Sådan opretter du salgsordrer

Du kan oprette en salgsordre på to forskellige måder i Rackbeat. Hvilken metode der passer dig bedst, afhænger af din arbejdsgang. Nedenfor guider vi dig igennem, hvordan du opretter en salgsordre fra bunden.

Denne guide viser dig, hvordan du opretter og bekræfter en salgsordre i Rackbeat fra bunden. Du kan også oprette en salgsordre ud fra et eksisterende tilbud ved at konvertere tilbuddet til en ordre. Her fokuserer vi på processen for at oprette en salgsordre trin for trin.

Oprettelse af salgsordre

Dette trin handler om at registrere kundens krav og oprette en ordrebase, som kan bygges videre på. Når du har oprettet ordren, får du adgang til flere detaljer for at finjustere opsætningen og sikre en korrekt ordrebehandling.

1. Gå til fanen Salg og klik på Ordrer. Her kan du se en oversigt over alle dine salgsordrer, både aktive og afsluttede.

2. Klik på den blå knap Opret ny for at starte en ny ordre.

3. Vælg den kunde, du ønsker at oprette ordren til. Hvis kunden ikke allerede er oprettet, kan du oprette en ny kunde direkte i denne proces. Klik herefter på Opret og rediger.

4. Din ordre er nu oprettet og klar til opsætning. Du vil blive sendt videre til ordredetaljer, hvor du kan tilpasse og tilføje yderligere oplysninger.

Nedenunder vil du finde en interaktiv guide som du kan klikke rundt i. For at gøre den til fuld skærm, så skal du klikke på ikonet i det øverste hjørne til højre.

Opsætning af salgsordre

Opsætningen af salgsordren er næste skridt, hvor du kan specificere alle detaljer vedrørende kundens krav, leveringsbetingelser og betalingsbetingelser. Dette trin sikrer, at der er en klar struktur for hele ordren, fra oprettelse til levering og fakturering.

1. Kundeoplysninger

Kundens fakturerings- og leveringsoplysninger er vigtige for korrekt behandling af ordren. Det er essentielt, at disse data er korrekte, da de ligger til grund for alle efterfølgende processer som levering og fakturering.

• Kontrollér, at fakturerings- og leveringsadresserne er korrekte. Hvis oplysningerne mangler eller er forkerte, kan du rette dem.

• Klik på Rediger for at opdatere adresserne. Dette åbner et pop-up-vindue, hvor du kan indtaste nye oplysninger.

• Efter at have sikret, at oplysningerne er korrekte, klikker du på Gem ændringer for at vende tilbage til ordren.

Nedenunder vil du finde en interaktiv guide som du kan klikke rundt i. For at gøre den til fuld skærm, så skal du klikke på ikonet i det øverste hjørne til højre.

2. Referencer og generelle oplysninger

Denne sektion indeholder nøglerelationer og betingelser for ordren. Her kan du angive vigtige detaljer, der sikrer klarhed for både dig og kunden. Felterne er designet til at give fleksibilitet og mulighed for tilpasning.

• Vores reference: Her angiver du, hvem fra din virksomhed der er ansvarlig for ordren. Dette gør det lettere at identificere kontaktpersonen internt.

• Generel rabat (%): Angiv en samlet rabatsats for alle varer på ordren. For eksempel vil en rabat på 10% blive anvendt på alle linjer.

• Leveringsansvarlig: Definer, hvem der har ansvaret for levering af varer til kunden.

• Att.: Indtast kundens kontaktperson, som ordren skal adresseres til.

• Deres reference: Her kan du tilføje kundens interne kontaktperson.

• Anden reference: Dette er et fritekstfelt til yderligere oplysninger, der kan knyttes til ordren.

• Valuta og valutakurs: Vælg ordren’s valuta. Bemærk, at valuta skal vælges, inden du tilføjer varer, da priserne ellers kan blive forkerte.

• Betalingsbetingelser: Angiv kundens betalingsbetingelser, fx 30 dage netto.

• Leveringsbetingelser: Specificér, hvordan levering skal foregå ved brug af dine oprettede leveringsbetingelser.

• Momszone: Kontrollér, at momszonen stemmer overens med kundens lokation. Vælges der ikke noget i dette felt, så vil ordren automatisk følge den momszone der er angivet på kunden.

• Projekt: Hvis ordren er en del af et projekt, kan du knytte den til et specifikt projekt.

• Layout: Vælg, hvilket layout PDF’en skal have. 

• Vedhæft PDF: Her kan du vedhæfte yderligere dokumenter, som fx tekniske specifikationer. Denne pdf vedhæftes efter den oprettede PDF fra Rackbeat i samme dokument.

• Vis betalingsbetingelser: Her kan du aktivere visning af betalingsbetingelserne i bunden af PDF'en.

• Vis kundefelter: Hvis du arbejder med brugerdefinerede felter, så kan du aktivere visning af kundefelterne på din PDF.

