Opsætning af din Rackbeat fra A-Z

Inden du begynder at oprette dine leverandører, kunder og produkter i systemet er der et par basisindstillinger- og informationer du med fordel kan udfyldes først, da disse nemlig skal anvendes når du opretter dine produkter, leverandører og kunder. Disse skal også bruges når du opretter din første ordre i systemet. 

Disse fire simple trin nedenfor hjælper vi dig med at lægge fundamentet: 

Første trin | Virksomhedsindstillinger
Andet trin | Oprettelse af basis information til Varefanen
Tredje trin | Oprettelse af basis information til Indkøbsfanen 
Fjerde trin | Oprettelse af basis information til Salgsfanen

---

Første trin | Virksomhedsindstillinger

Du start ud med, at gennemgå dine virksomhedsindstillinger. Virksomhedsindstillingerne består af forskellige underkategorier, hvoraf de mest relevante kategorier der skal opsættes inden du begynder at anvende Rackbeat, er:  

Generelt
Valuta
Medarbejdere
Layouts
Betalingsbetingelser
Sprog
Brugere

Herunder gennemgår vi kategorierne.

Generelt

Generelt, er delt op i syv yderligere kategorier: 

• Numre

• Information

• Adresser

• Bank

• Standarder

• Felter

• Avanceret

Numre

Her skal I vælge, hvilken nummerserie  I ønsker, at Rackbeat skal følge når det kommer til indkøb og salg.
Måske du fører en unik nummerserie på dine salgsfaktura, og gerne vil have at Rackbeat skal følge denne nummerserie - så er det i denne kategori du tilretter dette. 

Du kan ændre i nummerserien ved at klikke på feltet og ændre i nummeret.

 

• Generelt startnummer

• Indkøb

  • Næste ordrenr.: Næste bestilling vil blive oprettet med dette nummer.

  • Næste fakturanr.: Næste leverandørfaktura vil blive oprettet med dette nummer.

  • Næste modtagelsesnr.: Næste varemodtagelse vil blive oprettet med dette nummer.

• Salg

  • Næste ordrenr.: Næste salgsordre vil blive oprettet med dette nummer.

  • Næste fakturanr.: Næste salgsfaktura vil blive oprettet med dette nummer.

  • Næste tilbudsnr.: Næste tilbud vil blive oprettet med dette nummer.

---

Information

Her indtaster i Jeres virksomhedsinformationer, disse informationer bygger fundamentet for hvad I ønsker, at vise af virksomhedsinformationer på de PDF-dokumenter der sendes ud, når I sender en ordre bekræftelse eller en faktura til jeres kunder.

Mailen er desuden den i som udgangspunkt modtager svar på, når kunder svarer på de mail der sendes fra systemet.

• Navn: Virksomhedens navn. Navnet vil fremgå af PDF’er, der sendes fra systemet.
• CVR-nr.: Virksomhedens CVR.
• EAN-nummer: Indtast EAN-nummer hvis i har et
• Vej: Virksomhedens primære adresse. Har I flere adresser, kan de oprettes under Adresser. 
• Vej 2: Eventuel ekstra adresselinje, f.eks. etage, afdeling eller c/o.
• Postnummer: Virksomhedens postnummer.
• By: Byen, som virksomheden tilhører.
• Land: Landet, hvor virksomheden er registreret.
• Telefon: Virksomhedens generelle telefonnummer. 
• Mail: Virksomhedens generelle mail. Mailen er desuden den i som udgangspunkt modtager svar på, når kunder svarer på de mail der sendes fra systemet.
• Hjemmeside: Virksomhedens hjemmeside.

 

Adresser

Hvis I arbejder med mere end én adresse, det kan være at I fx har flere distributionshaller eller butikker, kan I indtaste adresserne her.

Når adresserne er oprettet, kan de vælges på Bestillinger hos leverandøren:

---

Bank

Her kan I indtaste virksomhedens bankoplysninger.

