I vår kundimport kan du importera in helt nya kunder. Det sparar tid om du har många kunder du istället hade behövt mata in manuellt. Nedan guidar vi dig genom hur du importerar nya kunder i Rackbeat.
Om du vill uppdatera kunddata som redan finns i systemet rekommenderar vi att du går till vår artikel "Så uppdaterar du kunddata via import".
Kanske har du redan en Excel-fil med data om dina kunder. Du kan använda den om den innehåller de obligatoriska kolumnerna som beskrivs nedan i guiden. Vi rekommenderar dock att du använder vår exempelfil, som visar hur en korrekt ordnad importfil ska se ut.
Oavsett om du använder din egen fil eller våran så är det viktigt att formatet som importeras är av typ . CSV (CSV UTF-8 (kommaseparerad))
Innan du börjar måste följande skapas i Rackbeat:
- Kundgrupper
Lär dig hur du skapar kundgrupper här. - Betalningsvillkor
Läs om hur du skapar betalningsvillkor här. - Layouter
Lär dig hur du skapar layouter här.
Importering av nya kunder
- Klicka på fliken "Försäljning" högst upp
- Klicka på "Kunder" i menyn
- Klicka på "Importera" i det övre högra hörnet
- Du har nu möjligheten att antingen välja din egen Excel-fil eller ladda ner en exempelfil genom att klicka på texten "Förhandsgranska fil"
Vi rekommenderar att du laddar ned exempelfilen och använder den för att se till att du får rätt data som ingår i importen.
Den data som ska importeras måste uppfylla följande kriterier:
- Obligatorisk information är följande: Kundnummer, kundnamn, kundgrupp, momszon, layout, betalningsvillkor och språk.
- Kundnumret får vara högst 9 tecken.
- Kundnamnet får vara högst 255 tecken.
- Momszonen är skriven med siffror. Inrikes (1), EU (2), Utomlands (3) och Inrikes, undantag (4).
Se här för en förklaring av kolumnerna. Obligatoriska kolumner är markerade med fetstil.
|
Kolumn |
Förklaring |
|
Kundnr |
Kundens nummer. Max 9 tecken |
|
Namn |
Kundens namn. Max 255 tecken. |
|
Grupp |
Kundens grupp. Gruppnumret, inte namnet, måste anges i den här kolumnen. |
|
Adress 1 |
Kundens första adress. |
|
Adress 2 |
Kundens andra adress. |
|
Postnummer
|
Kundens postnummer. |
|
Stad |
Kundens stad. |
|
Land |
Kundens land. |
|
MomsZon
|
Kundens momszon. Följande kan anges i importbladet: |
|
Betalningsvillkor |
Här väljs kundens betalningsvillkor. Måste ställas in i förväg. Betalningsvillkorets nummer, inte namn, måste anges i den här kolumnen. |
|
CVR |
Kundens CVR-nummer |
|
|
Kundens mailadress. |
|
Telefon |
Kundens telefonnummer |
|
Valuta |
Kundens primära valuta. Måste anges med valutakod på 3 tecken. Svenska kr. (SEK) euro (EUR) etc. Du kan se valutakoden under valutafliken i företagsinställningarna. Här kan du också lägga till alla valutor som företaget använder sig av. |
|
Språk |
Kundens språk. Nya språk läggs till under fliken språk i företagsinställningarna. |
|
EAN |
Kundens EAN-nummer, om detta finns. |
|
Layout |
Kundens layout. Måste skapas i förväg. Se hur här. |
|
Max Kredit
|
Om det finns ett maxbelopp för den kredit kunden har kan detta anges här. |
|
Anpassade fält |
Om du har skapat anpassade fält på kunden kan dessa skapas här. Varje fält måste anges med fältets ID. Om ett fält har ID 1 måste kolumnen matchas med "fält 1" etc. |
5. Fyll i din fil med relevant information och spara den som en . CSV UTF-8-fil (kommaseparerad)
6. Klicka på "Välj fil" för att ladda upp filen
7. Du har nu möjlighet att anpassa importen och säkerställa den information som ska importeras till Rackbeat. Om du inte är säker på hur det här steget fungerar så kommer här en förklaring:
Högst upp i fönstret ser du din Excel-fil. Under den ser du några rubriker i fetstil - det är "namnet" på datafälten för kunder i Rackbeat. Kolumnerna i excelfilen måste paras ihop med datafälten i Rackbeat. De kommer att gå att göra via rutan under rubriken. Rutan under rubriken bör därför innehålla namnet på den aktuella kolumnen i din Excel-fil. Om du använder förhandsgranskningsfilen har den redan automatiskt parkopplat de matchande kolumnerna.
Om det finns kolumner i din Excel-fil som du inte vill importera data från kan du ta bort dem genom att klicka på "X" i den aktuella rutan.
Om en ruta inte har parats ihop (lämnas tom) kan du dra namnet på kolumnen i Excel-filen som du vill para ihop datafältet med ned till rutan.
OBS! Du behöver inte para ihop alla fält – det kan finnas tomma rutor om denna data inte är relevanta för dig.
8. Du kan nu importera filen
Vanliga skäl till att varför importfilen inte kan laddas upp i Rackbeat:
- Tomma celler i obligatoriska kolumner
- Ett valt språk finns inte förinställt i Rackbeat
- En förinställd layout finns inte i Rackbeat
- Ett förinställt betalningsvillkor finns inte i Rackbeat
- En angiven kundgrupp finns inte förinställt i Rackbeat/en grupp skrivs med namn istället för nummer
- Kundnumret är över 9 tecken
- Kundens namn är över 255 tecken