Slik oppretter du en delfaktura

Du kan opprette en forskuddsbetaling i Rackbeat ved å lage en tjeneste (et produkt uten lagerstyring). Delfakturaer opprettes og registreres i systemet gjennom en totrinnsprosess. Nedenfor går vi gjennom begge trinnene.

Opprett produkt uten lagerstyring

Du starter med å opprette en varegruppe som ikke har lagerstyring. Det gjør du på følgende måte:

1. Gå til Varer → Varegrupper
2. Klikk på 'Opprett ny' øverst til høyre på siden
3. Angi nummer og navn på gruppen
4. Velg 'Nei' for 'Har lager' – dette er viktig for neste trinn

Deretter kan du opprette et produkt som tilhører denne varegruppen:

1. Gå til Varer → Produkter
2. Trykk 'Opprett ny' øverst til høyre på siden
3. Fyll inn navn, nummer og legg ved produktet i varegruppen du nettop opprettet
   
   1. Navnet kan alltid redigeres på ordren, avhengig av hvilken forskuddsbetaling det gjelder.

Opprettelse av delfaktura

Det finnes to ulike måter å opprette en delfaktura på: med eller uten fakturalinjer. I begge tilfeller må du først opprette en ordre og deretter en faktura. Nedenfor går vi gjennom begge metodene.

Delfaktura med fakturalinjer

1. Opprett en ordre: Når du oppretter ordren, legger du til en varelinje for forskuddsbetaling. Dette skal føres på tre separate linjer:
   
   • 1 linje med forskuddsbeløpet.
   • 1 linje med forskuddsbetalingen i negativt antall.
   • 1 linje med varen.
   Et eksempel kan se ut som dette:
2. Bekreft ordren.
3. Opprett en faktura: Lag en faktura ut fra ordren direkte ved å klikke på handlinger øverst til høyre på redigeringssiden av ordren, og klikk på 'Opprett faktura'. 
   Du skal nå kun inkludere linjen med forksuddsbetalingen på fakturaen. Dette gjør du ved å slette de andre varelinjene på fakturaen som opprettes fra ordren: 
   
4. Ferdigfakturer: Når ordren skal ferdigfaktureres, oppretter du en ny faktura fra ordren, som du enkelt kan gjøre fra ordreoversikten. Denne skal inneholde varen(e) samt en motregning av forskuddsbetalingen:
   

Delfaktura uten fakturalinjer

1. Opprett en ordre: Start med å opprette en ordre som normalt: 
   
2. Bekreft ordren
3. Opprett en faktura: Du kan nå opprette en faktura fra ordren for å fakturere forskuddsbetalingen. Klikk på 'Handlinger' og velg 'Opprett faktura' fra nedtrekksmenyen.
4. Fjern alle varelinjene, og legg til forskuddsbetalingen: Slett alle eksisterende varelinjer på fakturaen, og legg deretter til en linje for forskuddsbetaling.
   • Angi beløpet som skal forskuddsfaktureres i linjens salgspris. Alternativt kan du angi totalprisen og bruke rabattfeltet til å justere beløpet.
     
5. Opprett sluttfaktura: Når du er klar til å fakturere alle varene, oppretter du en ny faktura – denne gangen med alle varelinjene inkludert.
6. Legg til forskuddsbetaling: For at rapporteringen skal bli korrekt, må du også legge til en forskuddsbetaling på denne nye fakturaen.
   • Bruk samme beløp som på fakturaen i trinn 4, men angi –1 i antall for å motregne beløpet.