Kom godt i gang med Rackbeat

Rackbeat gjør det mulig for deg å tilpasse avtalen din etter virksomheten sine behov. Følg denne guiden for å komme godt igang fra start.

Velkommen som ny bruker av Rackbeat! Du er sikkert ivirig etter å komme igang med å opprette produkter, kunder og leverandører i systemet, slik at du kan komme igang med å bruke Rackbeat. Før du når så lang, er det en fordel å ha noen basisinnstillinger og informasjoner på plass. De skal nemlig anvendes, både når du oppretter dine produkter, leverandører og kunder, samt når du lager de første ordrene og innkjøpene dine.

I de 4 simple trinnene nedenfor hjelper vi deg med å legge fundamentet.

Første trinn | Virksomhetsinnstillinger
Andet trin | Opprettelse av basis informasjon til Varefanen
Tredje trin | Opprettelse av basis informasjon til Innkjøpsfanen
Fjerde trin | Opprettelse av basis informasjon til Salgsfanen

---

Første trinn | Virksomhetsinnstillinger

Begynn med å gjennomgå virksomhetsinnstillingene dine. De består av noen forskjellige underkategorier, de mest relevant å få satt opp før du går i gang med aktivt å bruke Rackbeat er:

Generelt
Valuta
Medarbeidere
Layouts
Betalingsbetingelser
Språk
Brukere

Disse skal vi gå gjennom nå.

Generelt

Generelt er delt opp i 7 underkategorier, som er:

Nummer
Informasjon
Adresser
Bank
Standarder
Felter
Avansert

La oss gå gjennom dem sammen.

Numre

Her velger dere hvilken nummerserie dere vil at Rackbeat skal følge når det kommer til innkjøp og salg.

Det kan være at du for eksempel fører en unik nummerserie på dine salgsfakturaer og gjerne vil at Rackbeat skal følge den serien.

Du kan endre nummerserien ved å klikke på feltet og endre nummeret.

Informasjon

Her taster dere inn virksomhetsinformasjonen deres. Denne informasjonen bygger fundamentet for hva dere vil vise om virksomheten på PDF-dokumentene som sendes ut når dere sender en en ordrebekreftelse eller faktura til kundene deres.

Adresser

Hvis dere arbeider med mer enn kun en adresse, kan dere legge inn adressene her. Dette kan for eksempel være dersom dere har flere haller eller butikker.

Bank

Her taster dere inn bankopplysningene deres. De skal brukes i forbindelse med betalingsbetingelsene deres og oppsetting av layouts. Når de er opprettet og valgt på de spesifikke layoutsene, vil opplysningene være synlige på PDF-en som sendes til kundene deres, under betalingsbetingelser.

Standarder

Her kan dere velge om dere vil at Rackbeat på forhånd skal foreslå hva som skal fylles ut i noen av feltene når dere oppretter nye varer, kunder og leverandører.

Felter

Denne kategorien er kun relevant dersom dere benytter et Premium abonnement. Hvis dere ikke bruker et Premium abonnement, men kunne tenkt dere å lese mer om de brukerdefinert feltene, er det bare å lese videre.

Her har du mulighet for å opprette dine egne felter. Feltene kan brukes som informasjonsfelter, inkluderes på dine PDF-er og tilføyes til oversiktsbildene dine, for eksempel produkt- og ordreoversikten.

Avansert

Her har du flere ulike muligheter, så la oss gå gjennom dem løpende her

Aktiver lagerdeling
Denne funksjonen skaper et unikt link pr. varenuummer, som man kan kode inn i hjemmesiden sin eller i programmet sitt for å vise varens lagerantall.

Notifikasjoner om feil i integrasjoner via mail
Denne funksjonen sender deg en mail daglig, dersom synkroniseringen til en annen plattform, for eksempel Tripletex feiler. Varslet sendes til den mailen som er oppgitt i informasjonsfanen.

Logo 
Her kan dere laste opp virksomhetens logo, det vil bli brukt på de mailene som sendes ut til deres kunder. Det er ikke logoen som brukes på PDF-en, men den logoen som brukes på mailen dere sender ut.

Lagerprinsipp
Her kan du se hvilket lagerprisnipp du har opprettet avtalen med. I Rackbeat arbeider vi med enten "Gjennomsnittlig kostpris" eller "FIFO".

Desimaler
Her kan du angi hvor mange desimaler du ønsker å bruke i "Priser" og "Antall", seperator for desimaler og for tusen-tall.

Det laveste antallet desimaler du kan arbeide med i Rackbeat, er 2.

Datoformat
Her kan du angi hvordan datoformatet skal være i Rackbeat og om kalenderen skal starte med mandag først.

