Visma e-conomic er et regnskabsprogram, der henvender sig til små og mellemstore virksomheder. Du kan integrere Rackbeat til din e-conomic aftale, så data fra Rackbeat overføres til e-conomic og den anden vej rundt.
Sådan fungerer integrationen mellem Visma e-conomic og Rackbeat
Integrationen sikrer, at du automatisk kan overføre din omsætning, dine indkøb og varelager/vareforbrug fra Rackbeat til Visma e-conomic, så du har helt styr på dit regnskab.
Når integrationen sættes op, kan du udføre en 'opstartssynkronisering' af stamdata fra Visma e-conomic til Rackbeat. Det vil sige, at den stamdata, du har i din e-conomic aftale, kan blive overført til Rackbeat. Herefter kan der (afhængig af din arbejdsgang og dine integrationsindstillinger) overføres data i realtid fra Rackbeat til e-conomic og den anden vej rundt. Det gælder både oprettelser/opdateringer er varer, kunder, leverandører, grupper og betalingsbetingelser og overførsel af salgsordrer og kunde-/leverandørfakturaer. Du kan f.eks. vælge at begynde dit ordre-flow i e-conomic, og dine ordrer vil herefter blive overført til Rackbeat hvert 5. minut. Du har også mulighed for at overføre leverandør- og/eller kundefakturaer fra Rackbeat til e-conomic.
Hvis noget har fejlet i overførsel af fakturaer fra Rackbeat til e-conomic, kan det ses i integrationsindstillingerne.
Integrationen mellem Rackbeat og e-conomic understøtter Project Management.
Hvad overføres ved opstartssynkronisering
Det er muligt at lave en opstartssynkronisering fra e-conomic til Rackbeat, men det er ikke påkrævet. Ved en opstartssynkronisering overføres:
- Kunder
- Kundegrupper
- Leverandører
- Leverandørgrupper
- Produkter
- Produktgrupper
- Betalingsbetingelser
- Layouts
- Medarbejdere
Hvad sker der med mit eksisterende regnskabsmateriale fra e-conomics lagermodul?
I overensstemmelse med bogføringsloven skal regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af regnskabsåret.
I forbindelse med overgangen fra e-conomics lagermodul til Rackbeat vil alle eksisterende salgs- og indkøbsfakturaer fortsat være gemt og tilgængelige i e-conomic. De er ‘logget’ direkte på Kunde- og Leverandørkontokort og kan altid genfindes. Det samme gælder eksisterende salgsordrer.
Det eneste der er ikke vil være tilgængeligt er gamle indkøbsordrer - de kan eksporteres som en excelfil inden e-conomic’s lagermodul fjernes. Dette er dog ikke lovpligtigt.
Hvad kan overføres fra Rackbeat til e-conomic?
- Leverandørfakturaer (overføres som Kladde)
- Kundefakturaer (kan overføres enten som Kladde eller Bogført)
- Kunder (kan oprettes/vedligeholdes enten i Rackbeat eller e-conomic)
- Kundegrupper
- Leverandører
- Leverandørgrupper
- Produkter (kan oprettes/vedligeholdes enten i Rackbeat eller e-conomic)
- Styklister
- Varegrupper
- Betalingsbetingelser
- Medarbejdere
- Finanslagerværdi - den kan overføres enten Dagligt, Ugentlig eller Månedligt
NB! Data, der overføres fra Rackbeat til e-conomic, sker altid 'med det samme' - der bør derfor ikke gå mere end et par minutter, før det er synligt i din e-conomic aftale.
Hvad kan overføres fra e-conomic til Rackbeat?
- Salgsordre (synkroniseres hver 5. minut)
- Kunder (kan oprettes/vedligeholdes enten i Rackbeat eller e-conomic - hvis du vælger at oprette/vedligeholde i e-conomic, bliver de overført til Rackbeat en gang i timen)
- Produkter (kan oprettes/vedligeholdes enten i Rackbeat eller e-conomic - hvis du vælger at oprette/vedligeholde i e-conomic, bliver de overført til Rackbeat en gang i timen)
Hvad synkroniserer vi ikke?
- Der overføres ikke lagerbeholdning til e-conomic. Al lagerstyring sker i Rackbeat.
Til gengæld overføres Finanslagerværdien til e-conomic - Valutapriser fra e-conomic til Rackbeat (heller ikke i opstartssynkronisering)
- Særpriser og rabatgrupper fra e-conomic til Rackbeat (heller ikke i opstartssynkronisering)
- Sproglag fra e-conomic til Rackbeat (heller ikke i opstartssynkronisering)
- Kontaktpersoner på kunder fra e-conomic til Rackbeat (heller ikke i opstartssynkronisering)
- Lokationer fra e-conomic til Rackbeat (heller ikke i opstartssynkronisering)
- Leveringsadresser fra e-conomic til Rackbeat (heller ikke i opstartssynkronisering)
- Flere e-mails på kunder fra e-conomic til Rackbeat. Eksempelvis hvis der er angivet en fast mail til faktura/ordre/tilbud i e-conomic, vil dette ikke overføres til Rackbeat - der overføres kun en kundes primære mail (heller ikke i opstartssynkronisering)
Skal du have hjælp til opsætning af integrationen, guider vi dig igennem i artiklen "Opsætning af Visma e-conomic integrationen".