Salgsmodulet: Fra Tilbud til Faktura - vi gennemgår hele flowet i denne artikel

Rackbeat har et indbygget salgsmodul. I denne artikel gennemgår vi hele salgsflowet - fra Tilbud til Faktura - så du kan få et indblik i, hvordan du håndterer salg i Rackbeat.

Vi har lavet en video, der gennemgår salgsflowet i Rackbeat - så du nemt og hurtigt kan få indblik i, hvordan du kan håndtere dine salgsprocesser i Rackbeat.

Hvis du foretrækker en skriftlig gennemgang, har vi også inkluderet det her i artiklen. Den finder du under videoen.

I denne artikel gennemgår vi arbejdsgangen i salgsfanen i Rackbeat. Salgsfanen indeholder:

• Tilbud
• Ordre
• Forsendelse
• Faktura

Det er ikke et krav, at du skal alle trinnene igennem hver gang (Tilbud → Ordre → Forsendelse → Faktura), du kan sagtens oprette en direkte ordre eller faktura, men i denne artikel gennemgår vi arbejdsgangen hele vejen fra Tilbud til Faktura. 

Opret et Tilbud

I Rackbeat kan du oprette et Tilbud til en kunde, som du efterfølgende kan konvertere til en Ordre, hvis kunden accepterer tilbuddet. Neden for guider vi dig igennem, hvordan du opretter et tilbud.

1. Vælg fanen 'Salg' øverst
2. Klik på 'Tilbud' i menuen 
3. Klik på knappen 'Opret ny' i øverste højre hjørne
4. Vælg en kunde fra listen (har du mange kunder, kan du trykke 'Vis flere resultater' for at få hele kundelisten vist, eller søg efter et kundenavn/kundenummer ved at skrive direkte i feltet). 
   Tip! du har også mulighed for at vælge 'Opret' nederst i menuen for at oprette en helt ny kunde
5. Klik på 'Opret og rediger'
6. Angiv relevant information om tilbuddet (Overskrift, Note, Leveringsdato og hvor længe tilbuddet er gyldigt)
7. Tilføj varer til tilbuddet ved at klikke på 'Opret ny'/'Tilføj varesamling'
8. Vælg varen/varesamlingen, angiv antal og andre relevante informationer
9. Klik herefter på 'Gem' eller 'Gem og ny' (hvis du ønsker at tilføje flere varer til tilbuddet)
10. Du har mulighed for at vedhæfte en PDF-fil til tilbuddet - det gøres i højre side af tilbudskladden i feltet 'Vedhæftet PDF' 
11. Klik 'Send til kunde' for at afslutte. Hvis tilbuddet skal sendes til kunden på e-mail, markeres dette

Konverter Tilbud til en Ordre 

Hvis du har sendt et tilbud til en kunde, og kunden har accepteret, kan du konvertere det til en salgsordre. På den måde behøver du ikke oprette en ordre fra bunden. Nedenfor guider vi dig igennem, hvordan du konverterer et tilbud til en salgsordre.

1. Vælg fanen 'Salg' øverst
2. Klik på 'Tilbud' i menuen
3. Find det tilbud i overblikket, som du ønsker at konvertere til en salgsordre
4. Klik på de 3 små prikker i højre side af tilbudslinjen
5. Vælg fluebenet i midten “Kunde har accepteret” 
   
6. Herefter kommer der en boks op, hvor du kan vælge at konvertere tilbuddet til en salgsordre (eller til en faktura). Vælg konverter til 'Ordre' og tryk 'Accepter og konverter'
7. Tilbuddet er nu konverteret til en ordre, som du har mulighed for at redigere
8. Klik 'Send til kunde' for at afslutte orden - herefter får du muligheden for at kunne vælge at sende ordrebekræftelsen til kunden på mail eller helt lade være 
9. Tryk 'Send' - ordren vil herefter blive registreret som 'Sendt' (/bekræftet) i systemet

Opret en forsendelse til ordren 

Når din salgsordre er klar til at blive afsendt, kan du oprette en forsendelse ud fra selve ordren og på den måde spare tid. Det kan gøres på to måder. Nedenfor guider vi dig igennem begge fremgangsmåder.

