Omgående synkronisering af lagerværdi mellem Rackbeat og e-conomic

Rackbeat tilbyder to metoder til overførsel af lagerværdi og vareforbrug til e-conomic:

• Omgående (Live Sync)
• Daglig, ugentlig eller månedlig synkronisering

Denne artikel beskriver Live Sync (Omgående).

Hvis du anvender daglig, ugentlig eller månedlig synkronisering, henviser vi til artiklen: Overførsel af din lagerværdi fra Rackbeat til e-conomic (Daglig, Ugentlig og Månedligt)

Indholdsfortegnelse

• Hvad er Live Sync?
• Før du aktiverer Live Sync
• Opsætning af e-conomic-integrationen
• Konto og momsopsætning
• Sådan fungerer bogføringen
• Eksempel på salg
• Eksempel på indkøb

---

Hvad er Live Sync?

Med Live Sync (Omgående synkronisering) overføres lagertransaktioner fra Rackbeat til e-conomic i samme øjeblik, de opstår.

I stedet for at overføre en samlet lagerregulering én gang dagligt, ugentligt eller månedligt, oprettes der en bogføringspost i e-conomic for hver enkelt lagertransaktion.

Dette giver en mere detaljeret og løbende lagerbogføring, men medfører samtidig et højere antal posteringer i e-conomic.

---

Før du aktiverer Live Sync

For at kunne aktivere Live Sync (Omgående synkronisering) skal følgende tre indstillinger være aktiveret i Rackbeat:

1. Lagerværdi forbundet med fakturering
2. Negativt antal beregnes ud fra forventet kostpris
3. Kostprisprincippet er sat til Gennemsnitlig kostpris

Så længe én eller flere af disse indstillinger ikke er opfyldt, vil det ikke være muligt at aktivere Live Sync i e-conomic-integrationen.

Anbefalinger før aktivering

Inden du aktiverer Live Sync, anbefaler vi desuden, at du sikrer følgende:

• Lagerværdien i Rackbeat stemmer overens med saldoen på lagerkontoen i e-conomic.
• Læs og forstå betydningen af funktionerne:
  • Lagerværdi forbundet med fakturering
  • Negativt antal beregnes ud fra forventet kostpris
• Der ikke bogføres lagertransaktioner tilbage i tid efter aktivering.
  • Hvis der bogføres transaktioner på datoer før aktiveringen af Live Sync, kan der opstå differencer mellem Rackbeat og e-conomic.
    
    Vi anbefaler derfor at aktivere funktionen ved starten af en ny regnskabsperiode eller efter en regnskabsafslutning. 

---

Opsætning af e-conomic integrationen

Tilgå e-conomic Integrationen:

1. Hold musen over brugerens navn i højre hjørne

2. Klik på Virksomhedsindstillinger

3. Gå til Integrationer

4. Gå til E-conomic indstillinger.

Aktiver følgende indstillinger:

1) Aktiver lagerværdi-synkronisering

• Skal være aktiveret.

2) Bogfør automatisk lagerværdi-synkronisering

• Skal være aktiveret.

3) Frekvens

• Vælg: Omgående.
  Dette aktiverer Live Sync.

4) Kassekladde

• Vælg den kassekladde, som posteringerne skal oprettes i.

5) Moms og kontoindstillinger for bogføring

• Angiv de konti og momskoder, som skal anvendes ved bogføring af lagertransaktioner.

Konto og momsopsætning

• Momszoner.

  • For hver momstype skal der vælges korrekt momskode for indkøb:

    • Indland (e-conomic anbefaler I25)
    • EU (e-conomic anbefaler IV25)
    • Udland (e-conomic anbefaler IV25)
    • Indland uden moms (e-conomic anbefaler ingen)

• Lagerkonto

  • Vælg enten en samlet lagerkonto, eller vælg på varegruppe niveau.
  • e-conomic anbefaler 5520.
  • For varegrupper uden lagertræk, anbefales det at vælge "Overfør ikke" her.

• Udgiftskonto

• • Vælg enten en samlet konto, eller vælg på varegruppe niveau.
  • Dette er din vareforbrugs konto, og dermed modkonto til lagerkontoen ved salg og reguleringer.

• Kosttillægskonto
  • Anvendes ved bogføring af indkøb med Ekstra kost% på varen. 

 

---

Sådan fungerer bogføringen

Når Live Sync er aktiveret, overføres hver enkelt lagertransaktion automatisk til e-conomic på samme dato, som transaktionen registreres i Rackbeat.

Opsætningen sker på varegruppeniveau, hvilket betyder, at de valgte konti på varegruppen afgør, hvordan transaktionerne bogføres.

Transaktionstype	Opdaterer lagerkonto	Opdaterer vareforbrug
Kundefaktura	Ja	Ja
Lagerregulering	Ja	Ja
Leverandørfaktura	Ja	Nej
Korrektion	Ja	Ja
Ekstra kost	Ja	Ja

• Kundefaktura

  • Ved bogføring af en salgsfaktura oprettes posteringer for:

    • Omsætning (Omsætning)
    • Varelager (Omsætningsaktiver)
    • Vareforbrug (Direkte omkostninger)

• Reguleringer:

  • Ved lager eller kostpris reguleringer opdateres:

    • Varelager

    • Vareforbrug

       

• Leverandørfaktura:

  • Ved bogføring af leverandørfaktura opdateres:

    • Varelager

• Korrektioner:

  • En korrektion anvendes, når værdien af en tidligere lagertransaktion skal justeres.
    Ved korrektion af kostpriser eller lagertransaktioner opdateres:

    • Varelager
    • Vareforbrug
• Kosttillægskonto
  • Bruges ekstra kost på produkter og leverandøren, vil der oprettes separate posteringer på:
    • Vareforbrug
    • Varelager

---

Eksempel på salg

Der oprettes et salg på en vare, med følgende værdier:

• Salgspris: 200 kr.
• Kostpris: 100 kr.

Når fakturaen bogføres, vil disse transaktioner overføres til e-conomic:

Resultatopgørelse

Konto	Beløb
Omsætning	200 kr.
Vareforbrug	100 kr.

Balance

Konto	Beløb
Varelager	-100 kr.

Posteringen i e-conomic vil indeholde reference til nummer på faktura og forsendelse:

 

Eksempel på indkøb

Der modtages:

• 10 stk.
• Kostpris 100 kr. pr. stk.

Ved bogføring af leverandørfakturaen oprettes en postering på:

Konto	Beløb
Varelager	+1.000 kr.

Når varerne senere sælges, flyttes værdien automatisk fra lagerkontoen til vareforbrugskontoen via Live Sync.

Posteringen i e-conomic vil indeholde reference til Rackbeats fakturanummer: