Layouts i Rackbeat gjør det mulig for deg å tilpasse dine fakturaer, ordrebekreftelser og andre dokumenter som skal sendes ut av systemet. I denne artikkelen gjennomgår vi dine muligheter med layouts i Rackbeat.
Denne guiden gir deg en trinn-for-trinn veiledning om hvordan du oppretter, tilpasser og kobler til layoutene dine i Rackbeat. Dette er essensielt for å tilpasse PDF-ene og e-postene som sendes fra systemet.
- Opprettelse av et nytt layout
- Redigering av layouts
- Tilslutning av layouts til kunder eller leverandører
Før du begynner: husk at Rackbeats Layout Designer er designet til å dekke grunnleggende behov og kan ha begrensninger, sammenlignet med mer avanserte designsystemer.
Trinn 1: Opprettelse av et nytt Layout
- Gå inn i dine
Firmainnstillinger > Layouts - Velg
Opprett nytt.
- Gi layoutet ditt et navn, velg språk, og tilknytt en bankkonto.
- Hvis du ikke har opprettet bankinformasjonen din i Rackbeat, anbefaler vi at du går gjennom vår 'Kom godt i gang med Rackbeat' artikkel.
- Juster skriftstørrelsen, legg til en logo og eventuelt en underoverskrift eller et vannmerke til alle PDF-filer som opprettes med dette layoutet.
- Vannmerket kan også brukes som en bakgrunn på PDF'en.
- Når du er ferdig med å taste inn og legge ved den basale informasjonen til layoutet, klikker du på
Opprett og rediger.
Trinn 2: Rediger ditt layout
Tilpasning av Kolonnevisning
- Gå inn i dine
Firmainnstillinger > Layout - Klikk på navnet til layoutet og velg hvilken del av layoutet du ønsker å redigere.
- Et eksempel kan være å velge '
Kundefaktura'
- Et eksempel kan være å velge '
- Velg hvilke kolonner som skal vises på din faktura eller ordrelinjeoversikt.
Ovenstående vil se ut som følger på PDF'en som sendes til kunden:
- Huk av ved de kolonnene du ønsker å se og juster bredden deres, slik at den samlede bredden utgjør 100%.
- Du finner den samlede bredden på bunnen av siden.
- Du finner den samlede bredden på bunnen av siden.
- Lagre endringene dine.
Tilpasning av E-postmalen
- Gå inn i dine
Firmainnstillinger > Layout
- Vi bruker samme eksempel med '
Kundefaktura'
- Vi bruker samme eksempel med '
- Klikk på
E-postmalfor å redigere innholdet av de e-postene som skal sendes med denne PDF-en.
- Tilpass e-postens tekst og klikk på "Bruk endringer" til e-postmalen.
- Gå til bunnen av layout-siden og lagre endringene til layoutet.
- Nå kan du se den nye teksten på e-postmalen når du skal sende kundefakturaen til kunden din.
Akkurat nå er det ikke en liste over dynamiske felter som kan brukes i e-postmalen, og det er ikke garanti for at feltene til betalingsbetingelsene og bunnteksten kan brukes i e-postmalen.
Tilpasning av PDF
Tilpasning av Betalingsbetingelser
- Gå inn i dine
Firmainnstillinger > Layout
- Vi bruker samme eksempel med '
Kundefaktura'
- Vi bruker samme eksempel med '
- Tilpass betalingsbetingelsene innenfor PDF-malen, her kan du bruke noen av de dynamiske feltene som hører direkte til den informasjonen du har lagt inn i de generelle innstillingene.
Et eksempel kan se ut som dette:
Dette vil se ut som følger på PDF-filen som sendes til kunden:
- Klikk på "Bruk endringer" hvis du er ferdig med å redigere teksten for betalingsbetingelsene og bunnteksten.
- Husk å lagre endringene for layoutet etter du har trykket på "Bruk endringer".
