Sådan opdaterer du kundedata via import

I vores kundeimport kan du både importere helt nye kunder og opdatere eksisterende. Det sparer dig tid, hvis du skal oprette eller opdatere mange kunder. Nedenfor guider vi dig igennem, hvordan du opdaterer kundedata gennem en import.

Vi anbefaler vi, at du først laver en eksport at den kundedata, du på nuværende tidspunkt har i systemet. På den måde har du en backup, hvis der skulle opstå problemer med importen. Har du brug for hjælp til, hvordan du eksporterer kundedata, kan du gå til vores artikel: “Sådan eksporterer du kundedata".

Måske har du allerede en excel-fil med din kundedata. Den kan du godt anvende, hvis den indeholder de obligatoriske kolonner, der gennemgås nedenfor i guiden. Vi anbefaler dog, at du anvender vores eksempel-fil, der viser, hvordan en korrekt opstillet importfil kan se ud. Eksempelfilen hentes ned i Rackbeat (beskrevet i nedenstående guide). 

Uanset om du anvender din egen fil eller vores, er det vigtigt, at formatet, der importeres, er af typen .CSV (CSV UTF-8 (kommasepareret))

Importering af opdateret kundedata

  1. Klik på fanen “Salg” øverst
  2. Klik “Kunder” i menuen
  3. Klik “Importer” øverst i højre hjørne
  4. Du har nu mulighed for enten at vælge din egen excel-fil eller at downloade en eksempel-fil ved at klikke på teksten "Eksempel fil"
    Vi anbefaler, at du downloader eksempel-filen og benytter denne for at sikre, at du får den korrekte data med i importen

    Den data der ønskes importeret, skal opfylde følgende kriterier:

    • Obligatorisk information er følgende: Kundenummer, kundenavn, kundegruppe, momszone, layout, betalingsbetingelser samt sprog.
    • Kundenummeret må maksimum bestå af 9 tegn.
    • Kundenavnet må maksimum bestå af 255 tegn.
    • Momszone skrives med tal. Domestic (1), EU (2), Abroad (3) samt Domestic, exempt (4).

    Se her forklaring på de kolonner, det er muligt at indlæse. Obligatoriske kolonner er markeret med fed.

    Kolonne

    Forklaring

    Kundenr

    Kundens nummer. Maksimum 9 tegn.

    Navn

    Kundens navn. Maksimum 255 tegn.

    Gruppe

    Kundens gruppe. Gruppens nummer, og ikke navn, skal indtastet i denne kolonne.

    Adresse1

    Kundens første adresse.

    Adresse2

    Kundens anden adresse.

    Postnummer

     

    Kundens postnummer.

    By

    Kundens by.

    Land

    Kundens land.

    MomsZone

     

    Kundens momzone. Følgende kan angives i importarket:  
    Indland: 1, domestic, indland
    EU: 2, eu, europe, europa
    Udland/Abroad: 3, abroad, udland
    Indland (u. moms): 4, domestic_exempt, domestic (exempt)

    Betalingsbetingelser

    Her vælges kundens betalingsbetingelser. Skal være oprettet på forhånd. Betalingsbetingelsens nummer, og ikke navn, skal indtaste i denne kolonne.

    CVR

    Kundens CVR-nummer

    Mail

    Kundens mailadresse.

    Telefon

    Kundens telefonnummer

    Valuta

    Kundens primære valuta. Skal angives med valutakode på 3 tegn. Danske kr. (DKK) euro (EUR) etc. Du kan se valutakoden under valutafanen i virksomhedsindstillingerne. Her kan du ligeledes tilføje alle de valutaer virksomheden gør brug af. 

    Sprog

    Kundens sprog. Nye sprog tilføjes under sprogfanen i virksomhedsindstillingerne.

    EAN

    Kundens EAN-nummer, hvis dette haves.

    Layout

    Kundens layout. Skal oprettes på forhånd. Se hvordan her.

    MaksKredit

     

    Hvis der er et maksimum på den kredit kunden har, kan denne angives her.

    Brugerdefinerede felter

    Hvis du har oprettet brugerdefinerede felter på kunden, kan disse oprettes her. Hvert felt skal angives med feltets ID. Hvis et felt har ID 1, skal kolonnen matches med ’field 1’ etc. 

  5. Udfyld din fil med den relevante data og gem den som en .CSV UTF-8 (kommasepareret) fil
  6. Klik på "Vælg fil" for at uploade filen
  7. Sæt flueben i boksen "Opdater eksisterende" øverst til venstre
  8. Du har nu mulighed for at tilpasse importen og sikre overensstemmelse mellem filens kolonner og den data, der skal importeres til Rackbeat. Hvis du er i tvivl om, hvordan dette trin fungerer, kommer her en forklaring:

    Øverst i vinduet får du vist din excel-fil. Nedenunder ser du nogle overskrifter i fed - det er "navnet" på datafelterne for kunder i Rackbeat. Kolonnerne i din excel-fil skal parres med datafelterne i Rackbeat. Det bliver de via boksen under overskriften. Boksen under overskriften skal altså indeholde navnet på den aktuelle kolonne i din excel-fil. Hvis du bruger eksempel-filen har den allerede automatisk  parret de matchende kolonner. 

    Hvis der er kolonner i din excel-fil, du ikke ønsker at importere data fra, kan du slette dem ved at klikke på "X" i den aktuelle boks. 

    Hvis en boks ikke er blevet parret (står tom) kan du trække navnet på den kolonne i excel-filen, du ønsker at parre datafeltet med, ned til boksen.

    OBS! Du behøver ikke parre alle felterne - der må gerne være tomme bokse, hvis den data ikke er relevant for dig eller hvis den data ikke skal opdateres.
  9. Du kan nu importere filen

Primære årsager til, at importfilen ikke kan blive indlæst i Rackbeat:

  • Tomme celler i obligatoriske kolonner
  • Et indtastet sprog findes ikke i Rackbeat i forvejen
  • Et indtastet layout findes ikke i Rackbeat i forvejen
  • En indtastet betalingsbetingelse findes ikke i Rackbeat i forvejen
  • En indtastet kundegruppe findes ikke i Rackbeat i forvejen/en indtastet gruppe skrives med navn i stedet for nummer
  • Kundenummer er over 9 tegn
  • Kundenavn er over 255 tegn