Bankoplysningerne kan bruges på jeres layouts, så de fremgår nederst på de PDF’er, der sendes til kunder - f.eks. tilbud, ordrer og fakturaer.

For at vise bankoplysningerne på en PDF skal de først oprettes her og derefter vælges på det relevante layout.

Sådan tilføjer du banken til dine tilbud, ordre og faktura:

1. Gå til Layouts.
2. Find layoutet du ønsker at tilføje banken til.
3. Hold musen over de 3 prikker i højre side, og klik på Rediger.
4. Find feltet Bankkonto, og vælg banken her.
   1. 
5. Afslut med "Gem ændringer".

---

Standarder

Her kan I vælge, om Rackbeat automatisk skal foreslå værdier i udvalgte felter, når der oprettes nye varer, kunder og leverandører.

Standarderne er kun forslag og kan ændres manuelt på den enkelte vare, kunde eller leverandør.

Varestandarder

• Enhed: Vælg den enhed, der som standard skal foreslås ved oprettelse af nye varer.

• Varegruppe: Vælg den varegruppe, som nye varer som standard skal placeres i.

• Standard lokation: Vælg den lokation, der som standard skal foreslås på nye varer.

• Primær leverandør: Vælg den leverandør, der som standard skal foreslås som primær leverandør på nye varer.

• Foreslå næste nummer: Vælg om Rackbeat automatisk skal foreslå næste varenummer, når der oprettes en ny vare.

Kundestandarder

• Valuta: Vælg den valuta, der som standard skal foreslås på nye kunder.

• Gruppe: Vælg den kundegruppe, som nye kunder som standard skal placeres i.

• Land: Vælg det land, der som standard skal foreslås på nye kunder.

• Sprog: Vælg det sprog, der som standard skal bruges på nye kunder.

• Layout: Vælg det layout, der som standard skal bruges på dokumenter til nye kunder.
  

• Leveringsbetingelser: Vælg de leveringsbetingelser, der som standard skal foreslås på nye kunder.

• Betalingsbetingelse: Vælg den betalingsbetingelse, der som standard skal foreslås på nye kunder.

• Momszone: Vælg den momszone, der som standard skal foreslås på nye kunder.

• Foreslå næste nummer: Vælg om Rackbeat automatisk skal foreslå næste kundenummer, når der oprettes en ny kunde.

Leverandørstandarder

• Valuta: Vælg den valuta, der som standard skal foreslås på nye leverandører.

• Gruppe: Vælg den leverandørgruppe, som nye leverandører som standard skal placeres i.

• Land: Vælg det land, der som standard skal foreslås på nye leverandører.

• Sprog: Vælg det sprog, der som standard skal bruges på nye leverandører.

• Layout: Vælg det layout, der som standard skal bruges på dokumenter til nye leverandører.

• Leveringsbetingelser: Vælg de leveringsbetingelser, der som standard skal foreslås på nye leverandører.

• Betalingsbetingelse: Vælg den betalingsbetingelse, der som standard skal foreslås på nye leverandører.

• Momszone: Vælg den momszone, der som standard skal foreslås på nye leverandører.

• Foreslå næste nummer: Vælg om Rackbeat automatisk skal foreslå næste leverandørnummer, når der oprettes en ny leverandør.

---

Felter

Denne kategori er kun relevant hvis I benytter jer af et Premium eller Premium+ abonnement.

Læs mere om de forskellige planer her:
Abonnementer og priser

Her har du mulighed for, at oprette dine egne felter. Felterne kan bruges som informationsfelter, inkluderes på dine Pdf'er og tilføjes til dine oversigtsbilleder, eksempelvis kan de tilføjes på produkt og ordreoversigten.

Se vores fulde guide på felter her:
https://helpdesk.rackbeat.com/da/knowledge/ht-00076

---

Regnskab

I fanen Regnskab kan du se og administrere indstillinger, der har betydning for kostpriser og lagerværdi.

