Slik oppretter du en leverandørfaktura

Er du klar til å opprette en leverandørfaktura fra bunnen av? Vår trinn-for-trinn guide hjelper deg gjennom prosessen, slik at du kan holde styr på dine innkjøp og lagerverdier.

Innholdsfortegnelse

• Oprett en leverandørfaktura fra bunnen av
• Fyll ut leverandørfakturaen 
• Legg til varer på fakturaen
• Legg ved PDF på fakturaen
• Bokfør fakturaen
• Kopier en eksisterende leverandørfaktura
• Slik oppretter du en leverandørfaktura gjennom en bestilling

Oprett en leverandørfaktura fra bunnen av

1. Gå til innkjøp: Start med å klikke på "Innkjøp" øverst i Rackbeat.
2. Finn fakturaer: Velg "Fakturaer" i menyen for å få oversikt over eksisterende fakturaer.
3. Opprett ny faktura: Klikk på "Opprett ny" i øverste høyre hjørne for å starte prosessen med en ny leverandørfaktura.
4. Velg leverandør: Fra dropdown-menyen, velg den leverandøren du oppretter fakturaen for og klikk deretter på "Opprett og rediger".
   
   
   1. Fyll ut fakturadetaljer: legg til all den relevante informasjonen om kjøpet, herunder betlaingsbetingelser, leveringsopplysninger og andre nødvendige detaljer.
   2. Legg til varer: Scroll ned til bunnen av siden, hvor du kan legge til varer i fakturaen ved å trykke på "Produktlinje" eller "Lag varesamling".
      
   3. Tips: Har du en PDF-faktura fra leverandøren? Du kan enkelt legge denne ved, ved å trykke på "Laste opp PDF".
      
5. Bokfør fakturaen: Når alle detaljene er på plass og du har lagt til alle de nødvendige varene, trykker du på "Bokfør" for å registrere fakturaen.
   
   1. Registrer mottakelse av varer: Under bokføringen vil du få muligheten til å bekrefte mottakelsen av varene og angi fakturadatoen som datoen for mottakelsen på lageret.
      
6. Avslutt bokføringen: Klikk på "Bokfør" igjen for å fullføre opprettelsen av din leverandørfaktura.

Fyll ut leverandørfakturaen 

Når leverandørfakturaen er opprettet, må du fylle ut de relevante opplysningene på fakturaen.

Ikke alle feltene er nødvendige i alle tilfeller, men feltene nedenfor kan være relevante å gå gjennom.

Leverandør

• Leverandør: Velg leverandøren fakturaen kommer fra.

• Fakturaadresse og leveringsadresse: Fakturaadressen hentes fra leverandøren, mens leveringsadressen hentes fra Informasjon. Du kan redigere adressene på fakturaen dersom de skal være annerledes for denne fakturaen.

• Betalingstype: Velg betalingstypen som skal brukes på fakturaen, dersom det er aktuelt.

Referanser og betingelser

• Vår referanse: Den interne referansen på fakturaen, for eksempel medarbeideren som er ansvarlig for innkjøpet.

• Deres referanse: Leverandørens referanse, for eksempel en kontaktperson eller annen referanse fra leverandøren.

• Annen referanse: Kan brukes til en ekstra referanse ved behov.

• Valuta: Velg valutaen fakturaen er utstedt i.

• Valutakurs: Hvis fakturaen er i en annen valuta enn NOK, brukes valutakursen til å beregne beløpet.

• Betalingsbetingelser: Velg betalingsbetingelsene som gjelder for fakturaen.

• Leveringsbetingelser: Her kan du angi leveringsbetingelsene for kjøpet.

• Momssone: Velg momssonen for fakturaen. Hvis feltet ikke fylles ut, brukes leverandørens standard momssone.

• Layout: Velg hvilket layout som skal brukes for fakturaens PDF.

• Kostnadstype: Hvis dere bruker kostnadstyper, kan du velge den aktuelle kostnadstypen her.

Notater og fakturainformasjon

• Leverandørens fakturanummer: Angi fakturanummeret fra fakturaen du har mottatt fra leverandøren.

