklisten.
Materialelinje (varenummer): Varenummeret på den vare som skal fungere som komponent i styklisten.
Antal: Antallet af komponenter for den specifikke vare der skal bruges i styklisten.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Når du er klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Genopfrisk siden og så vil du opleve at dine styklistelinjer er ført ind i Rackbeat.

Opdatering af styklistelinjer

Når du skal opdatere styklistelinjer i Rackbeat, fungerer det på samme måde som når du skal importere nye styklistelinjer, dog med et par små forskelle som man skal være opmærksom på, dem kommer vi til at gennemgå sammen her:

Din fil må ikke indeholde eksisterende styklistelinjer (som skal opdateres) og nye styklistelinjer (som skal oprettes) - er dette tilfældet, vil importen fejle.
Når du uploader din fil til Rackbeat, skal du huske at sætte flueben i "Opdater eksisterende", ellers vil Rackbeat antage at du forsøger at oprette nye styklistelinjer.

Lokationer

Du kan importere lokationer ind i på din aftale.

For at importere lokationer ind på din Rackbeat aftale, skal du holde musen over varefanen, klikke på "lokationer". For at hente en eksempel fil ned, skal du klikke på "importer.

Hvis du skal importere nye lokationer ind på din aftale, skal du sørge for at have udfyldt følgende kolonner i din fil:

Nummer: Angiv lokationens nummer.
Navn: Angiv lokationens navn.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme den som en CSV UTF-8 fil.

Når du er klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du nu kunne se, at dine lokationer er importeret ind på din aftale.

SKAL DU OPDATERE DINE LOKATIONER?

Hvis du skal opdatere dine eksisterende lokationer, tilrette din fil, og importere dette ind på din Rackbeat aftale igen.

Hvis feltet "opdater eksisterende" ikke fremgår, skal du bare justere informationerne i din fil og importere det ind på aftalen igen, for at opdatere dine eksisterende informationer.

OBS: Det er vigtigt at nævne, at feltet skal hakkes af, hvis det er tilstede, således at de eksisterende lokationers data kan opdateres.

Underlokationer

For at importere underlokationer ind på din Rackbeat aftale, skal du først sørge for at du har oprettet dine lokationer først, da denne bruges til at identificere hvilken lokation, underlokationen skal tilknyttes.

Lokationen som underlokationen skal knyttes sammen med, skal være oprettet på forhånd. Det er derfor ikke muligt, at importere nye lokationer og underlokationer i samme fil.

For at importere underlokationer, skal du starte med at gå til 'varer' og vælg 'lokationer'. Her kan du med fordel ved at trykke "importer" hente eksempel filen ned, og bruge denne som en skabelon til din import.

For at importere underlokationer, udfyld følgende kolonner:

Forældre: Angiv den lokation som din underlokation skal høre til ved at indtaste lokationsnummeret.
Nummer: Angiv underlokationens nummer.

OBS: Underlokationens kan ikke have samme nummer som et allerede oprettet forældre nummer.

Navn: Angiv navnet på lokationen.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme den som en CSV UTF-8 fil, og importer den ind i lokationsfanen på knappen "importer".

Når du er klar og har valgt din fil, så skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du på den enkelte lokation se, at der er importeret underlokationer dertil.

SKAL DU OPDATERE DINE UNDERLOKATIONER?

Hvis du gerne vil opdatere dine underlokationer, skal du justere i din fil og importere denne ind i på din aftale igen.

Hvis feltet "opdater eksisterende" ikke fremgår, skal du justere informationerne i din fil og importere det ind på aftalen igen, for at opdatere dine eksisterende informationer.

OBS: Det er vigtigt at nævne, at feltet skal hakkes af, hvis det er tilstede, således at de eksisterende lokationers data kan opdateres.

Varesamlinger

Varesamlinger kan indeholde mange forskellige varer. Disse varesamlinger kan derfor være nemmere at at importere ind på aftalen.

Efter at have importeret varesamlingerne, kan du importere dine varesamlingslinjer - Det er derfor vigtigt, at du har oprettet dine varesamlinger før du forsøger at importere dine varesamlingslinjer ind.

Man skal starte med at importere varesamlingen ind i Rackbeat, hvorefter du importerer varesamlingslinjerne (varerne) ind på selve varesamlingen.

