Import
      Tilbake til hjem
      1. Helpdesk
      2. VEILEDNINGER
      3. Import

      Importering i Rackbeat

      For å importere data til Rackbeat korrekt, må dine CSV-filer være riktig formatert, og alle obligatoriske felt må være nøyaktig utfylt. Følg disse detaljerte trinnene for å sikre en problemfri dataimport for hver importtype.

      Når du skal importere data til Rackbeat, er det viktig å sikre at all data er korrekt og at du bruker riktig format. I denne artikkelen gjennomgår vi arbeidsflyten for importering av forskjellige typer data i Rackbeat.

      Introduksjon til import

      Når du skal importere data til Rackbeat, er det viktig å ha kontroll på at dataene blir ført riktig inn i Rackbeat. Det er formatet på filen som avgjør om filen kan lastes opp eller ikke.

      Formatet du skal bruke for importfilene dine, må være "CSV UTF-8".

      Hvis filen ikke er lagret i dette formatet, risikerer du at importeringen feiler og at dataene ikke overføres til Rackbeat.

      I tillegg til å sikre at filens format er korrekt, må du også sørge for at det som importeres er satt opp på riktig måte. Dette gjennomgår vi nedenfor:

      Oppsetting av filen din

      Oppsettingen av filene avhenger av hva som spesifikt skal importeres. Denne artikkelen er delt opp i kategorier, slik at du enkelt og raskt kan få en klar oversikt over hva du må ha kontroll på ved de forskjellige importtypene.

      En god huskeregel i forhold til importering er at Rackbeat mapper elementer på det spesifikke nummeret elementet som skal importeres har. Dette kan omfatte blant annet varer, kunder, leverandører, lokasjoner, oppsett, betalingsbetingelser og mer.

      I importfiler er det derfor viktig å skrive nummeret på kunden, lokasjonen og varen i stedet for navnet.

      I slike tilfeller må du bruke det unike nummeret og ikke navnet. (Det kan være for eksempel kundenummer, varenummer, lokasjonsnummer eller annet).

      Eksempelfilen i Rackbeat

      Alle de stedene hvor du kan importere data til Rackbeat, vil du finne muligheten for å laste ned en eksempel fil som viser hvordan du kan sette opp denne importen.

      Du trenger bare å klikke på "importer" og deretter på "Eksempel fil".

      Denne filen kan du enkelt bruke som grunnlag for å sette opp importen din korrekt, og den inneholder alle nødvendige kolonner for å komme i gang.

      Hvis det er kolonner du ikke skal bruke, kan disse fjernes så lenge de ikke er viktige for importen. (Se på de enkelte punktene for å finne ut hvilke kolonner som er viktige).

      Det er ikke alltid at denne eksempelfilen er i det korrekte formatet, og en god huskeregel er å alltid lagre importfilene i det riktige CSV-formatet.

      Slik matcher du feltene korrekt

      Når du har lastet opp filen din i Rackbeat, vil du få opp en oversikt over de forskjellige feltene og kolonnene som inngår i din importfil.

      I Rackbeat kaller vi dette å 'mappe' feltene i de korrekte boksene.

      Du kan oppleve at Rackbeat ikke gjenkjenner navnet korrekt og derfor ikke matcher det automatisk. Da må du selv dra feltet ned til riktig boks.

      Hva skal du gjøre hvis importen din feiler?

      Hvis Rackbeat forteller deg at importen din feiler, er neste trinn å finne ut hvor feilen oppstår. Her vil Rackbeat ofte informere deg om årsaken til at filen feiler.

      I denne artikkelen forklarer vi hva du skal gjøre hvis importen din feiler.

      OBS! Det er ikke mulig å slette informasjon gjennom en import i Rackbeat. Dette må gjøres manuelt i systemet.

      Innholdsfortegnelse

      1. Introduksjon til import
      2. Import i Varefanen
        1. Varegrupper
        2. Varer
          1. Oversettelser
          2. Priser i annen valuta
          3. Lokasjonsdata
          4. Unit converter
          5. Salgsbudsjetter
        3. Strukturvarer
          1. Priser i annen valuta
          2. Lokasjonsdata
          3. Salgsbudsjetter
        4. Strukturvarelinjer
        5. Lokasjoner
          1. Underlokasjoner
        6. Varesamlinger
          1. Varesamlingslinjer
        7. Reguleringer
          1. Lagerbeholdning
          2. Kostpris
        8. Lagerflytting
      3. Import i innkjøpsfanen
        1. Leverandører
          1. Særpriser
          2. Notater
          3. Kontaktpersoner
          4. Adresser
        2. Oppdatering av leverandører
        3. Bestillinger
          1. Bestillingslinjer
      4. Import i salgsfanen
        1. Kundegruppe - særpriser
        2. Kunder
          1. Særpriser
          2. Notater
          3. Kontaktpersoner
          4. Adresser
        3. Oppdatering av kunder
        4. Salgsordre
          1. Ordrelinjer

      Import i varefanen

      Varegrupper

      Før du kan opprette eller importere varer til Rackbeat, må du ha opprettet varegrupper.

      Du kan lese mer om varegrupper her: Slik oppretter du varegrupper

      Du finner varegruppene ved å gå til "varer" og velge "varegrupper" i menyen øverst i Rackbeat.

      Når du skal importere varegrupper i Rackbeat, må du forsikre deg om at følgende kolonner kommer med i filen:

      • Navn: Navnet på varegruppen.
      • Nummer: Varegruppens unike nummer. Dette skal brukes når du skal importere varer inn i denne bestemte varegruppen og angis i heltall.
      • Har lager: Angi om det er en varegruppe med lagertrukket (tast 1 for å angi at varegruppen har lager. Tast 0 for å angi at varegruppen ikke har lager). En varegruppe uten lagertrukket brukes ofte til tjenester.
      • Moms innland: Momssats for innenlandsk handel. Angis i heltall uten prosenttegn, f.eks. "12". Hvis feltet er tomt, importeres det som "0".
      • Moms EU: Momssats for handel innenfor EU. Angis i heltall uten prosenttegn, f.eks. "12". Hvis feltet er tomt, importeres det som "0".
      • Moms utland: Momssats for handel utenfor EU. Angis i heltall uten prosenttegn, f.eks. "12". Hvis du lar feltet stå tomt, importeres det som "0".
      • Moms innland (momfritt): Momssats for innenlandsk handel uten moms. Angis i heltall uten prosenttegn, f.eks. "12". Hvis feltet er tomt, importeres det som "0".
      • Kan selges: Angi om varene i denne varegruppen kan selges. Bruk "1" for å indikere at varene kan selges. Hvis feltet er tomt, registreres det som "Nei".

      'Kan selges' funksjonen brukes til å angi om de varene som er en del av varegruppen kan selges i ordrene og kundefaturaene dine. Hvis varegruppen ikke er markert med at varene kan selges, vil de ikke vises i oversikten din.

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8-fil, og laste den opp til Rackbeat.

      Nå må du sørge for at kolonnene er riktig matchet. Deretter kan du importere ved å klikke på "Import".

      Deretter vil Rackbeat fortelle deg om importen er godkjent eller om det er registrert noen feil.

      Nå kan du oppdatere siden og se at varegruppen din er blitt importert til Rackbeat.

      Du kan oppdatere varegruppene dine ved å gjøre endringer i filen din og importere den igjen. Husk å sette hake i feltet "Oppdater eksisterende".

      OBS: Du kan ikke importere oppdateringer på eksistrende varegrupper og nye varegrupper i samme fil. Dette skal derfor gjøres i to separate filer og importeringer.

      Vær obs på at du ikke kan endre en varegruppe fra å ha legertrekk til ikke å ha lagretrekk og omvendt, hvis det har vært transaksjoner på varene i varegruppen.

      Transaksjoner kan være fakturaer, ordre, innkjøp eller reguleringer.

      I slike tilfeller må du opprette en ny varegruppe og sperre den gamle.

      Varer

      Etter at du har opprettet varegruppene dine i Rackbeat kan du importere varene dine inn.

      Du kan lese mer om varer her: Slik oppretter du varer.

      For å se oversikten din, klikker du på 'Varer' og deretter 'Produkter' i menyen i toppen av Rackbeat.

      For å importere nye varer eller endringer til eksisterende varer må følgende kolonner fylles ut:

      • Varenummer: Her fyller du inn varens unike nummer, som brukes til å identifisere den spesifikke varen.
      • Varenavn: Her fyller du inn varens navn.
      • Varegruppe: Her fyller du inn nummeret på varegruppen som varen skal tilhøre. Dette kan du se i oversikten over varegrupper.
      • Salgspris: Her fyller du inn prisen som varen standard selges til.
      • Anbefalt kostpris: Her fyller du inn prisen du forventer å kjøpe varen inn til.

      Bruker du også kolonnen "Lagerantall" i din import, vil foreslått innkjøpspris bli registrert som den aktuelle kostprisen for varene.

      Hvis disse obligatoriske kolonnene ikke er fylt ut vil importen feile:

      Som du kan se på skjermbildet ovenfor, er det en del ekstra kolonner som kan fylles ut. Det anbefales å fylle ut disse kolonnene slik at all nødvendig data er registrert på varene når de opprettes i Rackbeat.

      Hvis det er noen felter du ikke ønsker å bruke kan disse fjernes fra filen din, ved å totalt fjerne kolonnen.

