Import av innkjøpsordrer

Ønsker du heller å opprette innkjøpsordrene manuelt, kan du ta en titt på denne guiden som forklarer fremgangsmåten steg for steg.

Har du spørsmål om generell import i Rackbeat, finner du mer informasjon i denne guiden.

Innholsfortegnelse

• Opprettelse av innkjøpsordrer via import

• Hva kan legges til i importen?

• Import av ordrelinjer

Opprettelse av innkjøpsordrer via import

For å opprette innkjøpsordrer via en import, gjør du følgende:

1. Klikk på fanen ‘Innkjøp’ → ‘Innkjøpsordrer’
2. Klikk på ‘Importer/Eksporter’ og velg ‘Importer’
3. Klikk på ‘Velg fil’
4. Finn CSV-filen på PC-en din, og klikk på ‘Åpne’ for å laste den opp i systemet.
5. Før du importerer dataene, må du kontrollere at alle kolonnene i pop-up-vinduet samsvarer med kolonnene i CSV-filen. Dette kalles mapping. Du kan lese mer om dette i denne guiden.
6. Avslutt med å klikke på ‘Importer’, så vil produktene dine bli lest inn i systemet.

Følgende felter må være inkludert i importfilen for at innkjøpsordren skal bli opprettet i systemet:

• BestillingsID: Bestillingsnummeret for innkjøpsordren. Nummeret må være unikt og kan ikke allerede være i bruk.

• Valuta: Ordrens valuta, angitt med forkortelse (for eksempel EUR, DKK, NOK, USD).

• Valutakurs: Valutakursen som skal benyttes for ordren.

• LeverandørNo: Leverandørens nummer.

Dersom ett eller flere av disse obligatoriske feltene mangler, vil importen mislykkes.

Hvis importen feiler selv om alle obligatoriske felt er inkludert i filen, kan du feilsøke ved hjelp av denne artikkelen.

Et eksempel på en importfil kan se slik ut: 

Hva kan legges til i importen?

Du kan legge til følgende detaljer via en import:

• BestillingsID: Bestillingsnummeret for innkjøpsordren. Nummeret må være unikt og kan ikke allerede være i bruk.

• LeverandørNo: Leverandørens unike nummer.

• Dato: Ordredato. Formatet skal være DD-MM-YYYY.

• LeverandørNavn: Leverandørens navn, som brukes i informasjonen om fakturaadressen.

• LeverandørAdresse: Leverandørens adresse, brukt i fakturaadressen.

• LeverandørPostNr: Leverandørens postnummer, brukt i fakturaadressen.

• LeverandørBy: Leverandørens by, brukt i fakturaadressen.

• LeverandørLand: Leverandørens land, brukt i fakturaadressen.

• Overskrift: Teksten som skal vises i overskriftsfeltet på ordren.

• Tekst: Teksten som skal vises i notatfeltet.

• Valuta: Valutaen som skal brukes på ordren, angitt med valutakode (for eksempel NOK eller EUR).

• ValutaKurs: Valutakursen mellom systemets standardvaluta og valgt valuta.
  Eksempel: Dersom 1 EUR = 7,45 DKK, og du bruker EUR som innkjøpsvaluta, angir du 7,45.

• LeveringKundeNavn: Navnet på mottakeren av ordren.

• LeveringKundeAdresse: Adressen til mottakeren av ordren.

• LeveringKundePostNr: Postnummeret til mottakeren av ordren.

• LeveringKundeBy: Byen til mottakeren av ordren.

• LeveringKundeLand: Landet til mottakeren av ordren.

• LeveringKundeDato: Leveringsdatoen for ordren.

Import av ordrelinjer

Når du har opprettet eller importert innkjøpsordrene, kan du importere innkjøpsordrelinjer. Importfilen må da inneholde følgende kolonner:

• BestillingsID: Innkjøpsordrenummeret i Rackbeat.

• LinjeNr: Rekkefølgenummeret som angir linjens plassering på ordren.

• VareNr: Varenummeret for produktet.

• Antall: Antallet av det aktuelle produktet.

• Beskrivelse: Produktnavnet som skal vises på linjen. Dersom feltet er tomt, benyttes produktets nåværende navn.

• Kostpris: Kostprisen du skal betale for produktet.

Dersom du kun fyller ut de obligatoriske feltene, vil øvrige felter forbli tomme. Vi anbefaler å fylle ut så mange relevante kolonner som mulig for å redusere risikoen for feil under importen.

Felter du ikke ønsker å bruke, kan enten fjernes helt fra filen eller stå tomme.

I tillegg kan du legge ved følgende valgfrie felt:

• FoventetLeveringsDato: Datoen du forventer å motta produktet. Denne informasjonen er kun til intern bruk og påvirker ikke den faktiske mottakelsen av ordren.

Et eksempel på en importfil kan se ut som følger: