Du kan opprette en salgsordre på to forskjellige måter i Rackbeat. Hvilken metode som passer deg best avhegner av arbeidsflyten din. Nedenfor guider vi deg gjennom hvordan du oppretter en salgsordre fra bunnen.
Denne guiden viser deg hvordan du oppretter og bekrefter en salgsordre fra bunnen av i Rackbeat. Du kan også opprette en salgsordre ut fra et eksisterende tilbud ved å konvertere tilbudet til en ordre. Her fokuserer vi på prosessen for å opprette en salgsordre trinn for trinn.
Tips! Hvis du vil vite hvordan du kan konvertere et tilbud til en salgsordre, kan du sjekke ut denne guiden: Slik konverterer du et tilbud til en salgsordre. Rackbeat tilbyr fleksible løsninger for håndtering av salgsordre, slik at du kan tilpasse prosessen etter dine forretningsbehov.
Opprettelse av en salgsordre
Dette trinnet handler om å registrere kundens krav og opprette en ordrebase som kan bygges videre på. Når du har opprettet ordren, får du adgang til flere detaljer for å finjustere oppsetningen og sikre en korrekt ordrebehandling.
- Gå til fanen Salg og klikk på Ordre. Her kan du se en oversikt over alle salgsordrene dine, både de aktive og de som er avsluttet.
- Klikk på den blå knappen Opprett ny for å starte en ny ordre.
- Velg den kunden du ønsker å opprette ordren til. Hvis kunden ikke allerede er opprettet, kan du opprette en ny kunde direkte i denne prosessen. Klikk deretter på Opprett og rediger.
- Din ordre er nå opprettet og klar til oppsetting. Du vil bli sendt videre til ordredetaljer, hvor du kan tilpasse og legge til ytterligere opplysninger.
Nedenfor finner du en interaktiv guide som du kan klikke deg rundt i. For å vise den i fullskjerm, klikker du på ikonet øverst i høyre hjørne.
Oppsett av salgsordre
Oppsettet av salgsordren er neste steg, hvor du kan spesifisere alle detaljer om kundens krav, leveringsbetingelser og betalingsvilkår. Dette trinnet sikrer en tydelig struktur for hele ordren – fra opprettelse til levering og fakturering.
1. Kundeopplysninger
Kundens fakturerings- og leveringsopplysninger er viktige for korrekt behandling av ordren. Det er essensielt at disse dataene er riktige, da de danner grunnlaget for alle påfølgende prosesser, som levering og fakturering.
- Kontroller at fakturerings- og leveringsadressene er korrekte. Hvis opplysningene mangler eller er feil, kan du rette dem.
- Klikk på 'Rediger' for å oppdatere adressene. Dette åpner et popup-vindu der du kan legge inn nye opplysninger.
- Når du har forsikret deg om at opplysningene er riktige, klikker du på 'Lagre endringer' for å gå tilbake til ordren.
Nedenfor finner du en interaktiv guide som du kan klikke deg rundt i. For å vise den i fullskjerm, klikker du på ikonet øverst i høyre hjørne.
2. Referanser og generelle opplysninger
Denne seksjonen inneholder nøkkelrelasjoner og betingelser for ordren. Her kan du angi viktige detaljer som sikrer klarhet for både deg og kunden. Feltene er designet for å gi fleksibilitet og mulighet for tilpasning.
- Vår referanse: Her angir du hvem fra din virksomhet som er ansvarlig for ordren. Dette gjør det lettere å identifisere kontaktpersonen internt.
- Standard rabatt (%): Angi en samlet rabattsats for alle varene på ordren. For eksempel vil en rabatt på 10% bli brukt på alle produktlinjer.
- Leveringsansvarling: Definer hvem som har ansvaret for levering av varer til kunden.
- Vær obs: Inntast kundens kontaktperson som ordren skal adresseres til.
- Deres referanse: Her kan du legge til kundens interne kontaktperson.
- Annen referanse: Dette er et fritekst-felt til yttligere opplysninger, som kan knyttes til ordren.
- Valuta og valutakurs: Velg ordrens valuta. Merk at valuta må velges før du legger til varer, da prisene ellers kan bli feil.
- Betalingsbetingelser: Angi kundens betalingsbetingelser, for eksempel 30 dager netto.
- Leveringsvilkår: Spesifiser hvordan levering skal foregå ved bruk av dine opprettede leveringsbetingelser.
- Mva-område: Kontroller at mva-området stemmer overens med kundens lokasjon. Velges det ikke noe i dette feltet vil ordren automatisk følge det mva-området som er angitt på kunden.
- Prosjekt: Hvis ordren er en del av et prosjekt kan du knytte den til et spesifikt prosjekt her.
- Layout: Velg hvilket layout PDF'en skal ha.
- Vedlagt PDF: Her kan du legge ved yttligere dokumenter, som for eksempel tekniske spesifiksasjoner. Denne pdf-en legges ved etter den opprettede PDF'en fra Rackbeat i samme dokument.
Nedenfor finner du en interaktiv guide som du kan klikke deg rundt i. For å vise den i fullskjerm, klikker du på ikonet øverst i høyre hjørne.