      Du kan legge til følgende gjennom importen:

      • Ekstra kost: Her kan du angi om det er en prosentvis ekstra kostnad på varen ved mottakelser og produksjoner. Du må angi dette i heltall uten prosenttegn.
      • Enhet: Her kan du angi om varen skal ha en spesifikk enhet, for eksempel "Stk." (OBS: For å kunne angi en enhet på produktet, må disse først være opprettet i systemet. Dette gjøres ved å holde musen over "vare" og klikke på "enheter".)
      • Lagerantall: Hvis varen skal opprettes med et bestemt antall på lageret, kan du legge til det her (Vær oppmerksom på at varen ikke kan slettes etter opprettelse, da det vil være bevegelser på varen).
      • Beskrivelse: Her kan du skrive inn varens beskrivelse.
      • Min. lagerbeholdning: Her kan du velge hva som minimum skal være på lageret før Rackbeat anbefaler at du bestiller denne varen for å fylle opp lagerbeholdningen igjen.
      • Min. solgt antall: Her kan du velge hvor mange stk. som minimum skal selges av denne varen når den selges.
      • Min. bestilt antall: Her kan du velge hvor mange stk. som minimum skal bestilles av gangen når denne varen skal bestilles.
      • Strekkode: Hvis det er tilknyttet en strekkode til denne varen, kan du skrive inn den her.
      • Standard lokasjon: Her kan du knytte en standard lokasjon til varen, altså hvor Rackbeat automatisk vil forsøke å legge varen når du kjøper den inn, eller hvor den som standard vil trekke varen fra ved salg. Det er viktig å være oppmerksom på at du må skrive inn lokasjonsnummeret og ikke lokasjonsnavnet.
      • Variant: Skal denne varen følge en bestemt varianttype, kan du skrive inn variantnummeret her for å angi at varen bruker varianttypen. (OBS: Varianter må være opprettet i systemet først. Dette gjøres ved å holde musen over "produkter" og klikke på "varianter".)
      • Vekt: Her kan du skrive inn vekten på varen.
      • Vektenhet: Her kan du skrive inn vektenheten på varen, for eksempel g/kg/t.
      • Bredde: Her kan du skrive inn bredden på varen.
      • Høyde: Her kan du skrive inn høyden på varen.
      • Dybde: Her kan du skrive inn dybden på varen.
      • Størrelsesenhet: Her kan du velge hvilken enhet som skal brukes på varen i forhold til bredde, høyde og dybde. Dette kan være mm/cm/m.
      • Primær leverandør (nummer): Her kan du skrive inn leverandørnummeret hvis denne varen primært bestilles fra én spesifikk leverandør.
      • Sperret: Her kan du velge om varen skal være registrert som sperret eller ikke. Hvis varen er sperret, vil den ikke kunne brukes i bestillinger, ordrer, produksjoner eller annet. Tast 1 for sperret eller 0 for åpen. Hvis feltet etterlates tomt, vil varen opprettes som åpen.
      • Rabatgruppe ID: Her kan du angi om varen er en del av en spesifikk rabattgruppe. Du må bruke rabattgruppens nummer i denne kolonnen.
      • Bilde URL: Her kan du legge til en bilde-URL hvis Rackbeat skal bruke et bilde av denne varen fra et annet sted.
      • Har batchstyring: Arbeider du med vårt batchstyringsmodul i Rackbeat og skal inkludere denne varen som en del av dette modulen, kan du taste 1 i dette feltet.
      • Har serienumre: Arbeider du med vårt serienummermodul i Rackbeat og skal inkludere denne varen som en del av dette modulen, kan du taste 1 i dette feltet.
      • Vejl. Pris: Har denne varen en veiledende pris, kan du angi prisen her.

      På skjermbildet ses også to felt som heter "Status" og "Avgift 1". Dette er brukertilpassede felt som er opprettet på denne kontoen og har blitt navngitt slik.

      Du kan importere informasjon inn i brukertilpassede felt, men disse feltene er ikke standard i Rackbeat.

      Brukertilpassede felt er en del av premium-abonnementet i Rackbeat, og kan opprettes ved å holde musen over navnet ditt, klikke på "brukerinnstillinger". Deretter må du klikke på "generelt" på høyre side, etterfulgt av "felter".

      Du kan lese mer om våre abonnementstyper her: Abonnementer i Rackbeat

      Når du er klar til å importere varene dine inn i Rackbeat, kan du klikke enkelt på "Importer" knappen og la importen arbeide.

      Nå kan du bare oppdatere siden, så vil du se at varene dine er kommet inn i ditt Rackbeat system.

       

      Oppdatering av varer

      For å oppdatere en eksisterende vare gjennom en import, må du huke av i boksen "oppdater eksisterende". Ved oppdatering av eksisterende varer, må filen inneholde kolonnen for varenumrene samt én kolonne for hvert felt du oppdaterer.

      Det er ikke mulig å oppdatere eksisterende og opprette nye varer i samme ark; dette må gjøres separat. Hvis du forsøker å gjøre begge deler, vil importen feile og ingen endringer vil bli utført.

      Eksempel: hvis du vil oppdatere på flere varer, skal du bruke følgende kolonner:

      • Varenummer
      • Salgspris

      Varenummeret er den konstanten du alltid må ha med når du skal importere oppdateringer på eksisterende varer.

      Når du importerer arket ditt til Rackbeat, må du huske å sette hake i "Oppdater eksisterende". Etter å ha klikket "importer", oppdateres de eksisterende produktene dine.

       

      Oversettelser

      For å importere språkoversettelser, må du finne varen du vil oversette språk på. Under fanen "oversettelser" kan du importere oversettelser til én eller flere varer samtidig.

      Hvis du skal importere informasjonen på en strukturvare, er fremgangsmåten den samme.

      Deretter skal følgende kolonner fylles ut:

      • Nummer: Varenummeret på de varene/stykklistene du skal importere oversettelsene til. Det er mulig å importere oversettelser på flere varer/stykklistene samtidig.
      • Språkkode: Språkkoden som oversettelsen skal gjelde for. Det er viktig at språkkoden er opprettet i bedriftsinnstillingene dine på forhånd.
      • Navn: Varenavnet på det aktuelle språket.
      • Beskrivelse: Beskrivelsen av varen på det aktuelle språket.

      Ovenfor ser du at det er to forskjellige produkter med tilhørende oversettelser.

      Når du har fylt ut filen din, lagrer du den som en CSV UTF-8 fil, og laster den opp i Rackbeat.

      Nå kan du oppdatere siden, og se at oversettelsene dine har blitt lagt til på varen eller strukturvaren.

      SKAL DU OPPDATERE OVERSETTELSENE DINE?

      Da trenger du bare å justere filen din og importere den til Rackbeat igjen.

      Hvis det ikke finnes et felt hvor du kan sette hake i "oppdater eksisterende", så skal du bare justere informasjonen i filen din og importere den til Rackbeat igjen for å oppdatere dine eksisterende opplysninger.

      Det er viktig å nevne at dersom feltet er på ditt pop-up vindu, er det denne du bruker for å oppdatere den eksisterende informasjonen.

      Hva har det av betydning?

      Når du har importert en oversettelse av en vare, som vi nettopp har gjort ovenfor, vil den automatisk vise oversettelsen på det aktuelle språket når varen legges til i en ordre/faktura/bestilling.

      Se eksempel nedenfor hvor varen "Sofa" legges til i en ordre og deretter automatisk endres til den engelske oversettelsen siden kunden bruker engelsk som språk.


      Priser i annen valuta

      Hvis du skal importere priser i andre valutaer til varene dine i Rackbeat, må du starte med å finne den varen som skal ha oppdatert priser i andre valutaer.

      Det er mulig å importere disse endringene på flere varer samtidig. Dette gjøres gjennom fanen inne på én av de spesifikke varene.

      Hvis du skal importere denne informasjonen til en strukturvare, fungerer det på nøyaktig samme måte. Du må bare finne frem strukturvaren.

      Hvis du skal oppdatere flere varer samtidig, følger du bare samme prosess.

      Valutaen må være opprettet i dine innstillinger før du kan importere endringer.

      Hvis du ikke har opprettet valutaen ennå, kan du gjøre det ved å gå til dine bedriftsinnstillinger og velge "Valuta" på venstre side.

      Når du har funnet varen, må du klikke på "Priser" for å komme til siden hvor du kan gjøre oppdateringene eller foreta importen.

      Her inne kan man manuelt endre prisen for den spesifikke varen og importere endringene for samme eller flere varer på samme tid.

      I dette eksempelet ønsker vi å endre valutaen til euro og svenske kroner for denne varen og en annen.

      For å importere priser i en annen valuta, fyll ut følgende kolonner i filen din:

      • Produktnr: Varenummeret på de varene du skal importere prisene for.
      • Valuta: Valutakoden som prisene skal gjelde for. Det er viktig at valutaen er opprettet i dine bedriftsinnstillinger.
      • Kostpris: Foreslått innkjøpspris i den gjeldende valutaen.
      • Salgspris: Salgsprisen i den gjeldende valutaen.
      • Vejl. Pris: Veiledende pris i den gjeldende valutaen.

      Det er et krav å ha alle feltene i filen. Hvis de ikke har en spesifikk valuta, kan du bare la feltet stå tomt. Nedenfor vil du kunne se et eksempel på en godkjent import.

      Etter importen, ser det slik ut:

      I bildet ovenfor kan du se at jeg har 2 forskjellige varer som har fått oppdatert prisene. Disse prisene skal vi nå importere til Rackbeat.

      Lagre filen din som CSV UTF-8 og klikk på "Importer"-knappen i Rackbeat. Her må vi legge til arket og sikre at kolonnene er riktig tilordnet.

      Når du er klar, klikker du bare på "Importer" for å starte importeringen.

      Oppdater siden for å se at prisene er blitt ført inn i Rackbeat.

      SKAL DU OPPDATERE PRISENE DINE I EN ANNEN VALUTA?

      Da trenger du bare å justere filen din og importere den til Rackbeat igjen.

      Hvis det ikke finnes et felt hvor du kan sette hake i "oppdater eksisterende", skal du bare justere informasjonen i filen din og importere den til Rackbeat igjen for å oppdatere de eksisterende opplysningene dine.

      Det er viktig å nevne at dersom feltet er der, må det benyttes for å kunne oppdatere dine eksisterende opplysninger.

      Hva har det av betydning?

      Når du har importert de nye prisene dine, vil det ha en effekt når du legger til denne varen til et innkjøp eller et salg, hvor varen automatisk justeres til den gitte prisen – med unntak av tilfeller hvor det er lagt inn en spesifikk pris på leverandøren/kunden.