Tillat redigering av strukturvarer i produksjon
I normale tilfeller kan man ikke redigere strukturvarer hvis de er i gang med en produksjon, men denne funksjonen gir deg mulighet til å redigere strukturvaren selv om den er en del av en aktiv produksjon. (Denne funksjonen er kun relevant dersom du har vårt Premium abonnement, som gir adgang til strukturvarer og produksjoner)

Gi Rackbeat-supporten adgang til din avtale
Hvis du huker av i denne boksen, gir du Rackbeat-supporten adgang til å logge inn i deres avtale, slik at de kan gjennomgå noe med dere. Dere kan alltid fjerne denne adgangen hvis dere ikke vil at supporten skal ha tilgang til avtalen deres hele tiden. 

Dersom krysset tas bort fra boksen, kan ikke supporten vår gå inn på deres avtale.

Inkluder beskrivelse på nye salgslinjer
Denne funksjonen gjør at varens beskrivelse vil fremgå i tekstfeltet for varen når den legges til på en ordrelinje.

Lagerverdi forbundet med fakturering
Denne funksjonen gjør at mottakelser og avsendelser ikke påvirker regnskapet, før en matchende faktura har blitt bokført. Bokføringen av en faktura uten en tilknyttet ordre eller bestilling vil automatisk regulere beholdningen.


De neste kategoriene finner du i menyen på venstre side.

Valuta

Her har du muligheten til å endre valutakursen til en fast kurs, opprette ny valuta, slette eksisterende og se den aktuelle kursen på valutaen.

Vi benytter oss av programmet fixer.io for å oppdatere valutakursen og den oppdateres minst 4 ganger i døgnet.

Du kan sette en fast kurs ve då endre kursen og trykke på enter-knappen. 
Hvis du skal endre den tilbake til den aktuelle kursen, skal du klikke på ikonet som kommer frem i høyre side av boksen.

Medarbeidere

Her har du muligheten til å opprette medarbeidere som kan være referanser på bestillinger, ordre, mottakelser, forsendelser, produksjoner og fakturaer i Rackbeat.

Layouts

I Rackbeat er det enkelt å opprette og tilpasse dine "Layouts". Her kan du tilpasse malene for PDF-filer og e-mails som du skal sende fra Rackbeat.

For en litt mer dybegående gjennomgang av hva vår layout-designer kan og hvordan du arbeider med den, kan vi anbefale at du sjekker ut artikkelen vår Layouts i Rackbeat.
Layoutet viser hvordan de PDF-filene du sender til kunden vil se ut. Vi anbefaler at man tar seg litt tid for å gå gjennom og sette layoutsene helt korrekt opp.

Betalingsbetingelser

Her kan du opprette og redigere betalingsbetingelsene dine, som er de som vil fremgå på PDF-en til kunden.

Du kan lese mer om betalingsbetingelsene dine her: Slik oppretter du betalingsbetingelser.

Språk

Her kan du opprette de språkene og språkkodene du vil angi for spesifikke kunder.

Gjennom dette vil du få muligheten til å kunne oversette beskrivelser og varenavn til de opprettede språkene, slik at du kan gi kundene en opplevelse med personlige varenavn basert på deres språk. 

Brukere

For at man skal få adgang til Rackbeat, må man ha opprettet en brukerlisens. Her kan du opprette brukerlisenser til de av dine kollegaer som skal ha adgang til Rackbeat.

Når du er igang med å opprette en ny brukerlisens, skal du velge om det skal være en lagermedarbeider/mobilbruker, eller om det skal være en normal lisens, slik som din egen.
Du kan lese mer om lagermedarbeideren/mobilbrukeren her: Om mobilbrukeren

---

Andre trinn | Opprettelse av grunnleggende informasjon til Varefanen

I varefanen skal vi opprette den informasjonen som er relevant for dine varer, som er ting som:

Enheter
Varegrupper
Lokasjoner

La oss gå igang med det sammen!

Enheter

Her kan du opprette de forskjellige enhetene som du bruker til varene dine, som for eksempel: Kg, Liter, Pall, Ramme og mye mer.

Enheter er ikke et krav for å kunne opprette en ordre eller en faktura i Rackbeat, men kan være til stor hjelp i forhold til forståelsen av mengden av produkter, spesielt i forbindelse med vår Unit Converter.

Varegrupper

Når du starter med Rackbeat, er et av de første skrittene å opprette varegrupper. Dette hjelper med å organisere varene dine effektivt. Her er en trinn-for-trinn guide for å opprette og forstå varegrupper.

1. Hva er en varegruppe? En varegruppe er en kategori, hvor du kan plassere varene dine. Dette kan omfatte forskjellige typer som:
   • Fysiske varer
   • Ytelser
   • Frakt og avgifter
   Du kan opprette en varegruppe for hver varekategori du har, og det er helt opp til deg å bestemme hvordan de skal organiseres. 
   
