Generel Opsætning
      Tilbage til Start
      1. Helpdesk
      2. KOM GODT I GANG
      3. Generel Opsætning

      Kom godt i gang med Rackbeat

      Rackbeat giver dig mulighed for at tilpasse din aftale til din virksomheds behov. Følg vores guide til, hvordan du kommer godt fra start.

      Velkommen til som ny bruger af Rackbeat, du er sikkert ivrig efter at komme godt i gang med at oprette produkter, kunder og leverandører i systemet, så du kan komme i gang med at bruge Rackbeat, men før du når så langt, er det en fordel at have nogle basisindstillinger og -informationer på plads. De skal nemlig anvendes, både når du opretter dine produkter, leverandører og kunder, og når du laver dine første ordrer og indkøb.
      I de 4 simple trin nedenfor hjælper vi dig med at lægge fundamentet.

      Første trin | Virksomhedsindstillinger
      Andet trin | Oprettelse af basis information til Varefanen
      Tredje trin | Oprettelse af basis information til Indkøbsfanen 
      Fjerde trin | Oprettelse af basis information til Salgsfanen

      Første trin | Virksomhedsindstillinger


      Læg ud med at gennemgå dine virksomhedsindstillinger. De består af nogle forskellige underkategorier, de mest relevante at få sat op inden du går i gang med aktivt at bruge Rackbeat, det er:  

      Generelt
      Valuta
      Medarbejdere
      Layouts
      Betalingsbetingelser
      Sprog
      Brugere

      Dem går vi igennem nu.

      Generelt

      Generelt er delt op i 7 yderligere kategorier, som hedder: 

      Numre
      Information
      Adresser
      Bank
      Standarder
      Felter
      Avanceret

      Lad os prøve at løbe dem igennem sammen.

      Numre

      Her skal I vælge hvilken nummerserie som I gerne vil have Rackbeat skal følge når det kommer til henholdsvis indkøb og salg.
      Det kan være at du f.eks: fører en unik nummerserie på dine salgsfaktura og gerne vil have at Rackbeat skal følge den serie.

      Du kan ændre i nummerserien ved at klikke på feltet og ændre i nummeret.

      Information

      Her skal I indtaste jeres virksomhedsinformationer, disse informationer bygger fundamentet for hvad I gerne vil vise om virksomheden på de PDF dokumenter der sendes ud når I sender en ordre bekræftelse eller en faktura til jeres kunder.

      Note: Det er vigtigt at CVR-nummer feltet kun indeholder jeres CVR nummer, hvis I skal have et prefix stående foran cvr-nummeret, så kan du på denne guide se hvordan du gør.

      Adresser

      Hvis I arbejder med mere end blot én adresse, det kan være at I f.eks: har flere haller eller butikker, så kan I indtaste adresserne her.

      Bank

      Her skal I indtaste jeres bank oplysninger, bankoplysningerne skal bruges i forbindelse med jeres betalingsbetingelser og opsætningen af jeres layouts. Når de er oprettet og valgt på de specifikke layouts, så vil oplysningerne være synlige på PDF'en som sendes til jeres kunder, den vil være synlig nede i betalingsbetingelserne.

      Standarder

      Her kan I vælge hvis Rackbeat på forhånd skal foreslå hvad der skal udfyldes i nogle af felterne når I opretter nye varer, kunder og leverandører. 

      Felter

      Denne kategori er kun relevant hvis I benytter jer af et Premium abonnement.
      Benytter I jer ikke af Premium abonnementet, men gerne vil læse mere om de brugerdefinerede felter, så kan du klikke her for at læse mere: 

      Her har du mulighed for at oprette dine egne felter. Felterne kan bruges som informationsfelter, inkluderes på dine PDF'er og tilføjes til dine oversigtsbilleder, eksempelvis produkt- og ordreoversigten.

      Avanceret

      Her kan du lidt forskellige ting, så lad os lige løbe dem igennem sammen.

      Aktivér lagerdeling

      Den her funktion skaber et unikt link pr. varenummer, som man kan kode ind i sin hjemmeside eller sit program for at vise varens lagerantal.


      Notifikationer om fejl i integrationer per mail

      Den her funktion vil sende en mail dagligt såfremt at en synkronisering til en anden platform som f.eks: E-conomic fejler. Det sendes til den mail som er angivet I Informationsfanen.