Nedenunder vil du finde en interaktiv guide som du kan klikke rundt i. For at gøre den til fuld skærm, så skal du klikke på ikonet i det øverste hjørne til højre.

3. Noter

Noter kan give kunden yderligere information om ordren. Denne sektion bruges til at tilføje specifikke detaljer, der kan være nyttige for både dig og kunden.

• Overskrift: Tilføj en kort overskrift, der vises over notesfeltet.

• Ordredato: Angiv datoen for oprettelsen. Denne kan rettes, hvis det er nødvendigt.

• Leveringsdato: Specificér den forventede leveringsdato. Hvis denne ændres, efter ordren er bekræftet, skal en ny ordrebekræftelse sendes.

• Note: Skriv eventuelle yderligere oplysninger eller instruktioner, der vises på PDF’en.

Nedenunder vil du finde en interaktiv guide som du kan klikke rundt i. For at gøre den til fuld skærm, så skal du klikke på ikonet i det øverste hjørne til højre.

4. Tilføjelse af varer

For at fuldføre ordren skal du tilføje varer. Her skal du angive, Hvilke varer kunden skal modtage:

• Klik på Produktlinje:

  • Produkt: Vælg den vare, der skal tilføjes.

  • Antal: Indtast antal varer.

  • Enhed: Vælg enheden, fx stk., kg eller meter.

  • Pris pr. enhed: Kontrollér eller opdatér prisen.

  • Lokation: Angiv, hvor varen skal plukkes fra, hvis du har flere lokationer.

  • Afdeling: Hvis du arbejder med afdelinger igennem integrationen med e-conomic, så vil dette felt være synligt. Her kan du vælge hvilken afdeling denne vare skal knyttes til. Det er vigtigt at nævne at ALLE varelinjer skal knyttes til en afdeling når man arbejder med afdelinger.

  • Rabat: Tilføj en specifik rabat for denne varelinje.

  • Tekst: Her vil varens navn fremgå, du har mulighed for at justere i varenavnet ved at rette i denne linje.
  • Antal (i standardenhed): Dette felt vil fremgå hvis du arbejder med vores unit converter og har oprettet en konvertering af enheder. Læs mere om vores unit converter her: Unit Converteren i Rackbeat

  • Leveringsdato: Specificér datoen for forventet levering af denne varelinje.

• Alternativer:

  • Tekstlinje: Tilføj en fritekstlinje.

  • Tilføj varesamling: Vælg en gruppe varer, der ofte sælges sammen. (Disse skal være oprettet på forhånd)

Nedenunder vil du finde en interaktiv guide som du kan klikke rundt i. For at gøre den til fuld skærm, så skal du klikke på ikonet i det øverste hjørne til højre.

Gennemgå ordren for at sikre, at alle detaljer er korrekte, inden du går videre.

5. Bekræftelse af salgsordre

Når ordren er klar, er det vigtigt at bekræfte den for at sikre, at alle detaljer er endelige, og at kunden får en officiel ordrebekræftelse.

• Klik på Bekræft.

• Vælg, om du vil sende ordrebekræftelsen til kunden med det samme.

  • Her kan du indtaste de mails der skal være modtagere, CC eller BCC, du kan godt indtaste mere end én mail af gangen, så skal du blot adskille dem med et komma.

    Eksempel: support@rackbeat.com, info@rackbeat.com

• Klik Bekræft igen for at afslutte processen.

Nedenunder vil du finde en interaktiv guide som du kan klikke rundt i. For at gøre den til fuld skærm, så skal du klikke på ikonet i det øverste hjørne til højre.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg genåbne en ordre efter bekræftelse?

Ja, du kan genåbne en ordre, hvis der ikke er foretaget forsendelser eller fakturering. Gå til Handlinger og klik på Genåben. Dette giver dig mulighed for at ændre eller opdatere ordren.

Hvad er næste trin efter oprettelse af en ordre?

Du kan oprette en forsendelse eller faktura ved at klikke på Handlinger og vælge Opret faktura eller Opret forsendelse. Dette sikrer korrekt bogføring og sporing.

Hvordan tilføjer jeg fragt eller services til en ordre?

Opret fragt eller services som varer uden lagertræk i din vareoversigt, og tilføj dem til ordren. Dette giver en klar og ensartet fakturering.

Kan jeg rykke rundt på rækkefølgen af mine varelinjer? 

Du kan rykke rundt på placeringen af varelinjerne ved at trække i pilene i venstre side af varelinjerne.

Når jeg tilføjer en vare, så har jeg en fane i pop-up vinduet der hedder "Felter" hvad gør den? 

- Hvis du har et premium abonnement og arbejder med brugerdefinerede felter, så vil du kunne se fanen "Felter" når du skal tilføje varer til din ordre. Herinde kan du justere på den information som står i feltet på varen, hvis det skal tilpasses til denne specifikke ordre.