Du kan se følgende:

• Aftalens kostprisprincip

• Lagerværdi forbundet med fakturering

• Værdi af negativt antal

Kostprisprincip

Her kan du se, hvilket kostprisprincip der blev valgt ved opstart af aftalen.
Kostprisprincippet låses, når aftalen oprettes, og kan ikke ændres efterfølgende.

Lagerværdi forbundet med fakturering

 Her kan du aktivere eller deaktivere funktionen Lagerværdi forbundet med fakturering.
 Funktionen styrer, om lagerværdien skal kobles til fakturerings flowet. 

Værdi af negativt antal

Her kan du vælge, hvordan værdien af negativt antal skal beregnes i systemet.
Valget kan kun foretages én gang og kan ikke ændres efterfølgende.
Læs mere her: Negative værdier i Rackbeat

---

Avanceret

Denne kategori kan forskellige ting - disse gennemgår vi herunder:

Decimaler:

Her angives hvor mange decimaler du ønsker at bruge i henholdsvis "Priser" og "Antal", separator til decimaler og tusinde. 
Det laveste antal decimaler du kan arbejde med i Rackbeat, er to.

 

Datoformat:

Her angiver du, hvordan datoformatet skal være i Rackbeat, samt om jeres kalender skal starte med mandag først.

 

Avancerede kontoindstillinger

• Opdater automatisk leverandørpriser fra leverandørfakturaer

  • Denne indstilling gør, at din leverandørs priser automatisk opdateres, når du bogfører en leverandørfaktura.

• Tillad redigering af styklister i produktion

  • Hvis du aktiverer denne, får du lov til at redigere linjer på styklister, selvom de er en del af en aktiv produktionsordre.

• Inkluder beskrivelse på nye salgslinjer

  • Hvis du aktiverer dette, vil salgslinjer inkludere produktbeskrivelsen i linjebeskrivelsen.

• Giv Support adgang til aftale

  • Hvis du aktiverer denne, så giver du vores supportteam adgang til at tilgå din aftale og data.
  • Du kan altid deaktivere denne igen.
• Logo
  • Her kan du uploade jeres virksomheds logo. Logoet vil blive fremgå på de mails som sendes til jeres kunder. Det er derfor ikke logoet som bruges på PDF'er, men tværtimod bruges det i den mail som sendes ud.
  • 

Avancerede integrationsindstillinger

• Aktivér lagerdeling

  • Den funktion skaber et unikt link pr. varenummer, som du kan kode ind i hjemmeside for at vise varens lagerantal.

  • 
• Notifikationer om fejl i integrationer per mail:
  • Denne funktion vil sende dig en mail dagligt såfremt, at en synkronisering til en anden integration som fx e-conomic fejler. Denne mail vil blive sendt til mailadressen der er angivet i informationsfanen.
  • 

 

De næste kategorier der gennemgås herunder, vil du kunne finde i menuen i venstre side, når du er inde i dine virksomhedsindstillinger.

---

Valuta

I denne fane, har du mulighed for at ændre valutakursen til en fast kurs, oprette nye valuta, slette eksisterende og se den aktuelle kurs på valutaen.
Vi benytter os af programmet fixer.io til at opdatere valutakursen. I Rackbeat opdateres valutakursen en gang i timen. 

Du kan sætte en fast kurs ved, at ændre kursen og klikke på din enter knap efter at have indtastet den faste kurs du ønsker.
Hvis du skal ændre den tilbage til den aktuelle kurs, skal du klikke på ikonet der kommer frem i højre side af kassen, hvis der er indtastet en fast valutakurs.

---

Medarbejdere

Her har du mulighed for, at oprette medarbejdere som kan være referencer til bestillinger, ordrer, modtagelser, forsendelser, produktioner og faktura i Rackbeat. 

