Layouts i Rackbeat

Layouts i Rackbeat gjør det mulig for deg å tilpasse dine fakturaer, ordrebekreftelser og andre dokumenter som skal sendes ut av systemet. I denne artikkelen gjennomgår vi dine muligheter med layouts i Rackbeat.

Denne guiden gir deg en trinn-for-trinn veiledning om hvordan du oppretter, tilpasser og kobler til layoutene dine i Rackbeat. Dette er essensielt for å tilpasse PDF-ene og e-postene som sendes fra systemet.

1. Opprettelse av et nytt layout
2. Redigering av layouts
   • Tilpasning av Kolonnevisning
   • Tilpasning av e-postmalen
   • Tilpasning av PDF
     • Tilpasning av betalingsbetingelser
     • Tilpasning av bunntekst
   • Vedhefte PDF
3. Tilslutning av layouts til kunder eller leverandører

Trinn 1: Opprettelse av et nytt Layout

1. Gå inn i dine Firmainnstillinger > Layouts
2. Velg Opprett nytt.
   
3. Gi layoutet ditt et navn, velg språk, og tilknytt en bankkonto.
   1. Hvis du ikke har opprettet bankinformasjonen din i Rackbeat, må dette gjøres først.
      Vi anbefaler at du går gjennom vår 'Kom godt i gang med Rackbeat' artikkel for å se hvordan du gjør det.
4. Juster skriftstørrelsen, legg til en logo og eventuelt en underoverskrift eller et vannmerke til alle PDF-filer som opprettes med dette layoutet.
   1. Vannmerket kan også brukes som en bakgrunn på PDF'en.
5. Når du er ferdig med å taste inn og legge ved den basale informasjonen til layoutet, klikker du på Opprett og rediger.

Trinn 2: Rediger ditt layout

Tilpasning av Kolonnevisning

For å tilpasse hvilke kolonner som skal vises, navn på disse og deres bredde, kan du gjøre som følger:

1. Gå inn i dine Firmainnstillinger > Layout
2. Klikk på navnet til layoutet og velg hvilken del av layoutet du ønsker å redigere. 
   1. Et eksempel kan være å velge 'Kundefaktura'
      
3. Velg hvilke kolonner som skal vises på din faktura eller ordrelinjeoversikt ved å huke av i boksen ved kolonnene.
   
   Ovenstående vil se ut som følger på PDF'en som sendes til kunden:
   
4. Huk av ved de kolonnene du ønsker å se og juster bredden deres, slik at den samlede bredden utgjør 100%.
   
   
   1. Du finner den samlede bredden på bunnen av siden.
      
5. Når du er ferdig med å tilpasse layoutet, må du lagre endringene dine på bunnen av siden.

Tilpasning av E-postmalen

For å tilpasse e-postmalen - altså den faste teksten som sendes til kundene dine i e-posten som pdf'en er vedheftet - kan du gjøre som følger:

1. Gå inn i dine Firmainnstillinger > Layout
   
   1. Vi bruker samme eksempel med  'Kundefaktura'
      
2. Klikk på E-postmal for å redigere innholdet av de e-postene som skal sendes med denne PDF-en.
   
3. Tilpass e-postens tekst og klikk på "Bruk endringer" til e-postmalen.
   
4. Gå til bunnen av layout-siden og lagre endringene til layoutet.
   
5. Nå kan du se den nye teksten på e-postmalen når du skal sende kundefakturaen til kunden din.
   

Tilpasning av PDF

Tilpasning av Betalingsbetingelser

For å tilpasse betalingsbetingelser på dine layouts, kan du gjøre som følger:

1. Gå inn i dine Firmainnstillinger > Layout
   
   1. Vi bruker samme eksempel med  'Kundefaktura'
      
2. Klikk på "PDF-mal" for å tilpassebetalingsbetingelsene. 
   Her kan du bruke noen av de dynamiske feltene som hører direkte til den informasjonen du har lagt inn i de generelle innstillingene. 
   Et eksempel kan se ut som dette: 
   
   Dette vil se ut som følger på PDF-filen som sendes til kunden: 
   
3. Klikk på "Bruk endringer" hvis du er ferdig med å redigere teksten for betalingsbetingelsene og bunnteksten.
4. Husk å lagre endringene for layoutet etter du har trykket på "Bruk endringer".
   

Du kan finne en liste av de dynamiske feltene til betalingsbetingelsene ved å se under boksen du inntaster dem i. Alternativt har vi en liste med oversikten til deg her: 

Dynamisk felt	Betydning
{number}	Faktura-/Ordrenummer
{terms_name}	Navnet på betalingsbetingelsen som vises
{terms_description}	Hvis det angitt en besrkivelse på betalingsbetingelsen, vises den her
{terms_due_date}	Forfallsdatoen
{bank_name}	Navnet på banken som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet
{bank_reg}	Registreringsnummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet
{bank_acc}	Kontonummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet
{bank_swift}	SWIFT-nummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet
{bank_iban}	IBAn nummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet
{fik}	FI nummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet
{total_weight}	Den samlede vekten av varene i ordren
{total_volume}	Det samlede volumet av varene på ordren
{total_quantity}	Det totale antallet av varer i ordren
{other_reference}	Teksten fra feltet "Annen referanse"

 

Tilpasning av bunntekst

For å tilpasse bunnteksten på dine layouts, kan du gjøre som følger:

1. Når du er inne på pdf-malen kan du tilpasse bunnteksten her.
2. Juster teksten.
   Her kan du bruke noen av de dynamiske feltene som hører direkte til den informasjonen du har lagt ved i de generelle innstillingene.
3. Lagre endringene dine. Husk å lagre endringene på det overordnede layoutet også.
   

Du kan finne en liste over de dynamiske feltene til bunnteksten ved å se under boksen du inntaster dem i. Alternativt har vi en liste over dem til deg her:

 

Vedhefte PDF

Ønsker du å vedhefte en PDF til for eksempel: alle kundefakturaer, er dette også mulig i Rackbeat. Her skal du kun legge inn og tilføye det i layoutet ditt.

1. Gå inn i dine Firmainnstillinger > Layout
2. Klikk på navnet på layoutet og deretter velg hvilken del av layoutet du ønsker å redigere.
   1. Vi bruker samme eksempel med  'Kundefaktura'
      
3. Vedheft det PDF dokumentet du ønsker at skal være med på alle kundefakturaer som sendes til kunden din.
   
4. Lagre layoutet ditt

Trinn 3: Forbind Layouts til Kunder eller Leverandører

Forbind det tilpassede layoutet med relevante kunder eller leverandører, som du gjør ved å gå til enten kunden eller leverandører og deretter tilføyer det. Når dette er gjort vil kunden automatisk få pdf'er med det valgte layoutet.

Du kan også velge et standardlayout som brukes ved alle nye kunder som opprettes i Rackbeat.

Det gjør du ved å gå inn i dine generelle innstillinger og angi en standard for leverandører og kunder.

Ofte stilte spørsmål

Her finner du en liste over ofte stilte spørsmål ift. bruken av layouts i Rackbeat.

Er det en smart måte å arbeide med andre språk på layoutet mitt?

Det er ikke mulig å velge andre språk enn de som tilbys av Rackbeat, men du kan gjøre enkelte tilpasninger selv, for eksempel overskrive kolonnenavn og redigere bunnteksten. Dette vil ikke endre all tekst på PDF-en, men det vil justere deler av den.