Rackbeat har en inbyggd försäljningsmodul. I den här artikeln kommer vi att gå igenom hela försäljningsflödet - från offert till faktura - så att du kan få en inblick i hur man hanterar försäljning i Rackbeat.
Vi har gjort en video som går igenom försäljningsflödet i Rackbeat - så att du enkelt och snabbt kan få insikt i hur du kan hantera dina försäljningsprocesser i Rackbeat.
Om du föredrar en skriven genomgång, har vi också inkluderat den här i artikeln. Du hittar den nedanför videon.
I den här artikeln kommer vi att gå igenom arbetsflödet i försäljningstaben i Rackbeat. Försäljningstaben innehåller:
- Offert
- Order
- Leverans
- Faktura
Det är inte ett krav att du går igenom alla steg varje gång (Offert → Order → Leverans → Faktura), du kan enkelt skapa en direkt order eller faktura, men i den här artikeln kommer vi att gå igenom arbetsflödet hela vägen från offert till faktura.
Tips! Om du har en webshop kopplad till ditt företag, kan den integreras med Rackbeat - då kommer ordrar som placeras i webshoppen automatiskt att skapas i Rackbeat.
Läs mer om våra två primära webshop-integrationer här:
Skapa en offert
I Rackbeat kan du skapa en offert till en kund, som du sedan kan konvertera till en order om kunden accepterar offerten. Nedan kommer vi att guida dig genom hur du skapar en offert.
- Välj fliken "Försäljning" längst upp
- Klicka på "Offerter" i menyn
- Klicka på knappen "Skapa ny" i högra hörnet
- Välj en kund från listan (om du har många kunder kan du trycka på "Visa fler resultat" för att visa hela kundlistan eller söka efter kundnamn / kundnummer genom att skriva direkt i fältet)
Tips! Du har också möjlighet att välja "Skapa ny" längst ner i menyn för att skapa en helt ny kund - Klicka på "Skapa och redigera"
- Ange relevant information om offerten: Överskrift, Notering, Leveransdatum (Delivery Date) och hur länge offerten är giltig (Valid until).
- Lägg till artiklar i offerten genom att klicka på "Skapa ny" / "Lägg till samling"
- Välj artikel/artikelsamling, ange antalet och annan relevant information
- Klicka sedan på "Spara" eller "Spara och ny" (om du vill lägga till fler artiklar i offerten)
- Du har möjlighet att bifoga en PDF-fil till offerten - detta görs på högersidan av offertjournalen i fältet "Bifogad PDF"
Konvertera offert till order
Om du skickade en offert till en kund och kunden accepterade den, kan du konvertera den till en försäljningsorder. På så sätt behöver du inte skapa en ny order från grunden. Nedan kommer vi att gå igenom hur man konverterar en offert till en försäljningsorder.
- Välj fliken "Försäljning" längst upp
- Klicka på "Offerter" i menyn
- Hitta offerten i översikten som du vill konvertera till en försäljningsorder
- Klicka på de 3 små prickarna på högersidan av offertfältet
- Välj kryssrutan i mitten "Kunden har accepterat"
- Efter det kommer en ruta att dyka upp där du kan välja att konvertera offerten till en försäljningsorder (eller till en faktura). Välj att konvertera till "Order" och tryck på "Acceptera och konvertera"
- Offerten är nu konverterad till en order som du har möjlighet att redigera.
- Klicka på "Bekräfta" för att fullfölja beställningen - då får du möjlighet att välja att skicka orderbekräftelsen till kunden via e-post eller inte alls
- Tryck på "Bekräfta" - ordern kommer då att registreras som "Skickad" i systemet.
Tips! Rackbeat skapar unika nummer för alla ordrar. Det startar automatiskt med nummer 1001. Om du vill fortsätta en annan nummerserie, har du möjlighet att definiera vilket nästa ordernummer ska vara.
Gå till Företagets inställningar > Allmänt > Nummer
Skapa en leverans för ordern
När din försäljningsorder är redo att skickas, kan du skapa en leverans från ordern själv, vilket sparar tid. Det kan göras på två sätt. Nedan kommer vi att guida dig genom båda tillvägagångssätten.