For at importere varesamlinger, skal du starte med at gå til Varer og vælg "Samlinger. Her kan du med fordel anvende eksempel filen som skabelon til importen. Denne finder du i varesamlingsfanen, under "importer".

For at importere varesamlinger, skal disse kolonner være udfyldt:

Nummer: Angiv samlingens nummer.
Navn: Angiv samlingens navn.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til din aftale.

Når filen er udfyldt og klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du se, at der er importeret varesamlinger eller varesamlingslinjer dertil.

SKAL DU OPDATERE DINE VARESAMLINGER?

Hvis du skal opdatere dine allrede eksisterende varesamlinger, skal du justere i din fil og importere det ind i din aftale igen.

Hvis feltet "opdater eksisterende" ikke fremgår, skal du justere informationerne i din fil og importere det ind på aftalen igen, for at opdatere dine eksisterende informationer.

OBS: Det er vigtigt at nævne, at feltet skal hakkes af, hvis det er tilstede, således at de eksisterende varesamlingernes data kan opdateres.

Varesamlingslinjer

For at importere dine varesamlingslinjer (varerne til varesamlingerne), er det vigtigt at varesamlingerne er oprettet i forvejen, da det er disse varerne skal knyttes op på.

OBS: du skal starte med at importere varesamlingerne ind på aftalen, hvorefter du kan importerer varesamlingslinjerne (varerne) ind på selve varesamlingen.

For at importere varesamlingslinjer, skal følgende felter være udfyldt:

Varesamlingsnummer: Angiv nummeret på din varesamling.
Varenummer: Angiv nummeret på den vare der skal tilføjes.
Antal: Angiv antallet af varer der skal tilføjes pr. linje.

Når du har udfyldt filen, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Når filen er udfyldt og klar, skal du klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du se, at der er importeret varesamlinger eller varesamlingslinjer dertil.

SKAL DU OPDATERE DINE VARESAMLINGSLINJER?

Hvis du vil opdatere dine varesamlingslinjer på allerede eksisterende varesamlinger, skal du justere i din fil og importere det ind på din aftale igen.

Hvis feltet "opdater eksisterende" ikke fremgår, skal du justere informationerne i din fil og importere det ind på aftalen igen, for at opdatere dine eksisterende informationer.

Det er vigtigt at nævne at såfremt feltet er der, så skal de benyttes for at kunne opdatere dine eksisterende informationer.

Reguleringer

For at importere ændringer til din lagerbeholdning og til kostpriser, skal du holde musen over varefanen, og klikke på "reguleringer". Her kan du med fordel hente eksempel filen ned, og bruge denne som skabelon. Denne finder du ved at klikke "importer/eksporter".

Hvis du gerne vil importere ændringer til din lagerbeholdning og kostpriser, skal dette gøres separat fra hinanden - altså, i to forskellige filer og to importeringer.

Herunder finder du en guide til hver del:

Vi anbefaler at du først laver en ændring til din lagerbeholdning og herefter laver en ændring til din kostpris.

Lagerbeholdning

For at importere ændringer til din lagerbeholdning, skal følgende kolonner være udfyldt i din fil:

Dato: Angiv datoen for hvornår denne regulering skal være gældende. Formatet skal være DD.MM.YYYY.
Produktnr: Angiv varenummeret på varen der skal reguleres.
Lokation: Angiv lokationen hvorpå der reguleres antal.
Antal: Her skal du angive hvad den faktiske lagerbeholdning for varen er.
Årsag: Angiv årsagen for reguleringen (teksten indtastet i dit årsagsfelt vil være synligt når du ser på bevægelsen i dit varekontokort og din transaktionsrapport).

OBS: Hvis der er angivet et "1" tal i kolonnen for "Relativ justering", vil feltet for "antal" blive brugt til enten at fjerne eller tilføje til den faktiske lagerbeholdning.

Eksempel uden relativ justering:

Vare RB01 har en lagerbeholdning på 8.

Der importeres 2 som antal på vare RB01, vil den faktiske lagerbeholdning blive opdateret til at være 2, eftersom at vi nu har fortalt Rackbeat hvad den faktiske lagerbeholdning skal være.

Eksempel med relativ justering:

Vare RB01 har en lagerbeholdning på 8.

Der importeres 2 som antal på vare RB01, vil den faktiske lagerbeholdning blive opdateret til at være 10, eftersom at vi nu har fortalt Rackbeat hvad vi skal tilføje til den faktiske lagerbeholdning.