      Lokasjonsdata

      Hvis du skal importere kriterier for lagerbeholdning på varenes lokasjoner i Rackbeat, må du starte med å finne varen som skal ha oppdatert informasjon. Skal du oppdatere flere varers lokasjoner samtidig, skal du følge samme prosess som beskrevet nedenfor.

      Skal du importere informasjonen til en stykliste, fungerer det på nøyaktig samme måte. Her må du bare finne frem stykklisten.

      Når du har funnet varen, må du klikke på "Lokasjoner" for å komme til siden hvor du kan gjøre oppdateringene eller foreta importen.

      For å importere lokasjonsdata, skal følgende fylles ut:

      • Produktnr: Varenummeret på de varene du skal importere prisene for.
      • Lokasjon: Lokasjonsnummeret for den lokasjonen som linjen skal gjelde for. (Lokasjonsnummeret finnes ved å gå til dine opprettede lokasjoner).
      • Min. lagerbeholdning: Minimums lagerbeholdning for lokasjonen. Når dette kriteriet nås, foreslår Rackbeat at du skal bestille varer til denne lokasjonen.
      • Min. bestilt antall: Minimum antall som skal bestilles til denne lokasjonen for den spesifikke varen.

      Bildet ovenfor viser at jeg har to forskjellige varer som har fått oppdatert "min. beholdning" kriteriene på to forskjellige lokasjoner. Dette skal vi nå importere til Rackbeat.

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8-fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når du er klar, klikker du bare på "Importer" for å starte importeringen.

      Når du oppdaterer siden, vil du kunne se at de nye dataene er importert til Rackbeat.

      SKAL DU OPPDATERE LOKASJONSDATA PÅ VAREN?

      Hvis du skal oppdatere lokasjonen på varen, må du bare gjøre en justering i filen og importere dette til Rackbeat igjen.

      Hvis det ikke finnes et felt hvor du kan sette hake i "oppdater eksisterende", må du bare justere informasjonen i filen din og importere det til Rackbeat igjen. På denne måten oppdaterer du de allerede eksisterende opplysningene.

      OBS: Hvis feltet "oppdater eksisterende" er tilgjengelig, må dette benyttes for å oppdatere de eksisterende opplysningene.

      Hva har denne endringen av betydning?

      Når du har importert de nye dataene dine til Rackbeat, vil det ha en effekt ved gjenbestilling av nye varer. Her vil Rackbeat anbefale deg å foreta innkjøp for å få lagerbeholdningen din til å oppfylle de kriteriene du har angitt.


      Enheter - Unit Converter

      Dette er en premium feature i Rackbeat. Du kan lese mer om vår Unit Converter her. 

      Hvis du ønsker å importere enhetskonverteringer til produktene dine, må du sørge for at Rackbeat-avtalen din er en premium-avtale. Deretter kan du opprette enhetskonverteringene ved å gå inn på produktet, klikke på fanen "enheter" og deretter "importer".
      Hvis du skal importere flere på samme tid, kan du enkelt gjøre det ved å legge inn flere varenummer i filen du importerer til produktet.

      Du må sørge for at det er angitt en standardenhet på varen før du kan importere enhetskonverteringene dine. Dette er fordi Rackbeat konverterer standardenheten fra produktet til de valgte konverteringene.

      EKSEMPEL:

      Varen RB01 i Rackbeat har 'Kilogram' som standardenhet. Vi ønsker å opprette en linje som konverterer 'Kilogram' til 'Gram' da varen selges i gram.

      Dette settes opp på følgende måte:

      Nå er konverteringen satt opp slik at standardenheten "Kilogram" konverterer 1 kilogram til 1000 gram.

      Ved å taste "1" i 'Standard salgsenhet' angir du at Rackbeat automatisk skal bruke 1000 gram som den enheten du som standard skal selge.

      For å importere konverteringer til Rackbeat, må du fylle ut følgende kolonner:

      • Nummer: Her angir du varenummeret på den varen som du ønsker at konverteringen skal gjelde for.
      • Enhet: Her angir du enheten som skal gjelde for linjen, altså hva varens standardenhet skal omregnes til.
      • Antall: Her angir du hva din standardenhet skal konverteres til, i den valgte enheten.
      • Salgspris: Her angir du salgsprisen for det antallet i enheten.
      • Kostpris: Her angir du den forventede kostprisen for det antallet i enheten.
      • Strekkode: Her kan du angi en strekkode for denne enheten.
      • Standard salgsenhet: Her kan du velge om Rackbeat skal bruke denne konverteringen som din standard salgsenhet. Hvis du ønsker det, må du taste "1" i dette feltet.
      • Standard innkjøpsenhet: Her kan du velge om Rackbeat skal bruke denne konverteringen som din standard innkjøpsenhet. Hvis du ønsker det, må du taste "1" i dette feltet.

      Når du importerer filen din til Rackbeat, må du sikre at kolonnene er riktig matchet. Deretter kan du importere filen ved å klikke på "Importer".

      Når du oppdaterer siden, vil du kunne se at dine nye enhetskonverteringer på stykklistene og varen er importert til avtalen din.

      OBS: Det er ikke nødvendig å legge inn en strekkode hvis du ikke ønsker å knytte en strekkode til denne konverteringen.

      Hvis du ikke ønsker en strekkode til enhetskonverteringen, må du la feltet stå tomt eller fjerne kolonnen helt.

      SKAL DU OPPDATERE ENHETSKONVERTERINGENE DINE?

      Hvis du ønsker å oppdatere enhetskonverteringene dine, må du bare gjøre justeringer i filen din og importere den til avtalen din igjen.

      Hvis det ikke finnes et felt hvor du kan sette hake i "oppdater eksisterende", må du justere informasjonen i filen din og importere den til avtalen din igjen for å oppdatere de eksisterende opplysningene.

      OBS: Hvis feltet "oppdater eksisterende" er tilgjengelig, må dette hukes av for å kunne oppdatere de eksisterende enhetene.


      Salgsbudsjetter

      Hvis du skal importere salgsbudsjettene dine på varene i Rackbeat, må du starte med å finne varen som skal ha oppdatert denne informasjonen. Hvis du skal oppdatere flere samtidig, følger du bare samme prosess.

      Skal du importere denne informasjonen til en strukturvare, fungerer det på nøyaktig samme måte. Du må bare finne frem strukturvaren.

      Når du har funnet varen, må du klikke på "Salgsbudsjetter" for å komme til siden hvor du kan gjøre oppdateringer eller foreta en import.

      For å importere salgsbudsjetter skal følgende være fylt ut: 

      • Vare: Varenummeret på de varene du ønsker å importere priser på.
      • Måned: Måneden det skal gjelde for, i formatet YYYY-MM (f.eks. "2024-06" for juni måned 2024).
      • Forventet salg: Antallet du forventer å selge innenfor den måneden.

      I bildet ovenfor kan du se at jeg har to forskjellige varer som jeg ønsker å opprette salgsbudsjetter for. Her har jeg angitt året og måneden, samt hvor mye jeg forventer å selge i denne perioden. Nå skal vi importere salgsbudsjettet til avtalen.

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8-fil og importere den.

      Når du er klar, klikker du på "Importer" for å starte importeringen.

      Når du oppdaterer siden, vil du kunne se at salgsbudsjettene dine er importert til avtalen din.

      SKAL DU OPPDATERE DINE SALGSBUDSJETTER?

      Hvis du ønsker å oppdatere salgsbudsjettene dine, må du bare gjøre justeringer i filen din og importere den til avtalen din igjen.

      Hvis feltet "oppdater eksisterende" ikke finnes, må du bare justere informasjonen i filen din og importere den til avtalen din igjen for å oppdatere de eksisterende opplysningene.

      OBS: Det er viktig å nevne at dersom feltet er tilgjengelig, må dette hukes av for å kunne oppdatere de eksisterende salgsbudsjettene dine.

      Hva betyr dette?

      Når du har importert salgsbudsjettene dine til Rackbeat-avtalen din, vil du kunne se det på varene dine og i rapporten "Salgsbudsjetter".

      Strukturvarer

      For å komme til oversikten over strukturvaren din, må du holde musen over "vare" og deretter klikke på "strukturvarer".

      Hvis du ikke finner oversikten over strukturvarer, tyder dette på at avtalen din ikke understøtter strukturvarer. For å få tilgang til strukturvarer kan du oppgradere avtalen din til et premium-abonnement.

      Du kan lese mer om dette her: Abonnementer i Rackbeat

      Når du skal importere strukturvarer inn i Racbeat, må du forsikre deg om at følgende kolonner er med i importfilen din:

      • Strukturvarenummer: Det unike nummeret som identifiserer varen din, eller i dette tilfellet strukturvaren.
      • Strukturvarenavn: Navnet på strukturvaren din i Rackbeat.
      • Varegruppe: Varegruppen som strukturvaren er en del av.
      • Salgspris: Prisen som du forventer å selge strukturvaren for.
      • Anbefalt kostpris: Prisen som du forventer å kjøpe strukturvaren for, hvis du kjøper.

      På bildet ovenfor ser du et eksempel på hvordan opprettelsen av to strukturvarer i Rackbeat kan se ut når de to obligatoriske feltene er utfylt.

      Hvis du laster ned eksempelfilen, vil alle felter som er mulige å importere vises. Hvis det er andre felter utover de obligatoriske som du ikke ønsker å importere, kan du la disse stå tomme eller slette kolonnen helt i filen.

