Gå til indhold
Dansk
Kontakt os
AI Chat
  • Der er ingen forslag, da søgefeltet er tomt.

Statusoptælling i Rackbeat

Du kan følge denne guide, for at lave status i Rackbeat. Det kan gøres via computeren, Rackbeats mobilapp, eller scanneren.

Indholdsfortegnelse


Introduktion

En statusoptælling bruges til at kontrollere og justere varelageret ved at sammenligne det faktiske antal varer på lager med det bogførte antal.

Statusoptælling laves typisk ved årsafslutning og består af tre trin:


Optælling på computer

Du kan lave optællingen på webversionen af Rackbeat på to måder:

Sådan trækker du en optællingsliste fra Rackbeat:

  1. Naviger til ''Rapportering'' og Vælg ''Optælling''.
  2. Indstil rapporten:
    I dette overblik, kan du filtrere baseret på varer, varegrupper, dato, og lokation. 
    1. Arbejder du med flere lokationer, sæt flueben i Vis pr. lokation:
    2. Ønsker du at trække fra en specifik lokation, kan den vælges under Lokation.
      Ellers lad feltet stå tomt:


Eksporter og juster rapporten

Efter oprettelse af rapporten, må den eksporteres og rettes til, så den er klar til optælling.

  1. Klik på Download ark i højre hjørne.
    Vi anbefaler at vælge formatet XLSX, for at undgå formatering.

  2. Slet unødvendige kolonner.

    • Behold kun:

      • Number (varenummer, skal bruges til import).

      • Name (varens navn).

      • Location (lokationens navn).

      • Location_Number (lokationens nummer, skal bruges til import).

      • Quantity (nuværende antal på lager).

  3. Tilføj en kolonne til det nye antal:

    • Optæl lageret og indtast det nye antal i denne kolonne.

Du har nu en fil klar til optælling. Næste trin er at lave en importfil.

Importer din optælling

Når du har din optælling klar, kan du importere reguleringerne.
Vi anbefaler at bruge vores eksempel fil.

Se vores dedikerede guide til import af reguleringer:
Import af reguleringer på antal

  1. Gå til Varer - Regulering.
  2. Tryk på ''Importer'' i højre hjørne, og tryk på Eksempel fil for at downloade en skabelon:
  3. Tilpas skabelonen

    • Slet unødvendige kolonner.

    • Behold disse:

      • Dato: Datoen optællingen skal registreres.

      • Produktnr: Varens nummer (Number fra filen).

      • Lokation: Lokationens nummer (Location_Number fra filen).

      • Antal: Det nye antal på lager (nyt optalt antal fra filen).

      • Årsag: Hvorfor reguleringen er lavet, fx “Status / Optælling”.

  4. Gem og importer:
    Har du brugt eksempel filen, vil den automatisk gemmes i det korrekt format.
    Gem filen, og importer den under Varer - Reguleringer.
  5. Bogfør reguleringerne:
    Når filen er indlæst, vil reguleringerne ligge klar til bogføring.
    Tryk på ''Bogfør alle'' for at færdiggøre optællingen:


Eksempel på en import fil:

Dato Produktnr Lokation Antal Årsag
31.12.2025 1375-1 1001 25 Status 2025
31.12.2025 20501 1010 7 Status 2025

 

Har du behov for at nulstille lageret før optællingen indlæses, kan du lave den samme fil men med 0 i antal.

 

Optælling med mobilapp

Appen giver dig mulighed for at udføre lageroptællinger direkte fra telefonen ved at scanne både produkt- og lokationsstregkode.

Optælling i appen vil oprette en optællingskladde der senere må bogføres på computeren.
Gå til Varer - Optælling for at bogføre optællingen.

Sådan laver du en lageroptælling

  1. Gå til 'Optælling': I app-menuen vælg "Optælling". Du kan her se alle dine optællingskladder, samt oprette nye.

  2. Opret nyt: Klik på plus-ikonet i højre hjørne, for at oprette en ny kladde.

  3. Vælg produkt: Klik på produktfeltet, og søg eller scan stregkoden.

  4. Vælg lokation: Klik på lokationsfeltet, og søg eller scan stregkoden.
    *Produktets standard lokation vil automatisk blive valgt.