      Logo

      Her kan du uploade jeres virksomheds logo, det vil blive brugt på de mails som sendes ud til jeres kunder, det er ikke logoet som bruges på PDF'en, men tværtimod bruges det i den mail som sendes ud.


      Lagerprincip

      Her kan du se hvilket lagerprincip du har oprettet aftalen med, i Rackbeat arbejder vi med henholdsvis "Gennemsnitlig kostpris" og "FIFO". 


      Decimaler

      Her kan du angive hvor mange decimaler du ønsker at bruge i henholdsvis "Priser" og "Antal", separator til decimaler og tusinde. 
      Det laveste antal decimaler du kan arbejde med i Rackbeat, det er 2. 


      Datoformat

      Her kan du angive hvordan datoformatet skal være i Rackbeat og om kalenderen skal starte med Mandag først.


      Tillad redigering af styklister i produktion

      I normale tilfælde kan man ikke redigere i styklister hvis de er i gang med en produktion, denne funktion giver dig mulighed for at redigere i styklisten selvom den er en del af en aktiv produktion. (Denne funktion er kun relevant såfremt du har vores Premium abonnement, som giver adgang til styklister og produktioner)


      Tillad Rackbeat-support adgang til aftale

      Hvis du sætter flueben i denne kasse, så giver du Rackbeat support adgang til at kunne logge ind på jeres aftale såfremt de skal gennemgå noget med jer. I kan altid fjerne dette flueben igen såfremt I ikke ønsker at det er slået til hele tiden.

      Er fluebenet fjernet, så vil vores support ikke kunne tilgå jeres aftale.


      Inkludér beskrivelse på nye salgslinjer

      Den her funktion gør så varens beskrivelse vil fremgå i tekstfeltet for varen når den tilføjes på en ordrelinje.


      Lager værdi forbundet med fakturering

      Den her funktion gør så modtagelser og afsendelser ikke påvirker regnskabet før en matchende faktura er blevet bogført. Bogføringen af en faktura uden en tilknyttet ordre eller bestilling vil automatisk regulere beholdningen.



      De næste kategorier vil du kunne finde i menuen ude i venstre side


      Valuta

      herinde har du mulighed for at ændre valutakursen til en fast kurs, oprette nye valuta, slette eksisterende og se den aktuelle kurs på valutaen.
      Vi benytter os af programmet fixer.io til at opdatere valutakursen og den opdateres minimum 4 gange i døgnet. 



      Du kan sætte en fast kurs ved at ændre kursen og klikke på din enter knap.
      Hvis du skal ændre den tilbage til den aktuelle kurs, så skal du klikke på ikonet der kommer frem i højre side af kassen.

      Medarbejdere

      Her har du mulighed for at oprette medarbejdere som kan være referencer til bestillinger, ordrer, modtagelser, forsendelser, produktioner og faktura i Rackbeat. 

      En medarbejder vil kun fungere som en reference og vil ikke få en adgang til Rackbeat.

      Layouts

      I Rackbeat er det nemt at oprette og tilpasse dine "Layouts". Her kan du tilpasse skabelonerne for de PDF-filer og e-mails, der sendes ud fra Rackbeat. 

      Vores layout designer er brugervenlig og nem at arbejde med. Det gør den imidlertid relativt begrænset i forhold til andre platforme, som f.eks. e-conomic.

      For en lidt mere dybdegående gennemgang af hvad vores layout designer kan og hvordan du arbejder med den, så kan vi anbefale at du besøger vores artikel Layouts i Rackbeat.

      Layoutet angiver hvordan den PDF som du sender ud til kunden, den ser ud.
      Vi anbefaler at man tager sig lidt tid til at gennemgå og sætte sine layouts korrekt op. 

      Betalingsbetingelser

      Her kan du oprette og redigere dine betalingsbetingelser, som er dem der vil fremgå på PDF'en til kunden. 
      Du kan læse mere om dine betalingsbetingelser her: Sådan opretter du betalingsbetingelser

      Sprog

      Her kan du oprette de sproglag og sprogkoder som du kan angive for de specifikke kunder. 
      Gennem dette vil du får mulighed for at kunne oversætte beskrivelser og varenavne til de oprettede sprog, så du kan give kunderne en oplevelse med personlige varenavne baseret på deres sprog.

