Import av kunder og kundedata

Ønsker du heller å opprette kundene manuelt, kan du ta en titt på denne guiden som forklarer fremgangsmåten steg for steg.

Har du spørsmål om generell import i Rackbeat, finner du mer informasjon i denne guiden.

Innholdsfortegnelse

• Opprettelse av kunder
  • Hvilke data kan importeres?
• Oppdatering av eksisterende kunder
• Kundespesifikke priser
• Notater
• Kontakter 
• Adresser

---

Opprettelse av kunder

Slik oppretter du kunder via en import:

1. Klikk på fanen ‘Salg’ → ‘Kunder’
2. Klikk på ‘Importer/Eksporter’ og velg ‘Importer’
3. Klikk på ‘Velg fil’
4. Finn CSV-filen på PC-en din, og klikk på ‘Åpne’ for å laste den opp i systemet.
5. Før du importerer dataene, må du kontrollere at alle kolonnene i pop-up-vinduet samsvarer med kolonnene i CSV-filen. Dette kalles mapping. Du kan lese mer om dette i denne guiden.
6. Avslutt med å klikke på ‘Importer’, så vil kundene dine bli lest inn i systemet.
   
   

Hvilke data kan importeres?

For å opprette kunder via en import, er følgende informasjon obligatorisk:

• Nummer: Kundens unike nummer.
• Firmanavn: Kundens navn.
• Gruppe: Nummeret på den kundegruppen kunden tilhører.
• Moms sone: Angir moms­området (mva-område) for kunden. Velg én av følgende verdier: 1 (Innland), 2 (EU, 3 (Utland) eller 4 (Innland, uten mva).
  • Hvis du benytter landsspesifikk moms (OSS), kan du angi landskoden i dette feltet. 
  • Gyldige landskoder for EU-land er: 
    • Danmark: denmark, danmark, dk
    • Østerrike: austria, østerrike, at
    • Belgia: belgium, belgia, be
    • Bulgaria: bulgaria, bulgaria, bg
    • Kypros: cyprus, kypros, cy
    • Tsjekkia: czech republic, tsjekkia, cz
    • Tyskland: germany, tyskland, de
    • Estland: estonia, estland, ee
    • Spania: spain, spania, es
    • Finland: finland, fi
    • Frankrike: france, frankrike, fr
    • Hellas: greece, hellas, gr
    • Kroatia: croatia, kroatia, hr
    • Ungarn: hungary, ungarn, hu
    • Irland: ireland, irland, ie
    • Italia: italy, italia, it
    • Litauen: lithuania, litauen, lt
    • Luxembourg: luxembourg, lu
    • Latvia: latvia, lv
    • Malta: malta, mt
    • Nederland: netherlands, nederland, nl
    • Polen: poland, polen, pl
    • Portugal: portugal, pt
    • Romania: romania, ro
    • Sverige: sweden, sverige, se
    • Slovenia: slovenia, slovenia, si
    • Slovakia: slovakia, slovakia, sk
    • Nordirland: north ireland, nordirland, gb-nir
• Betalingsbetingelser: Betalingsbetingelsene som er avtalt med kunden. Oppgi nummeret på betalingsbetingelsen.
• Valuta: Valutaen som skal brukes for kunden, angitt med valutakode (for eksempel NOK, EUR eller USD). Du finner en oversikt over valutakoder under Firmainnstillinger → Valuta.
• Språkkode: Språket som skal brukes for kunden, angitt med språkkode (for eksempel DA eller EN).
• Layout: Layouten som skal brukes for kunden. Oppgi layoutnummeret.

Utover det ovennevnte kan følgende felter opprettes eller oppdateres via import:

• Adresse1: Kundens adresse.

• Adresse2: Eventuell tilleggsadresse for kunden.

• Postnummer: Kundens postnummer.

• By: Kundens postnummer. 

• Land: Landet kunden befinner seg i.

• CVR: Landet kunden befinner seg i.