Du skapar en leverans från en försäljningsorder genom att antingen:
- Välja fliken "Försäljning" längst upp
- Klicka på "Order" i menyn
- Hitta ordern i översikten för vilken du vill skapa leveransen
- För musen över de 3 små prickarna på högersidan av orderraden och välj "Skapa leverans"
- Välj de artiklar som ska skickas. Om alla artiklar ska skickas, kan du klicka på "Plocka alla"
- Klicka på "Bekräfta" i högra hörnet - du får då möjlighet att välja om du vill skicka en leveransnota till kunden via e-post
- Klicka på "Bekräfta" igen för att avsluta.
Eller:
- Välj fliken "Försäljning" längst upp
- Klicka på "Order" i menyn
- Hitta ordern i översikten från vilken du vill skapa leveransen
- Klicka på ordernumret - så du kommer till ordren själv
- Klicka på ikonen "Skapa leverans" i högra hörnet
- Klicka på ikonen "Redigera"
- Välj de artiklar som ska skickas.
- Om alla artiklar ska skickas, kan du klicka på "Plocka alla"
- Klicka på "Bekräfta" i högra hörnet - du får då möjlighet att välja om du vill skicka en leveransbekräftelse till kunden via e-post
- Klicka på "Bekräfta" igen för att avsluta.
Skapa en faktura från en order
När du har en försäljningsorder i systemet kan du skapa fakturan från den. På så sätt sparar du tid och klick. Nedan kommer vi att guida dig genom hur man gör detta.
Du kan antingen:
- Välja fliken "Försäljning" längst upp
- Klicka på "Order" i menyn
- Hitta försäljningsordern som du vill skapa fakturan från
- För musen över de 3 små prickarna på högersidan av aktuell orderrad och klicka på "Skapa faktura"
- Du kan nu skapa en faktura på antingen alla rader eller skapa en delfaktura endast på de levererade produktraderna (om du inte har skickat / inte vill skicka allt på en gång)
- Fakturan är nu skapad och du har möjlighet att redigera den.
- Klicka på "Bokför" för att fullfölja fakturan
- Därefter får du möjlighet att välja att skicka fakturan till kunden via e-post eller inte alls.
- Du kan också välja att ställa in leverans i samband med fakturan och om så är fallet om ordren ska markeras som levererad och;
- om artikeln/artiklarna ska dras av från lager på fakturadatumet istället för dagens datum;
- Tryck på "Bokförd" - fakturan kommer då att registreras som "Bokfört" i systemet.
Eller:
- Välj fliken "Försäljning" längst upp
- Klicka på "Order" i menyn
- Hitta försäljningsordern som du vill skapa fakturan från
- Klicka på ordernumret på vänster sida av orderraden för att gå in på ordren
- Klicka på "Skapa faktura" längst upp till höger
- Du kan nu skapa en faktura på antingen alla rader eller skapa en delfaktura endast på de levererade produktraderna (om du inte har skickat / inte vill skicka allt på en gång)
- Fakturan är nu skapad och du har möjlighet att redigera den.
- Klicka på "Bokför" för att fullfölja fakturan
- Därefter får du möjlighet att välja att skicka fakturan till kunden via e-post eller inte alls.
- Du kan också välja att ställa in leverans i samband med fakturan och om så är fallet om ordren ska markeras som levererad och;
- om artikeln/artiklarna ska dras av från lager på fakturadatumet istället för dagens datum;
- Tryck på "Bokför" - fakturan kommer då att registreras som "Bokförd" i systemet.
Tips! Rackbeat skapar unika nummer för alla fakturor. Det startar automatiskt med nummer 1001. Om du vill fortsätta en annan nummerserie, har du möjlighet att definiera vad nästa fakturanummer ska vara.
Gå till Företagets inställningar > Allmänt > Nummer
Rackbeat har mycket funktionalitet i försäljningsmodulen - denna artikel täcker inte allt. Vi uppmuntrar dig att experimentera med dessa funktioner själv så att du kan hitta arbetsflödet som passar dig och ditt företag bäst. Du kan alltid kontakta oss i supporten om du är intresserad av att samarbeta om dina arbetsflöden.