FORKLARING: Feltet "Relativ Justering" giver dig mulighed for at angive at Rackbeat skal tilføje eller fjerne fra den aktuelle beholdning, såfremt man ikke bruger relativ justering i sin import, vil man overskrive den aktuelle lagerbeholdning med det nye antal.

Kostpris

For at importere kostpris, skal følgende kolonner være udfyldt i din fil:

Dato: Angiv datoen for hvornår denne regulering skal være gældende. Formatet skal være DD.MM.YYYY.
Produktnr: Angiv varenummeret på varen der skal reguleres.
Kostpris: Angiv den nye kostpris for reguleringen.
Årsag: Angiv årsagen for reguleringen. (teksten indtastet i dit årsagsfelt vil være synligt når du ser på bevægelsen i dit varekontokort og din transaktionsrapport)

OBS! FIFO lagerprincippet fungerer anderledes end tidligere beskrevet.

Hvis du har FiFo som lagerprincip, skal du sørge for, at have både antal og kostpris med i samme fil inden man importerer det ind i Rackbeat.

Yderligere felter

Der er nogle yderligere felter som kan bruges i forbindelse med regulerings importen, det er følgende felter.

Er der nogle felter som du ikke ønsker at bruge, kan disse herunder fjernes fra din fil ved at fjerne kolonnen helt eller undlade at indtaste noget i felterne:

Beskrivelse: Her kan du angive en beskrivelse for reguleringen. Denne beskrivelse vil være synlig såfremt du åbner reguleringskladden op, den vil ikke være synlig efter at reguleringen er bogført.
Relativ justering: Her kan du angive "1" for at aktivere brugen af relativ justering, hvilket betyder at importen for den specifikke linje vil trække fra eller tilføje til den aktuelle lagerbeholdning fremfor at overskrive den.
Batch: Hvis du arbejder med batch tillægsmodulet og skal importere en vare som er en del af et batch, skal du angive batchnummeret her (her skal du anvende den relative justering).

Eksisterer batchnummeret ikke i forvejen, vil Rackbeat automatisk oprette det for dig.

Udløbsdato: Hvis du arbejder med batch tillægsmodulet og skal importere en vares udløbsdato, skal du angive det her (her skal du bruge relativ justering). Formatet skal være DD.MM.YYYY.
Seriel: Hvis du arbejder med serienummer tillægsmodulet og skal importere en vare som bruger et unikt serienummer, skal du angive serienummeret her (her skal du bruge relativ justering).
Reguleringstype: Her kan du angive den reguleringstype som reguleringen skal være en del af. Hvis denne er tom, bruges "status"

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Når du er klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du se, at der er importeret regulering er importeret ind på din aftale som en kladde - her er det vigtigt, at disse bliver bogført.

Kommer du til at lave en fejl i din import og gerne vil ændre det, anbefaler vi at slette kladderne og importere på ny efter du har justeret din fil.

Lagerflyt

Når du skal flytte dine varer fra den ene lokation til den anden, kan det nogle gange være en rigtig god ide at importere disse lagerflyt ind i Rackbeat.

Start derfor med at gå til varefanen og vælg "Lagerflyt". Her kan du med fordel anvende Rackbeats eksempel fil som skabelon. Denne finder du på "importer/eksporter" i reguleringsfanen.

For at importere lagerflyt, skal følgende kolonner være udfyldt i din fil:

Dato: Angiv datoen for hvornår dette lagerflyt skal være gældende. Formatet skal være DD.MM.YYYY.
Produktnr: Angiv varenummeret på varen der skal flyttes.
Antal: Angiv antallet der skal flyttes.
Fra Lokation: Angiv lokationen der skal flyttes fra, brug lokationsnummeret.
Til Lokation: Angiv lokationen der skal flyttes til, brug lokationsnummeret.
Årsag: Angiv årsagen for lagerflytningen.
Beskrivelse: Angiv en beskrivelse af din lagerflytning, efterlades feltet blankt, vil der ikke fremgå noget på varekontokortet.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade den ind på din aftale.

Når filen er klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du se, at der er importeret et lagerflyt der er importeret som en kladde - her er det vigtigt, at disse bliver bogført.

Kommer du til at lave en fejl i din import og gerne vil ændre det, anbefaler vi at slette kladderne og importere på ny efter du har justeret din fil.