Læs mere om medarbejdere i Rackbeat her: Medarbehder

---

Layouts

I Rackbeat er det nemt at oprette og tilpasse dine layouts. Her kan du tilpasse skabelonerne for de PDF-filer og e-mails, der sendes ud fra Rackbeat. 

Layoutet angiver hvordan Pdf'en du sender ud til kunden ser ud.
Vi anbefaler, at man tager sig lidt tid til at gennemgå og sætte sine layouts korrekt op. 

Læs mere om det her: Layouts i Rackbeat

---

Betalingsbetingelser

Her kan du oprette og redigere dine betalingsbetingelser, som er dem der vil fremgå på Pdf'en til kunden.

Du kan læse mere om dine betalingsbetingelser her: Sådan opretter du betalingsbetingelser.

---

Sprog

Her kan du oprette de sproglag og sprogkoder, som du ønsker at angive for de specifikke kunder. 

Gennem dette vil du får mulighed for, at kunne oversætte beskrivelser og varenavne til de oprettede sprog. Herved du kan give kunderne en oplevelse med personlige varenavne baseret på deres sprog.

Læs mere om sprog og oversættelser her: Sprog i Rackbeat

---

Brugere

For at flere kan få adgang til Rackbeat,  skal man have oprettet et brugerlicens.

Her kan du oprette brugerlicenser, til de af dine kollegaer, som skal have adgang til Rackbeat.

---

Andet trin | Oprettelse af basisinformation til Varefanen

I varefanen skal der oprettes de ting som er relevante for dine varer. Dette er blandt andet: 

Enheder
Varegrupper
Lokationer

Herunder gennemgås informationerne: 

Enheder

Her kan du oprette de enheder du anvender til dine varer. Det kan eksempelvis være enhederne: Kg, liter, palle, ramme mm. 

Enheder er ikke et krav for, at kunne oprette en ordre eller en faktura i Rackbeat. Enhederne kan være en stor hjælp i forhold til forståelsen af mængden af produkter eller i forbindelse med vores Unit Converter.

Varegrupper

Når du starter med Rackbeat, er et af de første skridt, at oprette varegrupper. Dette hjælper med at organisere dine varer effektivt. Her er en trin-for-trin guide til at oprette og forstå varegrupper:

1. Hvad er en Varegruppe? En varegruppe er en kategori, hvor du kan placere dine varer. Dette kan omfatte forskellige typer som:

   • Fysiske varer.
   • Ydelser.
   • Fragt og afgifter.

   Du kan oprette en varegruppe for hver varekategori du har, og det er helt op til dig at bestemme, hvordan de skal organiseres.

2. Angivelse af Moms Varegrupper spiller en central rolle i håndteringen af moms. Når du opretter en varegruppe, skal du angive momssatsen, som gælder for salg af varer i denne gruppe. Rackbeat arbejder med 4 moms zoner: Indland, EU, Udland, og Indland uden moms.

3. Lagertræk Det er vigtigt at specificere, om varerne i varegruppen skal have lagertræk. For eksempel, en varegruppe for "ydelser" vil typisk ikke have lagertræk. Dette skal angives ved oprettelsen.

4. Salgsmuligheder Når du opretter en varegruppe kan du vælge, om varerne i gruppen skal kunne sælges. Dette er nyttigt, hvis du har komponenter, der kun er beregnet til intern brug- eksempelvis i produktion og ikke skal sælges.

5. Kostprisjusteringer Hvis en varegruppe er uden lagertræk kan du vælge, hvordan prisen for varerne i denne gruppe skal håndteres ved modtagelse. Hvis du eksempelvis ønsker, at fordele fragtomkostningerne over de modtagne varer, kan du vælge at gøre dette baseret på værdi eller antal.