Du oprette en forsendelse ud fra en salgsordre ved enten at:

1. Vælg fanen 'Salg' øverst
2. Klik på 'Ordre' i menuen 
3. Find den ordre i overblikket, som du ønsker at oprette forsendelsen til
4. Hold musen over de 3 små prikker i højre side af ordrelinjen og vælg 'Opret forsendelse'
   
5. Pluk de varer, der skal afsendes. Skal samtlige varer afsendes, kan du klikke på 'Pluk alle'
6. Klik på 'Send' øverst i højre hjørne - du får herefter mulighed for at vælge, om du vil sende en følgeseddel til kunden på mail
7. Klik 'Send' igen for at afslutte

Eller:

1. Vælg fanen 'Salg' øverst
2. Klik på 'Ordre' i menuen 
3. Find den ordre i overblikket, som du ønsker at oprette forsendelsen ud fra
4. Klik på ordrenummeret - så du kommer ind på selve ordren
5. Klik på ikonet 'Opret forsendelse' øverst i højre hjørne
   
6. Klik på ikonet 'Rediger'
7. Pluk de varer, der skal afsendes. Skal samtlige varer afsendes, kan du klikke på 'Pluk alle'
8. Klik på 'Send' øverst i højre hjørne - du får herefter mulighed for at vælge, og du vil sende en følgeseddel til kunden på mail
9. Klik 'Send' igen for at afslutte

Opret en Faktura ud fra Ordren  

Når du har en salgsordre i systemet, kan du oprette fakturaen ud fra den. På den måde sparer du tid og klik. Nedenfor guider vi dig igennem, hvordan du gør.

Du kan enten:

1. Vælg fanen 'Salg' øverst
2. Klik på 'Ordre' i menuen
3. Find den salgsordre, du ønsker at oprette fakturaen ud fra
4. Hold musen over de 3 små prikker i højre side af den aktuelle ordrelinje og klik 'Opret faktura'
   
5. Du kan nu oprette en faktura på enten alle varelinjer eller oprette en delvis faktura kun på de afsendte varelinjer (hvis du ikke har sendt/ikke ønsker at sende alt på én gang)
6. Fakturaen er nu oprettet, og du har mulighed for at redigere den
7. Klik 'Send til kunde' for at afslutte fakturaen
   • Herefter får du muligheden for at kunne vælge at sende fakturaen til kunden på mail eller helt lade være
   • Du kan også vælge at oprette forsendelse i forbindelse med fakturaen, og i så fald om ordren skal markeres som afsendt og;
   • om varen(e) skal trækkes fra lageret på fakturadatoen i stedet for dags dato
8. Tryk 'Send' - fakturaen vil herefter blive registreret som 'Bogført' i systemet

Eller:

1. Vælg fanen 'Salg' øverst
2. Klik på 'Ordre' i menuen
3. Find den salgsordre, du ønsker at oprette fakturaen ud fra
4. Klik på ordrenummeret til venstre på ordrelinjen for at gå ind på den akutelle ordre
5. Klik 'Opret faktura' øverst i højre side 
6. Du kan nu oprette en faktura på enten alle varelinjer, eller oprette en delvis faktura kun på de afsendte varelinjer (hvis du ikke har sendt/ikke ønsker at sende alt på én gang)
7. Fakturaen er nu oprettet, og du har mulighed for at redigere den
8. Klik 'Send til kunde' for at afslutte fakturaen
   1. Herefter får du muligheden for at kunne vælge at sende fakturaen til kunden på mail eller helt lade være
   2. Du kan også vælge at oprette forsendelse i forbindelse med fakturaen, og i så fald om ordren skal markeres som afsendt og;
   3. om varen(e) skal trækkes fra lageret på fakturadatoen i stedet for dags dato
9. Tryk 'Send' - fakturaen vil herefter blive registreret som 'Bogført' i systemet

Rackbeat har en masse funktionalitet i salgsmodulet - denne artikel kommer ikke omkring det hele. Vi opfordrer dig til selv at eksperimentere med disse funktioner, så du kan finde den arbejdsgang, der passer dig og din virksomhed bedst. Du kan altid kontakte os i supporten, hvis du er interesseret i sparring omkring dine arbejdsgange.