Slik oppdaterer du varedata via import

I vareimporten vår kan du oppdatere varer som allerede er opprettet i systemet. Du sparer mye tid hvis du skal oppdatere en stor mengde varedata. Nedenfor guider vi deg gjennom hvordan du oppdaterer data på eksisterende varer via import.

Vi anbefaler at du lager en eksport av den varedataen du har i systemet nå først. På den måten har du en backup hvis det skulle oppstå problemer med importen. Hvis du trenger hjelp til hvordan du eksporterer varedata, kan du lese følgende artikkel: Slik eksporterer du varedata

Det kan hende du allerede har en excel-fil med data på varene dine. Den kan du bruke hvis den inneholder produktnummer (og selvfølgelig den dataen som skal oppdateres). Vi anbefaler fortsatt at du bruker eksempel-filen vår, som viser hvordan en korrekt oppstilt importfil kan se ut. Eksempel-filen hentes i Rackbeat (dette beskrives i følgende guide).

Uansett om du bruker din egen fil eller vår, er det viktig at formatet som importeres er av typen .CSV (CSV UTF-8 (kommaseparert)).

Importering av redigert produktdata

  1. Klikk på fanen "Varer" øverst
  2. Klikk på "Produkter" i menyen
  3. Klikk "Importer" øverst i høyre hjørne
  4. Nå har du muligheten til å enten velge din egen excel-fil eller å laste ned en eksempel-fil ved å klikke på teksten "Eksempel fil"
    Vi anbefaler at du laster ned eksempel-filen og benytter denne for å sikre at du får korrekt data med i importen.

    Den dataen som ønskes importert må oppfylle følgende kriterier: 
    - Varenummeret må maksimum bestå av 25 tegn, inklusiv eventuelle mellomrom
    - Varenavnet må maksimum bestå av 255 tegn, inklusiv eventuelle mellomrom
    - Salgs- og kostpriser skal være ekskl. moms

    Følgende er forklaringer på de kolonnene det er mulig å laste ned:
    Kolonne Forklaring
    Varenr. Varens nummer. Maks 25 tegn.
    Gruppe Varens gruppe. Gruppens nummer, ikke navn, skal tastes inn i denne kolonnen.
    Varenavn Varens navn. Maks 255 tegn. 
    Kostpris Varens kostpris. Skal være ekskl. moms.
    Salgspris Varens salgspris. Skal være ekskl. moms.
    Enhet Varens enhet. F. eks. stk. Alle enhetene du ønsker å bruke må først opprettes i systemet.
    Antall lager Hvis du vet hvor mange enheter av varen du har på lager kan dette legges inn her. Denne kolonnen brukes kun ved opprettelse av produkter. Hvis du senere skal rette opp i lagerbeholdningen din, må det skje via en regulering.
    Beskrivelse Her kan du skrive en beskrivelse av varen din.
    Min. lagerbeholdning Her angis minimumlagerbeholdning for varen for den må gjenbestilles.
    Min. antall ordre Her angis minimum ordrestørrelse. Når et innkjøp lages skal ordren minimum bestå av dette antallet.
    Strekkode Har varen en strekkode legges det inn her.
    Lokasjon Har varen en primær lokasjon legges det inn her.
    Variant Er det en variasjon tilknyttet varen kan den legges inn her.
    Vekt Her kan du angi varens vekt.
    Vektenhet Her kan du angi vektenheten. F. eks. 'kilo'.
    Bredde Her kan du angi varens bredde.
    Høyde Her kan du angi varens høyde.
    Dybde Her kan du angi varens dybde.
    Størrelse Her kan du angi varens enhetsstørrelse. F. eks. 'centimeter'
    Leverandørnr. Har du en primær leverandør som du kjøper inn varen fra, kan leverandørnummeret for denne tastes inn her.  
    Brukerdefinerte felter Hvis du opprettet brukerdefinerte felter på varen, kan disse opprettes her. Hvert felt skal angis med feltets ID. Hvis et felt har ID 1, skal kolonnen matches med 'field 1' osv.

     

  5. Fyll ut filen din med den relevante dataen og lagre den som en .CSV UTF-8 (kommaseparert) fil
  6. Klikk på "Velg fil" for å laste opp filen 
  7. Sett kryss i boksen "Oppdater eksisterende" i venstre hjørne
  8. Nå har du muligheten til å tilpasse importen og sikre at det er samspill mellom kolonnene i filen og den dataen som skal importeres til Rackbeat. Hvis du er i tvil om hvordan dette trinnet fungerer, kan du lese følgende forklaring: 

    Øverst i vinduet får du vist excel.filen din. Nedenfor ser du noen overskrifter i fet skrift - det er "navnet" på datafeltene for kunder i Rackbeat. Kolonnene i excel-filen din skal parres med datafeltene i Rackbeat. Det blir de via boksen under overskriften. Boksen under overskriften skla altså inneholdet navnet på den aktuelle kolonnen i excel-filen din. Hvis du bruker eksempel-filen har den allerede automatisk parret de matchende kolonnene.

    Hvis det er kolonner i excel-filen din som du ikke ønsker å importere data fra, kan du enkelt slette dem ved å trykke på "X" i den aktuelle boksen.

    Hvis det er en boks som ikke har blir parret (altså at den står tom), kan du trekke navnet på denne kolonnen i excel.filen du ønsker å parre datafeltet med, ned til boksen.

    OBS!  Du trenger ikke parre alle feltene - det må gjerne være tomme bokser hvis den dataen ikke er relevant for deg.
  9. Du kan nå importere filen

Primære årsaker til at importfilen ikke kan bli lastet opp i Rackbeat:

  • Blanke celler i CSV-filen
  • En inntastet gruppe finnes ikke i Rackbeat fra før 
  • En inntastet enhet finnes ikke i Rackbeat fra før 
  • En inntastet lokasjon finnes ikke i Rackbeat fra før 
  • Et inntastet leverandørnummer finnes ikke i Rackbeat fra før 
  • Varenummeret som inntastes er over 25 tegn
  • Varenavnet som inntastes er over 255 tegn