Opsætning af WooCommerce integrationen

Du kan integrere Rackbeat til din WooCommerce aftale, så data overføres mellem de to systemer. Nedenfor guider vi dig igennem, hvordan du sætter integrationen op mellem Rackbeat og WooCommerce.

Du kan selv opsætte integrationen ved at følge anbefalingerne i denne guide, men vi foreslår, at du kontakter vores Support team, som kan garantere korrekt konfiguration af integrationen for DKK 2.500. 


Vil du gerne vide mere om integrationen mellem Rackbeat og WooCommerce (f.eks. hvilken data der bliver overført), før du går i gang med installationen, kan du læse vores artikel "Om WooCommerce integrationen".



Gør dig klar - det skal du gøre, før du installerer integrationen


Før du kan installere integrationen, skal du have oprettet følgende i Rackbeat:
  • Kundegruppe
    Opret en ny kundegruppe med nummer 1 og navn "Diverse" eller anvend en eksisterende.
    Du kan se, hvordan du opretter en kundegruppe her.
  • Varegruppe
    Opret en ny varegruppe med nummer 1 og navn "Varer m/lagertræk" og markér "Ja" ved "Har lager" - eller anvend en tilsvarende eksisterende.
    Opret også en varegruppe med nummer 2 og navn "Ydelser" og marker "Nej" ved "Har lager" - eller anvend en tilsvarende eksisterende.
    Du kan se, hvordan du opretter en varegruppe her.
  • Produkt til fragt 
    Opret et nyt produkt med nummer og navn "shipping"/"fragt", og tilknyt det til en varegruppe uden lagertræk.
    Du kan se, hvordan du opretter et produkt her.
  • Produkt til rabat
    Opret et nyt produkt med nummer og navn "discount"/"fragt", og tilknyt det til en varegruppe uden lagertræk.
  • Betalingsbetingelse
    Opret ny betalingsbetingelse med navn "Webshop", vælg type "Netto" og dage "0" - eller anvend en eksisterende.
    Du kan se, hvordan du opretter betalingsbetingelser her.

Nu er forberedelserne i Rackbeat på plads og det er tid til klargøre det sidste i din WooCommerce aftale:

  1. Log ind på dit WooCommerce admin
  2. Vælg "WooCommerce" i menuen til venstre og klik på "Settings"
  3. Vælg "Advanced" i menuen i toppen og klik på "REST API" og dernæst "Add key"
  4. Navngiv den nye adgang "Rackbeat", sæt permissions til "Read/Write" og klik på "Generate API key"

WooCommerce har nu genereret Consumer Key og Consumer Secret til dig. Du skal sørge for at gemme disse nøgler, da de skal bruges ved installationen i Rackbeat.

Installation af integrationen

Integrationen mellem Rackbeat og WooCommerce er tilgængelig i Rackbeats App Sektion, som du finder under "Brugerindstillinger" (højre hjørne øverst) og dernæst "Apps" i menuen til venstre. 

  1. Klik "Installér" på WooCommerce Webshop app'en
  2. Indsæt Consumer Key, Consumer Secret (genereret i forberedelserne i WooCommerce) og Shop URL (f.eks. rackbeat-webshop.com)
  3. Klik "Installér" og vent - nu oprettes forbindelsen

Gennemgå dine Indstillinger

Tag stilling til "Opstartssynkronisering" 

Med opstartssynkronisering har du mulighed for at få overført dine nuværende produkter og lagerbeholdning fra WooCommerce til Rackbeat.
Vælg "WooCommerce -> Rackbeat", hvis du ønsker at overføre dine produkter via opstartssynkronisering. Vælg herefter, om du i den forbindelse også ønsker at overføre nuværende lagerbeholdning fra WooCommerce til Rackbeat.

Du kan også vælge "Overfør ikke produkter" og i stedet eksportere en CSV-fil fra WooCommerce, der efterfølgende kan importeres til Rackbeat. 

Tag stilling til dine Produktindstillinger

Oprettelse og vedligeholdelse af produkter: 
Hvis du vælger "Rackbeat", vil nye produkter oprettet i Rackbeat omgående blive synkroniseret til WooCommerce. På samme måde vil produkter også automatisk blive opdateret i WooCommerce, hvis du laver ændringer i Rackbeat. 

Hvis du vælger "WooCommerce", vil nye produkter oprettet i WooCommerce omgående blive synkroniseret til Rackbeat. På samme måde vil produkter også automatisk blive opdateret i Rackbeat, hvis du laver ændringer i WooCommerce. 

Hvis du vælger "Ingen automatisk overførsel af produkter", vil produkter oprettet og/eller redigeret i Rackbeat/WooCommerce ikke blive synkroniseret mellem de to systemer.

Produkt til fragt
Vi anbefaler, at du opretter et nyt produkt i Rackbeat i en varegruppe uden lagertræk. Giv det nummer og navn = shipping/fragt/eller lignende (det vil både anvendes til fragt med og uden moms).

Produkt til rabat: 
Vi anbefaler, at  du opretter et nyt produkt i Rackbeat i en varegruppe uden lagertræk. Giv det nummer og navn = discount/rabat/eller lignende (det vil både anvendes til rabat med og uden moms).

Standard produktgruppe
Har du valgt "Opstartssynkronisering" -> "WooCommerce til Rackbeat", vil alle produkter overført fra WooCommerce blive placeret i denne gruppe.
Vi anbefaler, at du vælger en gruppe med lagertræk.