      NOTE! Sproglaget her påvirker ikke sproglagene for jeres layouts.

      Brugere

      For at man kan have adgang til Rackbeat, så skal man have oprettet et brugerlicens. Her kan du oprette brugerlicenser til de af dine kollegaer som skal have adgang til Rackbeat.

      Når du er igang med at oprette et nyt brugerlicens, så skal du vælge om det skal være en lagermedarbejder/mobilbruger eller om det skal være et normalt licens ligesom dit eget.
      Du kan læse mere om lagermedarbejderen/mobilbrugeren her: Om mobilbrugeren

      OBS! Det er vigtigt at nævne hos Rackbeat betaler man pr. oprettet brugerlicens.

      Andet trin | Oprettelse af basis information til Varefanen

      I varefanen skal vi oprette de næste ting som er relevante for dine varer, det vil være ting som: 

      Enheder
      Varegrupper
      Lokationer

      Så lad os gå i gang med det sammen.

      Enheder

      Her kan du oprette de forskellige enheder du bruger til dine varer, det kan være enheder som f.eks: Kg, Liter, Palle, Ramme og meget mere. 

      Enheder er ikke et krav for at kunne oprette en ordre eller en faktura i Rackbeat, men kan være en kæmpe hjælp i forhold til forståelsen af mængden af produkter eller specielt i forbindelse med vores Unit Converter.

      Varegrupper

      Når du starter med Rackbeat, er et af de første skridt at oprette varegrupper. Dette hjælper med at organisere dine varer effektivt. Her er en trin-for-trin guide til at oprette og forstå varegrupper:

      1. Hvad er en Varegruppe? En varegruppe er en kategori, hvor du kan placere dine varer. Dette kan omfatte forskellige typer som:

        • Fysiske varer
        • Ydelser
        • Fragt og afgifter

        Du kan oprette en varegruppe for hver varekategori, du har, og det er helt op til dig at bestemme, hvordan de skal organiseres.

      2. Angivelse af Moms Varegrupper spiller en central rolle i håndteringen af moms. Når du opretter en varegruppe, skal du angive momssatsen, som gælder for salg af varer i denne gruppe. Rackbeat arbejder med 4 moms zoner: Indland, EU, Udland, og Indland uden moms.

      3. Lagertræk Det er vigtigt at specificere, om varerne i en varegruppe skal have lagertræk. For eksempel, en varegruppe for "ydelser" vil typisk ikke have lagertræk, og dette skal angives ved oprettelsen.

      4. Salgsmuligheder Når du opretter en varegruppe, kan du vælge, om varerne i denne gruppe skal kunne sælges. Dette er nyttigt, hvis du har komponenter, der kun er beregnet til intern brug i produktion og ikke skal sælges.

      5. Kostprisjusteringer Hvis en varegruppe er uden lagertræk, kan du vælge, hvordan prisen for varerne i denne gruppe skal håndteres ved modtagelse. For eksempel, hvis du ønsker at fordele fragtomkostningerne over de modtagne varer, kan du vælge at gøre dette baseret på værdi eller antal.

      Lokationer

      Her kan I oprette de forskellige lokationer som jeres varer kan/skal ligge på, det kan være at i f.eks: har flere butikker, opbevaringshaller eller andre steder som varerne kan ligge på, så kan I oprette dem her.
      Hvis I kun bruger én lokation, så kan I selvfølgelig blot omdøbe "Hovedlager" til jeres ønskede navn for lokationen og benytte jer af det.

      Benytter I jer af vores Premium abonnement, så kan I oprette underlokationer på jeres lokation, så I kan komme længere ned i dybden.
      Ét eksempel kunne være dette: 

      • Hal 1
        • Række 15
          • Hylde 2

      Tip: Har din virksomhed et set up, hvor der flyttes varer fra én lokation (f.eks. lager eller butik) til en anden - og hvor de er i transit i en længere periode - så kan du med fordel oprette en eller flere “transport”-lokationer (f.eks. Shipping, AirCargo eller Railway Transport). På den måde kan du bevare overblikket over lokationer af jeres varer, fra de forlader lageret/butikken, til de når frem på den nye lokation.