Import i Indkøbsfanen

Leverandører

For at se og oprette leverandøre på din aftale, skal du starte med at gå til Indkøbsfanen og herefter vælge "Leverandører".

For at importere leverandører, er det vigtigt at du har udfyldt følgende kolonner i din fil - her kan du med fordel anvende vores eksempel fil, som du finder ved at klikke "importer/eksporter" i leverandørfanen:

LeverandørNr: Leverandørens unikke nummer, skal indtastes i heltal.
Navn: Angiv navnet på din leverandør.
Gruppe: Angiv leverandørgruppens nummer, brug nummeret frem for navnet.
Momszone: Angiv momszonen for dine leverandører. 1 (Indland), 2 (EU), 3 (Udland), 4 (Indland, uden moms).
Betalingsbetingelser: Angiv hvilken betalingsbetingelse der skal bruges i forbindelse med din leverandør, brug nummeret på betalingsbetingelsen.
Valuta: Angiv valutaen på din leverandør, brug valutakoden.
Sprog: Angiv sproget på din leverandør, brug sprogkoden som f.eks: DA eller EN.
Layout: Angiv hvilket layout du ønsker at bruge til din leverandør, brug layoutnummeret.

Når du har udfyldt de obligatoriske felter som du kan se ovenover, skal du sikre dig at dine leverandøre har tilknyttet alle de informationer du ønsker:

Er der nogle felter som du ikke ønsker at bruge, kan disse fjernes fra din fil ved at fjerne kolonnen helt.

Disse felter kan du også udfylde:

Adresse1: Her kan du indtaste adressen på din leverandør.
Adresse2: Her kan du indtaste adresse2 for din leverandør.
Postnummer: Her kan du indtaste postnummeret på din leverandør.
By: Her kan du indtaste bynavnet på den by hvor din leverandør befinder sig.
Land: Her kan du indtaste landet din leverandør befinder sig i.
CVR: Her kan du indtaste din leverandørs CVR nummer.
Mail: Her kan du indtaste din leverandørs mail adresse.
Telefon: Her kan du indtaste din leverandørs telefonnummer.
Leveringsbetingelser: Her kan du indtaste leveringsbetingelserne for din leverandør. Vær opmærksom på, at du skal bruge betingelsesnummeret. Du kan finde det ved at gå til dine indstillinger og vælge leveringsbetingelser.
Spærret: Her kan du angive om leverandøren er aktiv eller spærret. Tast "1" for at angive at den skal være spærret, ellers efterlad feltet blankt eller med "0" for at angive en åben leverandør.
Betalingstype: Her kan du angive hvilken betalingstype din leverandør benytter sig af. Her kan du vælge imellem:
- +71
- +73
- +04
- Bank Transfer
- IBAN
- Entry Only
- +75

Det er vigtigt at du sørger for at have "+" foran tallet, ellers vil Rackbeat ikke fange den korrekte betalingstype. Excel vil ofte formatere plusset væk automatisk. Du kan derfor forsøge dig med at ændre cellens format til at være tekst før du indtaster din betalingstype.

Betalingsoplysninger: Her skal du indtaste de betalingsoplysninger der hænger sammen med den betalingstype som du har valgt - ved f.eks: "+75", vil du skulle indtaste dit 16 cifrede FI nummer.
Bank konto: Her angiver du kontonummeret til bankkontoen.
Markup: Her angiver du Leverandørens kostpris tillægsprocent.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Når filen er klar, skal du klikke på "Importer" og starte din importering.

Genopfrisk siden og så vil du opleve at dine leverandører er ført ind i Rackbeat.

Når du genopfrisker din side, vil du se, at der er importeret leverandøre ind på din aftale.

Opdatering af leverandørdata

Når du skal opdatere leverandørdata i Rackbeat, fungerer det på samme måde som når du skal importere nye leverandører, dog med nogle små forskelle. Disse gennemgås herunder:

Din fil må ikke indeholde allerede eksisterende leverandører (som skal opdateres) og nye leverandører (som skal oprettes) på samme tid. Hvis dette er tilfældet, vil importen fejle.
Når du uploader din fil til Rackbeat, skal du huske at sætte flueben i "Opdater eksisterende", ellers vil Rackbeat antage at du forsøger at oprette nye leverandører.

Særpriser

Hvis du skal importere særpriser ind på dine leverandører, skal du starte med at finde en af de leverandører som skal have angivet en særpris. Du kan sagtens lave importen for flere leverandører samtidigt, man skal blot importere det ind på én leverandør.