Du kan finne en liste av de dynamiske feltene til betalingsbetingelsene ved å se under boksen du inntaster dem i. Alternativt har vi en liste med oversikten til deg her:
| Dynamisk felt | Betydning |
| {number} | Faktura-/Ordrenummer |
| {terms_name} | Navnet på betalingsbetingelsen som vises |
| {terms_description} | Hvis det angitt en besrkivelse på betalingsbetingelsen, vises den her |
| {terms_due_date} | Forfallsdatoen |
| {bank_name} | Navnet på banken som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet |
| {bank_reg} | Registreringsnummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet |
| {bank_acc} | Kontonummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet |
| {bank_swift} | SWIFT-nummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet |
| {bank_iban} | IBAn nummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet |
| {fik} | FI nummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet |
| {total_weight} | Den samlede vekten av varene i ordren |
| {total_volume} | Det samlede volumet av varene på ordren |
| {total_quantity} | Det totale antallet av varer i ordren |
| {other_reference} | Teksten fra feltet "Annen referanse" |
Tilpasning av bunntekst
- Tilpass bunnteksten i PDF-malen
- Juster teksten. Her kan du bruke noen av de dynamiske feltene som hører direkte til den informasjonen du har lagt ved i de generelle innstillingene.
- Lagre endringene dine.
TIP! Du kan formatere teksten ved å gjøre følgende:
*KURSIV TEKST*
**FET TEKST**
***FET OG KURSIV TEKST***
Da vil det se ut som følger:
Du kan finne en liste over de dynamiske feltene til bunnteksten ved å se under boksen du inntaster dem i. Alternativt har vi en liste over dem til deg her:
| Dynamisk felt | Betydning |
| {number} | Faktura-/Ordrenummer |
| {name} | Her er virksomhetsnavnet |
| {street} | Informasjonen som er tastet inn i feltet "Vei" under virksomhetsinnstillingene ligger her |
| {street2} | Informasjonen som er tastet inn i feltet "Vei2" under virksomhetsinnstillingene ligger her |
| {zipcode} | Informasjonen som er tastet inn i feltet "Postnummer" under virksomhetsinnstillingene ligger her |
| {city} | Informasjonen som er tastet inn i feltet "By" under virksomhetsinnstillingene ligger her |
| {country} | Informasjonen som er tastet inn i feltet "Land" under virksomhetsinnstillingene ligger her |
| {vat_no} | Informasjonen som er tastet inn i feltet "CVR-nummer" under virksomhetsinnstillingene ligger her |
| {phone} | Informasjonen som er tastet inn i feltet "Telefon" under virksomhetsinnstillingene ligger her |
| {email} | Informasjonen som er tastet inn i feltet "E-post" under virksomhetsinnstillingene ligger her |
| {web} | Informasjonen som er tastet inn i feltet "Hjemmeside" under virksomhetsinnstillingene ligger her |
| {bank_name} | Navnet på banken som er tilnyttet bankinformasjonen på layoutet |
| {bank_reg} | Registreringsnummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet |
| {bank_acc} | Kontonummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet |
| {bank_swift} | SWIFT-nummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet |
| {bank_iban} | IBAN-nummeret som er tilknyttet bankinformasjonen på layoutet |
| {other_reference} | Teksten fra feltet "Annen referanse" |
Vedhefte PDF
Ønsker du å vedhefte en PDF til for eksempel: alle kundefakturaer, er dette også mulig i Rackbeat. Her skal du kun legge inn og tilføye det i layoutet ditt.
- Gå inn i dine
Firmainnstillinger > Layout - Klikk på navnet på layoutet og deretter velg hvilken del av layoutet du ønsker å redigere.
- Vi bruker samme eksempel med '
Kundefaktura'
- Vi bruker samme eksempel med '
- Vedheft det PDF dokumentet du ønsker at skal være med på alle kundefakturaer som sendes til kunden din.
- Lagre layoutet ditt
Trinn 3: Forbind Layouts til Kunder eller Leverandører
Forbind det tilpassede layoutet med relevante kunder eller leverandører, som du gjør ved å gå til enten kunden eller leverandører og deretter tilføyer det.
Du kan også velge et standardlayout som brukes ved alle nye kunder som opprettes i Rackbeat.
Det gjør du ved å gå inn i dine generelle innstillinger og angi en standard for leverandører og kunder.
Trenger du hjelp? Kontakt Rackbeat Support for assistanse. Vi er her for å hjelpe deg med å få mest mulig ut av Rackbeats Layout Designer.