• Overskrift: Her kan du legge til en overskrift på fakturaen.

• Fakturadato: Angi datoen som står på leverandørens faktura.

• Notat: Her kan du legge til et internt notat eller annen tilleggsinformasjon på fakturaen.

Legg til varer på fakturaen

Når fakturaopplysningene er fylt ut, kan du legge til linjer på fakturaen.

Gå til bunnen av siden og klikk på enten:

• + Produktlinje, brukes når du vil legge til et produkt.

  • Bruk feltet "Produkt" for å søke etter produktets navn eller varenummer.

  • Bruk feltet "Leverandørens varenr." for å søke etter leverandørens varenummer.

• + Tekstlinje, brukes når du vil legge til en tekstlinje.
  

Legg ved PDF på fakturaen

1. Åpne fakturaen.

2. Gå til bunnen av siden.

3. Klikk på "Legg ved PDF til fakturaen".

4. Klikk i feltet og velg filen fra datamaskinen.

Du kan også legge til eller fjerne leverandørens PDF-faktura direkte i feltet "Vedlagt PDF".

Slik gjør du:

• Åpne leverandørfakturaen.

• Finn rullegardinmenyen under Betalingsbetingelser.

• Klikk på de to pilene for å åpne rullegardinmenyen.
• Finn feltet "Vedlagt PDF".

• Dra leverandørens PDF-faktura inn i feltet, eller klikk på feltet og velg filen fra datamaskinen.

Når filen er lagt til, vil den være vedlagt leverandørfakturaen.

Bokfør fakturaen

Når alle opplysningene er på plass og du har lagt til alle nødvendige varer, klikker du på Bokfør.

Hvis mottaket er opprettet fra bestillingen, trenger du bare å klikke på Bokfør for å fullføre.

Hvis mottaket ikke er opprettet ennå, kan du opprette mottaket samtidig som du bokfører fakturaen.

Kopier en eksisterende leverandørfaktura

Du kan kopiere en eksisterende leverandørfaktura hvis du ønsker å opprette en ny bestilling eller en ny leverandørfaktura basert på en tidligere faktura.

Slik gjør du:

• Gå til Innkjøp → Fakturaer.

• Finn eller søk etter leverandørfakturaen du ønsker å kopiere.

• Hold musepekeren over de tre prikkene på høyre side.

• Klikk på "Kopier faktura".

• Velg under Type om du vil kopiere fakturaen til en ny bestilling eller en ny leverandørfaktura.

Klikk Opprett og rediger.

Det opprettes deretter en ny bestilling eller leverandørfaktura som du kan redigere før den lagres eller bokføres.

Slik oppretter du en leverandørfaktura gjennom en bestilling

Følg disse enkle trinnene for å omdanne en innkjøpsordre til en leverandørfaktura, hvilket gjør det enkelt å synkronisere innkjøpene dine med ditt økonomisystem.

1. Gå til innkjøp: Start i Rackbeat ved å velge "Innkjøp" fra menyen øverst på siden
2. Velg bestilling: Klikk på "Bestilling" i menyen for å se dine eksisterende innkjøpsordre
3. Finn innkjøpsordren: Se gjennom listen for å finne innkjøpsordren du ønsker å omdanne til en faktura
4. Opprett faktura: Hold musen over de 'tre små prikkene' ved siden av den relevante ordren og velg "Opprett faktura".
   
   
   1. Registerer fakturanummer: I det nye vinduet, oppgi fakturanummeret du har mottatt fra leverandøren. De nødvendige opplysningene vil vanligvis være forhåndsdefinert basert på din innkjøpsordre.
   2. Tilføy ekstra fakturalinjer: Hvis det er ytterligere kostnader, som for eksempel frakt, kan du legge til disse som ekstra linjer på fakturaen.
   3. Last opp dokumentasjon: Har du en PDF av fakturaen eller annen relevant dokumentasjon? Du kan laste den opp her for å holde alle dokumentene dine samlet.
5. Bokfør fakturaen: Etter å ha sjekket at alle priser og opplysninger er korrekte, klikk på "Bokfør" for å avslutte og låse fakturaen.