Layouts i Rackbeat

Layouts i Rackbeat gjør det mulig for deg å tilpasse dine fakturaer, ordrebekreftelser og andre dokumenter som skal sendes ut av systemet. I denne artikkelen gjennomgår vi dine muligheter med layouts i Rackbeat.

Denne guiden gir deg en trinn-for-trinn veiledning om hvordan du oppretter, tilpasser og kobler til layoutene dine i Rackbeat. Dette er essensielt for å tilpasse PDF-ene og e-postene som sendes fra systemet.

1. Opprettelse av et nytt layout
2. Redigering av layouts
   • Tilpasning av Kolonnevisning
   • Tilpasning av e-postmalen
   • Tilpasning av PDF
     • Tilpasning av betalingsbetingelser
     • Tilpasning av bunntekst
   • Vedhefte PDF
3. Tilslutning av layouts til kunder eller leverandører

Trinn 1: Opprettelse av et nytt Layout

1. Gå inn i dine Firmainnstillinger > Layouts
2. Velg Opprett nytt.
   
3. Gi layoutet ditt et navn, velg språk, og tilknytt en bankkonto.
   1. Hvis du ikke har opprettet bankinformasjonen din i Rackbeat, anbefaler vi at du går gjennom vår 'Kom godt i gang med Rackbeat' artikkel.
4. Juster skriftstørrelsen, legg til en logo og eventuelt en underoverskrift eller et vannmerke til alle PDF-filer som opprettes med dette layoutet.
   1. Vannmerket kan også brukes som en bakgrunn på PDF'en.
5. Når du er ferdig med å taste inn og legge ved den basale informasjonen til layoutet, klikker du på Opprett og rediger.

Trinn 2: Rediger ditt layout

Tilpasning av Kolonnevisning

1. Gå inn i dine Firmainnstillinger > Layout
2. Klikk på navnet til layoutet og velg hvilken del av layoutet du ønsker å redigere. 
   1. Et eksempel kan være å velge 'Kundefaktura'
      
3. Velg hvilke kolonner som skal vises på din faktura eller ordrelinjeoversikt.
   
   Ovenstående vil se ut som følger på PDF'en som sendes til kunden:
   
4. Huk av ved de kolonnene du ønsker å se og juster bredden deres, slik at den samlede bredden utgjør 100%.
   
   
   1. Du finner den samlede bredden på bunnen av siden.
      
5. Lagre endringene dine.

Tilpasning av E-postmalen

1. Gå inn i dine Firmainnstillinger > Layout
   
   1. Vi bruker samme eksempel med  'Kundefaktura'
      
2. Klikk på E-postmal for å redigere innholdet av de e-postene som skal sendes med denne PDF-en.
   
3. Tilpass e-postens tekst og klikk på "Bruk endringer" til e-postmalen.
   
4. Gå til bunnen av layout-siden og lagre endringene til layoutet.
   
5. Nå kan du se den nye teksten på e-postmalen når du skal sende kundefakturaen til kunden din.
   

Tilpasning av PDF

Tilpasning av Betalingsbetingelser

1. Gå inn i dine Firmainnstillinger > Layout
   
   1. Vi bruker samme eksempel med  'Kundefaktura'
      
2.  Tilpass betalingsbetingelsene innenfor PDF-malen, her kan du bruke noen av de dynamiske feltene som hører direkte til den informasjonen du har lagt inn i de generelle innstillingene. 
   Et eksempel kan se ut som dette: 
   
   Dette vil se ut som følger på PDF-filen som sendes til kunden: 
   
3. Klikk på "Bruk endringer" hvis du er ferdig med å redigere teksten for betalingsbetingelsene og bunnteksten.
4. Husk å lagre endringene for layoutet etter du har trykket på "Bruk endringer".
   

Du kan finne en liste av de dynamiske feltene til betalingsbetingelsene ved å se under boksen du inntaster dem i. Alternativt har vi en liste med oversikten til deg her: 

Dynamisk felt	Betydning
{number}	Faktura-/Ordrenummer
{terms_name}	Navnet på betalingsbetingelsen som vises
{terms_description}	Hvis det angitt en besrkivelse på betalingsbetingelsen, vises den her
{terms_due_date}	Forfallsdatoen
{bank_name}	Navnet på banken som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet
{bank_reg}	Registreringsnummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet
{bank_acc}	Kontonummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet
{bank_swift}	SWIFT-nummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet
{bank_iban}	IBAn nummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet
{fik}	FI nummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet
{total_weight}	Den samlede vekten av varene i ordren
{total_volume}	Det samlede volumet av varene på ordren
{total_quantity}	Det totale antallet av varer i ordren
{other_reference}	Teksten fra feltet "Annen referanse"

 

Tilpasning av bunntekst

1. Tilpass bunnteksten i PDF-malen
2. Juster teksten. Her kan du bruke noen av de dynamiske feltene som hører direkte til den informasjonen du har lagt ved i de generelle innstillingene.
3. Lagre endringene dine.
   

Du kan finne en liste over de dynamiske feltene til bunnteksten ved å se under boksen du inntaster dem i. Alternativt har vi en liste over dem til deg her:

 

Vedhefte PDF

Ønsker du å vedhefte en PDF til for eksempel: alle kundefakturaer, er dette også mulig i Rackbeat. Her skal du kun legge inn og tilføye det i layoutet ditt.

1. Gå inn i dine Firmainnstillinger > Layout
2. Klikk på navnet på layoutet og deretter velg hvilken del av layoutet du ønsker å redigere.
   1. Vi bruker samme eksempel med  'Kundefaktura'
      
3. Vedheft det PDF dokumentet du ønsker at skal være med på alle kundefakturaer som sendes til kunden din.
   
4. Lagre layoutet ditt

Trinn 3: Forbind Layouts til Kunder eller Leverandører

Forbind det tilpassede layoutet med relevante kunder eller leverandører, som du gjør ved å gå til enten kunden eller leverandører og deretter tilføyer det.

Du kan også velge et standardlayout som brukes ved alle nye kunder som opprettes i Rackbeat.

Det gjør du ved å gå inn i dine generelle innstillinger og angi en standard for leverandører og kunder.