Når du er inde på din leverandør, skal du vælge fanen "Varer" og klikker "importer. Her kan du med fordel anvende den eksempel fil der ligger under "importer".

For at importere særpriser på leverandører, udfyldes følgende kolonner i din fil:

LeverandørNr: Leverandørens unikke nummer. Dette er et obligatorisk felt og skal udfyldes.
Produktnr: Det specifikke varenummer som linjen skal være gældende for. Dette er et obligatorisk felt og skal udfyldes.
AlternativtNr: Angiv leverandørens varenummer, hvis leverandøren bruger et andet varenummer end dig.
Kostpris: Angiv hvad du forventer at skulle købe varen for hos din leverandør.
Rabat: Angiv en rabatsats, hvis du har fået en specifik rabatsats hos din leverandør.
Aktiveret: Angiv om varen skal registreres som "har vare". Brug "1" for ja.
Min. bestilt antal: Angiv det antal der som minimum skal bestilles af gangen for den pågældende varelinje hos din leverandør.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Når filen er klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du se, at der er importeret et særpriser ind på dine leverandøre - særpriser vil du kun blive vist på leverandøren i fanen "vare".

Skal du opdatere informationen på dine varer, skal du blot lave dine ændringer i filen og importere din fil ind igen.

Noter

Hvis du skal importere noter ind på dine leverandører, skal du starte med at finde en af de leverandører som skal have tilføjet en note til. Du kan sagtens lave importen for flere leverandører samtidigt, du skal blot importere det ind på én leverandør.

Når du er inde på din leverandør, skal du vælge fanen "Noter." Klikker du importer, finder du en eksempel fil, du med fordel vil kunne anvende som skabelon til importen.

For at importere leverandørnoter, udfyldes følgende kolonner i din fil:

Leverandørnr: Leverandørens unikke nummer.
Note: Angiv den note der er relevant at have på din leverandør i Rackbeat.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Når filen er klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du se, at der er importeret noter på leverandøren.

Skal du opdatere informationen på dine varer, skal du blot lave dine ændringer i filen og importere din fil ind igen.

Kontaktpersoner

Hvis du skal importere kontaktpersoner ind på dine leverandører, skal du starte med at finde en af de leverandører som skal have angivet en kontaktperson. Du kan sagtens lave importen for flere leverandører samtidigt, man skal blot importere det ind på én leverandør.

Når du er inde på din leverandør, skal du vælge fanen "Kontaktpersoner". Klikker du importer, finder du en eksempel fil, du med fordel vil kunne anvende som skabelon til importen.

For at importere kontaktpersoner, udfyldes følgende kolonner i din fil:

LeverandørNr: Leverandørens unikke nummer. Dette er et obligatorisk felt.
KontaktNr: Det unikke nummer på kontaktpersonen på din leverandør. Angiver du ikke et nummer, vælger Rackbeat automatisk et.
Navn: Navnet på kontaktpersonen.
Mail: E-mailen på kontaktpersonen.
Telefon: Telefonnummeret på kontaktpersonen.
Job: Stillingen som personen har.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Når filen er klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du se, at der er importeret et kontaktpersoner ind på dine leverandøre.

Skal du opdatere informationen på dine varer, skal du blot lave dine ændringer i filen og importere din fil ind igen.

Adresser

Hvis du skal importere adresser ind på dine leverandører, skal du starte med at finde en af de leverandører som skal have tilknyttet flere adresser. Du kan sagtens lave importen for flere leverandører samtidigt, man skal blot importere det ind på én leverandør.

Når du er inde på din leverandør, skal du vælge fanen "adresser". Klikker du importer, finder du en eksempel fil, du med fordel vil kunne anvende som skabelon til importen.

For at importere leverandøradresser, udfyld følgende kolonner i din fil:

LeverandørNr: Leverandørens unikke nummer.
Type: Typen af adresse (any/billing/delivery).
Navn: Navnet på adressen.
Vej: Adressen.
Vej2: Vej2 på adressen.
Postnummer: Postnummeret.
By: Byen.
Land: Landet.
Telefon: Telefonnummeret.
Mail: E-mailadressen.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Når du er klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du se, at der er importeret et adresser ind på dine leverandøre.