• E-post: Kundens e-postadresse.

• Telefon: Kundens telefonnummer.

• EAN: Kundens EAN-nummer.
• Maks kreditt: Kredittgrensen som skal gjelde for kunden.
• General rabatt: Den generelle rabattsatsen som skal gjelde for kunden.

• Leveringsbetingelser: Leveringsbetingelsene for kunden. Vær oppmerksom på at du må bruke nummeret på leveringsbetingelsen. Dette finner du under Firmainnstillinger → Leveringsbetingelser.

• Tilbud e-post: E-postadressen tilbud skal sendes til.
• Ordre e-post: E-postadressen ordrebekreftelser skal sendes til.
• Faktura e-post: E-postadressen fakturaer skal sendes til.

• Sperret: Angir om kunden skal være sperret eller aktiv. Tast 1 for sperret. La feltet stå tomt eller angi 0 for aktiv.

• Samme som faktureringsadresse: Angir om leveringsadressen skal være den samme som faktureringsadressen. Skriv 1 i feltet dersom dette er ønskelig.
• Levering navn: Navnet som skal brukes på leveringsadressen.
• Levering telefon: Telefonnummeret til kunden for leveringsadressen.
• Levering e-post: E-postadressen til kunden for leveringsadressen.
• Levering vei: Gateadressen for levering.
• Levering vei2: Eventuell tilleggsadresse for levering.
• Levering postnummer: Postnummeret for leveringsadressen.
• Levering by: Byen leveringsadressen tilhører.
• Levering land: Landet leveringsadressen befinner seg i.
• Vær obs: Her kan du legge inn en kommentar dersom det er noe dere skal være oppmerksomme på ved denne kunden.
• Deres referanse: Kontaktpersonen som automatisk skal registreres som 'Deres referanse' når tilbud, ordre eller faktura opprettes på kunden i Rackbeat.
• Vår referanse: Medarbeideren som automatisk skal registreres som 'Vår referanse' når tilbud, ordre eller faktura opprettes på kunden i Rackbeat.

Når du har fylt ut filen, lagrer du den som en CSV UTF-8-fil og laster den opp i Rackbeat.

Dersom du har brukt overskriftene og kolonnene slik de er beskrevet ovenfor, vil systemet automatisk mappe dataene korrekt før importen gjennomføres.

Et eksempel på en importfil kan se slik ut: 

---

Oppdatering av eksisterende kunder

For å oppdatere eksisterende kunder via import må du huke av for 'Oppdater eksisterende' etter at filen er lastet opp. Ved oppdatering av eksisterende kunder må importfilen inneholde en kolonne for kundenummer, samt én kolonne for hvert felt du ønsker å oppdatere.

Kundenummeret fungerer som en fast referanse og må alltid være med når du importerer oppdateringer av eksisterende kunder.

Eksempel: Dersom du ønsker å oppdatere layoutet på kunder, må filen inneholde følgende kolonner: 

• Kundenummer
• Layout

---

Kundespesifikke priser

Dersom enkelte kunder har unike rabatter eller priser, kan dette også importeres. Har du spørsmål om rabatter og priser, kan du lese mer i denne guiden.

1. Klikk på fanen ‘Salg’ → ‘Kunder’
2. Åpne en valgfri kunde. Det er dataene i importfilen som avgjør hvilken kunde som oppdateres.
3. Velg fanen 'Priser og rabatter' inne på kundens stamdata: 
   
4. Klikk på 'Importer/Eksporter' → 'Importer', for så å finne frem eksempelfilen

For å importere kundespesifikke priser og rabatter må følgende kolonner være inkludert i importfilen. Felter merket med * er obligatoriske:

• Kundenr*: Kundens unike nummer.
• Produktnr*: Varenummeret på produktet som den kundespesifikke prisen eller rabatten skal gjelde for.
• Salgspris: Kundens spesialpris på produktet.
• Rabatt: Rabattsats i prosent som skal gjelde for varen.