      • Enhet: Her kan du angi om strukturvaren skal ha en spesifikk enhet, for eksempel "Stk.".
      • Lagerantall: Hvis strukturvaren skal opprettes med et bestemt antall på lageret, legger du til dette her (Vi anbefaler å vente med å legge til en lagerbeholdning på strukturvaren til du har fått alle detaljer som linjer og ytterligere informasjon på plass først).
      • Min. lager: Her kan du velge hva som minimum skal være på lagerbeholdningen før Rackbeat vil anbefale at varen skal bestilles.
      • Min. solgt antall: Her kan du velge hvor mange stk. som minimum skal selges av denne varen når den selges.
      • Min. bestilt antall: Her kan du velge hvor mange stk. som minimum skal bestilles av gangen når denne varen skal bestilles.
      • Strekkode: Hvis det er tilknyttet en strekkode til denne varen, kan du skrive inn den her.
      • Standard lokasjon: Her kan du knytte en standard lokasjon til varen. Dette er lokasjonen som Rackbeat automatisk vil legge til eller trekke varen fra som standard. Det er viktig å merke seg at det er lokasjonsnummeret som må skrives inn i filen.
      • Vekt: Her kan du skrive inn vekten på varen.
      • Vektenhet: Her kan du skrive inn vektenheten på varen, for eksempel g/kg/t.
      • Bredde: Her kan du skrive inn bredden på varen.
      • Høyde: Her kan du skrive inn høyden på varen.
      • Dybde: Her kan du skrive inn dybden på varen.
      • Størrelsesenhet: Her kan du velge hvilken enhet som skal brukes på varen i forhold til bredde, høyde og dybde. Dette kan være mm/cm/m.
      • Sperret: Her kan du velge om varen skal være registrert som sperret eller åpen. Hvis varen er sperret, vil den ikke kunne brukes i bestillinger, ordrer, produksjoner eller annet. Tast "1" i filen for sperret eller "0" for åpen.
        OBS: Hvis feltet etterlates tomt, vil varen opprettes som åpen.
      • Juster negativ mengde til null?: Her kan du angi om funksjonen "Juster negativ mengde til null" på din strukturvare skal være aktivert eller ikke. Funksjonen gjør at strukturvaren ikke kan få en lagerbeholdning på under 0, men i stedet vil justere komponentene av strukturvaren ved et salg. Tast "1" for aktivert eller "0" for ikke aktivert.
        OBS: Hvis feltet etterlates tomt, vil varen opprettes med feltet som ikke aktivert.
      • Rabatgruppe ID: Her kan du angi om strukturvaren er en del av en spesifikk rabattgruppe. Du må bruke rabattgruppens nummer i denne kolonnen.
      • Har batchstyring: Arbeider du med batchstyringsmodulen i Rackbeat og skal inkludere denne strukturvaren som en del av dette modulen, kan du taste "1" i feltet.
      • Har serienumre: Arbeider du med serienummermodulen i Rackbeat og vil inkludere denne strukturvaren som en del av dette modulen, kan du taste "1" i dette feltet.
      • Veiledende pris: Har denne strukturvaren en veiledende pris, kan du angi denne prisen her.

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8-fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når filen din er klar, må du klikke på "Importer" for å starte importeringen.

      Når du oppdaterer siden din, vil du kunne se at strukturvarene dine er lastet opp til Rackbeat-avtalen din.


      Oppdatering av strukturvarer

      Når du skal oppdatere strukturvarer i Rackbeat, fungerer det på samme måte som når du skal importere nye strukturvarer til avtalen. Ved import av endringer til eksisterende strukturvarer er det imidlertid et par små forskjeller du må være oppmerksom på. Disse gjennomgås her:

      • Din fil må ikke inneholde eksisterende strukturvarer (som skal oppdateres) og nye strukturvarer (som skal opprettes) samtidig. Hvis dette er tilfelle, vil importen feile.
      • Når du laster opp filen din til Rackbeat, må du huske å sette hake i "Oppdater eksisterende", ellers vil Rackbeat anta at du forsøker å opprette nye strukturvarer.


      Strukturvarelinjer

      Når du skal importere linjer til strukturvarene dine, er det viktig at du har opprettet strukturvarene på forhånd, ellers vet ikke Rackbeat hvor de skal importeres.

      For å importere strukturvarelinjer, fyll ut følgende kolonner i arket ditt:

      • Strukturvarenummer: Det unike nummeret som identifiserer varen din, eller i dette tilfellet strukturvaren.
      • Materialelinje (varenummer): Varenummeret på varen som skal fungere som komponent i strukturvaren.
      • Antall: Antallet av komponenter for den spesifikke varen som skal brukes i strukturvaren.

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8-fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når du er klar, klikker du bare på "Importer" for å starte importeringen.

      Oppdater siden, og du vil se at strukturvarelinjene dine er lagt inn i Rackbeat.


      Oppdatering av strukturvarelinjer

      Når du skal oppdatere strukturvarelinjer i Rackbeat, fungerer det på samme måte som når du skal importere nye strukturvarelinjer, men med et par små forskjeller som du må være oppmerksom på. Disse vil vi gå gjennom sammen her:

      • Din fil må ikke inneholde både eksisterende strukturvarelinjer (som skal oppdateres) og nye strukturvarelinjer (som skal opprettes) – hvis dette er tilfelle, vil importen feile.
      • Når du laster opp filen din til Rackbeat, må du huske å sette hake i "Oppdater eksisterende", ellers vil Rackbeat anta at du forsøker å opprette nye strukturvarelinjer.

      Lokasjoner

      Du kan importere lokasjoner til avtalen din.

      For å importere lokasjoner til Rackbeat-avtalen din, må du holde musen over varefanen og klikke på "lokasjoner". For å laste ned en eksempelfil, må du klikke på "importer".

      Hvis du skal importere nye lokasjoner til avtalen din, må du sørge for å ha fylt ut følgende kolonner i filen din:

      • Nummer: Angi lokasjonens nummer.
      • Navn: Angi lokasjonens navn

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8-fil.

      Når du er klar, klikker du bare på "Importer" for å starte importeringen.

      Når du oppdaterer siden din, vil du nå kunne se at lokasjonene dine er importert til avtalen din.

      SKAL DU OPPDATERE LOKASJONENE DINE?

      Hvis du skal oppdatere dine eksisterende lokasjoner, må du tilpasse filen din og importere den til Rackbeat-avtalen din igjen.

      Hvis feltet "oppdater eksisterende" ikke er tilgjengelig, skal du bare justere informasjonen i filen din og importere den til avtalen igjen for å oppdatere de eksisterende opplysningene.

      OBS: Det er viktig å nevne at feltet må hukes av hvis det er tilstede, slik at de eksisterende lokasjonsdataene kan oppdateres.


      Underlokasjoner

      For å importere underlokasjoner til din Rackbeat-avtale, må du først sørge for at du har opprettet lokasjonene dine, da disse brukes til å identifisere hvilken lokasjon underlokasjonen skal tilknyttes.

      Lokasjonen som underlokasjonen skal knyttes til, må være opprettet på forhånd. Det er derfor ikke mulig å importere nye lokasjoner og underlokasjoner i samme fil.

      For å importere underlokasjoner, må du starte med å gå til 'varer' og velge 'lokasjoner'. Her kan du med fordel trykke på "importer" for å laste ned eksempelfilen og bruke denne som en mal for din import.



      Fyll ut følgende kolonner for å importere underlokasjoner:

      • Foreldrenummer: Angi lokasjonen som underlokasjonen skal høre til ved å skrive inn lokasjonsnummeret.
      • Nummer: Angi underlokasjonens nummer.

      OBS: Underlokasjonen kan ikke ha samme nummer som et allerede opprettet foreldrenummer.

      • Navn: Angi navn på lokasjonen.

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8-fil og importere den i lokasjonsfanen ved å klikke på "importer".

      Når du er klar og har valgt filen din, klikker du bare på "Importer" for å starte importeringen.

      Når du oppdaterer siden din, vil du på den enkelte lokasjonen se at det er importert underlokasjoner dit.

      SKAL DU OPPDATERE DINE UNDERLOKASJONER?

      Hvis du ønsker å oppdatere underlokasjonene dine, må du justere filen din og importere den til avtalen din igjen.

      Hvis feltet "oppdater eksisterende" ikke er tilgjengelig, må du justere informasjonen i filen din og importere den til avtalen igjen for å oppdatere de eksisterende opplysningene.

      OBS: Det er viktig å nevne at feltet må hukes av hvis det er tilstede, slik at dataene for de eksisterende lokasjonene kan oppdateres.

      Varesamlinger

      Varesamlinger kan inneholde mange forskjellige varer. Disse varesamlingene kan derfor være enklere å importere til avtalen.

      Etter å ha importert varesamlingene, kan du importere varesamlingslinjene dine – det er derfor viktig at du har opprettet varesamlingene før du forsøker å importere varesamlingslinjene.

      Man må starte med å importere varesamlingen til Rackbeat, deretter importerer du varesamlingslinjene (varene) til selve varesamlingen.

      For å importere varesamlinger, må du starte med å gå til Varer og velge "Samlinger". Her kan du med fordel bruke eksempelfilen som mal for importen. Denne finner du i varesamlingsfanen under "importer".

      For å importere varesamlinger, må disse kolonnene være utfylt:

      • Nummer: Angi samlingens nummer.
      • Navn: Angi samlingens navn.

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8-fil og laste den opp til avtalen din.

      Når filen er fylt ut og klar, klikker du bare på "Importer" for å starte importeringen.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at varesamlingene eller varesamlingslinjene er importert.

      SKAL DU OPPDATERE VARESAMLINGENE DINE?

      Hvis du skal oppdatere dine allerede eksisterende varesamlinger, må du justere filen din og importere den til avtalen din igjen.

      Hvis feltet "oppdater eksisterende" ikke er tilgjengelig, må du justere informasjonen i filen din og importere den til avtalen igjen for å oppdatere de eksisterende opplysningene.

      OBS: Det er viktig å nevne at feltet må hukes av hvis det er tilstede, slik at dataene for de eksisterende varesamlingene kan oppdateres.


      Varesamlingslinjer

      For å importere varesamlingslinjene dine (varene til varesamlingene), er det viktig at varesamlingene er opprettet på forhånd, da det er disse varene skal knyttes til.