Skal du opdatere informationen på dine adresser, skal du slette den eksisterende adresse og importere den på ny. Dette er for at undgå at der kommer duplikerede adresser.

Bestillinger

For importere bestillinger ind i Rackbeat, skal du holde musen over "indkøb" og klikke "bestillinger". Klikker du importer, finder du en eksempel fil, du med fordel vil kunne anvende som skabelon til importen.

For at importere bestillinger, udfyldes følgende kolonner i din fil:

BestillingsID: Bestillingsnummeret, det er vigtigt at dette nummer ikke er brugt i forvejen i Rackbeat.
LeverandoerNo: Leverandørens unikke nummer.

Udfyld mange af de resterende kolonner som muligt for at undgå fejl ved importen.

Vær opmærksom på at, hvis du ikke indtaster leverandørdata ind i dit filen før din import, vil ordren ikke indeholde de nødvendige informationer.

Du vil derfor have en blank ordre, se eksempel nedenfor:

Er der nogle felter som du ikke ønsker at bruge, kan disse fjernes fra din fil ved at fjerne kolonnen helt eller undlade at indtaste noget i felterne.

Du kan udfylde følgende ekstra felter:

Dato: Her angiver du bestillingsdatoen, formatet her skal være DD-MM-YYYY.

I Rackbeat kan man komme ud for at skulle arbejde med 2 forskellige dato formater når man skal lave sine importeringer.

Vi arbejder med følgende format typer:

DD.MM.YYYY
DD-MM-YYYY

I det her tilfælde vil du skulle arbejde med DD-MM-YYYY formatet.

LeverandoerNavn: Her angiver du navnet på leverendøren i informationerne om deres faktureringsadresse.
LeverandoerAdresse: Her angiver du adressen på leverendøren i informationerne om deres faktureringsadresse.
LeverandoerPostNr: Her angiver du postnummeret for leverendøren i informationerne om deres faktureringsadresse.
LeverandoerBy: Her angiver du byen for leverendøren i informationerne om deres faktureringsadresse.
LeverandoerLand: Her angiver du landet for leverendøren i informationerne om deres faktureringsadresse.
Overskrift: Her angiver du teksten der skal stå i dit overskrift felt.
Tekst: Her angiver du teksten der skal stå i dit note felt.
Valuta: Her kan du angive hvilken valuta der skal bruges i bestillingen, det er vigtigt at du indtaster valutakoden som f.eks: DKK eller EUR.
ValutaKurs: Her skal du angive den gældende valutakurs mellem din standard valuta og den valgte valuta (F.eks: hvis 1 EUR = 7,45 DKK, skal du angive "745" hvis du benytter EUR som valuta på bestillingen).
LeveringKundeNavn: Her angiver du navnet på modtageren af denne bestilling.
LeveringKundeAdresse: Her angiver du adressen på modtageren af denne bestilling.
LeveringKundePostNr: Her angiver du postnummeret på modtageren af denne bestilling.
LeveringKundeBy: Her angiver du byen på modtageren af denne bestilling.
LeveringKundeLand: Her angiver du landet på modtageren af denne bestilling.
LeveringKundeBetingelser: Her angiver du leveringsbetingelserne for bestillingen, det er vigtigt at du bruger bestillingsnummeret.
LeveringKundeDato: Her angiver du den ønskede leveringsdato for bestillingen.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Når filen er klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du se, at der er importeret et bestillinger ind på din aftale.

Skal du opdatere informationen på dine bestillinger, skal du slette bestillingskladderne og importere dem ind på ny.

Sletter du ikke bestillingskladderne, vil du dine ordrer importeres ind som nye som en duplikering med det næste ledige bestillings nummer.

Bestillingslinjer

Når du har oprettet eller importeret dine bestillinger, kan du importere bestillingslinjer. udfyld følgende kolonner i din fil:

BestillingsID: Bestillingsnummeret på bestillingen i Rackbeat.
LinjeNr: Nummeret i rækkefølgen, denne linje skal være på.
VareNr: Her indtaster du varenummeret på varen.
Antal: Antallet af den specifikke vare.

Vælger du kun, at oprette en bestilling med de to ovenstående felter, vil alle andre felter være blanke. Udfyld mange kolonner som muligt for at undgå fejl ved importeringen.

Er der nogle felter som du ikke ønsker at bruge, kan disse fjernes fra din fil ved at fjerne kolonnen helt, eller undlade at indtaste noget i felterne.