  5. Angiv antal: Indtast den samlede mængde på lokationen i feltet 'Lager'. Dette vil blive det nye antal på lager for produktet.

  6. Afslut: Klik 'Tilføj' for at afslutte kladde.

  7. Send lageroptællinger: Swipe 'Send' nederst, når du er færdig med din optælling for at sende kladderne til bogføring på computer.

Optællingen kan så bogføres eller slettes under menuen 'Varer' → 'Optælling' på computeren.

 

Optælling med scanner

Er man omfanget af Premium+ abonnement, vil du have fået scanner fra Capture IT.
Du kan læse mere om vores abonnementer og Premium+ her:
https://rackbeat.com/abonnementer-og-priser/

Opsætning af scanner

Man må på scanneren tage stilling til 2 indstillinger:

  • Skal lokationer aktiveres? - Hvis lokationer ikke aktiveres, vil varen tælles op på produktets standard lokation.
    Er lokationer aktiveret, må man angive hvilken lokation der tælles op.
    • Tryk på ''Setup'' i højre hjørne fra forsiden.
    • Tryk på ''Other Settings''.
    • Vælg eller fravælg ''Use locations''.
  • Skal optællingen automatisk bogføres? - Optællingen kan enten gå direkte ind på varekortet, eller først ligge som kladde til bogføring på computeren.
    • Tryk på ''Setup'' i højre hjørne fra forsiden.
    • Tryk på ''Other Settings''.
    • Vælg eller fravælg ''Use Drafts''.

OBS!

Bliver optællingen automatisk bogført, vil det automatisk ske på dags dato.

Oprettes optællingen som kladde, kan du angive dato før bogføring:


Sådan laver du en optælling med scanneren:

  1. Gå til LAGER REGULERINGER.
  2. Vælg LAGER OPTÆLLING.
  3. Scan stregkoden, eller søg på varenavn eller nummer.
    1. Har du lokationer aktiveret, må lokationen først angives.
      Når du er færdig med lokationen, tryk på tilbage ''◄'' for at vælge en ny lokation.
  4. Indtast optalt antal på lager, og bekræft med ✔.
  5. Er ''Use drafts'' aktiveret, må optællingen bekræftes på computeren.
    Gå til Varer -> Optælling og klik ''Bogfør alle / Book all''

Dine optællinger vil nu automatisk have reguleret i Rackbeat.

Efter statusoptællingen

Efter optællingen er indlæst i Rackbeat, er det vigtigt at sørge for den nye lagerværdi også overføres til dit økonomisystem.

  • Find den nye lagerværdi i Rackbeat
  • Overfør værdien til økonomisystem


Find den nye lagerværdi i Rackbeat

  1. Gå til Rapportering - Lagerværdi.
  2. Udfyld 'Ultimo' med den relevante dato.
  3. Tag stilling til om varer med negativ værdi skal inkluderes:
  4. Find total værdien i bunden. Dette vil være jeres nye lagerværdi.

 

Overfør lagerværdi til dit økonomisystem

Når statusoptællingen er afsluttet, skal den nye lagerværdi også fremgå i dit økonomisystem – og det skal ske på samme dato som optællingen i Rackbeat.

Hvordan dette gøres, afhænger af, hvilket system du bruger, og af integrationen til økonomi systemet.


Hvis du bruger e-conomic ⇩

I e-conomic skal du bogføre ændringen manuelt på din varelagerkonto.

  1. Find den nye lagerværdi i Rackbeat på optællingsdatoen.

  2. Sammenlign den med saldoen på varelagerkontoen i e-conomic.

  3. Lav en manuel postering i e-conomic, der udligner forskellen mellem de to beløb.

På den måde vil den korrekte lagerværdi blive afspejlet i dit regnskab.

Er du i tvivl om, hvordan du laver den manuelle postering korrekt, anbefaler vi at kontakte e-conomics support, som kan vejlede dig.