      OBS: Du må starte med å importere varesamlingene til avtalen, deretter kan du importere varesamlingslinjene (varene) til selve varesamlingen.

      For å importere varesamlingslinjer, må følgende felter være utfylt:

      • Varesamlingsnummer: Angi nummeret på varesamlingen din.
      • Varenummer: Angi nummeret på varen som skal legges til.
      • Antall: Angi antallet varer som skal legges til per linje.

      Når du har fylt ut filen, må du lagre den som en CSV UTF-8-fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når filen er fylt ut og klar, klikker du på "Importer" for å starte importeringen.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at varesamlingene eller varesamlingslinjene er importert.

      SKAL DU OPPDATERE VARESAMLINGSLINJENE DINE?

      Hvis du vil oppdatere varesamlingslinjene dine på allerede eksisterende varesamlinger, må du justere filen din og importere den til avtalen din igjen.

      Hvis feltet "oppdater eksisterende" ikke er tilgjengelig, må du justere informasjonen i filen din og importere den til avtalen igjen for å oppdatere de eksisterende opplysningene.

      Det er viktig å nevne at dersom feltet er tilgjengelig, må det benyttes for å kunne oppdatere de eksisterende opplysningene dine.

      Reguleringer

      For å importere endringer til lagerbeholdningen og kostpriser, må du holde musen over varefanen og klikke på "reguleringer". Her kan du med fordel laste ned eksempelfilen og bruke denne som mal. Denne finner du ved å klikke på "importer/eksporter".

      Hvis du vil importere endringer til lagerbeholdningen og kostpriser, må dette gjøres separat – altså i to forskjellige filer og to importeringer.

      Nedenfor finner du en guide til hver del:

      Vi anbefaler at du først gjør en endring i lagerbeholdningen din og deretter gjør en endring i kostprisen.


      Lagerbeholdning

      For å importere endringer til lagerbeholdningen din, må følgende kolonner være utfylt i filen din:

      • Dato: Angi datoen for når denne reguleringen skal være gjeldende. Formatet skal være DD.MM.YYYY.
      • Produktnr: Angi varenummeret på varen som skal reguleres.
      • Lokasjon: Angi lokasjonen hvor antallet skal reguleres.
      • Antall: Her skal du angi hva den faktiske lagerbeholdningen for varen er.
      • Årsak: Angi årsaken til reguleringen (teksten som er skrevet inn i årsaksfeltet vil være synlig når du ser på bevegelsen i varekontokortet og transaksjonsrapporten).

      OBS: Hvis det er angitt et "1" tall i kolonnen for "Relativ justering", vil feltet for "antall" bli brukt til enten å fjerne eller legge til i den faktiske lagerbeholdningen.

      Eksempel uten relativ justering:

      Vare RB01 har en lagerbeholdning på 8.

      Hvis det importeres 2 som antall på vare RB01, vil den faktiske lagerbeholdningen bli oppdatert til å være 2, ettersom vi nå har fortalt Rackbeat hva den faktiske lagerbeholdningen skal være.


      Eksempel med relativ justering:

      Vare RB01 har en lagerbeholdning på 8.

      Hvis det importeres 2 som antall på vare RB01, vil den faktiske lagerbeholdningen bli oppdatert til å være 10, ettersom vi nå har fortalt Rackbeat hva vi skal legge til i den faktiske lagerbeholdningen.


      FORKLARING: Feltet "Relativ justering" gir deg mulighet til å angi at Rackbeat skal legge til eller fjerne fra den aktuelle beholdningen. Hvis man ikke bruker relativ justering i sin import, vil man overskrive den aktuelle lagerbeholdningen med det nye antallet.


      Kostpris

      For å importere kostpris må følgende kolonner være fylt ut i filen din:

      • Dato: Angi datoen for når denne reguleringen skal være gjeldende. Formatet skal være DD.MM.YYYY.
      • Produktnr: Angi varenummeret på varen som skal reguleres.
      • Kostpris: Angi den nye kostprisen for reguleringen.
      • Årsak: Angi årsaken til reguleringen (teksten som er skrevet inn i årsaksfeltet vil være synlig når du ser på bevegelsen i varekontokortet og transaksjonsrapporten).

      OBS! FIFO lagerprinsippet fungerer annerledes enn tidligere beskrevet.

      Hvis du har FIFO som lagerprinsipp, må du sørge for å ha både antall og kostpris med i samme fil før du importerer den til Rackbeat.


      Ytterligere felter

      Det er noen ytterligere felter som kan brukes i forbindelse med reguleringsimporten, og det er følgende felter.

      Hvis det er noen felter du ikke ønsker å bruke, kan disse fjernes fra filen din ved å fjerne kolonnen helt eller la være å fylle ut noe i feltene:

      • Beskrivelse: Her kan du angi en beskrivelse for reguleringen. Denne beskrivelsen vil være synlig dersom du åpner reguleringskladden, men den vil ikke være synlig etter at reguleringen er bokført.
      • Relativ justering: Her kan du angi "1" for å aktivere bruk av relativ justering, hvilket betyr at importen for den spesifikke linjen vil trekke fra eller legge til den aktuelle lagerbeholdningen fremfor å overskrive den.
      • Batch: Hvis du arbeider med batchtilleggsmodulet og skal importere en vare som er en del av et batch, må du angi batchnummeret her (her må du bruke relativ justering).

      Hvis batchnummeret ikke eksisterer fra før, vil Rackbeat automatisk opprette det for deg.

      • Utløpsdato: Hvis du arbeider med batchtilleggsmodulet og skal importere en vares utløpsdato, må du angi det her (her må du bruke relativ justering). Formatet skal være DD.MM.YYYY.
      • Serie: Hvis du arbeider med serienummertilleggsmodulet og skal importere en vare som bruker et unikt serienummer, må du angi serienummeret her (her må du bruke relativ justering).
      • Reguleringstype: Her kan du angi den reguleringstypen som reguleringen skal være en del av. Hvis denne er tom, brukes "status".

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8-fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når du er klar, klikker du bare på "Importer" for å starte importeringen.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at reguleringene er importert til avtalen din som en kladd. Det er viktig at disse blir bokført.

      Hvis du gjør en feil i importen og ønsker å endre det, anbefaler vi at du sletter kladdene og importerer på nytt etter at du har justert filen din.

      Lagerflytting

      Når du skal flytte varene dine fra en lokasjon til en annen, kan det noen ganger være en veldig god idé å importere disse lagerflyttingene til Rackbeat.

      Start derfor med å gå til varefanen og velge "Lageroverføring". Her kan du med fordel bruke Rackbeats eksempelfil som mal. Denne finner du under "importer/eksporter" i reguleringsfanen.

      For å importere lagerflytting, må følgende kolonner være utfylt i filen din:

      • Dato: Angi datoen for når denne lagerflyttingen skal være gjeldende. Formatet skal være DD.MM.YYYY.
      • Produktnr: Angi varenummeret på varen som skal flyttes.
      • Antall: Angi antallet som skal flyttes.
      • Fra Lokasjon: Angi lokasjonen det skal flyttes fra, bruk lokasjonsnummeret.
      • Til Lokasjon: Angi lokasjonen det skal flyttes til, bruk lokasjonsnummeret.
      • Årsak: Angi årsaken til lagerflyttingen.
      • Beskrivelse: Angi en beskrivelse av lagerflyttingen. Hvis feltet etterlates tomt, vil det ikke fremgå noe på varekontokortet.

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8-fil og laste den opp til avtalen din.

      Når filen er klar, klikker du bare på "Importer" for å starte importeringen.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at det er importert en lagerflytting som en kladd. Det er viktig at denne blir bokført.

      Hvis du gjør en feil i importen og ønsker å endre det, anbefaler vi at du sletter kladdene og importerer på nytt etter at du har justert filen din.

      Import i Innkjøpsfanen

      Leverandører

      For å se og opprette leverandører på avtalen din, starter du med å gå til Innkjøpsfanen, og deretter velge "Leverandører".


      For å importere leverandører, er det viktig at du har fylt ut følgende kolonner i filen din. Her kan du med fordel bruke eksempelfilen vår, som du finner ved å klikke på "importer/eksporter" i leverandørfanen:

      • LeverandørNr: Leverandørens unike nummer, skal oppgis i heltall.
      • Navn: Angi navnet på leverandøren din.
      • Gruppe: Angi nummeret på leverandørgruppen, bruk nummeret i stedet for navnet.
      • Momszone: Angi momszonen for dine leverandører. 1 (Innenland), 2 (EU), 3 (Utland), 4 (Innenland, uten moms).
      • Betalingsbetingelser: Angi hvilken betalingsbetingelse som skal brukes i forbindelse med leverandøren din, bruk nummeret på betalingsbetingelsen.
      • Valuta: Angi valutaen for leverandøren din, bruk valutakoden.
      • Språk: Angi språket for leverandøren din, bruk språkkoden som for eksempel: DA eller EN.
      • Layout: Angi hvilket layout du ønsker å bruke for leverandøren din, bruk layoutnummeret.

      Når du har fylt ut de obligatoriske feltene som du kan se ovenfor, må du sikre deg at leverandørene dine har alle de informasjonene du ønsker:

      Hvis det er noen felter du ikke ønsker å bruke, kan du fjerne disse fra filen din ved å fjerne kolonnen helt.