Du kan udfylde følgende ekstra felter:

Beskrivelse: Her kan du angive varens navn på linjen.
Kostpris: Her kan du angivet den forventede pris som du kommer til at betale for din vare.
ForventetLeveringsDato: Her kan du angive dagen du forventer at tage imod varen.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Når filener klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du se, at der er importeret et bestillingslinjer ind på dine bestillinger.

Skal du opdatere informationen på dine bestillingslinjer, skal du slette linjerne i din ordre og importere dem ind på ny.

Sletter du ikke linjerne, vil du opleve at dine bestillingslinjer importeres ind som nye linjer og du vil have duplikeringer.

Import i Salgsfanen

Kundegruppe - særpriser

Når du skal importere særpriser ind på dine kundegrupper, skal du starte med at gå til salg og vælge kundegrupper.

Vælg så den kundegruppe, som du ønsker at importere dine særpriser til og klikke på fanen "varer". Klikker du importer, finder du en eksempel fil, du med fordel vil kunne anvende som skabelon til importen.

Du kan importere særpriser på dine kundegrupper ved at udfylde følgende felter i en CSV-fil:

Varenummer: Varenummeret på den vare der skal have en særpris.
Salgspris: Særprisen på varen.

OBS: Det er vigtigt, at være opmærksom på at det skal gøres pr. kundegruppe.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Når filen er klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du se, at der er importeret et særpriser på kundegruppen ind på dine kundegrupper.

SKAL DU OPDATERE DINE SÆRPRISER?

Hvis du gerne vil opdatere dine særpriser, skal du blot justere i din fil og importere det ind i Rackbeat igen.

Hvis der ikke findes et felt hvor du kan sætte flueben i "opdater eksisterende", skal du blot justere informationerne i din fil og importere det ind i Rackbeat igen for at opdatere dine eksisterende informationer.

Det er vigtigt at, nævne at såfremt feltet er der, skal de benyttes for at kunne opdatere dine eksisterende informationer.

Kunder

Når du skal importere dine kunder ind på din aftale, skal du sørge for at du har oprettet dine kundegrupper først.

Hvis du har oprettet dine kundegrupper, kan du starte med at gå til Salg og herefter "Kunder". Klikker du importer, finder du en eksempel fil, du med fordel vil kunne anvende som skabelon til importen.

For at importere kunder, udfyld følgende kolonner i din fil:

Nummer: Kundens unikke nummer, maks. 9 tegn.
Firmanavn: Kundens navn, maks. 255 tegn.
Gruppe: Kundegruppens nummer.
Momszone: 1 (Indland), 2 (EU), 3 (Udland), 4 (Indland, uden moms).
- Når du importerer landespecifik moms, skal du bruge den korrekte kode i 'momszone' feltet. Herunder er en liste over lande og deres gyldige indtastninger samt en forklaring på de tilgængelige momszoner:
  - 1 = Indland
  - 2 = EU
  - 3 = Udland
  - 4 = Indland uden moms
  Gyldige landekoder for EU-lande:
  - Danmark: denmark, danmark, dk
  - Østrig: austria, østrig, at
  - Belgien: belgium, belgien, be
  - Bulgarien: bulgaria, bulgarien, bg
  - Cypern: cyprus, cypern, cy
  - Tjekkiet: czech republic, tjekkiet, cz
  - Tyskland: germany, tyskland, de
  - Estland: estonia, estland, ee
  - Spanien: spain, spanien, es
  - Finland: finland, fi
  - Frankrig: france, frankrig, fr
  - Grækenland: greece, grækenland, gr
  - Kroatien: croatia, kroatien, hr
  - Ungarn: hungary, ungarn, hu
  - Irland: ireland, irland, ie
  - Italien: italy, italien, it
  - Litauen: lithuania, litauen, lt
  - Luxembourg: luxembourg, lu
  - Letland: latvia, letland, lv
  - Malta: malta, mt
  - Holland: netherlands, holland, nl
  - Polen: poland, polen, pl
  - Portugal: portugal, pt
  - Rumænien: romania, rumænien, ro
  - Sverige: sweden, sverige, se
  - Slovenien: slovenia, slovenien, si
  - Slovakiet: slovakia, slovakiet, sk
  - Nordirland: north ireland, nordirland, gb-nir
Betalingsbetingelser: Nummer på betalingsbetingelser.
Valuta: Her skal du angive valutaen, som skal være gældende for kunden (Et eksempel kan være DKK).
Sprogkode: Kundens sprog, brug sprogkoden (DA, EN osv.).
Layout: Layoutnummeret.