   
2. Angivelse av moms. Varegrupper spiller en sentral rolle i håndteringen av moms. Når du oppretter en varegruppe skal du angi momssatsen, som gjelder for salg av varer i denne gruppen. Rackbeat arbeider med 4 momssoner: Innland, EU, Utland og Innland uten moms.
3. Lagertrekk. Det er viktig å spesifisere om varene i varegruppen skal ha lagertrekk eller ikke. For eksempel, en varegruppe for "ytelser" vil typisk ikke ha lagertrekk, og dette skal angis ved opprettelse.
4. Salgsmuligheter. Når du oppretter en varegruppe, kan du velge om varene i denne gruppen skal kunne selges. Dette er nyttig hvis du har komponenter som kun er beregnet til intern bruk i produksjon og ikke skal selges.
5. Kostprisjusteringer. Hvis en varegruppe ikke har lagertrekk, kan du velge hvordan prisen for varene i denne gruppen skal håndteres ved mottakelse. For eksempel, hvis du ønsker å fordele fraktomkostningene over de motatte varene, kan du velge å gjøre dette basert på verdi eller antall.

Lokasjoner

Her kan du opprette de forskjellige lokasjonene som deres varer kan/skal ligge på, det kan være at dere for eksempel: har flere butikker, oppbevaringshaller eller andre steder som varene kan ligge på, så kan dere opprette dem her.
Hvis dere kun bruker en lokasjon, kan dere selvfølgelig omdøpe "Hovedlager" til deres ønskede navn for lokasjonen og benytte dere av det.

Hvis dere har vårt Premium abonemment, kan dere opprette underlokasjoner på lokasjonene deres, slik at dere kan komme enda mer i dybden på varenes plassering.
Et eksempel kan være:

• Hall 1
  • Rekke 15
    • Hylle 2

---

Tredje trinn | Opprettelse av basisinformasjon til Innkjøpsfanen

I dette trinnet har vi fokus på å opprette leverandørgruppene dine, de har nemlig relevans for de leverandørene du har.
Dette skal vi gjøre fordi det er et krav i opprettelsen av leverandører at de kan kobles til en leverandørgruppe, og gir deg muligheten til å kategorisere leverandørene deres i forskjellige grupper.

Du kan se hvordan du oppretter leverandørgruppene dine her:

1. Velg fanen "Innkjøp" øverst på siden
2. Klikk på "Leverandørgrupper" i menyen
3. Klikk på "Opprett ny" øverst i høyre hjørne
4. Tast inn navn og (valgfritt) nummer på leverandørgruppen
   NB! Hvis du lar feltet "Nummer" stå tomt, vil Rackbeat autogenerere et nummer
5. Klikk på "Opprett ny leverandørgruppe" for å avslutte

Deretter skal leverandørene dine opprettes, det gjør du på denne måten:

1. Velg fanen "Innkjøp" øverst på siden
2. Klikk på "Leverandører" i menyen
3. Klikk på "Opprett ny" øverst i høyre hjørne
4. Angi opplysninger på leverandøren
5. Klikk på "Opprett leverandør" for å avslutte

Hvis du ønsker å importere leverandørene dine inn i Rackbeat, kan du følge linken nedenfor for å se hvordan du gjør dette.

Se hvordan du importerer leverandørene dine her.

---

Fjerde trinn | Opprettelse av basisinformasjon til Salgsfanen

I dette trinnet har vi fokus på å opprette kundegruppene dine. De har nemlig relevans for de kundene du har.
Dette skal vi gjøre fordi det er et krav i opprettelsen av kunder at de kan kobles itl en kundegruppe, og fordi det gir deg muligheten til å kategorisere kundene deres i forskjellige grupper.

Manuell opprettelse av kundegrupper

Du kan se hvordan du oppretter kundegruppene dine her:

1. Klikk på fanen "Salg" øverst på siden
2. Klikk på "Kunder" i menyen
3. Klikk på knappen "Opprett ny" øverst til høyre
4. Fyll ut de generelle informasjonen om kunden
   Hvis du ikke legger ved et kundenummer, vil Rackbeat automatisk generere et unikt nummer
5. Klikk på "Opprett kunde" for å avslutte eller trykk på "Opprett og ny" (for å automatisk klar til å opprette enda en ny kunde)

Manuell opprettelse av kunder

1. Klikk på fanen "Salg" øverst på siden
2. Klikk på "Kunder" i menyen
3. Klikk på knappen "Opprett ny" øverst til høyre
4. Fyll ut den generelle informasjonen om kunden
   Hvis du ikke utfyller et kundenummer, vil Rackbeat automatisk generere et unikt nummer
5. Klikk på "Opprett kunde" for å avslutte, eller trykk på "Opprett og ny" (for automatisk å gjøre klart til å opprette enda en ny kunde)

Ønsker du å importere kundene dine inn i Rackbeat, kan du følge linken nedenfor for å se hvordan du gjør det.

Se hvordan du importerer kundene dine her.

---

---

Opprett dine produkter

Se hvordan du oppretter dine produkter manuelt her og eventuelle strukturvarer her.
Se hvordan du importerer produkter og/eller strukturvarer her.

Det var det! Din Rackbeat-avtale er nå satt opp og du er klar for å opprette dine første ordre, innkjøp, fakturaer og dykke ned i alle de andre funksjonene som er i Rackbeat.