Layouts i Rackbeat

Layouts i Rackbeat giver dig mulighed for at tilpasse dine fakturaer, ordrebekræftelser og andre dokumenter, der sendes ud fra systemet. I denne artikel gennemgår vi dine muligheder

Denne guide giver dig en trin-for-trin vejledning i, hvordan du opretter, tilpasser og forbinder dine layouts i Rackbeat. Dette er essentielt for at tilpasse de PDF'er og e-mails, der sendes fra systemet.

  1. Oprettelse af et nyt layout
  2. Redigering af layouts
  3. Tilslutning af layouts til kunder eller leverandører

Før du begynder: Husk, at Rackbeats Layout Designer er designet til at dække grundlæggende behov og kan have begrænsninger sammenlignet med mere avancerede designsystemer.

Trin 1: Opret et nyt Layout

  1. Bevæg dig til Virksomhedsindstillinger > Layouts.
  2. Vælg Opret nyt.
  3. Navngiv dit layout, vælg sprog, og tilknyt en bankkonto.
    1. Mangler du at oprette din bankinformationer i Rackbeat, så anbefaler vi at du gennemgår vores Kom godt i gang med Rackbeat artikel.
  4. Juster skriftstørrelsen, tilføj et logo og eventuelt en underskrift eller et vandmærke til alle PDF filer oprettet med dette layout.
    1. Vandmærket kan også benyttes som en baggrund på PDF'en.
  5. Når du er færdig med at indtaste og vedhæfte de basale informationer til dit layout, så kan du klikke på Opret og rediger.

Trin 2: Rediger dit Layout

Tilpasning af Kolonnevisning

  1. Bevæg dig til Virksomhedsindstillinger > Layouts
  2. Klik på Layoutnavnet og herefter vælg hvilken del af layoutet du ønsker at redigere. 
    1. Et eksempel kunne være "Kundefaktura"
  3. Vælg hvilke kolonner der skal vises på din faktura eller ordrelinjeoversigt.

    Ovenstående vil se sådan her ud på PDF'en som sendes afsted til kunden:
  4. Sæt flueben ved de kolonner som du ønsker at se og juster deres bredde, så den samlede bredde udgør 100%.
     
    1. Du kan finde den samlede bredde i bunden af siden.
  5. Gem dine ændringer.

Tilpasning af Mail Skabelon

  1. Bevæg dig til Virksomhedsindstillinger > Layouts
    1. Et eksempel kunne være "Kundefaktura"
  2. Klik på Mail skabelon for at redigere indholdet af de e-mails, der sendes sammen med PDF'er.
  3. Tilpas e-mailens tekst og klik på "Anvend ændringer" til mail skabelonen.
  4. Gå til bunden af layout siden og gem dine ændringer til layoutet.
  5. Du vil nu se den nye tekst på mail skabelonen når du skal til at sende kundefakturaen afsted til din kunde.

På nuværende tidspunkt er der ikke en liste over dynamiske felter som kan bruges i mail skabelonen, der er ikke en garanti for at felterne til betalingsbetingelserne og bundteksten kan bruges i mail skabelonen.

Tilpasning af PDF

Tilpasning af Betalingsbetingelser

  1. Bevæg dig til Virksomhedsindstillinger > Layouts
    1. Et eksempel kunne være "Kundefaktura"
  2. Tilpas betalingsbetingelserne inden for PDF-skabelonen, her kan du anvende nogle af de dynamiske felter som taler direkte sammen med de informationer du har indtastet i dine generelle indstillinger.
    Et eksempel kunne se sådan her ud: 

    Det vil så se således ud på den PDF der sendes ud til kunden: 
  3. klik på "Anvend ændringer" hvis du er færdig med at redigere i teksten for henholdsvis dine betalingbetingelser og din bundtekst.
  4. Husk at gemme ændringerne for layoutet når du har klikket "Anvend ændringer".