Vælger du kun at oprette en kunde med de ovenstående felter, vil alle andre felter være blanke. Udfyld derfor så mange kolonner som muligt, for at undgå fejl eller yderligere arbejde.

Er der nogle felter, som du ikke ønsker at bruge, kan disse fjernes fra din fil ved at fjerne kolonnen helt eller undlade at indtaste noget i feltet.

Du kan udfylde følgende ekstra felter:

Adresse1: Her indtaster du informationerne for vejen på din kunde i forbindelse med faktureringsadressen.
Adresse2: Her indtaster du informationerne for vej2 på din kunde i forbindelse med faktureringsadressen.
Postnummer: Her indtaster du postnummeret på din kunde i forbindelse med faktureringsadressen.
By: Her indtaster du bynavnet på din kunde i forbindelse med faktureringsadressen.
Land: Her indtaster du landet på din kunde i forbindelse med faktureringsadressen.
CVR: Her indtaster du CVR nummeret på din kunde.
Mail: Her indtaster du kontaktmailen på din kunde.
Telefon: Her indtaster du kontaktnummeret på din kunde.
EAN: Her indtaster du EAN nummeret på din kunde.
Maks Kredit: Her indtaster du Maks kreditten på din kunde.
General Rabat: Her indtaster du den generelle rabat som denne kunde skal have.
Leveringsbetingelser: Her kan du indtaste nummeret på den leveringsbetingelse som skal være gældende for kunden.
Tilbud email: Her kan du indtaste den mail som skal have tilsendt tilbud.
Ordre email: Her kan du indtaste den mail som skal have tilsendt ordrer.
Faktura email: Her kan du indtaste den mail som skal have tilsendt faktura.
Spærret: Her kan du angive om kunden skal være spærret eller aktiv. Tast "1" for at oprette kunden som en spærret kunde, eller "0" for at oprette kunden som en aktiv kunde. Efterlades feltet blankt, vil kunden oprettes som aktiv.
Samme som faktureringsadresse: Her kan du vælge om leveringsadressen skal være den samme som faktureringsadressen. Du skal blot taste "1" for at angive at den skal benytte informationerne fra faktureringsadressen som leveringsinformationer.
Levering navn: Her kan du indtaste navnet på lokationen for leveringsadressen.
Levering telefon: Her kan du indtaste telefonnummeret på kunden for leveringsadressen.
Levering email: Her kan du e-mailen telefonnummeret på kunden for leveringsadressen.
Levering vej: Her kan du indtaste adressen på leveringsadressen.
Levering vej2: Her kan du indtaste adresse2 på leveringsadressen.
Levering postnummer: Her kan du indtaste postnummeret på leveringsadressen.
Levering by: Her kan du indtaste byen på leveringsadressen.
Levering land: Her kan du indtaste landet på leveringsadressen.
Att.: Her kan du indtaste den kontaktperson der skal være "Att." på kunden.
Deres reference: Her kan du indtaste den kontaktperson der skal være registreret som "Deres reference" hver gang et tilbud/ordre/faktura oprettes på kunden i Rackbeat.
Vores reference: Her kan du angive hvilken af dine medarbejdere der skal være registreret som "Vores reference", hver gang et tilbud/ordre/faktura oprettes på kunden i Rackbeat.

Når du har udfyldt din fil, skal du gemme det som en CSV UTF-8 fil, og uploade det til Rackbeat.

Når filen er klar, skal du blot klikke på "Importer" og starte din importering.

Når du genopfrisker din side, vil du se, at der er importeret et kunder ind på din aftale.

Opdatering af kundedata

Når du skal opdatere data på dine kunder i Rackbeat, fungerer det på samme måde som når du skal importere nye kunder, dog med små forskelle, som du skal være opmærksom på.

Disse forskelle gennemgås herunder:

Din fil må ikke indeholde både eksisterende kunder (som skal opdateres) og nye kunder (som skal oprettes). Er det tilfældet, vil importen fejle.
Når du uploader din fil til Rackbeat, skal du huske at sætte flueben i "Opdater eksisterende", ellers vil Rackbeat antage at du forsøger at oprette nye kunder.