Lagerstatus for synkroniserede beholdninger:
Du har her mulighed for at definere, hvilken "lagerstatus" der skal overføres fra Rackbeat til WooCommerce, eller helt frakoble synkronisering af lagerbeholdninger.

Synkroniser kun beholdninger fra specifik lokation:
Her skal du definere, hvilke lagerbeholdninger du ønsker synkroniseret til den givne webshop. Hvis du kun ønsker, at beholdninger på én specifik lokation skal synkroniseres til WooCommerce, kan det vælges her.

Vi anbefaler at synkronisere de totale lagerbeholdninger fra Rackbeat til WooCommerce. Det gør du ved at vælge "Synkroniser beholdning fra alle lokationer". 

Tag stilling til dine Ordreindstillinger

Ordrenummer ved oprettelse af nye ordrer i Rackbeat:

Her bestemmer du, hvilket ordrenummer der skal anvendes, når der overføres en ordre fra WooCommerce til Rackbeat.

Vi anbefaler "Rackbeat: Auto-generer".


Status for nye ordrer oprettet i Rackbeat:
Her bestemmer du, hvilken status nye ordrer oprettet i Rackbeat skal have.
Vi anbefaler "Bogført og klar til afsendelse" for optimalt sammenspil med Rackbeats lagerbruger.

Standard lokation for ordrelinjer:
Her bestemmer du, hvilken lokation der skal angives på ordrelinjer i Rackbeat. Dette kan være en fordel, hvis varer på webshopordrer for eksempel altid skal trækkes fra lokationen i Århus.
Vi anbefaler, at man vælger "Standard", da Rackbeat i så fald vil bestemme lokationen ud fra, hvor der er varer på lager.

Status for WooCommerce ordrer til synkronisering:
Her bestemmer du, i hvilket WooCommerce-ordrestadie du ønsker at overføre varen til Rackbeat. Vi anbefaler "Processing".

Standard ordre-layout:
Her har du mulighed for at definere, hvilket layout der skal bruges som standard, når webshopordren oprettes i Rackbeat.


Markér ordrer som "Sendt" i WooCommerce når "Afsendt" i Rackbeat?
Hvis du vælger at sætte flueben i denne, vil ordren i WooCommerce automatisk blive opdateret til status "Sendt", når ordren er plukket og afsendt fra Rackbeat.
Vi anbefaler, at denne afkrydses for optimalt sammenspil med Rackbeats lagerbruger og udskrift af pakkelabels.

Opret og bogfør faktura efter afsendelse?:

Hvis du vælger at sætte flueben i denne, vil der blive oprettet og bogført en faktura i Rackbeat, når ordren er afsendt.


Manuel hentning af ordrer fra WooCommerce:
Denne funktion er KUN i tilfælde af manglende overførsler af ordrer. her kan WooCommerce ordre id udfyldes og ordren vil blive overført til Rackbeat.

Bruges på eget ansvar, da det kan skabe dubletter.

Tag stilling til dine Kundeindstillinger

Standard betalingsbetingelser:
Dette er et påkrævet felt i Rackbeat ved oprettelse af nye ordrer.
Vi anbefaler at oprette en ny betalingsbetingelse af typen "Netto" og navngive den "Webshop".
Du kan se, hvordan du opretter en betalingsbetingelse her.

Standard medarbejder:
Dette er et påkrævet felt i Rackbeat ved oprettelse af nye ordrer.
Vi anbefaler at oprette én medarbejder pr. webshop for fuldt udbytte af statistikkerne i Rackbeat. Navngiv "medarbejderen" = Webshop/din webshops navn/eller lignende.
Du kan se, hvordan du opretter nye medarbejdere her.

Standard kundegruppe:
Når en ny salgsordre overføres fra WooCommerce til Rackbeat, vil denne kundegruppe anvendes, hvis kunden ikke allerede er oprettet i Rackbeat. Ved overførsel af ordrer/kunder laver integrationen validering på kundens e-mailadresse. På den måde vil systemet vælge en eksisterende kunde, hvis der allerede findes én i Rackbeat med samme e-mailadresse.
Vi anbefaler kun at arbejde med én kundegruppe - navngiv den "Diverse".
Du kan se, hvordan du opretter en kundegruppe her

Momszone for kunder udenfor EU:
Hvis webshop kunden er placeret i et land udenfor EU, kan du vælge at tilknytte disse til en momszone uden momsberegning. I så fald vil der ikke blive beregnet moms ved overførsel af ordre fra Rackbeat til evt. økonomisystem. 

Nu er du klar til at aktivere integrationen!

  1. Klik "Aktiver Integration" og vent
  2. Gå til toppen af integrationsindstillingerne (afsnittet WooCommerce Verifikation)
  3. Kopiér Shop URL'en
  4. Gå til din WooCommerce aftale: WooCommerce Admin > WooCommerce > Advanced > Webhooks > Add webhook > 

    Name = order created
    Status = Active
    Topic = Order created
    Delivery URL = {URL fra konfiguration}
    Secret = {skal være tom}
    API Version = WP REST API Integration v3
  5. Klik "Save webhook"

Integrationen er nu installeret og du er klar til at modtage ordrer fra WooCommerce!

TIP: Læs vores Helpdesk artikel "WooCommerce: Ordreflow & synkronisering af lagerbeholdning" for mere viden om integrationen mellem WooCommerce og Rackbeat.