      Tredje trin | Oprettelse af basis information til Indkøbsfanen 

      I dette trin har vi fokus på at oprette dine leverandørgrupper, de har nemlig relevans for de leverandører du har.
      Dette skal vi gøre fordi at det er et krav ift. oprettelsen af leverandører at de kobles til en leverandørgruppe og for at give dig muligheden for at kategorisere jeres leverandører i forskellige grupper.

      Du kan se hvordan du opretter dine leverandørgrupper her: 

      1. Vælg fanen “Indkøb” øverst
      2. Klik på “Leverandørgrupper” i menuen 
      3. Klik på “Opret ny” i øverste højre hjørne
      4. Indtast navn og (valgfrit) nummer på leverandørgruppen
        NB! Hvis du lader feltet "Nummer" stå tomt, vil Rackbeat autogenerere et nummer
      5. Klik på “Opret ny leverandørgruppe” for at afslutte

      OBS! Før du kan oprette en leverandør, skal du have oprettet en leverandørgruppe. Fortsæt med guiden nedenfor, hvis du allerede har oprettet dine leverandørgrupper.

      Note: Hvis din Rackbeat-aftale er integreret med e-conomic, synkroniseres dine leverandørgrupper, så de altid fremgår begge steder.

      Herefter skal dine leverandører oprettes, det gør du sådan her: 

      1. Vælg fanen “Indkøb” øverst
      2. Klik på “Leverandører” i menuen 
      3. Klik på “Opret ny” i øverste højre hjørne
      4. Angiv oplysninger på leverandøren
      5. Klik på “Opret leverandør” for at afslutte

      Ønsker du at importere dine leverandører ind i Rackbeat, så kan du følge linket nedenfor for at se hvordan du gør.

      Se, hvordan du importerer dine leverandører her.

      Fjerde trin | Oprettelse af basis information til Salgsfanen

      I dette trin har vi fokus på at oprette dine kundegrupper, de har nemlig relevans for de kunder du har.
      Dette skal vi gøre fordi at det er et krav ift. oprettelsen af kunder at de kobles til en kundegruppe og for at give dig muligheden for at kategorisere jeres kunder i forskellige grupper.

      Manuel oprettelse af kundegrupper

      Du kan se hvordan du opretter dine kundegrupper her:

      1. Klik på fanen “Salg” øverst
      2. Klik på “Kunder” i menuen
      3. Klik på knappen “Opret ny” øverst til højre
      4. Udfyld den generelle information om kunden
        Hvis du ikke udfylder et kundenummer, vil Rackbeat automatisk generere et unikt nummer
      5. Klik "Opret kunde" for at afslutte eller tryk “Opret og ny” (for automatisk at gøre klar til at oprette endnu en ny kunde)

      OBS! Før du kan oprette en kunde, skal du have oprettet en kundegruppe. Fortsæt med guiden nedenfor, hvis du allerede har oprettet dine kundegrupper.

      Manuel oprettelse af kunder

      1. Klik på fanen “Salg” øverst
      2. Klik på “Kunder” i menuen
      3. Klik på knappen “Opret ny” øverst til højre
      4. Udfyld den generelle information om kunden
        Hvis du ikke udfylder et kundenummer, vil Rackbeat automatisk generere et unikt nummer
      5. Klik "Opret kunde" for at afslutte eller tryk “Opret og ny” (for automatisk at gøre klar til at oprette endnu en ny kunde)

      Ønsker du at importere dine kunder ind i Rackbeat, så kan du følge linket nedenfor for at se hvordan du gør.

      Se, hvordan du importerer dine kunder her.

      Godt! Nu har du de basale områder til din Rackbeataftale på plads og er klar til at oprette dine produkter, leverandører og kunder. Du kan oprette produkter, leverandører og kunder manuelt eller via import. Vi guider dig til hvordan i det følgende. 

      Opret dine produkter

      Se, hvordan du opretter dine produkter manuelt her og eventuelle styklister her.
      Se, hvordan du importerer produkter og/eller styklister her.


      Det var det! Din Rackbeat-aftale er sat op og du er nu klar til at oprette din første ordre, indkøb, faktura og dykke ned i alle de andre funktioner, der er i Rackbeat.