For å importere rabattsatser på kunder, kan følgende kolonner inkluderes i filen din:

• Produktnr*: Varenummeret (inkludert strukturvarer).
• Kundenr*: Kundens unike nummer.
• Salgspris: Salgsprisen som skal aktiveres når angitt mengde oppnås.
• Rabatt: Rabatt i prosent som aktiveres når angitt mengde oppnås.
• Min. antall: Antallet av varen som må selges før prisen eller rabatten aktiveres.

Når du har fylt ut filen, lagrer du den som en CSV UTF-8-fil og laster den opp i Rackbeat.

Et eksempel på en importfil kan se ut som følger: 

---

Notater

1. Klikk på fanen ‘Salg’ → ‘Kunder’
2. Åpne en valgfri kunde. Det er dataene i importfilen som avgjør hvilken kunde som oppdateres.
3. Velg fanen 'Notater' inne på kundens stamdata.
4. Klikk på 'Importer', for så å finne frem eksempelfilen.

For å importere kundenotater må følgende kolonner fylles ut i importfilen:

• Kundenr: Kundens unike nummer.
• Notat: Notatet som skal knyttes til kunden.

---

Kontakter

Du kan importere kontaktpersoner på kundene dine, som senere kan benyttes som 'deres referanse' på ulike transaksjoner.

Det gjør du slik: 

1. Klikk på fanen ‘Salg’ → ‘Kunder’
2. Åpne en valgfri kunde. Det er dataene i importfilen som avgjør hvilken kunde som oppdateres.
3. Velg fanen 'Kontaktpersoner' inne på kundens stamdata.
4. Klikk på 'Importer/Eksporter' → 'Importer', for så å finne frem eksempelfilen.

For å importere kontaktpersoner må følgende kolonner være inkludert i importfilen. Felter merket med * er obligatoriske:

• Kundenr*: Kundens unike nummer.
• Kontaktnr*: Det unike nummeret på kontaktpersonen. Dette kan senere finnes via dataeksport og er nødvendig dersom du skal importere oppdateringer på samme kontaktperson.
• Navn*: Navnet på kontaktpersonen.
• E-post: Kontaktpersonens e-postadresse.
• Telefon: Kontaktpersonens telefonnummer.
• Jobb: Stillingen kontaktpersonen har.
• Kopier ordre: Angi om kontaktpersonen skal motta kopi av ordrebekreftelser. Skriv 1 for ja.
• Kopier tilbud: Angi om kontaktpersonen skal motta kopi av tilbud. Skriv 1 for ja.
• Kopier faktura: Angi om kontaktpersonen skal motta kopi av fakturaer. Skriv 1 for ja.

Dersom du skal oppdatere eksisterende kontaktpersoner, må importfilen inneholde både Kundenr og Kontaktnr.

Når kundenummer og kontaktnummer samsvarer med en eksisterende kontaktperson, vil den aktuelle kontaktpersonen bli oppdatert.

Husk å huke av for 'Oppdater eksisterende' under mapping før du gjennomfører importen.

---

Adresser

Du kan importere flere faktureringsadresser på kundene dine, som senere kan velges fra oversikten på salgsordrer og fakturaer.

Dette er for eksempel nyttig dersom kunden har én konto, men ønsker faktura sendt til ulike adresser.

For å importere kundeadresser kan følgende data inkluderes i importfilen. Felter merket med * er obligatoriske:

• Kundenr*: Kundens unike nummer.
• Type*: Adressetype (any/billing/delivery)
• Navn: Navnet på adressen.
• Vei: Gateadressen.
• Vei2: Eventuell tilleggsadresse.
• Postnummer: Postnummeret.
• By: Byen adressen tilhører.
• Land: Landet adressen tilhører.
• Telefon: Telefonnummer tilknyttet adressen.
• Mail: E-postadressen som skal brukes til fakturering.

Når du har fylt ut filen, lagrer du den som en CSV UTF-8-fil og laster den opp i Rackbeat.