      Disse feltene kan du også fylle ut:

      • Adresse1: Her kan du skrive inn adressen til leverandøren din.
      • Adresse2: Her kan du skrive inn adresse 2 for leverandøren din.
      • Postnummer: Her kan du skrive inn postnummeret til leverandøren din.
      • By: Her kan du skrive inn navnet på byen der leverandøren din befinner seg.
      • Land: Her kan du skrive inn landet leverandøren din befinner seg i.
      • CVR: Her kan du skrive inn leverandørens CVR-nummer.
      • Mail: Her kan du skrive inn leverandørens e-postadresse.
      • Telefon: Her kan du skrive inn leverandørens telefonnummer.
      • Leveringsbetingelser: Her kan du skrive inn leveringsbetingelsene for leverandøren din. Vær oppmerksom på at du må bruke betingelsesnummeret. Du kan finne dette ved å gå til innstillingene dine og velge leveringsbetingelser.
      • Sperret: Her kan du angi om leverandøren er aktiv eller sperret. Tast "1" for å angi at den skal være sperret, ellers la feltet stå tomt eller skriv "0" for å angi en åpen leverandør.
      • Betalingstype: Her kan du angi hvilken betalingstype leverandøren din bruker. Her kan du velge mellom:
        • +71
        • +73
        • +04
        • Bank Transfer
        • IBAN
        • Entry Only
        • +75

      Det er viktig at du sørger for å ha "+" foran tallet, ellers vil ikke Rackbeat fange opp korrekt betalingstype. Excel vil ofte formatere bort plusstegnet automatisk. Du kan derfor forsøke å endre cellens format til tekst før du skriver inn betalingstypen.

      • Betalingsopplysninger: Her skal du skrive inn betalingsopplysningene som henger sammen med den betalingstypen du har valgt – for eksempel ved "+75", må du skrive inn ditt 16-sifrede FI-nummer.
      • Bankkonto: Her angir du kontonummeret til bankkontoen.
      • Markup: Her angir du leverandørens kostpris tillegg i prosent.

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8-fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når filen er klar, klikker du på "Importer" for å starte importeringen.

      Oppdater siden, og du vil se at leverandørene dine er lagt inn i Rackbeat.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at leverandørene er importert til avtalen din.


      Oppdatering av leverandørdata

      Når du skal oppdatere leverandørdata i Rackbeat, fungerer det på samme måte som når du skal importere nye leverandører, men med noen små forskjeller. Disse gjennomgås nedenfor: 

      • Din fil kan ikke inneholde både allerede eksisterende leverandører (som skal oppdateres) og nye leverandører (som skal opprettes) samtidig. Hvis dette er tilfelle, vil importen feile.
      • Når du laster opp filen din til Rackbeat, må du huske å sette hake i "Oppdater eksisterende", ellers vil Rackbeat anta at du forsøker å opprette nye leverandører.


      Særpriser

      Hvis du skal importere særpriser til leverandørene dine, må du starte med å finne en av de leverandørene som skal ha angitt en særpris. Du kan godt gjøre importen for flere leverandører samtidig; importen skal bare finne sted på en av leverandørene.

      Når du er inne på leverandøren din, må du velge fanen "Varer" og klikke på "importer". Her kan du med fordel bruke eksempelfilen som ligger under "importer".


      For å importere særpriser på leverandører, må følgende kolonner fylles ut i filen din:

      • LeverandørNr: Leverandørens unike nummer. Dette er et obligatorisk felt og må fylles ut.
      • Produktnr: Det spesifikke varenummeret som linjen skal gjelde for. Dette er et obligatorisk felt og må fylles ut.
      • AlternativtNr: Angi leverandørens varenummer hvis leverandøren bruker et annet varenummer enn deg.
      • Kostpris: Angi hva du forventer å måtte betale for varen hos leverandøren din.
      • Rabatt: Angi en rabattsats hvis du har fått en spesifikk rabattsats hos leverandøren din.
      • Aktivert: Angi om varen skal registreres som "har vare". Bruk "1" for ja.
      • Min. bestilt antall: Angi det antallet som minimum må bestilles av gangen for den aktuelle varelinjen hos leverandøren din.

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8-fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når filen er klar, klikker du bare på "Importer" for å starte importeringen.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at særpriser er importert til leverandørene dine. Særpriser vil bare vises på leverandøren under fanen "vare".

      Hvis du skal oppdatere informasjonen på varene dine, må du bare gjøre endringene i filen og importere den på nytt.


      Notater

      Hvis du skal importere noter ind på dine leverandører, skal du starte med at finde en af de leverandører som skal have tilføjet en note til. Du kan sagtens lave importen for flere leverandører samtidigt, du skal blot importere det ind på én leverandør.

      Når du er inde på din leverandør, skal du vælge fanen "Noter." Klikker du importer, finder du en eksempel fil, du med fordel vil kunne anvende som skabelon til importen.

      For å importere leverandørnotater, må følgende kolonner fylles ut i filen din:

      • Leverandørnr: Leverandørens unike nummer.
      • Note: Angi det notatet som er relevant å ha på leverandøren din i Rackbeat.

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8-fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når filen er klar, klikker du bare på "Importer" for å starte importeringen.

      Når du oppdaterer siden, vil du se, at notene er importert til leverandøren.

      Hvis du trenger å oppdatere informasjonen på varene, gjør endringene i filen din og importer filen på nytt.


      Kontaktpersoner

      Hvis du skal importere kontaktpersoner til leverandørene dine, må du starte med å finne en av leverandørene som skal ha angitt en kontaktperson. Du kan absolutt utføre importen for flere leverandører samtidig, men det er bare nødvendig å importere det til én leverandør om gangen.

      Når du er inne på leverandøren din, skal du velge fanen "Kontaktpersoner". Klikk på importer, og finn en eksempel fil som du med fordel kan bruke som mal til importen.


      For å importere kontaktpersoner, må følgende kolonner fylles ut i filen din:

      • LeverandørNr: Leverandørens unike nummer. Dette er et obligatorisk felt.
      • KontaktNr: Det unike nummeret på kontaktpersonen hos leverandøren. Hvis du ikke angir et nummer, velger Rackbeat automatisk et.
      • Navn: Navnet på kontaktpersonen.
      • Mail: E-postadressen til kontaktpersonen.
      • Telefon: Telefonnummeret til kontaktpersonen.
      • Job: Stillingen personen har.

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8 fil, og laste den opp til Rackbeat.

      Når filen er klar, skal du bare klikke på "Importer" og starte importeringen.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at kontaktpersonene er importert til leverandørene dine.

      Hvis du trenger å oppdatere informasjonen om varene dine, må du bare gjøre endringene i filen og importere filen på nytt.


      Adresser

      Hvis du skal importere adresser til leverandørene dine, må du starte med å finne en av leverandørene som skal ha tilknyttet flere adresser. Du kan absolutt utføre importen for flere leverandører samtidig, men det er bare nødvendig å importere det til én leverandør om gangen.

      Når du er inne på leverandøren din, skal du velge fanen "adresser". Klikk på importer, og finn en eksempel fil som du med fordel kan bruke som mal til importen.


      For å importere leverandøradresser, må du fylle ut følgende kolonner i filen din:

      • LeverandørNr: Leverandørens unike nummer.
      • Type: Type adresse (any/billing/delivery).
      • Navn: Navnet på adressen.
      • Vei: Adressen.
      • Vei2: Vei2 på adressen.
      • Postnummer: Postnummeret.
      • By: Byen.
      • Land: Landet.
      • Telefon: Telefonnummeret.
      • Mail: E-postadressen.

      Når du har fylt ut filen din, må du lagre den som en CSV UTF-8 fil, og laste den opp til Rackbeat.

      Når du er klar, skal du bare klikke på "Importer" og starte importeringen.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at adressene er importert til leverandørene dine.

      Hvis du trenger å oppdatere informasjonen om adressene dine, må du slette den eksisterende adressen og importere den på nytt. Dette er for å unngå at det oppstår duplikerte adresser.


      Bestillinger

      For å importere bestillinger til Rackbeat, må du holde musen over "innkjøp" og klikke på "bestillinger". Klikk på importer, og du vil finne en eksempel fil som du med fordel kan bruke som mal for importen.

      For å importere bestillinger, må følgende kolonner fylles ut i filen din:

      • BestillingsID: Bestillingsnummeret. Det er viktig at dette nummeret ikke er brukt tidligere i Rackbeat.
      • LeverandørNo: Leverandørens unike nummer.

      Fyll ut så mange av de resterende kolonnene som mulig for å unngå feil ved importen.

      Vær oppmerksom på at hvis du ikke legger inn leverandørdata i filen før importen, vil ordren ikke inneholde den nødvendige informasjonen.

      Du vil derfor få en blank ordre; se eksempel nedenfor:

      Er det noen felter du ikke ønsker å bruke, kan disse fjernes fra filen din ved å slette kolonnen helt eller ved å la feltene stå tomme.

      Du kan fylle ut følgende ekstra felter:

      • Dato: Her angir du bestillingsdatoen, formatet skal være DD-MM-YYYY.

      I Rackbeat kan man bli nødt til å arbeide med to forskjellige datoformater når man skal gjøre sine importeringer.

      Vi arbeider med følgende formattyper:

      1. DD.MM.YYYY
      2. DD-MM-YYYY

      I dette tilfellet vil du måtte arbeide med DD-MM-YYYY formatet.

      • LeverandørNavn: Her angir du navnet på leverandøren i informasjonen om deres faktureringsadresse.
      • LeverandørAdresse: Her angir du adressen til leverandøren i informasjonen om deres faktureringsadresse.
      • LeverandørPostNr: Her angir du postnummeret for leverandøren i informasjonen om deres faktureringsadresse.
      • LeverandørBy: Her angir du byen for leverandøren i informasjonen om deres faktureringsadresse.
      • LeverandørLand: Her angir du landet for leverandøren i informasjonen om deres faktureringsadresse.
      • Overskrift: Her angir du teksten som skal stå i ditt overskriftsfelt.
      • Tekst: Her angir du teksten som skal stå i ditt notefelt.
      • Valuta: Her kan du angi hvilken valuta som skal brukes i bestillingen, det er viktig at du skriver valutakoden som f.eks: DKK eller EUR.
      • ValutaKurs: Her skal du angi gjeldende valutakurs mellom din standard valuta og den valgte valutaen (f.eks: hvis 1 EUR = 7,45 DKK, skal du angi "7,45" hvis du bruker EUR som valuta på bestillingen).
      • LeveringKundeNavn: Her angir du navnet på mottakeren av denne bestillingen.
      • LeveringKundeAdresse: Her angir du adressen til mottakeren av denne bestillingen.
      • LeveringKundePostNr: Her angir du postnummeret på mottakeren av denne bestillingen.
      • LeveringKundeBy: Her angir du byen på mottakeren av denne bestillingen.
      • LeveringKundeLand: Her angir du landet på mottakeren av denne bestillingen.
      • LeveringKundeBetingelser: Her angir du leveringsbetingelsene for bestillingen, det er viktig at du bruker bestillingsnummeret.
      • LeveringKundeDato: Her angir du den ønskede leveringsdatoen for bestillingen.