Lokationer

Her kan I oprette de lokationer som jeres varer kan/skal ligge på - det kan være, at i fx har flere butikker, opbevaringshaller eller andre steder som varerne ligger på. Hvis dette er tilfældet, kan I oprette dem her.
Hvis I kun bruger én lokation, kan I selvfølgelig blot omdøbe "Hovedlager" til jeres ønskede navn for lokationen og benytte jer af det.

Benytter I jer af vores Premium abonnement, har I mulighed for, at oprette underlokationer på jeres lokationer. På denne måde, kan I komme længere ned i dybden.
Et eksempel på dette, kan være: 

• Hal 1
  • Række 15
    • Hylde 2

---

Tredje trin | Oprettelse af basis information til Indkøbsfanen 

I dette trin fokuseres der på, at oprette dine leverandørgrupper. Disse har nemlig relevans for de leverandører du har.
Dette skal vi gøre da det er et krav ift. oprettelsen af leverandører, at disse kobles til en leverandørgruppe - og ligeledes for, at give dig muligheden for at kategorisere jeres leverandører i forskellige grupper.

Du kan se hvordan du opretter dine leverandørgrupper her: 

1. Vælg fanen “Indkøb” øverst.
2. Klik på “Leverandørgrupper” i menuen. 
3. Klik på “Opret ny” i øverste højre hjørne.
4. Indtast navn og (valgfrit) nummer på leverandørgruppen.
   NB! Hvis du lader feltet "Nummer" stå tomt, vil Rackbeat autogenerere et nummer.
5. Klik på “Opret ny leverandørgruppe” for at afslutte.

Herefter skal dine leverandører oprettes, det gør du sådan her: 

1. Vælg fanen “Indkøb” øverst.
2. Klik på “Leverandører” i menuen. 
3. Klik på “Opret ny” i øverste højre hjørne.
4. Angiv oplysninger på leverandøren.
5. Klik på “Opret leverandør” for at afslutte.

Ønsker du at importere dine leverandører ind i Rackbeat, så kan du følge linket nedenfor for at se hvordan du gør.

Se, hvordan du importerer dine leverandører her.

---

Fjerde trin | Oprettelse af basis information til Salgsfanen

I dette trin fokuseres der på, at oprette dine kundegrupper - disse har relevans for de kunder du har.
Dette skal vi gøre da det er et krav ift. oprettelsen af kunder, at de kobles til en kundegruppe og for at give dig muligheden for at kategorisere jeres kunder i forskellige grupper.

Manuel oprettelse af kundegrupper

Du kan se hvordan du opretter dine kundegrupper her:

1. Klik på fanen “Salg” øverst.
2. Klik på “Kunder” i menuen.
3. Klik på knappen “Opret ny” øverst til højre.
4. Udfyld den generelle information om kunden
   Hvis du ikke udfylder et kundenummer, vil Rackbeat automatisk generere et unikt nummer.
5. Klik "Opret kunde" for at afslutte eller tryk “Opret og ny” (for automatisk at gøre klar til at oprette endnu en ny kunde).

Manuel oprettelse af kunder

1. Klik på fanen “Salg” øverst.
2. Klik på “Kunder” i menuen.
3. Klik på knappen “Opret ny” øverst til højre.
4. Udfyld den generelle information om kunden
   Hvis du ikke udfylder et kundenummer, vil Rackbeat automatisk generere et unikt nummer.
5. Klik "Opret kunde" for at afslutte eller tryk “Opret og ny” (for automatisk at gøre klar til at oprette endnu en ny kunde).

Ønsker du, at importere dine kunder ind i Rackbeat, kan du følge linket nedenfor for at se hvordan du gør.

Se, hvordan du importerer dine kunder her.

---

---

Opret dine produkter

Se, hvordan du opretter dine produkter manuelt her og eventuelle styklister her.
Se, hvordan du importerer produkter og/eller styklister her.

Det var det! Din Rackbeat-aftale er sat op og du er nu klar til at oprette din første ordre, indkøb, faktura og dykke ned i alle de andre funktioner, der er i Rackbeat.