3. Notater
Notater kan gi kunden tilleggsinformasjon om ordren. Denne seksjonen brukes til å legge til spesifikke detaljer som kan være nyttige for både deg og kunden.
- Overskrift: Gi notatet en kort overskrift, som vil vises over i notatfeltet.
- Ordredato: Angi datoen for opprettelsen. Denne kan rettes, dersom det er nødvendig.
- Leveringsdato: Spesifiser den forventede leveringsdatoen. Hvis denne endres etter at ordren har blitt bekreftet, må du sende en ny ordrebekreftelse.
- Notat: Skriv eventuell tilleggsinformasjon eller instruksjoner, som vises på PDF'en.
Nedenfor finner du en interaktiv guide som du kan klikke deg rundt i. For å vise den i fullskjerm, klikker du på ikonet øverst i høyre hjørne.
4. Legg til varer
For å fullføre ordren må du legge til varer. Her skal du angi hvilke varer kunden skal motta:
- Klikk på Produktlinje:
- Produkt: Velg den varen som skal legges til.
- Antall: Inntast antall varer.
- Enhet: Velg enheten på varen, for eksempel stk., kg eller meter.
- Pris pr. enhet: Kontroller eller oppdater prisen.
- Lokasjon: Angi hvor varen skal plukkes fra.
- Avdeling: Hvis du arbeider med avdelinger gjennom en integrasjon med e-conomic, vil dette feltet være synlig. Her kan du velge hvilken avdeling denne varen skal knyttes til. Det er viktig å nevne at ALLE varelinjer må knyttes til en avdleing når man arbeider med avdelinger.
- Rabatt: Legg til en spesifikk rabatt for denne varelinjen.
- Tekst: Her vil varens navn fremgå, du ahr mulighet for å justere i varenavnet ved å rette i denne linjen.
- Antall (i standardenhet): Dette feltet vil fremgå hvis du arbeider med vår unit converter og har opprettet en konvertering av enheter. Ler mer om vår unit converter her: Unit Converteren i Rackbeat.
- Leveringsdato: Spesifiser datoen for forventet levering av denne varelinjen.
- Alternativer:
- Tekstlinje: Legg til en fritekst-linje.
- Legg til varesamling: Velg en gruppe varer som ofte selges sammen (Disse skal være opprettet på forhånd)
Nedenfor finner du en interaktiv guide som du kan klikke deg rundt i. For å vise den i fullskjerm, klikker du på ikonet øverst i høyre hjørne.
Før du går videre: gå gjennom ordren en ekstra gang for å sikre deg at all informasjonen er korrekt.
5. Bekreftelse av ordre
Når ordren er klar, er det viktig å bekrefte den for å sikre at alle detaljer er korrekte, og at kunden mottar en offisiell ordrebekreftelse.
- Klikk på Bekreft.
- Velg om du vil sende ordrebekreftelsen til kunden med en gang.
- Her kan du legge inn de e-post adressene som skal være mottakere, CC eller BCC. Hvis du ønsker å legge inn flere e-post adresser, er du nødt til å ha komma mellom dem for å skille adressene.
Eksempel: support@rackbeat.com, info@rackbeat.com
- Her kan du legge inn de e-post adressene som skal være mottakere, CC eller BCC. Hvis du ønsker å legge inn flere e-post adresser, er du nødt til å ha komma mellom dem for å skille adressene.
- Klikk på Bekreft igjen for å avslutte prosessen.
Nedenfor finner du en interaktiv guide som du kan klikke deg rundt i. For å vise den i fullskjerm, klikker du på ikonet øverst i høyre hjørne.
Hvis du ønsker å gjøre endringer i brødteksten på mailen som sendes til kundene dine, kan du se hvordan du endrer den i malen: Layouts i Rackbeat
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg gjenåpne en ordre etter bekreftelse?
Ja, du kan gjenåpne en ordre hvis det ikke er foretatt forsendelse eller fakturering på den. Gå til Handlinger og klikk på Gjenåpne. Dette gir deg en mulighet til å endre eller oppdatere ordren.
Hva er det neste trinnet etter opprettelse av en ordre?
Du kan opprette en forsendelse aller faktura ved å klikke på Handlinger og velge Opprett faktura eller Opprett forsendelse. Dette sikrer korrekt bokføring og sporing.
Hvordan legger jeg frakt eller service til i en ordre?
Opprett frakt eller servicer som varer uten lageruttrekk i vareoversikten din, og legg dem til i ordren. Dette gir en tydelig og ensartet fakturering.
Kan jeg endre på rekkefølgen av produklinjene?
Du kan endre på plasseringen av produktlinjene ved å trekke i pilene i venstre side av varelinjene.
Når jeg legger til en vare, så har jeg en fane i pop-up vinduet som heter 'Felter', hva gjør den?
Hvis du har et premium-abonnement og arbeider med brukerdefinerte felter, kan du se fanen 'Feltet' når du skal legge til varer i ordren din. Her inne kan du justere på den informasjonen som står i feltet på varen, hvis det skal tilpasses til akkurat denne ordren.