      Når du har fylt ut filen din, skal du lagre den som en CSV UTF-8 fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når filen er klar, skal du bare klikke på "Importer" og starte importeringen din.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at bestillinger har blitt importert inn på din konto.

      Hvis du må oppdatere informasjonen på bestillingene dine, må du slette bestillingskladderne og importere dem på nytt.

      Hvis du ikke sletter bestillingskladderne, vil bestillingene dine importeres som nye, og dupliseres med det neste ledige bestillingsnummeret.


      Bestillingslinjer

      Når du har opprettet eller importert bestillingene dine, kan du importere bestillingslinjer. Fyll ut følgende kolonner i filen din:

      • BestillingsID: Bestillingsnummeret på bestillingen i Rackbeat.
      • LinjeNr: Nummeret i rekkefølgen denne linjen skal være på.
      • VareNr: Her skriver du varenummeret på varen.
      • Antall: Antallet av den spesifikke varen.

      Velger du å opprette en bestilling kun med de to ovenstående feltene, vil alle andre felter være blanke. Fyll ut så mange kolonner som mulig for å unngå feil ved importeringen.

      Hvis det er noen felter du ikke ønsker å bruke, kan disse fjernes fra filen ved å fjerne kolonnen helt, eller ved å la feltene stå tomme.

      Du kan fylle ut følgende ekstra felter:

      • Beskrivelse: Her kan du angi varens navn på linjen.
      • Kostpris: Her kan du angi den forventede prisen du kommer til å betale for varen.
      • ForventetLeveringsDato: Her kan du angi dagen du forventer å motta varen

      Når du har fylt ut filen din, skal du lagre den som en CSV UTF-8 fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når filen er klar, skal du bare klikke på "Importer" og starte importeringen din.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at bestillingslinjer har blitt importert inn på bestillingene dine.

      Hvis du må oppdatere informasjonen på bestillingslinjene dine, må du slette linjene i ordren og importere dem på nytt.

      Hvis du ikke sletter linjene, vil du oppleve at bestillingslinjene dine importeres som nye linjer, og du vil få duplikater.

      Import i Salgsfanen

      Kundegruppe - særpriser

      Når du skal importere spesialpriser inn på dine kundegrupper, skal du starte med å gå til salg og velge kundegrupper.

      Velg så den kundegruppen som du ønsker å importere spesialprisene til, og klikk på fanen "varer". Når du klikker på "Importer", finner du en eksempel fil som du med fordel kan bruke som mal for importen.

      Du kan importere særpriser på dine kundegrupper ved å fylle ut følgende

      felter i en CSV-fil:

      • Varenummer: Varenummeret på den varen som skal ha en særpris.
      • Salgspris: Særprisen på varen.

      OBS: Det er viktig å være oppmerksom på at dette må gjøres per kundegruppe.

      Når du har fylt ut filen din, skal du lagre den som en CSV UTF-8 fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når filen er klar, skal du bare klikke på "Importer" og starte importeringen din.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at spesialpriser på kundegruppen har blitt importert inn på dine kundegrupper.

      SKAL DU OPPDATERE SÆRPRISER?

      Hvis du ønsker å oppdatere særprisene dine, skal du bare justere filen din og importere den inn i Rackbeat igjen.

      Hvis det ikke finnes et felt hvor du kan krysse av for "oppdater eksisterende", skal du bare justere informasjonen i filen din og importere den inn i Rackbeat igjen for å oppdatere dine eksisterende opplysninger.

      Det er viktig å nevne at hvis feltet er der, skal det benyttes for å kunne oppdatere dine eksisterende opplysninger.


      Kunder

      Når du skal importere kundene dine inn på kontoen din, må du sørge for å ha opprettet kundegruppene dine først.

      Hvis du har opprettet kundegruppene dine, kan du starte med å gå til Salg og deretter "Kunder". Når du klikker på "Importer", finner du en eksempel fil som du med fordel kan bruke som mal for importen.

      For å importere kunder, fyll ut følgende kolonner i filen din:

      • Nummer: Kundens unike nummer, maks. 9 tegn.
      • Firmanavn: Kundens navn, maks. 255 tegn.
      • Gruppe: Kundegruppens nummer.
      • Momszone: 1 (Innenland), 2 (EU), 3 (Utland), 4 (Innenland, uten moms).
      • Betalingsbetingelser: Nummer på betalingsbetingelser.
      • Valuta: Her skal du angi valutaen som skal være gjeldende for kunden (Et eksempel kan være DKK).
      • Språkkode: Kundens språk, bruk språkkoden (DA, EN osv.).
      • Layout: Layoutnummeret.

      Velger du å opprette en kunde kun med de ovenstående feltene, vil alle andre felter være blanke. Fyll derfor ut så mange kolonner som mulig for å unngå feil eller ytterligere arbeid.

      Hvis det er noen felter du ikke ønsker å bruke, kan disse fjernes fra filen ved å fjerne kolonnen helt eller ved å la feltet stå tomt.

      Du kan fylle ut følgende ekstra felter:

      • Adresse1: Her skriver du inn informasjonen om veien for kunden din i forbindelse med faktureringsadressen.
      • Adresse2: Her skriver du inn informasjonen om vei2 for kunden din i forbindelse med faktureringsadressen.
      • Postnummer: Her skriver du inn postnummeret for kunden din i forbindelse med faktureringsadressen.
      • By: Her skriver du inn bynavnet for kunden din i forbindelse med faktureringsadressen.
      • Land: Her skriver du inn landet for kunden din i forbindelse med faktureringsadressen.
      • CVR: Her skriver du inn CVR-nummeret for kunden din.
      • Mail: Her skriver du inn kontaktmailen for kunden din.
      • Telefon: Her skriver du inn kontaktnummeret for kunden din.
      • EAN: Her skriver du inn EAN-nummeret for kunden din.
      • Maks Kredit: Her skriver du inn maksimal kreditt for kunden din.
      • Generell Rabatt: Her skriver du inn den generelle rabatten som denne kunden skal ha.
      • Leveringsbetingelser: Her kan du skrive inn nummeret på leveringsbetingelsen som skal være gjeldende for kunden.
      • Tilbud email: Her kan du skrive inn mailen som skal motta tilbud.
      • Ordre email: Her kan du skrive inn mailen som skal motta ordrer.
      • Faktura email: Her kan du skrive inn mailen som skal motta fakturaer.
      • Sperret: Her kan du angi om kunden skal være sperret eller aktiv. Tast "1" for å opprette kunden som en sperret kunde, eller "0" for å opprette kunden som en aktiv kunde. Hvis feltet blir stående tomt, vil kunden bli opprettet som aktiv.
      • Samme som faktureringsadresse: Her kan du velge om leveringsadressen skal være den samme som faktureringsadressen. Du skal bare taste "1" for å angi at den skal bruke informasjonen fra faktureringsadressen som leveringsinformasjon.
      • Levering navn: Her kan du skrive inn navnet på lokasjonen for leveringsadressen.
      • Levering telefon: Her kan du skrive inn telefonnummeret til kunden for leveringsadressen.
      • Levering email: Her kan du skrive inn e-postadressen til kunden for leveringsadressen.
      • Levering vei: Her kan du skrive inn adressen for leveringsadressen.
      • Levering vei2: Her kan du skrive inn adresse2 for leveringsadressen.
      • Levering postnummer: Her kan du skrive inn postnummeret for leveringsadressen.
      • Levering by: Her kan du skrive inn byen for leveringsadressen.
      • Levering land: Her kan du skrive inn landet for leveringsadressen.
      • Att.: Her kan du skrive inn kontaktpersonen som skal være "Att." på kunden.
      • Deres referanse: Her kan du skrive inn kontaktpersonen som skal være registrert som "Deres referanse" hver gang et tilbud/ordre/faktura opprettes på kunden i Rackbeat.
      • Vår referanse: Her kan du angi hvilken av dine medarbeidere som skal være registrert som "Vår referanse" hver gang et tilbud/ordre/faktura opprettes på kunden i Rackbeat.

      Når du har fylt ut filen din, skal du lagre den som en CSV UTF-8 fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når filen er klar, skal du bare klikke på "Importer" og starte importeringen din.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at kunder har blitt importert inn på kontoen din.


      Oppdatering av kundedata

      Når du skal oppdatere data på kundene dine i Rackbeat, fungerer det på samme måte som når du skal importere nye kunder, men med noen små forskjeller som du må være oppmerksom på.

      Disse forskjellene gjennomgås nedenfor:

      • Filen din må ikke inneholde både eksisterende kunder (som skal oppdateres) og nye kunder (som skal opprettes). Hvis dette er tilfelle, vil importen feile.
      • Når du laster opp filen din til Rackbeat, må du huske å krysse av for "Oppdater eksisterende", ellers vil Rackbeat anta at du forsøker å opprette nye kunder.


      Særpriser

      Hvis du skal importere særpriser inn på kundene dine, skal du starte med å finne en av kundene som skal ha angitt en spesialpris. Du kan fint gjøre importen for flere kunder samtidig, du skal bare importere det inn på én kunde.

      Når du er inne på kunden din, skal du velge fanen "Priser og rabatter". Når du klikker på "Importer", finner du en eksempel fil som du med fordel kan bruke som mal for importen.