Du kan finde en liste af de dynamiske felter til betalingsbetingelserne ved at se under boxen du indtaster dem i, alternativt har vi en liste af dem til dig her: 

Dynamisk felt Betydning
{number} Faktura/Ordrenummer
{terms_name} Navnet på betalingsbetingelsen vises her
{terms_description} Hvis der er angivet en beskrivelse på betalingsbetingelsen, så vil den vises her.
{terms_due_date} Forfaldsdatoen
{bank_name} Banknavnet som er tilknyttet til bankinformationerne på layoutet.
{bank_reg} Registreringsnummeret som er tilknyttet til bankinformationerne på layoutet.
{bank_acc} Konto nummeret som er tilknyttet til bank informationerne på layoutet.
{bank_swift} SWIFT nummeret som er tilknyttet til bank informationerne på layoutet.
{bank_iban} IBAN nummeret som er tilknyttet til bank informationerne på layoutet.
{fik} FI nummeret som er tilknyttet til bank informationerne på layoutet.
{total_weight} Den samlede vægt af varene på ordren
{total_volume} Den samlede volume af varene på ordren
{total_quantity} Det totale antal af varer der er på ordren
{other_reference} Teksten fra feltet "Anden reference"

Tilpasning af Bundtekst

  1. Tilpas bundteksten i PDF-skabelonen.
  2. Juster teksten, her kan du anvende nogle af de dynamiske felter som taler direkte sammen med de informationer du har indtastet i dine generelle indstillinger.
  3. Gem dine ændringer.

TIP! Du kan formatere teksten ved at gøre følgende: 

*KURSIV TEKST*

**FED TEKST**

***FED OG KURSIV TEKST***

Så vil det komme til at se sådan her ud: 

Du kan finde en liste af de dynamiske felter til bundteksten ved at se under boxen du indtaster dem i, alternativt har vi en liste af dem til dig her: 

Dynamisk felt Betydning
{number} Faktura/Ordrenummer
{name} Her viser den virksomhedsnavnet
{street} Her trækker den informationerne som er indtastet i feltet "Vej" under virkomhedsindstillingerne.
{street2} Her trækker den informationerne som er indtastet i feltet "Vej2" under virkomhedsindstillingerne.
{zipcode} Her trækker den informationerne som er indtastet i feltet "Postnummer" under virkomhedsindstillingerne.
{city} Her trækker den informationerne som er indtastet i feltet "By" under virkomhedsindstillingerne.
{country} Her trækker den informationerne som er indtastet i feltet "Land" under virkomhedsindstillingerne.
{vat_no} Her trækker den informationerne som er indtastet i feltet "CVR-nummer" under virkomhedsindstillingerne.
{phone} Her trækker den informationerne som er indtastet i feltet "Telefon" under virkomhedsindstillingerne.
{email} Her trækker den informationerne som er indtastet i feltet "E-mail" under virkomhedsindstillingerne.
{web} Her trækker den informationerne som er indtastet i feltet "Hjemmeside" under virkomhedsindstillingerne.
{bank_name} Banknavnet som er tilknyttet til bankinformationerne på layoutet.
{bank_reg} Registreringsnummeret som er tilknyttet til bankinformationerne på layoutet.
{bank_acc} Konto nummeret som er tilknyttet til bank informationerne på layoutet.
{bank_swift} SWIFT nummeret som er tilknyttet til bank informationerne på layoutet.
{bank_iban} IBAN nummeret som er tilknyttet til bank informationerne på layoutet.
{other_reference} Teksten fra feltet "Anden reference"

Vedhæftning af PDF

Ønsker du at vedhæfte en PDF til f.eks: alle kundefaktura, så er det også muligt i Rackbeat. Her skal du blot ind og tilføje det til dit layout.

  1. Bevæg dig til Virksomhedsindstillinger > Layouts
  2. Klik på Layoutnavnet og herefter vælg hvilken del af layoutet du ønsker at redigere. 
    1. Et eksempel kunne være "Kundefaktura"
  3. Vedhæft det PDF dokument som du ønsker skal være med på alle kundefaktura som sendes afsted til din kunde..
  4. Gem dit layout.

Trin 3: Forbind Layouts til Kunder eller Leverandører

Forbind det tilpassede layout med relevante kunder eller leverandører, det gør du ved at gå til enten kunden eller leverandøren og herefter tilføje det.

Du kan også vælge et standardlayout som bruges ved alle nye kunder som oprettes i Rackbeat.

Det gør du ved at gå til dine generelle indstillinger og angive en standard for henholdsvis leverandører og kunder.

Brug for hjælp? Kontakt Rackbeat Support for assistance. Vi er her for at hjælpe dig med at få mest muligt ud af Rackbeats Layout Designer.