Layouts i Rackbeat

I Rackbeat kan du let oprette og tilpasse dine Layouts. Det er under Layouts, at du tilpasser skabelonerne for de PDF filer og mails, som sendes ud fra Rackbeat. Nedenfor gennemgår mulighederne

Der er rig mulighed for at opsætte dine layouts til din virksomheds behov. Ved at skræddersy dine layouts, sørger du for, at dine kunder og leverandører får præcis den information, som din virksomhed vil give dem. 

Artiklen her introducerer dig til centrale måder at oprette og redigere layouts - og hvordan du knytter dem til specifikke kunder og leverandører.

Følg vores guide her, og kom godt i gang.

Første trin | Opret et nyt layout

Under Virksomheds Indstillinger > Layouts kan oprette de layouts, som er relevante for dig og din virksomhed. Det kan være, at du har brug for forskellige sprog eller virksomhedsprofiler. Det kan du løse ved at have flere forskellige layouts. 

Gå til Virksomheds Indstillinger > Layouts:

1. Tryk ‘Opret ny’
2. Giv dit Layout et navn
3. Vælg hvilket sprog der skal bruges på dette layout (Dansk, Engelsk, Svensk eller Norsk). Sproget styrer overskrifter og titler på PDF - vælger du eksempelvis engelsk bruges termerne ‘Invoice’, ‘Headline’, ‘Delivery address’ osv.
4. Vælge hvilken Bank Konti der skal være tilknyttet dette layout (Bank Konti kan oprettes under Virksomhedsindstillinger > Generelt > Bank)
5. Vælg hvilken skriftstørrelse der skal bruges på PDF filer (eksempelvis ordrebekræftelser, kundefaktura, bestillinger osv.) 
6. Tilføj dit logo til layoutet og bestem hvor på PDF siden det skal placeres
7. Du har mulighed for at tilføje en billede af en underskrift og tilføje det til layoutet
8. Til sidst trykker du ‘Opret og rediger’

Hvert layout indeholder skabeloner for de ni forskellige PDF filer som kan genereres i systemet. Når du har oprettet layoutet, har du mulighed for at redigere indholdet i de enkelte skabeloner - det gennemgår vi nedenfor.  

Andet trin | Rediger et layout

Hver layout indeholder skabeloner for ni forskellige funktioner/PDF filer: 

• Kreditnota
• Kundefaktura
• Leverandørfaktura
• Plukliste
• Følgeseddel
• Ordre
• Bestilling
• Tilbud
• Produktionsbestilling

For hver PDF skabelon kan du vælge, hvilke oplysninger der skal inkluderes. Lad os eksempelvis tage udgangspunkt i skabelonen for ‘Kundefaktura’ - denne PDF og mailskabelon kan du redigere, ved at trykke på ‘Rediger’ knappen.

1. Vælg hvilke oplysninger der skal inkluderes på kundefaktura oprettet med dette layout - du kan eksempelvis sætte flueben ved, om 'Signatur' og 'Beskrivelse af betalingsbetingelser' skal inkluderes.
2. Tilpas mailskabelonen - her kan du redigere i mailen som sendes til kunden (hvor PDF filen er vedhæftet) 
3. Tilpas PDF skabelonen - her kan du ændre i opsætningen af betalingsbetingelserne og i bundteksten på PDF filen. Følgende muligheder kan bruges til at formatere teksten på PDF filen:
   1. *kursiv*
   2. **fed**
   3. ***kursiv og fed***
      
      
4. Vælg hvilke kolonner der skal vises på PDF filen - det er eksempelvis ‘Nummer’, ‘Tekst’, ’Stk. Pris’ og så videre. Sæt flueben ved dem du vil inkludere. Du kan nemt ændre i rækkefølgen på kolonnerne via de små pile i højre side.
5. I bunden af redigeringssiden vil du se en procentsats - den repræsenterer bredden af en A4 side (PDF). Procentsatsen skal derfor altid ramme 100%, før systemet tillader at gemme dit layout. Du opnår 100 % ved at redigere i bredden på de forskellige kolonner, så de tilsammen giver 100 %.
6. Klik på 'Gem ændringer'
7. I oversigten over skabelonerne kan du danne en eksempelfil med demodata, for at se hvordan kundefakturaen vil se ud som PDF-fil med udgangspunkt i dine indstillinger. 

Tredje trin | Forbind layouts til specifikke kunder

Når du er tilfreds med dit layout, kan du forbinde det til kunder og leverandører - det gør du inde på den specifikke kunde/leverandør. På den måde vil layoutet allerede være valgt, når du opretter en ny ordre/bestilling/faktura. Smart!

Layout kan også vælges/ændres på selve tilbud/ordren/bestilling/faktura.