      For å importere særpriser på kunder, fyll ut følgende kolonner i filen din:

      • Produktnr: Varenummeret, dette er et obligatorisk felt og må fylles ut.
      • Kundenr: Kundens unike nummer, dette er et obligatorisk felt og må fylles ut.
      • Salgspris: Salgsprisen på varen, hvis kunden skal ha en spesifikk salgspris.
      • Rabatt: Rabattsatsen på varen, hvis kunden skal ha en spesifikk rabattsats.

      Når du har fylt ut filen din, skal du lagre den som en CSV UTF-8 fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når filen er klar, skal du bare klikke på "Importer" og starte importeringen din.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at spesialpriser har blitt importert inn på kundene dine på kontoen din.

      Hvis du må oppdatere informasjonen om spesialprisene dine, skal du bare gjøre endringene i filen og importere filen på nytt.


      Notater

      Hvis du skal importere notater inn på kundene dine, skal du starte med å finne en av kundene som skal ha lagt til et notat. Du kan fint gjøre importen for flere kunder samtidig, du skal bare importere det inn på én kunde.

      Når du er inne på kunden din, skal du velge fanen "Notater". Når du klikker på "Importer", finner du en eksempel fil som du med fordel kan bruke som mal for importen.

      For å importere kundenotater, fyll ut følgende kolonner i filen din:

      • Kundenr: Kundens unike nummer.
      • Notat: Angi det notatet som er relevant å ha på kunden i Rackbeat.

      Når du har fylt ut filen din, skal du lagre den som en CSV UTF-8 fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når filen er klar, skal du bare klikke på "Importer" og starte importeringen din.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at notater har blitt importert inn på kundene dine i Rackbeat.

      Hvis du må oppdatere informasjonen i kundenotatene dine, skal du gjøre endringene i filen og importere filen på nytt.


      Kontaktpersoner

      Hvis du skal importere kontaktpersoner inn på kundene dine, skal du starte med å finne en av kundene som skal ha opprettet kontaktpersoner. Du kan fint gjøre importen for flere kunder samtidig, du skal bare importere det inn på én kunde.

      Når du er inne på kunden din, skal du velge fanen "Kontaktpersoner". Når du klikker på "Importer", finner du en eksempel fil som du med fordel kan bruke som mal for importen.

      For å importere kontaktpersoner, fyll ut følgende kolonner i filen din:

      • Kundenr: Kundens unike nummer, dette er et obligatorisk felt.
      • KontaktNr: Det unike nummeret på kontaktpersonen hos kunden. Hvis du ikke angir et nummer, vil Rackbeat automatisk velge et.
      • Navn: Navnet på kontaktpersonen.
      • Mail: E-postadressen til kontaktpersonen.
      • Telefon: Telefonnummeret til kontaktpersonen.
      • Jobb: Stillingen som personen har.
      • Kopier ordre: Angi om kontaktpersonen skal motta en kopi av ordrebekreftelsen (1 for ja).
      • Kopier tilbud: Angi om kontaktpersonen skal motta en kopi av tilbudet (1 for ja).
      • Kopier faktura: Angi om kontaktpersonen skal motta en kopi av fakturaen (1 for ja).

      Når du har fylt ut filen din, skal du lagre den som en CSV UTF-8 fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når filen er klar, skal du bare klikke på "Importer" og starte importeringen din.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at kontaktpersoner har blitt importert inn på kundene dine i Rackbeat.

      Hvis du må oppdatere informasjonen om kontaktpersonene dine, må du slette kontaktpersonen fra kunden og importere dem på nytt, eller gjøre endringen manuelt.


      Adresser

      Hvis du skal importere adresser inn på kundene dine, skal du starte med å finne en av kundene som skal ha lagt til én eller flere adresser. Du kan fint gjøre importen for flere kunder samtidig, du skal bare importere det inn på én kunde.

      Når du er inne på kunden din, skal du velge fanen "Adresser". Når du klikker på "Importer", finner du en eksempel fil som du med fordel kan bruke som mal for importen.

      For å importere kundeadresser, fyll ut følgende kolonner i filen din:

      • Kundenr: Her skriver du inn det unike kundenummeret.
      • Type: Her skal du angi hvilken type adresse det er, om det er en leveringsadresse, faktureringsadresse, eller om det er begge (any/billing/delivery).
      • Navn: Her skal du angi navnet på adressen.
      • Vei: Her angir du veien på adressen.
      • Vei2: Her angir du "Vei2" på adressen.
      • Postnummer: Her angir du postnummeret på adressen.
      • By: Her angir du bynavnet på adressen.
      • Land: Her angir du landet på adressen.
      • Telefon: Her angir du telefonnummeret på adressen.
      • Mail: Her kan du angi en e-postadresse som er knyttet til denne adressen.

      Når du har fylt ut filen din, skal du lagre den som en CSV UTF-8 fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når du er klar, skal du bare klikke på "Importer" og starte importeringen din.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at adresser har blitt importert inn på kundene dine i Rackbeat.

      Hvis du må oppdatere informasjonen om adressene dine, må du slette den eksisterende adressen og importere den på nytt. Dette er for å unngå at det oppstår dupliserte adresser.

      Salgsordre

      Det er mulig å importere ordrer inn i Rackbeat. For å gjøre det, skal du gå til ordreoversikten din. Den finner du ved å gå til Salg og klikke på Ordrer. Når du klikker på "Importer", finner du en eksempel fil som du med fordel kan bruke som mal for importen.

      For å importere salgsordrer, fyll ut følgende kolonner i filen din:

      • Ordrenummer: Ordrenummeret på den ordren som skal opprettes.
      • Kundenummer: Kundens unike nummer.

      Fyll ut så mange av de resterende kolonnene som mulig for å unngå feil eller ytterligere arbeid.

      Vær oppmerksom på at dersom du ikke skriver inn kundedata i filen din før importen, vil ordren ikke inneholde de nødvendige informasjonene.

      Du vil derfor ha en blank ordre, se eksempel nedenfor:

      Hvis det er noen felter du ikke ønsker å bruke, kan disse fjernes fra filen din ved å fjerne kolonnen helt:

      • Leveringsdato: Forventet leveringsdato i formatet dd-mm-yyyy.
      • Ordredato: Dagen hvor du har mottatt ordren, i formatet dd-mm-yyyy.

      I Rackbeat kan man komme ut for å måtte arbeide med to forskjellige datoformater når man skal gjøre sine importeringer.

      Vi arbeider med følgende formattyper:

      • DD.MM.YYYY
      • DD-MM-YYYY

      I dette tilfellet må du bruke DD-MM-YYYY formatet.

      • Vår referanse: Navnet på den referansen som skal benyttes.
      • Att.: Navnet på den referansen som skal benyttes.
      • Annen referanse: Den referansen som skal tilføyes i feltet "Annen referanse".
      • Deres referanse: Navnet på den referansen som skal benyttes.
      • Overskrift: Din overskrift.
      • Valuta: Valutaen som skal brukes, bruk valutakoden som f.eks. DKK eller EUR.
      • Note: Din note.
      • Faktureringsnavn: Navnet på faktureringsadressen.
      • Faktureringsland: Landet på faktureringsadressen.
      • Faktureringsby: Byen på faktureringsadressen.
      • Faktureringsvei: Faktureringsadressen.
      • Faktureringsvei 2: Vei 2 på faktureringsadressen.
      • Faktureringspostnummer: Postnummeret på faktureringsadressen.
      • Fakturerings-e-mail: E-postadressen på faktureringsadressen.
      • Faktureringstelefon: Telefonnummeret på faktureringsadressen.
      • Leveringsnavn: Navnet på leveringsadressen.
      • Leveringsvei: Leveringsadressen.
      • Leveringsvei 2: Vei 2 på leveringsadressen.
      • Leveringspostnummer: Postnummeret på leveringsadressen.
      • Leveringsland: Landet på leveringsadressen.
      • Leveringsby: Byen på leveringsadressen.
      • Leverings-e-mail: E-postadressen på leveringsadressen.
      • Leveringstelefon: Telefonnummeret på leveringsadressen.

      Når du har fylt ut filen din, skal du lagre den som en CSV UTF-8 fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når du er klar, skal du bare klikke på "Importer" og starte importeringen din.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at salgsordrer har blitt importert inn på din Rackbeat-konto.

      Hvis du må oppdatere informasjonen på ordrene dine, må du slette ordrekladderne og importere dem på nytt.

      Hvis du ikke sletter ordrekladderne, vil du oppleve at ordrene dine importeres som nye, og dupliseres med det neste ledige ordrenummeret.


      Ordrelinjer

      Når du har opprettet eller importert ordrene dine, kan du importere ordrelinjer. Fyll ut følgende kolonner i filen din:

      • Ordrenummer: Ordrenummeret på ordren i Rackbeat.
      • VareNr: Varenummeret.
      • Antall: Antallet av den spesifikke varen.
      • LinjeNr: Nummeret i rekkefølgen denne linjen skal være på.

      Fyll ut så mange av de resterende kolonnene som mulig for å unngå feil eller ytterligere arbeid.

      Hvis det er noen felter du ikke ønsker å bruke, kan disse fjernes fra filen din ved å fjerne kolonnen helt:

      • Navn: Varenavnet, hvis feltet er tomt, importeres linjen uten navn.
      • Linjepris: Salgsprisen, hvis feltet er tomt, importeres linjen uten salgspris.
      • Rabatprosent: Rabattsatsen i prosent, hvis kunden skal ha en spesifikk rabatt på denne linjen.
      • Enhet: Enheten som skal vises på denne linjen.

      Når du har fylt ut filen din, skal du lagre den som en CSV UTF-8 fil og laste den opp til Rackbeat.

      Når filen er klar, skal du bare klikke på "Importer" og starte importeringen din.

      Når du oppdaterer siden din, vil du se at ordrelinjer har blitt importert på ordren i Rackbeat.

      Hvis du må oppdatere informasjonen på ordrelinjene dine, må du slette linjene i ordren og importere dem på nytt.

      Hvis du ikke sletter linjene, vil du oppleve at ordrelinjene dine importeres som nye linjer, og du vil få duplikater.