Sådan opretter du en leverandørfaktura

Du kan enten oprette en leverandørfaktura gennem en indkøbsordre eller helt fra bunden, f.eks. hvis du ikke har en tilhørende indkøbsordre i systemet. 

Indholdsfortegnelse

• Opret leverandørfaktura fra bunden
• Vedhæft leverandørens faktura
  • Vedhæft PDF til faktura
  • Link dokument fra e-conomic
• Bogfør leverandørfakturaen
• Opret faktura ud fra en bestilling
•  Tilføj fragt til leverandørfaktura

Opret leverandørfaktura fra bunden

1. Hold musen over "Indkøb" i topmenuen.
2. Klik på "Fakturaer".
3. Klik på "Opret ny" i øverste højre hjørne.
4. Vælg den relevante leverandør i rullemenuen.
5. Klik på "Opret og rediger".

Udfyld leverandørfakturaen

Når leverandørfakturaen er oprettet, skal du udfylde de relevante oplysninger på fakturaen.

Ikke alle felter er nødvendige i alle tilfælde, men nedenstående felter kan være relevante at gennemgå.

Leverandør

• Leverandør: Her vælger du den leverandør, fakturaen kommer fra.

• Faktureringsadresse og leveringsadresse: Faktureringsadresse hentes fra leverandøren, og leveringsadresse fra Information.
  Du kan redigere dem på fakturaen, hvis de skal ændres for den enkelte faktura.

• Betalingstype: Her kan du vælge den betalingstype, der skal bruges på fakturaen, hvis det er relevant.

Referencer og betingelser

• Vores reference: Den interne reference på fakturaen. Det kan f.eks. være den medarbejder, der er ansvarlig for købet.

• Deres reference: Leverandørens reference, f.eks. en kontaktperson eller anden reference fra leverandøren.

• Anden reference: Kan bruges til en ekstra reference, hvis der er behov for det.

• Valuta: Her vælger du fakturaens valuta.

• Valutakurs: Hvis fakturaen er i en anden valuta end DKK, bruges valutakursen til at omregne beløbet.

• Betalingsbetingelser: Her vælger du betalingsbetingelserne for fakturaen.

• Leveringsbetingelser: Her kan du angive leveringsbetingelserne for købet.

• Momszone: Her vælger du momszone for fakturaen. Hvis feltet ikke udfyldes, bruges leverandørens standard momszone.

• Layout: Her vælger du det layout, der skal bruges til fakturaens PDF.

• Projekt: Hvis fakturaen skal knyttes til et projekt i e-conomic, kan du vælge projektet her.
  

  • Kræver Projektstyring er aktiveret i e-conomic integrationen.

• Omkostningstype: Hvis I bruger omkostningstyper, kan du vælge den relevante omkostningstype her.

Noter og fakturaoplysninger

• Leverandørens fakturanummer: Her indtaster du fakturanummeret fra den faktura, du har modtaget fra leverandøren.

• Overskrift: Her kan du angive en overskrift til fakturaen.

• Fakturadato: Her angiver du datoen på leverandørens faktura.

• Note: Her kan du tilføje en intern note eller supplerende information til fakturaen.

Tilføj varer til fakturaen

Når fakturaoplysningerne er udfyldt, kan du tilføje linjer på fakturaen.

Gå til bunden af siden og klik på enten:

• + Varelinje, hvis du vil tilføje en vare.
  • Brug feltet "Produkt" for at søge på eget varenavn og nummer.
  • Brug feltet "Leverandørens varenr." for at søge på leverandørens varenummer.
• + Tekstlinje, hvis du vil tilføje en tekstlinje.

Vedhæft leverandørens faktura

Har du brug for at vedhæfte leverandørens faktura som PDF, kan du gøre det på en af 2 måder:

• Vedhæft PDF til faktura

• Link dokument fra e-conomic (kræver automatisk bogføring af leverandørfaktura i e-conomic integrationen)

Vedhæft PDF til faktura

1. Åben fakturaen.
2. Gå til bunden af siden.
3. Klik på "Vedhæft PDF til faktura".
   1. 
4. Træk den ønskede PDF i feltet, eller klik i feltet og vælg filen på din computer.
5. Afslut med Luk.

Du kan også tilføje eller fjerne leverandørens PDF-faktura direkte i feltet "Vedhæftet PDF".

Sådan gør du:

1. Åbn leverandørfakturaen.
2. Find rullemenuen under Betalingsbetingelser.
   1. 
3. Klik på de to pile for at åbne rullemenuen.
4. Find feltet "Vedhæftet PDF".
5. Træk leverandørens PDF-faktura ind i feltet, eller klik på feltet og vælg filen fra din computer.

Når filen er tilføjet, vil den være vedhæftet leverandørfakturaen.

Link dokument fra e-conomic

1. Åben fakturaen.
2. Gå til bunden.
3. Klik på "Link dokument fra e-conomic".
   1. 
4. Dette vil åbne et vindue, der læser dokumenter inde fra jeres Smart Inbox i e-conomic.
5. Vælg det relevante dokument i oversigten.

1. 1. Du kan se en forhåndsvisning af dokumentet i overblikket:
      
2. Afslut med Gem.

Når dokumentet er linket, kan du se det i feltet Vedhæftet PDF på leverandørfakturaen.

Bemærk: Det linkede bilag vises ikke, når du klikker på "Vis PDF". Her vises Rackbeats egen PDF.

Når fakturaen overføres til e-conomic, er det dog kun det linkede bilag, der vedhæftes posteringen. Rackbeats PDF bliver derfor ikke medsendt som bilag i e-conomic.

Bogfør Fakturaen

Når alle detaljer er på plads, og du har tilføjet alle nødvendige varer, klik på "Bogfør".

Er modtagelsen oprettet igennem bestillingen, må du blot trykke ''Bogfør'' for at afslutte.

Er modtagelsen ikke oprettet endnu, vil det være muligt at oprette modtagelse ved bogføring

 Opret leverandørfaktura ud fra en bestilling 

1. Hold musen over Indkøb i topmenuen.
2. Hold musen over Indkøb i topmenuen.
3. Klik på Bestillinger.
4. Find den bestilling, du vil oprette en faktura ud fra.
5. Hold musen over de tre prikker ud for bestillingen.
6. Klik på Opret faktura.
   
   

• Leverandørens fakturanummer: 
  Indtast det fakturanummer, du har modtaget fra leverandøren.

   

• Tilføj Ekstra Fakturalinjer:
  Hvis der er ekstra omkostninger på fakturaen, for eksempel fragt, kan du tilføje dem som ekstra linjer.
  
  Kontrollér altid, at antal, priser og øvrige oplysninger stemmer overens med leverandørens faktura, inden du bogfører.
  

• Vedhæft leverandørens faktura:
  Har du en PDF-faktura fra leverandøren? 
  Følg trinnene fra Vedhæft leverandørens faktura

Hvordan tilføjer jeg fragt til min leverandørfaktura?

For at arbejde med fragt på din leverandørfaktura, så skal du have oprettet en unik vare som skal fungere som din fragtlinje. Læs mere i denne artikel om hvordan du opretter et produkt til fragt: Fragt i Rackbeat